Тип данных Длинный текст (Long Text) (ранее – Поле МЕМО).

Поля типа Длинный текст (Long Text) позволяют хранить до 1 Гб текста, хотя элементы управления в формах и отчетах могут отобразить только первые 64000 символов. Можно установить тип данных поля Длинный текст для отображения форматированного текста, который содержит, например, полужирный или подчеркнутый шрифт. Поля типа Длинный текст хорошо подходят для любых заметок, которые необходимо хранить с данными таблицы. Начиная с версии Access 2007 предусмотрена возможность выполнять сортировку по полю Длинный текст.

#Таблицы #ТипДанных #ДлинныйТекст #LongText

Тип данных Дата/время (Date/Time).

Поля типа Дата/время (Date/Time) предназначены для хранения допустимых значений даты и время. Кроме того, поля Дата/время позволяют выполнить вычисления с датами и обеспечить правильную сортировку данных по значениям даты и времени. В Access для хранения значений даты или времени фактически применяется внутренний формат, который представляет собой 8-байтовое число с плавающей точкой. В этом формате время суток представляется как часть суток.
При представлении значений даты и времени в Access за основу берутся параметры даты и времени, которые определены в Windows.

#Таблицы #ТипДанных #ДатаВремя #DateTime

Тип данных Счетчик (AutoNumber).

После ввода пользователем очередной строки в Access автоматически вырабатывается значение для поля Счетчик (AutoNumber). В более ранних версиях Access значения этого счетчика должны были быть последовательные. Начиная с версии Access 2007 тип поля Счетчик допускает использование либо последовательных, либо случайно сформированных значений. Присваивание случайных значений идентификаторов целесообразно в том случае, если несколько пользователей вводят строки в автономном режиме, поскольку маловероятно, что в Access будет присвоено одно и тоже случайное значение двум строкам. С другой стороны, Код репликации (Replication ID) представляет собой особую разновидность поля Счетчик. Тип данных Код репликации обеспечивает выработку уникальных случайных чисел, применяемых в процессе репликации (на основе формата файла .mdb), подготавливая уникальные идентификаторы, которые служат для синхронизации реплик баз данных.

Последовательные поля Счетчик обладают некоторыми важными особенностями. Они являются уникальными, поэтому после удаления пользователем строки из таблицы хранящееся в этой строке значение Счетчик удаляется навсегда. Аналогичным образом, выработанное значение счетчика навсегда удаляется и в том случае, если пользователь вначале вводит строку, а затем отменяет это действие.

#Таблицы #ТипДанных #Счетчик #КодРепликации #AutoNumber #ReplicationID

Тип данных Логический (Yes/No).

Поля Логический (Yes/No) предназначены для хранения логических значений True и False. Но в этих полях фактически хранятся не логические значения, а числа -1, которые обозначают Да(Yes), и 0, обозначающие Нет(No), или Null, указывающее на то, что какое-либо конкретное значение в поле отсутствует. Для этого поля предусмотрены форматы отображения, которые определяют, какое значение фактически предстанет перед пользователем (обычно применяемые форматы предусматривают вывод значений Логический(Yes/No), Истина/Ложь(True/False), Вкл/Выкл(On/Off) или третьего варианта, Null, если свойство Тройное состояние(TripleState) соответствующего элемента управления на форме установлено равным True). Поля Логический действуют очень эффективно применительно к любым данным, которые могут иметь только значение True и False. Эти поля не только позволяют предоставить пользователю ограниченный выбор допустимых вариантов, но и обеспечивают значительное снижение объема используемой памяти.

#Таблицы #ТипДанных #Логический #YesNo #TrueFalse #OnOff #Null

Тип данных Поле объекта OLE (OLE Object).

Корпорацией Microsoft такое поле, как Поле объекта OLE (OLE Object), было спроектировано для хранения данных любых объектов, зарегистрированных приложением сервера связывания и внедрения (Object Linking and Embedding - OLE) в Windows, включая электронные таблицы, документы текстового процессора, звуки и видео. На каждом конкретном предприятии можно найти широкий спектр применения полей типа Поле объекта OLE, которые позволяют хранить резюме, результаты собеседований, бюджетные документы или видеоинформацию. Но во многих случаях более эффективный подход состоит в использовании поля Гиперссылка (Hyperlink) для хранения ссылки на документ, а не хранение самого документа в поле типа Поле объекта OLE.

