Конец овербукингу и подготовке в последний момент 💙

Когда выставочные залы, конференц-комнаты и другие помещения сдаются в аренду, а записи ведутся кто как может, неизбежны проблемы — одни площадки пустуют часами, а на других сталкиваются сразу несколько организаторов мероприятий, уверенных в своей брони.

Управление объектом с десятками ежедневных мероприятий требует надёжной IT-инфраструктуры. В статье на Хабр рассказываем, как настроили единую систему для организации и планирования мероприятий.

#статья
«Первая Форма»

Как управлять потоком задач ✔️

Канбан-доски — универсальный инструмент, который позволяет разработчикам, маркетингу, отделу продаж и другим командам оценить объём задач на всех этапах производства и грамотно распределить ресурсы.

В свежей сборке «Первой Формы» канбан-доски значительно обновились. Теперь они позволяют:

🌴 фильтровать карточки по сложным запросам;
🌴 формировать колонки по любым параметрам;
🌴 подсчитывать суммы по числовым параметрам и многое другое.

О том, что ещё умеет канбан в «Первой Форме», рассказали в материале на сайте▶️

#статья
«Первая Форма»

Как ИИ-агенты повышают эффективность СЭД 🤖

По данным McKinsey, 72% компаний в мире внедрили искусственный интеллект как минимум в одну бизнес-функцию (в опросе участвовали представители 1363 компаний разных отраслей). Не стали исключением и процессы, связанные с документооборотом и обработкой документов.

Так, в «Первой Формы» ИИ-агенты могут:
➡️распознавать, сравнивать и категоризировать документы,
➡️самостоятельно вносить правки,
➡️собирать дополнительную информацию,
➡️отправлять файлы в сервисы ЭДО,
➡️запрашивать документы у контрагентов и проверять их,
➡️собирать список правок и сверять обновлённые версии,
➡️контролировать получение документов.

Больше о возможностях СЭД вы можете узнать в новом большом материале.

#статья
«Первая Форма»

Главные обновления «Первой Формы» за апрель

В этом месяце мы выпустили новую сборку системы, а также улучшили основные инструменты:

✔ Система автоматически готовит отчёты по внутренним опросам и заполненным чек-листам.

✔ В управлении ресурсами добавили механизм контроля овербукингов.

✔ В колонках канбана вывели плановые и фактические числовые параметры: суммы сделок, ресурсы, сторипоинты.

✔ Расшифровки теперь доступны в двух форматах: TXT-файле и в виде сообщений пользователей, через которые можно перейти в их профили.

✔ Система автоматически создаёт и заполняет карточки задач, запланированных в проектном интерфейсе.

Больше апдейтов версии «Скорпион» ➡️

Больше апдейтов версии «Кассиопея» ➡️

#апдейты
«Первая Форма»

Не поддались на «давайте после майских» и работаете сегодня? 💻

Мы с вами! Хотя по статистике прошлых лет, более 20% россиян могли взять отпуск между праздничными днями (и подкинуть работы руководителям и кадровым специалистам).

Кому-то пришлось вручную внедрять длинные выходные в уже запланированный график отпусков, оформлять документы и проверять пересечение отсутствий.

Процесс планирования и согласования отпуска мы автоматизировали для компании с 2 тыс. сотрудников. В результате удалось:

➡️Согласовать график отпусков 3 дня вместо 2 недель с учётом всех норм ТК РФ.
➡️Избавить HR-отдел от бумажной работы и напоминаний сотрудникам.
➡️Предоставить руководителям наглядный график отсутствий.
➡️Дать сотрудникам удобный инструмент для оформления отпуска.

Изучить полный кейс →

#кейсы
«Первая Форма»

Если после первого рабочего дня вам кажется, что все вокруг «разучились работать» 💻

Вам не кажется: в первую неделю после майских продуктивность коллег может составлять только 15-30%. Так происходит из-за сбоя режима сна и послеотпускной хандры. Для восстановления психологи рекомендуют избегать сложных задач и жёстких дедлайнов (что в нашей реальности слабо реализуемо).

Нам вернуться в рабочий ритм помогло цифровое рабочее место, где вся необходимая информация собрана воедино:
➡️посмотрели предстоящие встречи и сроки на календаре,
➡️ проверили статусы задач в канбане,
➡️ быстро оценили ситуацию на проектах благодаря данным на дашборде.

Узнайте больше о том, как цифровое рабочее место повышает продуктивность команды в любое время — от послепраздничной «раскачки» до обычных будней.

Подробности в статье →

#статья
«Первая Форма»

Новые функции для гибкого управления ресурсами 🕐

На длительных проектах часто задействованы несколько команд. Если один из ключевых сотрудников внезапно уходит в отпуск или на больничный, необходимо быстро перераспределить не только его задачи, но и занятость других сотрудников на неделю или две вперёд.

С этим помогут две новые функции управления ресурсами:

🔵Поиск бронирований по параметрам (компетенциям, занятости, руководителю) позволит быстро определить, на каких задачах задействован сотрудник и кто за них отвечает.

🔵Быстрый перенос бронирования. Руководитель проекта может перетаскивать слоты между сотрудниками, а система автоматически обновит данные по всем связанным задачам и уведомит заинтересованных.

Эти и другие возможности доступны в новой сборке «Первой Формы» →

#апдейты
«Первая Форма»

Новые функции системы для админов ⚙️

Добавили несколько фишек, которые упрощают работу с задачами и автоматизациями:

🌴При импорте конфигурации с опцией «Импортировать как новые сущности» система указывает создателем версий учётную запись «Робот 1Ф». Это помогает отличать версии, полученные при импорте.

🌴При импорте SMART-доступа система сама разрешает конфликты строк с одинаковыми ID, создавая новые уникальные идентификаторы.

🌴События из общего календаря задач и личного календаря теперь можно экспортировать в CSV-формат. Выгрузка содержит даты, время, тип, организатора, название и ID событий.

Эти функции уже доступны в новых версиях системы:

Изучить апдейты версии «Скорпион» →

Изучить апдейты версии «Кассиопея» →

#апдейты
«Первая Форма»

Никаких срывов сроков: новые функции мобильного приложения 📲

Во многих компаниях есть выездные задачи, и случается, что сотрудники по ним не укладываются в сроки: например, аудит затягивается или ремонт оказывается сложнее, чем ожидалось.

В новой версии мобильного приложения мы добавили отображение плана при внесении часов и подсветку превышений. Теперь:

🔵сотрудники могут контролировать свои трудозатраты и вовремя запрашивать дополнительные ресурсы, если не укладываются в план;

🔵руководители могут получать уведомления о перетратах и оперативно корректировать расписания, переносить другие задачи или добавлять специалистов в рабочие группы.

Плановый показатель выделен синим цветом, а превышение подсвечивается красным.

О других апдейтах рассказали в материале на сайте. Обновление уже доступно в магазинах приложений.

#апдейты
«Первая Форма»