Как работать с почтовым ящиком

За чуть более двух недель на новой работе в моем почтовом ящике накопилось более 300 писем. Когда работа станет интенсивнее, поток писем только увеличится.

Знакомо ли вам такое?
- вы теряете важные письма
- каждый день тратите время на их поиск
- забываете ответить кому-то
- пропускаете или опаздываете на встречу из-за невовремя прочитанного приглашения
- счетчик ваших непрочитанных сообщений исчисляется тысячами

У меня всегда пустой inbox, и мне в этом помогает техника Дэвида Аллена по работе с входящими письмами и документами. Техника довольно известная и легко гуглится, но я все же советую прочитать его книгу.

Здесь я расскажу про алгоритм, как я настраиваю почтовый ящик. Алгоритм включает 2 этапа: анализ входящих писем и создание правил обработки писем.

📍Анализ входящих писем

1️⃣ В планировщике поставьте задачу “Выделить 10-15 минут на анализ входящих писем”
2️⃣ Когда придет время, откройте почтовый ящик и начните просматривать его на одном экране. Вам необходимо найти регулярно повторяющиеся письма. Например, каждый месяц вы, вероятно, получаете письмо с детализацией зарплаты. :)
3️⃣ Одновременно на другом экране составьте интеллект карту
▪️Определите крупные группы писем, например, письма из трекера, Git, приглашения на встречи
▪️Добавьте отдельные ветки к группам, где каждая ветка - это письмо на определенную тему или от определенного адресата.
▪️На стадии мозгового штурма не заморачивайтесь строгой классификацией. Главное — выявить как можно больше повторяющихся писем.
4️⃣ У вас должна получиться примерно такая же карта, как у меня.
5️⃣ Промаркируйте важные письма, на которые вам нужно обращать внимание (у меня они помечены звездочкой).
6️⃣ Определите, какие письма вы будете проглядывать изредка
7️⃣ Определите, какие письма вы не будете читать никогда, ни при каких условиях

Далее, вы либо сразу переходите к созданию правил обработки писем, если у вас есть время и желание. Либо создайте в планировщике задачу “Выделить 10-15 минут на создание правил обработки писем”, чтобы вернуться к этому позже

📍Создание правил обработки писем

1️⃣ Создайте структуру папок в почтовом ящике под определенные группы писем. Например, у меня была папка Jira с тремя подпапками: “Задача назначена на меня”, “Вас упомянули в комментарии”, “Остальные”.
2️⃣ Создайте правила по обработки писем. Например, все письма от трекера, где меня упоминали в комментарии, автоматически перемещаются в папку “Вас упомянули в комментарии”
3️⃣ Настройте правила, чтобы письма, которые вы не будете читать никогда, сразу отмечались как прочитанные и попадали в определенный ящик или сразу в корзину. Так они больше не будут вас отвлекать.

Поздравляю, вы - большой молодец!

Советую первые несколько недель следить за тем, как работают правила, и при необходимости редактировать их.

Этот алгоритм необходимо повторять как минимум 1 раз в год, а лучше каждый раз, когда у вас меняется роль на проекте или место работы.

#гайды

Вопрос-викторина к предыдущему посту

В любом современном сервисе электронной почты (Gmail, Яндекс.Почта) у пользователя есть возможность пожаловаться на спам. При этом сообщение перемещается в папку "Спам", а его отправитель блокируется.

❔ Как вы думаете, почему специалисты по IT-безопасности осторожно относятся к информации пользователей о спаме?

И даже если 10 000 пользователей пожалуются на определенного отправителя, то IT-специалисты не будут его банить сразу в автоматическом режиме.

💬Пишите ваши варианты в комментарии

⌛️Правильный ответ опубликую завтра в 19:00

#quiz

Всем привет! В этом месяце нас стало 200+

Я очень рад вас видеть! Давайте знакомиться.

Добро пожаловать в канал “Улетный IT-менеджмент”. Это название - оммаж моей карьере авиаконструктора, а также опыту руководства.

14 лет я работал в международной компании Airbus. Если вы любите летать, то вы уже могли наверняка оценить результаты моего труда)) В 2022 году это всё завершилось по понятным причинам. Кстати, уходить сам Airbus не хотел, но сделал это под нажимом европейских государств. 🛫

Поговаривают, правда, что он продолжает исправно платить за аренду в московском офисе.