#Таблицы #ТипДанных #ПолеОбъектаOLE #OLEObject

Тип данных Гиперссылка (Hyperlink).

Поля Гиперссылка (Hyperlink) предназначены для хранения адресов в формате унифицированного указателя информационного ресурса (Uniform Resource Locator - URL), которые представляют собой ссылки на веб-страницы в Интернете или во внутренней сети. Еще один вариант состоит в использовании этих полей для хранения путей в формате универсального соглашения об именовании (Universal Naming Convention - UNC), которые представляют собой ссылки на пути, указывающие местоположения файлов. В СУБД Access поле Гиперссылка состоит из трех частей:
- данные, которые отображаются для пользователя;
- URL или UNC;
- подадрес, такой как обозначение области веб-страницы или закладка.

Запись, введенная пользователем в поле Гиперссылка, служит в качестве непосредственной ссылки на файл или страницу, к которой она относится.

#Таблицы #ТипДанных #Гиперссылка #Hyperlink

​​Тип данных Вложение (Attachment).

Использование этого типа данных Вложение (Attachment) позволяет хранить сколько угодно вложений в одном поле. Вложения могут даже относиться к разным типам. Например, в одно и тоже поле можно записать и электронную таблицу Excel, и документ Word. Поле Вложение предназначено для замены своего предшественника, поля типа Поле объекта OLE (OLE Object). При использовании поля типа Поле объекта OLE в Access фактически сохраняется битовое представление объекта. В результате этого объем базы данных чрезмерно увеличивается. С другой стороны, хранение данных в полях Вложение в Access организованно намного более эффективно.

Поля Вложение обладают также дополнительными преимуществами. Например, в Access осуществляется визуализация файлов изображений, а применительно к файлам других типов отображается пиктограмма программы, связанной с этими типами файлов. Если поле содержит фотографию, электронную таблицу и документ, то Access выводит это изображение, а также представляет пиктограммы приложений, относящихся к другим указанным объектам. При передаче объектов на хранение в Access производится их сжатие, при условии, что еще не выполнено сжатие файлов, в которых представлены эти объекты. Наконец, предусмотрена возможность манипулировать вложениями программным путем.

Кроме того, заслуживает внимания некоторые другие особенности полей Вложение. Допускается возможность вложения не более 2 Гбайт данных в расчете на каждую базу данных, а каждое вложение должно иметь объем не больше 256 Мбайт. Если Управление вложениями не осуществляется программным путем, то для их добавления, редактирования и управления должно использоваться диалоговое окно Вложения (Attachments).

#Таблицы #ТипДанных #Вложение #Attachment

​​Тип данных Числовой (Number).

Поля Числовой (Number) предназначены для хранения данных, которые должны использоваться в вычислениях. Если в вычислениях должны участвовать денежные суммы или требуется более высокая точность результатов вычислений, то следует использовать поля Денежный (Currency), а не Числовой. Поле Числовой фактически воплощает в себе семь разных числовых полей.
Байт (Byte) позволяют хранить целые числа от 0 до 255.
Целое (Integer) могут хранить целые числа от -32768 до 32767.
Длинное целое (Long Integer) обеспечивает хранение чисел от -2 миллиардов до 2 миллиардов.
Безусловно, при использовании этих трех размеров достигается превосходная производительность, но при переходе от типа Байт к Целое, а затем к Длинное целое требуется все больший и больший объем памяти.
Два других размера числовых полей Одинарное с плавающей точкой (Single) и Двойное с плавающей точкой (Double), предусматривают представление чисел с плавающей точкой, поэтому при использовании производительность становится намного меньше. Поле Одинарное с плавающей точкой позволяет хранить дробные числа, имеющие не более семи значащих цифр, а поле Двойное с плавающей точкой позволяет достичь точности до 14 значащих цифр.
С другой стороны, тип Десятичное (Decimal) позволяет хранить очень большие числа и обеспечивать точность представления десятичных чисел до 28 значащих цифр!
Последний числовой размер, Идентификатор репликации (Replication ID), позволяет представлять уникальные идентификаторы, которые требуются в процессе синхронизации данных (на основе формата файла .mdb).

