🔮 Угадывать срок задачи - основной метод оценки сроков (и он не правильный)

Большая проблема менеджеров заключается в том, что почти все современные методы оценки задач интеллектуального труда основываются на экспертной оценке.

❌ И это НЕ работает для 80-90% задач!

\\ Пример 1: 👮тимлид говорит, что разработка задачи займет 7️⃣ неделю. НО в итоге эту задачу делает 👨 другой человек, с другим багажом знаний и опыта, и срок разработки затягивается на 🤷 3 недели.

\\ Пример 2: Scrum-команда с помощью 🃏Planning Poker произвела анализ задачи, поделилась друг с другом своими экспертными мнениями, и сообща оценила задачу в 15 стори пойнтов, что соответствует целому спринту (2 недели). Но в процессе разработки проявилась непредусмотренная зависимость от смежной команды и в итоге задача заняла 🤷 3 спринта (1.5 месяца)

В результате: менеджер 👊 кнутом и 💰 пряником подгоняет сотрудников, чтобы уложиться в тот срок, который он напророчил бизнес-заказчику, хотя всем понятно, что в срок не успеть. 🤬 Бизнес бьется в истерике, а сотрудники тихо 🤮 ненавидят менеджера, и обновляют резюме на HeadHunter.

Что на самом деле стоит тут поменять?
1) Перестать верить в том, что можно 🔮предсказать будущее
2) Использовать 🎲 🎲 🎲 теорию вероятностей для прогнозирования сроков задач

\\ Пример из практики:
🔫 Дано:
Отдел аналитики делает 📝 регулярные отчеты для директоров бизнес-направлений. Каждый отчет - это мини-проект. Регулярно ошибаются по срокам, что злит бизнес

🛠 Что сделали:
Использовали статистику из трекера задач, чтобы построить 📊 вероятностную модель по срокам создания разных типов отчетов

🏁 Что в итоге:
Договорились с бизнес-заказчиками на эксперименте, в ходе которого срок брался из 📊 вероятностной модели. Через 6 месяцев эксперимент был признан успешным, и данный подход стал основным.

Подробнее про этот кейс можно посмореть тут: https://youtu.be/TiLirIGAERM

Вывод: знание методов теории вероятностей позволяет делать прогнозы сроков задач на основе данных, с большой вероятностью попадания

❓Мягко было на бумаге, да забыли про овраги

Ответственность за сроки довлеет над каждым менеджером. И когда он видит рабочий инструмент прогнозирования, то сразу хочется его попробовать

Ко мне на тренинг "Основы Канбан-систем" как-то пришел руководитель проектного офиса. Очень проникся тем, что я рассказывал, и в конце тренинга в качестве отзыва сказал что хочет попробовать Канбан-метод у себя

Прошло несколько месяцев. Он попросил о созвоне, и рассказал: сразу после обучения, собрал из трекера задач статистические данные по времени выполнения задач и из этого вывел некоторое среднее значение времени проекта.
После этого он выставил всем подчиненным KPI, согласно которому каждый из них должен был уложиться в это среднее время реализации проекта. Иначе - штраф.

Круто, правда?

🤷Только в ответ он получил тотальное непопадание в KPI и волну увольнений

❓В чем он ошибся? В процессе расчетов, и в том, как коммуницировать с подчиненными.

Что можно было сделать иначе?

1️⃣ Рассказать своим сотрудникам, чем им может помочь новый подход. Иначе мы сразу получим кучу сопротивления, и желания обмануть систему

2️⃣ Найти добровольцев. Они помогут начать жить по новому, и донести смысл до остальных коллег.

3️⃣ Максимальная прозрачность результатов. Чтобы нарастить группу поддержки, и подготовить всех к грядущим изменениям.

4️⃣ Не стесняйтесь привлечь эксперта для валидации результатов. Эксперт, который занимается этим профессионально, может быстро подсказать решение, и вы достигните результата за значительно более короткий срок.