Я не захотел уезжать из России, но и в наши унылые конструкторские бюро с их ворохом проблем идти не хотелось. Поэтому решил перейти в айти.

Кодить я не умел, учиться этому долго - поэтому сразу пошел в руководители 😂

Мне зачли предыдущий опыт управления и дали грейд мидла в компании 🧡TAGES.

1,5 года я работал в продуктовой разработке на позиции Release Manager / Delivery Manager. За это время мы успешно завершили MVP и продолжили развивать IT-платформу для крупного российского заказчика. В работе мы придерживались таких подходов и паттернов, как REST API, микро-сервисная архитектура, EDA, CQRS, DocOps, CI/CD.

В июне этого года я решил, что хочу новый карьерный вызов - работу с Big Data - и перешел Senior Technical Project Manager в компанию 💜Mediascope. Мы проводим технологичные и всеобъемлющие медиаисследования, мониторинг рекламы и СМИ в России.

Здесь, в этом канале, я делюсь своими мыслями, кейсами, инструментами и наблюдениями о работе. Иногда разбавляю байками-барабайками из жизни.

♥️♥️♥️ Буду рад вашим лайкам, вдвойне - вашим комментариям, втройне - репостам!

😊Теперь вы. Расскажите о себе: чем занимаетесь, как связанны с ОйТи и какой-нибудь интересный факт из вашей биографии

#осебе #прошлое_авиатора

Induction Day

Всем привет!

В понедельник в нашем офисе прошел Induction Day, куда пригласили всех новых сотрудников компании 💜. Я работаю чуть больше месяца, поэтому мне было интересно посетить мероприятие.

Это была серия встреч с ключевыми руководителями и ведущими экспертами компании. Нас познакомили с принципами и ценностями компании, а также рассказали про основные направления и проекты.

В общем понедельник был день-бездельник легким. Я не работал в привычном смысле слова… Ну, почти: изредка всё-таки пришлось просматривать рабочий чат, отвечать на вопросы и создать несколько тасок в трекере.

⚠️ А еще я должен сказать, что всё написанное в этом канале является моим личным мнением. И я не уполномочен говорить от лица компании 😊

Кстати, проекты 💜 делает интересные. Зацените, например, недавнее исследование о том, какие социальные медиа популярны в России и какой контент в них интересен пользователям.

Узнаете себя? Залипаете ли Вы по 2 часа в день в 📺 и по 1 часу в 💬?

https://news.1rj.ru/str/mediascopedata/262

#мнение #интересное

Сергей “срачно”

Стикер с таким содержанием появился, когда мы обсуждали “Что можно было бы улучшить” на Ретро. Под общий хохот команды автор стикера объяснил: ей чертовски надоело, что системный аналитик Сергей из другого микросервиса постоянно просит в чате взять в работу его задачи без заведения тикета в 📱Jira. Вне очереди. И собственно однажды он сделал опечатку - так родился легендарный мем “Сергей срачно” на моей прошлой работе.

Этот стикер набрал 5 из 7 голосов, т.е. практически вся команда посчитала проблему насущной. Мы сразу проработали ее на ретро:
1️⃣ Сформировали желаемый результат

заводил баг/задачу, после этого писал в чат

2️⃣ Подобрали решение

Следовать процессу, который есть с другими командами

3️⃣ Выбрали ответственного за реализацию

Александр Хван

Найти решение было довольно просто и быстро, поскольку причина лежала на поверхности: нарушен процесс, при котором для любой задачи необходимо заводить тикет.

Отчасти, мы были сами виноваты, когда сделали однажды уступку Сергею, потом - второй раз. И вот уже Сергей бомбардирует запросами сделать "по-бырику", понимая, что это прокатит.

В случае, подобным этому, разработчики не могут сделать свою запланированную работу в срок; менеджер не понимает, куда утекает время команды, а тестировщик тихо плачет, поскольку читает документацию, которая расходится с реализацией.

Так что заводить тикеты на любой чих - это разумное требование особенно для меж командного взаимодействия.

💬 А вы заводите тикеты или считаете это «нудной бюрократией»?

#мнение #кейсы #советы

ИТ-пикник

Еще один мини анонс-приглашение!