#Таблицы #ТипДанных #Числовой #Number

Тип данных Денежный (Currency).

Тип поля Денежный (Currency) представляет собой специальный тип числового поля, которое используется для хранения денежных значений в таблице. Поля денежный обладают тем свойством, что при вычислениях, проводимых с их участием, не проводится округление данных. Эти поля позволяют хранить денежные значения с 15 цифрами целых денежных единиц, а также представляют дробную часть с точностью до десятитысячных. Безусловно, при использовании полей такого типа достигается очень большая точность, но обработка этих полей происходит весьма медленно.

#Таблицы #ТипДанных #Денежный #Currency

​​Свойство Размер поля (Field Size).

Свойство Размер поля (Field Size) предназначено только для полей Короткий текст (Short Text), Числовой (Number) и Счетчик (AutoNumber). Лучше задавать в качестве свойства Размер поля наименьшее значение. Для полей Числовой небольшой размер означает более низкие требования к хранению и более быструю производительность.

#Таблицы #СвойстваПолей #РазмерПоля #FieldSize

​​Свойство Формат (Format).

Свойство Формат (Format) предусмотрено для всех полей, кроме Поле объекта OLE (OLE Object) и Вложение (Attachment). Это свойство позволяет регламентировать способ отображения данных в Access.
Access предоставляет возможность выбирать среди заранее определенных форматов или создавать собственные пользовательские форматы. Перечень доступных форматов изменяется в зависимости от типа данных поля. Например, Access позволяет выбирать среди целого ряда форматов Дата/время (Date/Time) Короткий формат даты (Short Date), Длинный формат даты (Long Date), Средний формат даты (Medium Date), Короткий формат времени (Short Time), Длинный формат времени (Long Time) и другие. Действия форматов Короткий формат даты и Длинный формат даты зависит от значений Региональных параметров, заданных в Windows.

#Таблицы #СвойстваПолей #Формат #Format

​​Свойство Подпись (Caption).

Текст, помещенный в свойство Подпись (Caption), становится заголовком для полей в режиме таблицы. Кроме того, в Access содержимое свойства Подпись применяется в качестве заголовка для присоединенных надписей, которые закрепляются за элементами управления, привязанными к данным, во время их добавления в формы и отчеты. Свойство Подпись становится особенно важным, если применяются имена полей без пробелов.
Необходимо задавать свойство Подпись для полей еще до создания каких-либо форм и отчетов, в которых оно используется. При подготовке пользователем формы или отчета Access находит и применяет текущий заголовок. Если же заголовок будет добавлен или изменен в последующем, после его добавления в форму или отчет, то Access не изменяет заголовок того же поля в существующей форме или отчете.

#Таблицы #СвойстваПолей #Подпись #Caption

​​Свойство Значение по умолчанию (Default Value).

Очень важным является свойство Значение по умолчанию (Default Value), предназначенное для определения значения, которое Access помещает по умолчанию в поле при добавлении пользователем новых строк в таблицу. Значения, применяемые по умолчанию, которые могут представлять собой текст или выражения, позволяют сэкономить много времени для тех, кто занимается вводом данных. Но в Access эти значения никоим образом не используются для проверки правильности того, что введено пользователем в то или иное поле.

Например, функция Date(), представляющая собой встроенную функцию VBA (Visual Basic for Applications), возвращает текущую дату. При использовании этой функции в качестве значения по умолчанию для поля, Access вводит текущую дату в поле при добавлении пользователем новой строки в таблицу.

#Таблицы #СвойстваПолей #Подпись #ЗначениеПоУмолчанию #DefaultValue

​​Свойство Условие на значение (Validation Rule).