Так что не стесняйтесь 😉, если есть вопросы и вам нужна помощь в использовании Канбан-метода для прогнозирования, пишите мне в личку: @vsavunov

#как_не_надо

🔫 Как выстрелить себе в ногу, собирая и анализируя данные о рабочем процессе

☝️ Измерять отдельных людей в команде и их производительность.
Совершенно бесполезная деятельность, которая ничего кроме тревоги, страха и недоверия не вызовет.
В большой компании человек - часть рабочей системы, в которую он встроен. Если система не позволяет ему работать хорошо, и у него нет харизмы Майка Тайсона, то он смирится и будет работать на том уровне, на котором ему позволяет работать система. Например, если каждый шаг требует согласований, то это будет влиять на работу всех сотрудников. И как бы мы не измеряли производительность отдельного человека - она будет лежать в определенном коридоре значений, который обусловлен тем, как устроена рабочая система.

✌️ Метрики тщеславия
Это метрики которые интересно рассматривать, и хвастаться ими, но они не несут никакой практической пользы.
Например метрика "сколько разработчиков приходят на работу вовремя, минута в минуту". На что она влияет? Что она улучшает?
В современном мире, особенно после covid'а, когда всех загнали на удаленку, всем стало ясно, что главное - результат, сделанный в срок, а не сколько времени ты на работе просиживаешь.
Избегайте таких метрик. Как говорил Даниэль Ваканти, нужно собирать те метрики, которые подсказывают вам, как действовать, чтобы улучшать бизнес-показатели.

👌 Превратить метрику в KPI с денежным поощрением
Самое худшее что может сделать менеджер, который начинает изучать процессные метрики, это механически зафиксировать какую-то метрику как ключевую, и ввести денежные поощрения за ее превышение и поддержание.
Метрики сами по себе - это индикаторы состояния всего рабочего процесса. Это сигналы для менеджера о том, где требуется его внимание. А для этого метрики должны показывать правдивую картинку.
Но как только соблюдение метрики становится финансово выгодно, ее тут же начнут подделывать, подкручивать, накручивать и менеджер будет видеть искаженную картинку, на основе которой никакие управленческие решения не возможны.

🌟 Удивительно, но такие ошибки порой совершают даже опытные менеджеры.
Будьте умнее. Думайте о последствиях, когда выбираете ту или иную метрику

#просто
#как_не_надо

🎓 Канбан-доска - это совсем не то, что вы думаете!

Меня недавно позвали провести тренинг по Канбан-методу для известной российской соцсети

И чтобы понять, кто придет на тренинг, я решил провести небольшой опрос, для самооценки участников в их знании Канбан-метода.

❓Голоса распределились таким образом:
10 % - Канбан? А что это такое? Впервые слышу

80% - Канбан - это когда мы клеим стикеры на доски и наступает счастье!

0% - Умею делать вероятностные прогнозы с помощью метрик Канбан-метода

0% - Я знаю что такое WIP-лимит, зачем он нужен и как работает

0% - Я улучшил бизнес-метрики моего подразделения с помощью Канбан-метода

🔭 Очень характерные результаты.

Видимо, стикеры и доски- самые запоминающиеся артефакты Канбан-метода, поэтому подавляющее большинство ассоциирует метод именно с ними.

И с одной стороны, это безусловно важные элементы метода.
🛠Но с другой стороны - это лишь инструмент для кое-чего большего!

🛫Хорошая Канбан-доска, это приборная панель для менеджера. Так же как пилоты самолета могут вести воздушное судно "по приборам", так же и менеджер может с помощью Канбан-доски в каждый момент знать, что происходит с его подразделением и с каждым проектом или продуктом, за которое оно несет ответственность.

📈Имея продуманную, хорошо спроектированную Канбан-доску, менеджер получает возможность измерять работу своего подразделения вдоль и поперек, и в результате - прогнозировать его работу с вероятностью 80-90%!

👉 Продолжение в моей статье "Канбан-доска, это не то, что вы думаете!" https://scrumtrek.ru/blog/kanban/4827/kanban-doska/

#просто
#доска