О Единой платформе организации деятельности

В наших публикациях мы неоднократно говорили о том, что вся проектная работа администрации района сегодня переведена в цифровую плоскость. Как показала практика, проекты «на бумаге» не особо эффективно реализуются. Поэтому Единая платформа организации деятельности стала цифровым инструментом, позволившим автоматизировать проектную деятельность.

Поэтапное внедрение Единой платформы организации деятельности администрации Майкопского района ведется с начала 2022 года на базе одной из отечественных многофункциональных систем. Несмотря на то, что платформа изначально разработана для бизнеса, ее функционал и возможности нами довольно успешно адаптированы под деятельность органов местного самоуправления.

На сегодняшний день около 400 муниципальных служащих и сотрудников подведомственных учреждений подключены к системе и активно используют ее в служебной деятельности.

Организация работы в платформе ведется по принципам:
✔вся деятельность администрации структурирована по проектам;
✔все пользователи Платформы участвуют в реализации проектов.

В рамках апробации процесса цифровизации муниципальных проектов они разделены на два типа.

Первый тип проектов обеспечивает достижение национальной цели Российской Федерации, целей развития Стратегии района, достижению одного или нескольких показателей эффективности деятельности органов власти, определенных Указом Президента Российской Федерации № 68 от 04.02.2021.

Второй тип проектов направлен на повышение эффективности деятельности администрации, то есть ее обеспечивающую или процессную деятельность.

Сегодня в работе находится 25 проектов. За каждым из них закреплен руководитель, который определяет объем необходимых задач. Сама задача представляет собой конкретное действие, которое должен выполнить ответственный исполнитель в сроки, определенные руководителем проекта.

За время апробации платформы поставлено более 8 тыс задач, из них более 2,5 тыс сейчас находятся в работе, около 5,5 тыс успешно завершены.

Благодаря проекту вся административно-хозяйственная деятельность муниципалитета уже переведена в цифровую плоскость и реализуется через систему заявок на обслуживание.

С внедрением платформы мы отмечаем определенные положительные эффекты:
✔стандартизация рабочих процессов и контроль выполнения задач.
✔рациональное планирование работы и эффективная коммуникация муниципальных служащих.
✔экономия рабочего времени в результате автоматизации отдельных процессов.

Система не является закрытой и позволяет сотрудникам вовлекать в проектную деятельность сторонние учреждения и организации.
Мобильная версия системы обеспечивает доступ к процессам, даже в период отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Стоит отметить, что программный комплекс заменил и иностранные мессенджеры, которые ранее использовались для оперативной коммуникации.

Кстати, задачи проекта по внедрению Единой платформы организации деятельности на базе цифрового программного комплекса аналогичны целям и задачам всем известного проекта «Бережливое правительство». Они заключаются в повышении производительности труда, избавлении неэффективности в процессах.

О проекте «Цифровая трансформация муниципального управления в Майкопском районе»

Этим проектом наша команда завершает муниципальную практику. Уверен, что предложенные в нем мероприятия позволят Майкопскому району сохранить лидерство в комплексном развитии сельских территорий. Для этого, мы будем трудиться вместе, а наш телеграм-канал расскажет о практических изменениях в сфере цифровой экономики и управления.

Управление бизнесом – это управление процессами.

Многофункциональная платформа Битрикс 24, адаптированная под нужды муниципалитета позволила начать перевод в цифровую плоскость деятельность администрации Майкопского района.

Хотел бы отметить, что предприниматели Майкопского района, особенно в гостиничном бизнесе, также активно внедряют в свою деятельность системы управления бизнес-процессами.

В настоящее время на рынке имеется достаточное количество программного обеспечения, в том числе и отечественного, которое позволяет решать данные задачи. А с учетом мер государственной поддержки они становятся более доступными для субъектов малого и среднего предпринимательства.

Рост конкуренции заставляет активнее внедрять современные методы управления, такие как системы управления бизнес-процессами - BPM-системы или BPMS (Business Process Management System).

Данные системы существенно оптимизируют процессы, так как позволяют моделировать процессы компаний, делая их наглядными и понятными для руководства, предоставляют возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения и автоматизировать их.

Принципиальным отличием процессного подхода от других (например, функционального) является концентрированность на результате и оптимальном способе его достижения.

Цифровая трансформация меняет инвестиционную деятельность

Информационные технологии меняют подход к инвестиционной деятельности в целом. В современных условиях инвестиционная деятельность – это не просто инвестплощадка, наличие средств и бизнес-плана, а оцифрованная модель бизнес-процессов будущего предприятия.