Свойство Условие на значение (Validation Rule) дает возможность регламентировать то, что пользователь фактически может внести в это поле. Пользователь не может нарушить правила проверки, поскольку их строго предписывает ядро базы данных. Как и применительно к свойству Значение по умолчанию, свойство Условие на значение может содержать либо текст, либо допустимое выражение, но не предусмотрена возможность включать в него пользовательские функции. Не допускается также включать в свойство Условие на значение ссылки на формы, запросы или таблицы.
Если задано свойство Условие на значение, а свойство Сообщение об ошибке (Validation Text) не заполнено, то Access автоматически отображает стандартное сообщение об ошибке при каждом нарушении пользователем правил проверки.

#Таблицы #СвойстваПолей #Подпись #УсловиеНаЗначение #ValidationRule

​​Свойство Сообщение об ошибке (Validation Text).

Свойство Сообщение об ошибке (Validation Text) позволяет задать сообщение об ошибке, передаваемое пользователю при нарушении им правила проверки. Свойство Сообщение об ошибке должно содержать текст. Применение выражений в этом свойстве не допускается.

#Таблицы #СвойстваПолей #Подпись #СообщениеОбОшибке #ValidationText

​​Свойство Обязательное поле (Required).

Свойство Обязательное поле (Required) является очень важным, поскольку оно определяет, является ли ввод значения в некоторое поле обязательным. В частности, это свойство может служить для работы с полями внешнего ключа, когда возникает необходимость обеспечить ввод данных в поле. Это свойство может так же применяться по отношению к любому полю, содержащему информацию, без которой нельзя обойтись. Например, невозможно ввести заказ, не указав клиента.

#Таблицы #СвойстваПолей #ОбязательноеПоле #Required

​​Свойство Пустые строки (Allow Zero Length).

Свойство Пустые строки (Allow Zero Length) аналогично свойству Обязательное поле. Оно должно использоваться для определения того, разрешено ли пользователю вводить строку с нулевой длиной. Строка с нулевой длиной не аналогична значению Null (которое соответствует отсутствию данных). Строка с нулевой длинной указывает на то, что в данном поле находится пустое значение данных - "" . Например, сотрудник, не являющийся гражданином РФ, не имеет паспорта. Если предусмотрена возможность вводить строки с нулевой длинной, то лицо, на которое возложены обязанности по вводу данных, может указать, что серии и номера паспорта не существует, введя две кавычки - "". Сообщение об ошибке не будет выводиться.

#Таблицы #СвойстваПолей #ПустыеСтроки #AllowZeroLength

​​Свойство Индексировано (Indexed).

Индексы применяются для повышения производительности при поиске пользователем данных в поле. Безусловно, обычно лучшие результаты поиска достигаются при большем, чем при меньшем количестве индексов, но индексы обладают определенными недостатками. Как правило, следует предусматривать индексы для всех полей, которые регулярно используются в операциях поиска и сортировки, а также служат в качестве критериев для запросов. Недостатками индексов является то, что они занимают пространство жесткого диска и замедляют процесс редактирования, добавления и удаления данных. Безусловно, в большинстве случаев преимущества индексирования перевешивают недостатки, но не следует без разбора задавать индексы на каждом поле каждой таблицы. Создавайте индексы только для тех полей или комбинаций полей, с помощью которых пользователь выполняет поиск или сортировку. Не создавайте индексы для тех полей, которые содержат данные с большим количеством дубликатов, например, для полей, которые могут содержать только два разных значения. Наконец, никогда не индексируйте поля Логический (Yes/No). Для хранения данных этих полей применяется только 1 бит, кроме того, к ним относится приведенное выше правило, поскольку они могут иметь только одно из двух значений. По этим причинам применение индексов по отношению к полям Логический не дает никаких преимуществ.

Для создания индексов отличных от индекса первичного ключа, которые определены на нескольких полях, необходимо использовать окно Индексы (Indexed).

#Таблицы #СвойстваПолей #Индексировано #Indexed #Индексы

​​Свойство Сжатие Юникод (Unicode Compression).