17 августа в музее-заповеднике “Коломенское” пройдет фестиваль для ИТ-специалистов от Т-банка. Непривычно его так называть.🤔

Я иду туда, поскольку осталось хорошее впечатление с прошлого фестиваля. Были крутые спикеры, всевозможные интерактивы и, конечно, музыкальная программа. Не забуду, как «The Hatters» раскачали айтишную интровертивную толпу, народ начал не просто подпевать в полный голос, но и пританцовывать в полный рост! 💃🪩🕺

Единственный прокол организаторов был с едой: уж неприлично маленький фуд-корт развернули. В итоге мы ходили обедать к метро за 1 км от места проведения. Будем надеяться, что они исправятся)

Пишите, если там будете. Буду рад встретиться и познакомиться!

https://it-picnic.ru/

#личное #интересное

Всем привет! Создал навигацию канала для вашего удобства

💡Советы, гайды
▪️Как победить хаос в бесконечном потоке задач?
▪️Как руководителю строить карьеру в ИТ | советы знакомого СТО
▪️Разбор резюме молодого руководителя
▪️Как проверить будущее место работы. Советы, о которых вам никогда не расскажет HR
▪️Как работать с почтовым ящиком
▪️Как руководителю погружаться в новый проект | первые шаги
▪️Как работать с "почти готово"
▪️Как менеджеру перестать быть «блондином», если ты 3 месяца в айти часть 1, часть 2
▪️Всегда ведите записи во время встречи
▪️Как меняться, не изменяя себе
▪️Говорите на понятном языке с разработчиком
▪️Как быстро завоевать доверие в новой команде
▪️Почему лучше не хлопать дверьми, даже не если очень хочется
▪️Как эффективно говорить со своим руководителем

📍Кейсы, мысли и узелки на память
▪️Эскалация
▪️Сергей срачно
▪️Когда ты в отпуске, а тебе звонят с работы
▪️"Прошу сделать так, чтобы работало"
▪️Сильные стороны слабых
▪️Про треугольники
▪️Про риски
▪️Про связанность микросервисов
▪️Мелочь, а неприятно | UX-дизайн
▪️Почему я люблю помладше
▪️Про мой онбординг (2 месяца)
▪️AMA-сессия
▪️Самый жирный плюс работы с опытным сотрудником
▪️Обратная сторона "Ж опыта больше"
▪️Про профессию руководителя
▪️Про тектонические сдвиги и время перемен
▪️Про мой самый первый раз
▪️Про цифры плохие и хорошие
▪️Котики, собачки и динозавр Петя
▪️Ку-ку | Как я закрывал Q3 и начинал Q4
▪️Как меня провели в Ульяновске и причем тут ИТ-курсы
▪️Про переезды, вещим и ригидность мышления
▪️Про внутренний туризм и масштабирование ИТ-систем
▪️Про бездумный копи-паст, карго-культ и про Йошкар-Олы
▪️Теория равенства Джона Адамса

📖 Обзоры книг
▪️Книги, которые помогут учиться эффективно
▪️Алекс Сюй "System Design. Подготовка к сложному интервью"
▪️«Проектное управление» Павла Алферова

Личное, интересное, разное
▪️Трофеи конкурса Хабра Технотекст 2023
▪️Хроники ИТ-пикника 2024
▪️Хорошо поработал, хорошо отдохнул
▪️Прошел испытательный и еще...
▪️404 New subscriber found!
▪️Шорт-лист Хабра 2023!
▪️Я - победитель конкурса Хабра Технотекст 2023!
▪️Я покидаю свою первую It-компанию
▪️Первый день на новой работе Mediascope
▪️Induction day в 💜
▪️Корейский праздник Чхусок
▪️Чеклисты в авиации

✈️Моя учеба в Стратоплане
▪️Лечу в Стратосферу!
▪️Полёт в Стратосферу #1
▪️Полёт в Стратосферу #2

Список моих публикаций в СМИ

📍Хабр
▪️Как не давать пустых обещаний себе, команде и заказчику | Победитель конкурса "Технотекст 2023" в номинации "Менеджмент"
▪️19:43, еще не завтракал...
▪️Как оценить задачи без Planning Poker и лишних слов

📍РБК Компании
▪️Как понять, чем заняты ваши разработчики и что происходит на проекте
▪️Как проходить этап турбулентности при построении команды
▪️Почему артефакты являются важным критерием для оценки ИТ-специалиста

#моипубликации