​Удобное представление визуальных данных

В Excel предусмотрена функция Smart Art для более удобного представления визуальной и текстовой информации.
Чтобы активировать эту функцию, перейдите на вкладку Вставка → Иллюстрации и выберите пункт Smart Art.

После этого в появившемся окне справа вы сможете добавлять или удалять элементы, изменять их название, форматировать текст и выбирать стили отображения рисунков.

Чтобы изменять изображения, нужно нажать на иконку рисунка, которая находится слева от поля для ввода текста.

👉 @Excel_lifehack

В рабочих файлах порой бывает сразу несколько нужных таблиц на разных листах. Чтобы постоянно не переключаться между ними для параллельного просмотра, можно отобразить книгу в новом окне, расположить их рядом и открыть нужную таблицу в каждом из окон.

Особенно эффективно это при работе с двумя мониторами, но даже если монитор один - пара небольших таблиц легко на нем помещается.

👉 @Excel_lifehack

Иногда пользователи открывают какой-то файл и не обнаруживают в нем ярлыков листов (вкладок). В такой ситуации точно не стоит паниковать. Наиболее часто причины пропажи кроются в следующем:

1) Ширина полосы прокрутки максимально увеличена. В итоге ярлыки не помещаются на экране. Исправляем, потянув за 3 точки в левом нижнем углу

2) Для файла отключено отображение ярлычков листов в Параметрах. Идем в Файл-Параметры-Дополнительно и включаем обратно.

👉 @Excel_lifehack

Когда мы включаем подписи данных на диаграмме, то видим значения всех точек. Если нужны только максимум и минимум, то можно вручную удалить ненужные точки. Однако, если таких точек много или диаграмма будет перестраиваться, такой способ вряд ли подойдет.

Но можно легко создать дополнительный ряд, в котором будет всего две точки - максимальная и минимальная. И уже для этого доп. ряда включить подписи данных, а сам ряд сделать невидимым (убрать все границы и заливки). Такое решение универсально и будет само перестраиваться после пересчета данных.

👉 @Excel_lifehack

С помощью специальной вставки можно производить математические операции без использования формул. Например, быстро умножить диапазон ячеек на одно и то же число:

1. Копируем ячейку с числом;
2. Выделяем ячейки, которые необходимо умножить на скопированное число;
3. Жмем правой кнопкой мыши → Специальная вставка, выбираем умножить, кликаем ОК.

👉 @Excel_lifehack

Обычно когда нам нужно создать столбец чисел с определенным шагом, мы вводим два первых числа и используем маркер автозаполнения. Однако, при работе с десятичными числами результат может оказаться не совсем точным (в последнем значимом разряде будет отклонение). Это может привести к ошибкам в формулах и расчетах.

Чтобы создать ряд десятичных чисел с нужной точностью, можно использовать формулу, которая на ходу будет округлять значение. Или использовать инструмент Прогрессия для создания арифметической прогрессии. Тоже очень удобно.

👉 @Excel_lifehack

Одна из частых ошибок в расчетных файлах - случайная замена формулы на значение. Если это сделано не умышленно, то расчёты, вероятнее всего, тоже будут содержать ошибку. Причем обнаружить ее не так просто, ведь мы видим в ячейках только результат работы формулы.

Один из способов поиска таких значений - использование окна специального выделения. Сначала выделяем диапазон, в котором должны быть формулы, а затем внутри этого диапазона находим константы/значения. Это и будут ошибочно замененные расчеты.

👉 @Excel_lifehack

Вводить время в ячейки Excel очень просто. Достаточно указать часы, минуты и секунды через двоеточие. Но если значение времени нужно использовать в какой-то формуле, то такой способ ввода не сработает. Формула просто не поймёт, что мы пытаемся работать со временем.

Вы, наверное, помните, что время на самом деле - это десятичное число. То есть вместо любого значения времени можно ввести соответстующее числовое значение. Но это крайне неудобно.