Еще одним важным свойством является Сжатие Юникод (Unicode Compression). Данное свойство относится только к полям Короткий текст (Short Text) и Длинный текст (Long Text). Это свойство можно использовать для указания на то, должно ли применяться сжатие к данным в поле по принципу сжатия Юникода. До выхода Access 2000 данные хранились в виде набора символов в двухбайтовом формате (double-byte character set - DBCS), который был специально предназначен для хранения символьных данных на определенных языках, таких как китайский. В версии Access 2000 и последующих версиях все символьные данные хранятся в двухбайтовом представлении Юникода. Безусловно, этот формат требует большего объема памяти для каждого символа (2 байта, а не 1 байт), но свойство Сжатие Юникод позволяет применять сжатие к данным, если это возможно. Если используемый набор символов допускает сжатие и для свойства Сжатие Юникод установлено значение Да(Yes), то данные в столбце хранятся в сжатом формате.

#Таблицы #СвойстваПолей #СжатиеЮникод #UnicodeCompression

​​Свойства таблиц.

Кроме свойств полей, предусмотрена возможность задавать свойства, которые относятся к таблице. Чтобы получить доступ к свойствам таблицы, щелкните по кнопке Страница свойств (Property Sheet).

▪️ Свойство Описание (Denoscription) используется главным образом в целях создания документации.
▪️ С помощью свойства Режим по умолчанию (Default View) можно указать режим, в котором отображается таблица сразу после ее открытия.
▪️ Свойство Условие на значение (Validation Rule) определяется, какая проверка правильности должна проводиться га уровне строки, а не на уровне поля. Например, величина кредитного лимита может зависеть от доходов клиента. В этом случае данные, представленные в одном поле, зависят от значений в другом поле.
▪️ Свойство Сообщение об ошибке (Validation Text) определяет, какое сообщение об ошибке появится при обнаружении того, что пользователь нарушает правило проверки.
▪️ Свойство Фильтр (Filter) используется для указания на то, какое подмножество строк появляется в режиме таблицы, в форме или результатах запроса.
▪️ Свойство Порядок сортировки (Order By) позволяет определить применяемый по умолчанию порядок вывода строк. Как правило, свойства Фильтр и Порядок сортировки не применяются в качестве свойств таблицы.
▪️ С помощью свойства Имя подтаблицы (Subdatasheet Name) можно указать имя подтаблицы, используемой в качестве таблицы расшифровки. Если значение этого свойства задано равным Автоматически (Auto), то детализирующая таблица распознается автоматически на основании связей, которые определены в базе данных.
▪️ Свойства Подчиненные поля (Link Child Fields) и Основные поля (Link Master Fields) реализуются в целях определения полей, которые используются для связывания текущей таблицы с таблицей, указанной в свойстве Имя подтаблицы.
▪️ Свойство Высота подтаблицы (Subdatasheet Height) используется для определения максимальной высоты подтаблицы, а свойство Развернутая подтаблица (Subdatasheet Expanded) служит для указания на то, должна ли подтаблица автоматически отображаться в развернутом состоянии.
▪️ Свойство Ориентация (Orientation) определяет направление письма для текста, отображаемого в таблице. По умолчанию для диалекта русского/английского языка, применяется значение Слева направо (Left-to-Right).

#Таблицы #СвойстваТаблиц #СтраницаСвойств.

​​Основы запросов Access.

Создать простой запрос несложно., поскольку компания Microsoft предоставила для этого дружественный интерфейс, в котором широко используются технология перетаскивания. В Access предусмотрены два способа создания нового запроса. Первый состоит в том, чтобы выбрать закладку Создать (Create), а затем щелкнуть по кнопке Мастер запросов (Query Wizard). Откроется окно Новый запрос (New Query). С помощью Мастера простых запросов (Simple Query Wizard) выполняются основные шаги созданию простого запроса. Другие программы-мастеры позволяют создать три более специализированных типа запросов: Перекрестный запрос (Crosstab Query Wizard), Повторяющиеся значения (Find Duplicates Query Wizard) и Записи без подчиненных (Find Unmatched Query Wizard).

Второй способ: выбрать закладку Создать, а затем щелкнуть по кнопке Конструктор запросов (Query Design). В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) можно выбрать таблицы и запросы, которые должны быть включены в создаваемый запрос.

#Запросы #ОсновыЗапросов #МастерЗапросов #КонструкторЗапросов