Как хранить важные документы?

За последние 3 года у нас было 5 квартирных переездов, но - о, чудо! - ни один важный документ не потерялся. Потому что у меня еще со студенческой поры сложился определенный подход к хранению бумаг, и я придерживаюсь его до сих пор.

Физически документы хранятся в серебристом чемоданчике 📂 , и в любом переезде я просто беру его с собой. А вот о том, как хранение устроено изнутри, - этот пост ⬇️

1. Что стоит хранить — и сколько
Некоторые документы нужно хранить всю жизнь, а некоторые — достаточно несколько лет. Вот ориентиры:

✅ Хранить постоянно:
— свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти

Свидетельство о ВАШЕМ рождении - важнейший документ, который доказывает ваше родство с мамой и папой. Нужен, чтобы:
- подтвердить право на наследство
- на случай, если будете оформлять дарение от мамы и папы (чтобы не платить налог)
- чтобы получить налоговый вычет за лечение родителей
Многие люди даже не знают, где у них находится этот документ...

— дипломы, сертификаты об образовании
Я также храню трудовую книжку (в бумажном виде) + старые справки 2-НДФЛ со старых мест работы. Не особо рассчитываю на гос.пенсию, но вижу примеры, как людям пришлось подтверждать стаж. Переход на электронные трудовые случился относительно недавно, и я не могу быть уверена, что все "бумажные" данные будут учтены корректно 🤷‍♀️

— документы на недвижимость, землю, авто - то, чем владеете сейчас
Особенно важно хранить так называемые правоустанавливающие документы: договоры купли-продажи, особенно с отметками о расчёте и передаче, договоры мены, приватизации, бумаги от нотариуса о вступлении в наследство, дарственные.

Сама по себе бумажная выписка из Росреестра силы не имеет, ее срок годности - месяц. Хотя и выписки (первичные) на всякий случай я храню - чтобы доказать срок вступления в права собственности - мало ли, сбой какой случится в базе.

Не выбрасываю и банковские выписки, которые подтверждают полную оплату 😎

При покупке недвижимости - обязательно запрашиваю полный комплект документов у предыдущего собственника. На основании чего ОН САМ вступил в права владения этим объектом. Особенно интересуюсь согласиями супруга - не только на продажу МНЕ, но и на первичную покупку.

✅ 5–10 лет хранения достаточно:

— документы на недвижимость, проданную в периоде до 5 лет
Эти бумаги храню на случай, если потребуется доказать происхождение денег на счетах. Это самый простой и понятный банку и/или налоговой источник - "да вот, квартиру недавно продала".

Также сохраняю, если была цепочка, альтернативная сделка. Когда мы продали одну квартиру и купили другую - и этой другой продолжаем владеть. Чтобы при последующей продаже можно было показать покупателю всю цепочку и логично объяснить переход права собственности и происхождение средств.

— документы о закрытии кредита или ипотеки (хранить минимум 3 года после закрытия, лучше — 5)
Таким документом является справка от банка о том, что кредит погашен полностью. Всегда запрашиваю в обязательном порядке. Есть случаи, когда человек не доплатил какой-нибудь один рубль, думает, что кредит у него погашен, а потом через 5 лет ему выставляют счет со штрафами и кучей пеней.

— налоговые декларации — по-хорошему, надо бы хранить лет 5 хотя бы, но я сдаю в электронном виде и в бумажной форме не сохраняю

— квитанции об оплате коммуналки (3 года — срок исковой давности) — тоже не храню, потому что плачу онлайн, следовательно, и хранить нечего; но в ходе написания этого поста я задумалась, что может быть, стоит скачивать банковские выписки...

— меддокументы — в течение года собираю чеки, после получения налогового вычета выкидываю; также храню абсолютно всю медицинскую историю о себе в отдельной папке на компьютере: анализы, МРТ и прочее

🗑 Что можно не хранить:
— гарантийные талоны на технику — я время от времени просматриваю папку с талонами и выкидываю те, по которым гарантия истекла
— старые полисы ОСАГО, КАСКО и т.п., у которых истек срок годности и вы уже получили новый

2. Сделайте навигатор для своих близких

За каждым уверенным бизнесом стоит кто-то, кто решает “бумажки”

В панике мне написала клиентка:

"Алина, я опубликовала рекламный пост без маркировки. Можем оперативно получить рекламный токен?"

Мы не стали рисковать штрафом. Сразу решили, что пост нужно удалить и сделать всё по закону: оформить договор, получить токен и разместить пост с маркировкой.

Уже через 1 час пост вернулся в канал!

Вот что я сделала:

✅ Подготовила договор на создание и размещение рекламного материала
✅Оперативно согласовали и подписали договор
✅ Разделила стоимость договора на создание креатива и его размещение — важно для расчёта 3% сбора
✅ Получила рекламную метку (токен) в ОРД

Что останется сделать по результатам размещения поста?

