Входящие
В тудуисте прям раздел есть такой. Очень удобно. Всё, что приходит в голову, сваливаю туда. Могу написать гениальную мысль в бота в телеге, могу переслать сообщение, на которое надо оптом ответить или прочитать, интересные ссылки, видосики, всё подряд — всё летит во входящие.
Пару раз в день я захожу во входящие и разбираю всё, что там лежит. Переформулирую, дополняю, кладу в базу знаний (ну как базу...) и т.д. Из входящих всё должно либо выполниться, либо превратиться в задачку, которую потом делать буду.

Список задач
Он у меня один. Вообще буквально просто один список задач на сегодня. Но разделен на две колонки: обязательные к завершению сегодня и желательные (которые на ближайшее время на самом деле).
Список у меня сделан фильтром. Он ходит по всем проектам и собирает в две колоночки задачки.
Обязательные я помечаю тегом must.
Все остальные задачи попадают либо по признаку срок=сегодня (это всякие запланированные заранее штуки типа сходить к стоматологу или написать пост в канал), либо они лежат в своих проектах в колонке "ближайшее".

Проекты
Есть два проекта: работа и личные дела. В целом большого смысла в этом разделении нет, но в отпуске приятно при планировании недели не вспоминать про работу. Поэтому так.
В этих проектах по три колонки: ближайшее (поедет в фильтр), когда-нибудь (зачастую никогда, да) и периодически (повторяющиеся задачи, чтоб не мешались, они как раз по срокам в фильтр попадают или по гео локации).
У проекта работа есть подпроекты. Это доски для встреч 1-1. Там есть колонки повестка, действия (тоже в фильтр заезжают), старт/стоп/продолжать, о чем говорили (по идее лог беседы, но мне лень записывать, там пара записей за всю историю). Этих подпроектов дохрена. Ну типа, с кем регулярно встречаемся, для каждого есть такой. Удобно на встрече посмотреть в повестку и вспомнить, че хотел обсудить. А попадают задачи в повестку из входящих, да.

Разное
Есть ещё куча заготовок для тудуиста в интернете. Я себе взял Life Admin, чтобы не забывать покупать кофейные зерна и другие жизненно необходимые вещи, но жена справляется без меня.
Кстати, можно дать доступ жене, чтобы она тоже херачила тебе задачи в бэклог. Тоже удобно.

А как этим всем пользоваться-то?
А всё просто.

- Любая мысль, идея (позвонить маме!, а как там тот парень с родительского собрания? надо попросить чуваков сделать крутой дэшборд! подготовить, наконец, ответ тому коллеге в телегу) — пишешь ботику. Ботик заносит во входящие. Всегда можно на бегу надиктовать в телефон или даже часы. Можно переслать откуда-то, потом вспоминать контекст)))

- Открываешь утром фильтр (я назвал его Go Ahead), там задача проверить инбокс. Идешь проверять входящие (в тудуисте и, возможно, других местах, у меня это рабочая почта). Всё обрабатываешь — превращаешь в задачи, записи в базе знаний, действия.

- Идешь в фильтр Go Ahead, берешь там первую же задачу из списка must. Делаешь. Потом следующую.

- Когда задачи в этой колонке закончились, берешь задачку из остальных сегодняшних. Если че-то не успел за сегодня — пофиг. Сделаешь завтра. Вообще волноваться вредно. Не надо напрягаться. Надо радоваться.

- Раз в неделю прилетает задача "еженедельный обзор". Можно прям по GTD канонам, а можно просто по проектам пройтись и посмотреть, что переложить в когда-нибудь, а что, наоборот, из когда-нибудь в ближайшее или удалить.

- Если есть задача с датой, то просто вбей дату в задачу, положи задачу в периодически. Оно в нужный момент вылезет в фильтре.

Я со своей кучей подпроектов купил себе про подписку. Но в целом схема очень простая и легко повторяется в бесплатной версии. Если хотите помощи с no code ботиком, проще всего попросить ChatGPT, но можно и мне написать, я не кусаюсь.

Система эта у меня постоянно эволюционирует, но в скорее в сторону упрощения (так что может и деградирует). Но смысл уже много лет в том, чтобы ничего не пытаться запомнить, а все записать в одно место, где я это найду. Пока что это лучшая схема из всех, что у меня были. Пользуйтесь! Делитесь своими лафхаками для неэффективного и tupovo трекинга задач в комментах.