Приступая к реализации проекта, инвестор должен четко понимать способен ли его проект создать устойчивый денежный поток и какой реальный объем привлеченных финансовых и административных ресурсов для этого понадобится. Очевидно, что без четкой бизнес-модели ответить на эти вопросы не получится.

Бизнес-модель — это анализ и схематичное описание взаимосвязанных бизнес-процессов компании, которая позволяет понять:
✔как развивать компанию;
✔как оптимизировать бизнес-процессы;
✔какие ресурсы нужно привлечь для развития/роста бизнеса.

Анализ и подготовка бизнес-модели для инвестиционных целей пришли из сегмента купли-продажи готовых производств и бизнесов. Такая практика показала инвесторам, что стоимость выстроенной системы бизнес-процессов, как нематериального актива, может достигать значений, сопоставимых со стоимостью основных средств того или иного бизнеса, а в некоторых случаях и вовсе превышать ее.

Стартапам бизнес-модель помогает оценить нишу, увидеть перспективы и скрытые риски, протестировать идеи. Действующему бизнесу она позволит нащупать слабые места и точки роста, чтобы скорректировать свою работу.

В конечном счете, бизнес-модель — это не что иное, как средство экономии финансовых, временных и человеческих ресурсов, поскольку при ее отсутствии, инвестор/собственник принимает на себя большое количество рисков.

В свою очередь, оцифрованная комплексная бизнес-модель является фундаментом, базисом деятельности любой современной компании. Без нее невозможно эффективное управление и инвестирование. Это касается как создаваемой, так и уже существующей компании.

Кстати
В продолжение темы повышения доступности отечественного программного обеспечения для субъектов малого и среднего бизнеса за счет мер государственной поддержки, хотел бы поделится статьей Министерства экономического развития и торговли Республики Адыгея.

МСП приобрели более 400 тыс. лицензий на отечественное ПО со скидкой 50%

С момента запуска программы в прошлом году компании приобрели свыше 400 тыс. лицензий на общую сумму 900 млн рублей.

Напомним, компании и ИП могут приобрести программы российских разработчиков за полцены. Это программы для документооборота, логистики, торговли, CRM и пр. Единственное условие – присутствие в Едином реестре МСП. Подать заявку можно на сайте рфрит.рф.

Перечень непрерывно обновляется. Сейчас в программу включены 98 продуктов от 32 отечественных правообладателей. Также был проведен опрос среди бизнеса о том, какое ПО они хотят видеть в программе. По пожеланиям предпринимателей более чем 190 правообладателям направлено приглашение представить свои продукты.
«Мы видим, что запущенная программа поддержки стимулирует компании малого и среднего бизнеса внедрять российские цифровые решения. За два месяца с 50% скидкой было приобретено более 100 тыс. лицензий. А всего с момента старта программы в прошлом году – свыше 400 тыс. на сумму 900 млн рублей. Перечень доступного ПО непрерывно обновляется. В него включаются новые продукты, которые могут успешно использовать наши предприниматели», – в связи с этим отметил вице-премьер Дмитрий Чернышенко.

Процессный или проектный подход в управлении?!

Для решения управленческих задач применяется как процессный, так и проектный подходы.

Первый — это такой способ организации управленческой деятельности, который предполагает полное описание регулярно повторяющихся бизнес-процессов организации или предприятия, стандартизацию процессных технологий, определение ключевых показателей эффективности каждого этапа процесса с возможностью измерения этих показателей и управления ими.

Второй – связан с деятельностью по решению задач и достижению поставленных целей конкретного проекта, направленного на создание уникального продукта или изменение процессов в условиях временных или ресурсных ограничений с созданием временной (на период реализации проекта) команды.
На первый взгляд эти два подхода в управлении абсолютно противоположны. Если в основе процессного подхода - повторяемость деятельности и результата, то в основе проектного – их уникальность.

Когда внешняя и внутренняя среда организаций или предприятия не менялась десятилетиями, классический процессный подход имел безусловный приоритет. Однако в условиях инновационной экономики, для которой характерен высокий уровень изменчивости и динамичности, это стало не рациональным.

В современных организациях и на предприятиях управление, основанное на проектах, очень логично входит в систему стратегического управления, успешно сочетаясь с такими процессными инструментами как система сбалансированных показателей.

