اهداف ممیزی (Objectives)

شامل موارد ذیل می باشد :

تعیین میزان انطباق سیستم مدیریت ممیزی شونده یا بخشهایی از آن با معیارهای ممیزی
ارزیابی توانمندی سیستم مدیریت جهت کسب اطمینان از مطابقت آن با الزامات قانونی ، مقرراتی و قراردادی
ارزیابی اثربخشی سیستم مدیریت در برآورده کردن اهداف تعیین شده برای آن
شناسایی نواحی بالقوه برای بهبود سیستم مدیریت

دامنـه ممیزی (Scope)

در واقع گستره و محدوده های ممیزی را مشخص می کند، از قبیل : مکان ها، فعالیت ها، فرآیندها، خدمات و مدت زمانی که بایستی به ممیزی اختصاص داده شود

معیـارهای ممیزی (Criteria)

معیارهای ممیزی در واقع اسناد و مدارک مرجعی هستند که ممیزی در مقایسه با آنها صورت می گیرد، و برای هر نوع ممیزی، تعیین معیارهای ممیزی حایز اهمیت هستند و در واقع انطباق در مقایسه با آنها سنجیده می شود.

این معیارها می تواند شامل خط مشی های مرتبط سازمان، روشهای اجرایی، استانداردها، قوانین و مقررات، الزامات سیستم مدیریت، الزامات قراردادی و آئین کارهای تجاری و فرآیندها باشد.

برنامه ممیزی audit program))

مجموعه ای از یک یا چند ممیزی برنامه ریزی شده برای محدوده زمانی مشخص و برای دستیابی به هدفی خاص.

لازم به یادآوری است که

اهداف ممیزی بایستی توسط کارفرمای ممیزی تعیین گردد.
معیارهای ممیزی بایستی بین کارفرمای ممیزی و راهبر تیم ممیزی تعیین گردد و به اطلاع ممیزی شونده نیز برسد.
هر نوع تغییر در اهداف، دامنه و معیارهای ممیزی بایستی بر حسب توافق طرف های دخیل در ممیزی صورت گیرد.
هر گاه ممیزی (مشترک) یا ممیزی (تلفیقی) صورت میگیرد، راهبر تیم ممیزی (سر ممیز) بایستی اطمینان یابد که اهداف ، دامنه و معیارهای ممیزی با ماهیت ممیزی هماهنگ و متناسب باشد.
https://telegram.me/QMSQMS

روشهای اجرایی ممیزی(Audit procedures)

روشهای اجرایی ممیزی بایستی به موارد زیر ارجاع دهد:

طرح ریزی و زمانبندی ممیزی ها
نحوه حصول اطمینان از شایستگی ممیزان و راهبر تیم ممیزی (سر ممیز)
نحوه انتخاب تیم ممیزی مناسب و واگذاری صحیح نقش ها و مسئولیت ها
نحوه انجام ممیزی ها
نحوه انجام ممیزی های پیگیرانه بعدی
نحوه نگهداری سوابق ممیزی
نحوه پایش از عملکرد و اثربخشی برنامه ممیزی
نحوه گزارش دهی به مدیریت ارشد در مورد نتایج حاصل از انجام ممیزی

موارد فوق می تواند در یک روش اجرایی شرح داده شود.

سوابق ممیزی (Audit records)

سوابق ناشی از انجام ممیزی بایستی به طریق مناسب نگهداری شود. این سوابق می تواند شامل موارد زیر باشد:

طرح ها / برنامه های ممیزی
گزارش های ممیزی
گزارش های ثبت و اعلام عدم انطباق ها
گزارش های اقدامات اصلاحی و اقدامات پیشگیرانه اتخاذ شده
گزارشهای ممیزی پیگیرانه بعدی
نتایج بازنگری برنامه ممیزی
شایستگی ممیز / ممیزان و ارزشیابی عملکرد آنان
انتخاب اعضاء تیم ممیزی
حفظ و ارتقاء شایستگی ممیزان

فعالیت های ممیزی(Audit activities)

طرح ریزی و انجام فعالیت های ممیزی جزئی از برنامه ممیزی محسوب می شود. این فعالیت ها به صورت عمده عبارتند از :

آغاز ممیزی (Initiating audit)
بررسی مستندات (Document review)
آماده شدن برای ممیزی در محل (On-site audit preparing)
انجام ممیزی در محل(On-site audit conducting)
تهیه ، تائید و توزیع گزارش ممیزیPreparing, approving and distributing the audit) report)
تکمیل ممیزی(Completing the audit)
انجام ممیزی پیگیرانه (Follow-up audit)

تعیین تکلیف عدم انطباق(Desposition of Nonconformity)

اقدامی که در مورد یک مقوله نامنطبق باید صورت گیرد تا عدم انطباق برطرف گردد. این اقدام می تواند به صورت های “ اصلاح” از قبیل دوباره کاری یا بازکاری و نیز درجه بندی مجدد – اسقاط کردن یا باطل کردن – مردود کردن – اجازه ارفاقی و اصلاح یک سند و یا یکی از الزامات، انجام گیرد.

اقدام اصلاحی(Corrective action)

اقدامی که برای از بین بردن علل بوجود آورنده عدم انطباق یا عیب و یا سایر شرایط نا مطلوب بالفعل و به منظور جلوگیری از وقوع مجدد آنها انجام می گیرد.

میان “اصلاح” و “ اقدام اصلاحی” تفاوت وجود دارد .“ اصلاح” در مورد دوباره کاری-بازکاری یا تنظیم مجدد بکار می رود و به تعیین تکلیف برای عدم انطباق بالفعل مرتبط است ، در حالی که “ اقدام اصلاحی” به رفع علل عدم انطباق، مرتبط میشود.

اقدام پیشگیرانه(Preventive action)

اقدامی که برای از بین بردن علل بوجود آورنده عدم انطباق یا عیب و یا سایر شرایط نامطلوب بالقوه و به منظور پیشگیری از وقوع آنها انجام می گیرد.

مسئولیت های ممیز(Auditor’s responsibilities)

انطباق و تبعیت از الزامات ممیزی
انتقال و مشخص کردن الزامات ممیزی
برنامه ریزی و انجام مسئولیت های واگذار شده به صورت موثر و کارا
گزارش کردن یافته های ممیزی
تصدیق اثربخش بودن اقدامات اصلاحی انجام شده (در صورت درخواست متقاضی یا بر حسب قرارداد)
نگهداری و حفاظت از مدارک مرتبط به ممیزی (ارائه کردن – محرمانه ماندن – منطقی بودن)
همکاری و حمایت از راهبر تیم ممیزی(سر ممیز)

مراحل ثبت و پیگیری عدم انطباق

Corrective action request form
Root cause analysis form
Action plan form
Follow-up form

در مواجهه با یک عدم انطباق باید توجه داشت که :

همواره عدم انطباق را به روشنی و در حد کفایت شرح و به مدرک / مدارک مربوطه ارجاع داده شود، به گونه ای که موضوع قابل درک و قابل رجوع بعدی باشد.
توانایی به خلاصه نویسی “ زیاد” مطرح نیست. بلکه در حد کفایت نوشتن ضرورت است.
https://telegram.me/QMSQMS

کانال ما را به دوستان خود معرفی کنید
https://telegram.me/QMSQMS