✔️ отчитаться в ЕРИР
✔️ проверить и оплатить 3% сбор

Я подумала, что мало рассказываю про то, как работает наше бухгалтерское агентство BF Prof.
Про то, как мы неравнодушно, спокойно и ответственно закрываем большой ряд вопросов нашим клиентам:

▫️ведение бухгалтерии
▫️подготовка и анализ договоров с контрагентами
▫️ведение внутренней финансовой отчетности
▫️организация работы с персональными данными: документы и подача уведомления в Роскомнадзор
▫️реклама в соц.сетях: маркировка и отчетность

Я верю, что каждый предприниматель должен заниматься своим делом — развивать проект. Наша задача - дать опору в финансовых, юридических и ряде организационных вопросов.

Со мной можно обсудить вашу текущую ситуацию. Возможно Вам будет выгоднее многие процессы передать нам на обслуживание.
Напишите @AlinaNest107 - я на связи! 😊

Не торопитесь удалять рекламу из запрещенной сети . Дождитесь официальных разъяснений. 👇👇

⚡️⚡️⚡️ФАС на заседании РОЦИТ сказали, что старую рекламу из Инстаграма* можно НЕ УДАЛЯТЬ

Как я понял, Роскомнадзор на том же заседании сказал, что нужно продолжать за нее отчитываться 🤯

У меня это все пока что не укладывается в голове. Лично я спешить с выводами не буду. Подождём каких-то официальных разъяснений от регуляторов

Источник: КЦ АБА

*Принадлежит Meta, признанной экстремистской и запрещенной в РФ

Когда стоишь в начале пути, то просто необходим человек, который грамотно, чётко, доходчиво может объяснить маршрут.
Мне повезло - я встретила Алину.
Рекомендую Алину, как ЭКСПЕРТА.

Фестиваль, фото и профессиональная деформация.

В прошедшие выходные я была на фольклорном фестивале "Поле Фолка" в Мураново. Погода чудесная, атмосфера тёплая, люди красивые, многие в национальных костюмах. Хотелось бесконечно фотографировать, чтобы сохранить праздник для себя, ну и контент тоже нужен

Пока сидела на стоге сена, слушая выступления, несколько раз подошли незнакомые люди с просьбой меня сфотографировать. Было, неожиданно, приятно, и я совсем не против ☺️
Но поймала себя на мысли: интересно, что они будут делать с моими фотографиями? И они в курсе, что должны получить от меня согласие, если соберутся их где-то публиковать?
Здравствуй, профессиональная деформация 🤦‍♀️

Я слишком часто говорю клиентам, насколько важно получать согласия на:

▫️ обработку персональных данных
▫️ публикацию отзывов
▫️ размещение фото и видео
▫️ получение рекламных рассылок
▫️ условия покупки

Если вы ещё не уверены, в каких случаях и как нужно получать согласия, то принесла отличный подробный пост на эту тему 👇👇👇

Ликбез: Согласия от клиентов

Ведя частную практику, создавая бизнес, мы коммуницируем с клиентами. И в этой коммуникации, как в сексе, мы должны услышать от клиента четкое "да". Ибо молчание согласием не является.

В каких случаях надо спрашивать согласие клиента?

1️⃣ На обработку персональных данных

Если вы собираете данные клиентов или пользователей ваших ресурсов для:
- подписки на информационную рассылку
- использование чат-бота
- анкетирование
- обзвоны (не в рекламных целях)

то должны спрашивать согласия. Потому что направление сообщений или обзвоны — это обработка персональных данных

На сайтах эта задача решается с помощью корректно составленных чекбоксов и документов (политика и согласие).

❌ Если не взять согласие:
Возможны штрафы от Роскомнадзор. Чаще всего это случается из-за жалоб.

2️⃣ На отправку рекламной информации

Если вы используете собранную базу для рекламной рассылки, то и на это надо спрашивать согласие. Причем согласие на рекламу должно оформлять отдельно от согласия на обработку персональных данных.
На сайтах это тоже решается за счет корректно составленных чекбоксов — отдельных под рекламу.

❌ Если не взять согласие:
Возможны штрафы от ФАС и репутационные потери. Потому что рассылка рекламы без согласия клиента — это спам.

3️⃣ На размещение отзывов клиентов

Если вы размещаете отзывы с указанием персональных данных клиентов, то на это тоже надо получать согласие и оно тоже должно быть отдельным от первых двух, потому что это уже согласие на распространение (публикация) персональных данных.

❌ Если не взять согласие:
Возможны штрафы от Роскомнадзор, судебные разбирательства и репутационные потери.

4️⃣ На размещение фото и видео клиентов

Если кроме отзывов вы размещаете фотографии или видео со встреч с клиентами или участниками ваших комьюнити, то здесь тоже надо спрашивать согласие. Можно решать через чекбоксы и в некоторых случаях через оферту, но на мой взгляд более этично это делать с личным запросом.

❌ Если не взять согласие:
Возможны судебные разбирательства, что тоже может повлиять на репутацию.

5️⃣ На условия покупки

Если вы делаете предложения своих услуг в переписке или на сайте, то необходимо согласие клиента — согласие с вашими условиями, которое называется акцепт. Акцепт делается клиентом через действие — заполнение заявки, оплата, сообщение и т.п.
В переписках это решается корректными переписками, а на сайте правильными формулировками в оферте и опять же корректными чекбоксами.

❌ Если не взять согласие:
Возможны судебные разбирательства с клиентами.

Звучит все это заморочно, но для большинства этих согласий есть отработанные и автоматизированные решения.