При этом процессные инструменты оказываются более эффективными в операционном менеджменте, в то время как проектные доказали свою эффективность в качестве инструментов реализации стратегии и стратегических изменений в организации.

Таким образом процессный подход используется в качестве операционной основы, за счет использования процессных технологий, а проектный – в качестве инструмента реализации стратегии, ее адаптации и трансформации.

Автоматизация деятельности начинается с описания бизнес-процессов
 
Современный мир ведет к переоценке деятельности в сфере управления  - многие руководители организаций и предприятий слышали о преимуществах автоматизации рабочего процесса для повышения его эффективности.

Обычно организации и компании приобретают специальные программы, начинают их внедрять и сталкивается со сложностями: типовые программные решения не учитывают специфику деятельности, сотрудники не хотят переходить на непривычные для них системы, многие процессы сложно перенести в строгие рамки. В итоге все заканчивается тем, что системы не используются в полную силу, а то и вовсе забрасываются и все возвращается к привычным алгоритмам ведения деятельности.

Таких примеров много, и они заставляют задуматься перед тем, как запускать процессы автоматизации.

Программы способны максимально учитывать требования организации и предприятия, но для этого их нужно предъявить, то есть составить техническое задание.

На наш взгляд важно определить, какие именно процессы стоит автоматизировать и на что обратить внимание прежде всего. Чтобы не пропустить важные моменты и использовать программу эффективно, нужен  план действий.

Описание бизнес-процессов, это описание взаимодействия сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью их регламентации, анализа и оптимизации.

При этом все действия, которые описываются в бизнес-процессе, должны быть логичными, их последовательность должна приводить к определенной поставленной ранее цели.

Описание бизнес-процессов позволит правильно сформулировать техническое задание по автоматизации бизнеса, лучше понять логику производимых действий и избежать лишних трат на автоматизацию участков деятельности, которые этого не требуют.

Процессная деятельность является неотъемлемой частью любой организации независимо от ее размеров, формы собственности и сферы деятельности.

Процесс – это универсальный инструмент, который используют организации для создания четких алгоритмов действий по достижению целей и задач, стоящих перед ними. Деятельность организации сопровождают десятки бизнес-процессов.

Впервые термин «бизнес-процессы» появился, когда предприятия стали переходить к информационным системам и автоматизации производственного процесса. Именно тогда возникла потребность в четкой организации управления трудовыми ресурсами, чтобы каждый отдел и каждый сотрудник следовали определенному плану, который в конечном итоге приводит к достижению желаемого результата.

В последующем появилась серия международных стандартов для систем управления организаций и предприятий, которые являются руководством по достижению устойчивого результата. Сегодня их применение в своей деятельности воспринимается в качестве конкурентного преимущества в коммерческой среде.

Чтобы структурировать и контролировать работу можно было на всех уровнях обязательным условием внедрения стандарта является разработка, описание, внедрение и оптимизация бизнес-процессов.

Для тех, кто планирует развивать свою организацию в современных условиях мы подготовили серию полезных роликов.
В них расскажем:
✔что такое бизнес-процесс и какие у него характеристики;
✔какие виды бизнес-процессов бывают;
✔что такое моделирование бизнес-процессов;
✔какие есть подходы к моделированию, и кто этим занимается;
✔как изображают бизнес-процессы;
Кроме этого разберем, зачем нужно управлять бизнес-процессами, и как провести их моделирование, анализ, оптимизацию и автоматизацию.

Моделирование бизнес-процессов

Чтобы улучшить бизнес-процесс нужно описать как он проходит в компании. Метод, который используется, чтобы охарактеризовать и визуализировать бизнес-процессы, называют моделированием.
Очевидно, что если процессы не описаны, то становится непонятно, из каких этапов и действий они состоят и с какой стороны к ним подступиться.

Моделирование бизнес-процессов — это визуализация существующих в организации процессов и документирование требований к ним. Простыми словами: специалисты разбираются и описывают, кто, что и как делает. Каждую операцию изучают и разбивают на этапы. Затем изображают всё это схематично.

В моделировании бизнес-процессов три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Каждый из них предполагает, что процессы нужно визуализировать - рисовать их в виде схем. Подходы различаются принципами визуализации. Можно встретить и некие гибридные решения, собранные из основных.

С полученной моделью бизнес-процесса можно работать дальше. Двигать элементы так, чтобы менять продолжительность цикла, убирать избыточные действия, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса. Подробнее о ней в следующих постах.