Выход такой: вводите время, как текстовую строку (то есть в кавычках). При этом, если с таким значением времени производится какое-то арифметическое действие, Excel сам поймет, что значение в кавычках это время. А если Вам нужно такое значение с чем-то сравнить с помощью логического оператора, то преобразовать время из текста в число можно любым удобным способом: двойным отрицанием, сложением с нулем, умножением на 1 и т.д.

И помните - любую константу из формулы можно вынести в ячейку и ссылаться на неё.

👉 @Excel_lifehack

Для сбора значения времени из отдельных частей часто используется функция ВРЕМЯ. А для превращения текстовой строки в нормальное время - функция ВРЕМЗНАЧ. Это удобно, но с ними нужно быть аккуратными.

Помните, что эти функции возвращают значение времени в пределах от 0:00:00 до 23:59:59. Поэтому если у Вас есть задача собирать нормальное время из отдельных частей, и есть вероятность, что итоговый результат будет больше суток, не стоит брать в работу эти функции. Можно обойтись, например, склеиванием значений в текстовую строку и дальнейшим двойным отрицанием.

👉 @Excel_lifehack

"Объединение ячеек" не всегда хорошо

Объединенные ячейки в шапке таблицы создают ряд проблем:
• при установке фильтра в такой таблице, в нем будут отображаться только значения крайнего левого столбца из объединенного диапазона.
• нельзя будет вырезать столбцы и перемещать их в другое место, если в заголовке объеденные ячейки.
• на столбцах не всегда срабатывает автоматический подбор ширины двойным щелчком мыши на границе.

Как сделать так, чтобы и шапка выглядела красиво, и при этом не терялась функциональность таблицы?

— Шаг 1
Выделяем ячейки, которые хотим "объединить" (по факту объединять не будем, но выглядеть это будет также).

— Шаг 2
В диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание в области по горизонтали: выбираем вариант по центру выделения.

Нажимаем ОК. Теперь визуально заголовок будет выглядеть, как при объединении, но при этом все ячейки останутся в целости и весь функционал сохранится.

👉 @Excel_lifehack

Время в программе - это дробная часть суток. 24 часа - это одни сутки, 12 часов - 0,5 суток, 1 час - 1/24 суток и т.д. Ну и разумеется, всем известно, что в сутках 24 часа, в часу 60 минут, а в минуте - 60 секунд. Простое вычисление даёт нам понять, что 1 сутки = 24 часа = 1440 (60x24) минут = 86400 (24x60x60) секунд.

Используя эти знания, мы можем написать небольшую формулу сбора значения времени из отдельных частей.

👉 @Excel_lifehack

Как объединить несколько ячеек в одну?

При объединении нескольких ячеек в одну стандартным способом может возникнуть ряд проблем, так что идеальным решением будет использование функции =СЦЕПИТЬ.

Просто введите =СЦЕПИТЬ и в скобках укажите диапазон ячеек, которые необходимо объединить в одну.

Обратите внимание, что в таком случае пробелы между словами расставлены не будут.

👉 @Excel_lifehack

Иногда возникает необходимость выделить цветом те ячейки, из которых складывается результат формулы. Один из способов - применение окна "Выделить группу ячеек".

Сначала выделяем саму ячейку с формулой. Затем вызываем это окно (можно командой на ленте, а можно нажать F5 или CTRL+G, вызвав окно "Переход", а уже там выбрать "Выделить").

Ну а в самом окне указываем, что нужно выделить "влияющие ячейки". Если нужны только те ссылки, которые прямо указаны в итоговой формуле, то выбираем "только непосредственно". Ну а после выделения можно выбрать любую нужную заливку.

👉 @Excel_lifehack

​Удобная группировка ячеек

С помощью группировки строк или столбцов вы сможете скрывать значительную часть информации, которую не используете в данный момент.