Но перед тем, как оптимизировать и улучшать, важно провести моделирование бизнес-процесса. О применяемых подходах в моделировании и о том, кому следует этим заниматься в нашем ролике.

О принципах описания бизнес-процессов

Главная цель описания бизнес-процессов - предоставить специалистам всю необходимую информацию для правильной, быстрой и слаженной работы.

Учитывая различия в специфике деятельности различных компаний, особенностях производства или предоставления услуг, может показаться, что описывать бизнес-процессы можно на свое усмотрение. Отчасти так и есть, однако существует ряд принципов, которым описание должно соответствовать, чтобы обеспечить эффективность дальнейшей работы широкого круга специалистов от управленцев, бизнес аналитиков и IT-специалистов до конкретных исполнителей.

Важно понимать, что качество описания бизнес-процессов во многом обуславливает результаты дальнейшей работы по их анализу, управлению и оптимизации, поэтому в данном ролике расскажем об основных принципах описания бизнес-процессов.

О правилах описания бизнес-процессов
 
Продолжая тему управления бизнес-процессами, рассмотрим, как смоделировать и описать их самостоятельно. Важно понимать, что ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его.  

В ролике ниже на конкретном примере покажем основные правила описания бизнес-процессов. Для моделирования используется международный стандарт BPMN 2.0 (business process model and notation). Это набор символов, которые позволяют наглядно отобразить последовательность выполнения задач и взаимосвязь действий — в формате, понятном разной аудитории.

Учитывая различия в специфике деятельности организаций, может показаться, что описывать бизнес-процессы можно на свое усмотрение. Отчасти так и есть.
Однако существует ряд правил, которым следует соответствовать, чтобы правильно отразить схему движения информации и ресурсов в ходе выполнения бизнес-процесса и взаимодействие между исполнителями, а также выявить узкие места и облегчить работу по его автоматизации.

Данные правила распространяются на все форматы описания бизнес-процессов, и рассчитаны на то, чтобы полученный результат был максимально полезен для дальнейшего использования в процессе управления и оптимизации. Это касается не только бизнес-процессов больших коммерческих компаний и некоммерческих организаций, но и алгоритмов работы предпринимателей и самозанятых.
 

Кстати

В настоящее время большинство руководителей организаций и предприятий задумываются о необходимости применения «цифры» в повседневной организационно-управленческой деятельности и это не просто тренд, это экономическая целесообразность.

Увидев рекламу программного продукта многие спешат внедрить его у себя, зачастую не имея реальной информации о проблемах в организации собственной деятельности и «узких» местах. Мы писали, чем все это заканчивается.

Самые очевидные последствия бессистемной и непродуманной автоматизации - это дублирование действий, совершаемых вручную, беспорядок во взаимодействии между подразделениями и отдельными сотрудниками. Все это вызывает недовольство сотрудников, и в итоге приводит к автоматизации ради автоматизации.

Поэтому автоматизацию деятельности организации и предприятия необходимо начинать с проекта, то есть описания конкретных этапов, сроков, деталей. Важно четко понимать, что именно вы хотите автоматизировать, отдельный бизнес-процесс или же всю деятельность. Для формирования понимания в проекте описываются необходимые бизнес-процессы, что помогает избежать бесполезных действий и ненужных трат.

Для того, чтобы не допускать подобных ошибок, в качестве аналогии рассмотрим следующий пример.

Спросите любого руководителя, что нужно делать, когда есть потребность в строительстве какого-нибудь здания или строения для расширения деятельности. Абсолютно все ответят, что нужно заказать проект. И чем сложнее строение, тем более качественным должен быть проект и профессиональнее лица, участвующие в его подготовке.
При этом сложно себе представить ситуацию, когда руководитель, увидев фото или видео с понравившимся ему зданием, сразу же приступил к строительству, изготавливая параллельно проект. Можно предположить, чем это может закончиться, и вполне очевидно, что пользы от подобной инициативы будет немного.

Парадокс заключается в том, что в отношении строительства подобная ситуация практически невозможна, а вот для автоматизации деятельности - довольно характерна.

Нельзя не учитывать, что процессная деятельность в учреждении или на предприятии в большинстве случаев не проще процесса строительства здания, а стоимость таких нематериальных активов может быть сопоставима со стоимостью самого здания, в котором они осуществляются.

Реализация любой идеи должна начинаться с проекта, и не важно - идея строительства здания или идея автоматизации деятельности.