Для этого выделите нужные ячейки, перейдите на вкладку Данные → Структура и нажмите кнопку Группировать.

Теперь при нажатии на кнопку + или - вы сможете скрывать сгруппированные данные. В ячейке на следующем столбце можно указать заголовок, который будет виден всегда.

Вы также можете повторно группировать уже сгруппированные данные. Excel поддерживает группировку до 8 уровней одновременно.

👉 @Excel_lifehack

Фильтрация столбцов значений в сводной таблице часто становится проблемой для пользователей. Кнопки фильтра для заголовков строки и столбцов легкодоступны, а вот для значений отдельных кнопок нет.

На самом деле, команды для фильтрации полей значений сводной спрятаны в указанных выше кнопках. Выбираете Фильтры по значению, выбираете нужное поле и задаете условия фильтрации. Быстро и просто.

👉 @Excel_lifehack

​Как разделить текст по диагонали?

Часто бывает так, что нужно вставить определённый текст в одну ячейку по диагонали (например, Сумма/Дата). Для этого:

— Шаг 1
Выберите нужную ячейку, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Формат ячеек.

— Шаг 2
В появившемся окне перейдите на вкладку Граница и нажмите посередине, чтобы добавить косую черту.

— Шаг 3
Выйдите из меню и в строке формул впишите нужный текст через новую строку (ALT + ENTER). С помощью нескольких пробелов передвиньте текст в правую часть ячейки, готово.

👉 @Excel_lifehack

В сложных расчетных моделях порой требуется одновременно держать открытыми множество файлов. Если какие-то из них нужны Вам только для работы формул и общих расчетов, то можно их временно скрыть, чтобы не путаться в обилии окон.

Кстати, эта настройка сохраняется вместе с файлом. При следующем открытии книга сразу же будет скрыта. Но, разумеется, в любой момент ее можно заново отобразить в соответствующем окне.

👉 @Excel_lifehack

Маркер автозаполнения замечательно работает и с датами. Помимо стандартного увеличения на единицу и возможности задать шаг, введя первые два значения, предлагается еще несколько опций.

Если потянуть за маркер автозаполнения правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором можно выбрать такие варианты как:
- заполнение только рабочими днями
- заполнение с шагом в 1 месяц
- заполнение с шагом в 1 год

👉 @Excel_lifehack

​Как проверить текст на совпадение в разных ячейках?

Если вам нужно проверить текст на совпадение в разных ячейках, воспользуйтесь простой формулой =A1=A2

Вместо A1 и A2 вы можете подставить любые ячейки и получить результат в виде ЛОЖЬ или ИСТИНА.

ИСТИНА будет показана, если данные или текст в выбранных ячейках совпадают, а ЛОЖЬ — наоборот.

Учтите, что такое сравнение учитывает регистр букв. Почти аналогичная функция =СОВПАД() выполняет такое же сравнение, но без учёта регистра.

👉 @Excel_lifehack

Если в каком-то диапазоне ячеек нужно скрыть нули, то необязательно прибегать к условному форматированию. Можно воспользоваться числовым форматом. Достаточно указать, как надо отображать положительные числа, как - отрицательные, а для нулевых значений не указать ничего. Например, вот так:

Основной;-Основной;

Последние точка с запятой открывают блок форматирования нулевых значений. Если ничего после них не указать - нули не будут отображаться, хотя останутся в ячейках.

👉 @Excel_lifehack

​Как показать тренд значений стрелками?

Часто возникают ситуации, когда нужно наглядно показать рост или падение значений. Сделать это удобнее всего с помощью цветных стрелок, однако вы можете выбрать и любой другой вариант.

Для того чтобы подобным образом указать направление тренда, выделите нужные ячейки и перейдите на вкладку Главная → Стили → Условное форматирование.

В появившемся меню выберите пункт Наборы значков и любые направления, фигуры или индикаторы на ваше усмотрение.

👉 @Excel_lifehack