​​Интересные заметки
🔥 ищите, какая ЦА интересна партнёру в конкретный момент времени
🔥 уступайте партнёру опции, которые не несут большой финнагрузки, а партнер очень хочет их

Где искать партнеров?
👍 офпаблики в ВК - личные сообщения
👍 профильные PR и маркетинговые сообщества в Facebook
👍 рассылка по собственной базе - спикер ведёт табличку в excel с фильтрами по нишам и ссылками на личные аккаунты
👍 сообщения на своих личных раскачанных страничках

Нет смысла в Facebook писать в личку - пока вас не добавят в друзья, сообщение упадёт в папку спама. Эффективнее отметиться в комментариях к посту интересующего человека.

Важно!
Для партнеров всегда интересна возможность грамотной интеграции в само мероприятие, а не место на кладбище логотипов.

Идея! Создать мэскота (персонажа) своего мероприятия. Можно использовать для продвижения и привлечения партнеров. Пример - лось Лосилий для Ленобласти. Разобрали на стикеры, открытки и т.п. (см.картинку).

Лайфхаки
❤ делайте собственные медиа для публикации интервью, стримов со своих событий
❤ ставьте дизайнерам дедлайн за 2-3 недели до настоящего дедлайна
❤ прокачивайте личный бренд - пишите о своих мероприятиях, факапах, интервью. Будьте в центре внимания своих подписчиков
❤ то, что у крупных компаний море свободных денег - миф
❤ оцените партнёрский пакет - он должен быть адекватных и релевантным рынку
❤ под одного крупного партнера с хорошей репутацией подтянутся более мелкие. Найдите хоть одного 😆

ВАЖНО!
Крупные бренды формируют бюджеты осенью на следующий год!

Заметки
👌 поддерживайте другие проекты партнеров и общайтесь с ними не только в рамках проекта, но и по-дружески
👌 оцифровывайте статистику по своим мероприятиям, чтобы потом было, что показывать
👌 все больше партнеров возбуждает digital-составляющая - медиаперсоны, популярные блогеры и т.п. Это возможность для бренда сделать отдельную коллаборацию с ними по более выгодной цене
👌 топовые блогеры становятся более привлекательными, чем классические СМИ

Тренды
🤟 смотрите, какие интеграции делают для партнеров зарубежные организаторы (паблики, телеграм-каналы, челленджи)
🤟 посещайте профильные мероприятия
🤟 общайтесь в соцсетях, комментируйте, помогайте
🤟 изучайте чужие кейсы и интеграции
🤟 предлагайте "горячие" фишки на хайпе - бренды любят быть на острие актуальной повестки

Будьте немного волшебником 🙂 помните, что за каждым конкретным брендом стоит обычный человек, который принимает решение, стоит ли с вами работать 😮

Не стоит раскрывать партнёрам, кто и сколько платит из других компаний за интеграции. Это некорректно.

С крупными компаниями желательно за 2-3 месяца хотя бы начать разрабатывать интеграцию. Можете подвиснуть на согласованиях.

Важно!
Нужно следить за стратегией ключевых партнеров - что они продвигают, какие каналы для них интересны. С учётом этой информации можно формировать интеграционные предложения.

Обязательно зафиксируйте в договоре состав и набор активностей с каждой стороны!

Какие интересные практики сбора контактов для партнера бывают?Фотозоны и 3D-маппеты. Чтобы получить фото или видео, участник оставляет почту или телефон, куда их прислать. Партнер получает потом эту базу.

Тренд, который идет с Европы - организатору мероприятий выставляется KPI. Бренд делает аванс, а постоплата происходит при достижении KPI (количество публикаций, привлечение новых подписчиков/клиентов, определённый объем продаж и т.п.) и выполнении обязательств по интеграции. Он в течение 5 лет может прийти в Россию.

​​Стартует вторая секция докладов. Конференции - моя любимая тема, поэтому буду слушать Олега Бунина и его выступление "Делаем качественную программу конференции: работа с программным комитетом, workflow докладов, прогоны, эшелоны"

Как выбрать качественные доклады для конференции?

♥️ доклад должен отвечать на вопрос "Какую проблему и как ты решал?"
♥️ устраивайте конкурс среди докладчиков, чтобы было из чего выбирать
♥️ разработайте собственную фильтрацию воронки докладов
♥️ разработайте систему доведения лучших докладов до ума

20% бюджета на формирование программы конференции - это Н О Р М А Л Ь Н О!!!

Делите денежные потоки и организационные. Чтобы в программу не попадали пустые рекламные доклады, за которые заплатили. Это снижает уровень конференции.

Кто нужен для классной конференции?
🤟 программный комитет. И это не организаторы - это 5-8 самых крутых в своей области экспертов по теме конференции
🤟 программный координатор - фиксирует результаты встреч и следит за выполнением обязательств членов комитета
🤟 коучи и тренеры для спикеров

Построение воронки докладов
👌 проактивный поиск докладчиков членами программного комитета за несколько месяцев до старта конференции
👌 рассылка сообщений по базе докладчиков (если она есть и сформирована)
👌 публикации в профильных сообществах по теме
👌 анонсы в чатах конференции
👌 РК и ретаргетинг на пустой сайт конференции с баннером "Принимаем доклады"

Система фильтрации
🤔 собираем тезисные данные с потенциальных докладчиков. Докажи, что ты профессионал))
🤔 гуглим все про докладчика - его видео, соцсети, отзывы предыдущих выступлений. Если не хватает данных - программный комитет созванивается потенциальным докладчиком и обсуждает детали по телефону. Иногда по телефону можно сделать даже полный прогон выступления

Важно! Если докладчик не может сделать внятные тезисы навряд ли он хорошо выступает. Каша в голове - есть каша в голове.

На заметку
Всех докладчиков заводим в CRM и назначаем регулярность контакта с ним.

Система подготовки докладов
🔥 вычитка тезисов и презентаций.
🔥 структурный коучинг - задавайте вопросы. С чего ты начнёшь? Какую проблему решишь? Как завершишь?
🔥 тематический коучинг - от профессионалов в своём деле
🔥 тренинги и вебинары для докладчиков - обучение сторителлингу, ярким выступлениям. Это оплачивается организаторами. Для докладчика бесплатно
🔥 школа публичных выступлений

​​Как сформировать расписание?

🤔 похожие темы ставьте друг за другом, а не параллельно. Все параллельные доклады участнику должны быть неинтересны
🤔 размер зала должен быть подходящим для участников
🤔 равномерно распределите интересы - до обеда должно быть примерно столько же интересного, как и после. Чтобы не получилось так, чтобы все интересное скоцетрировалось в конкретной части конференции.
🤔 активных докладчиков нужно ставить сразу после обеда - чтобы разбудить людей
🤔 расписание должно сужаться к вечеру (иначе будет мало людей на каких-то финальных докладах)
🤔 не ставим широкие доклады параллельно с узкими темами. Иначе докладчики с узкими темами просто не соберут аудиторию.

Лайфхак - обязательно расскажите, что у вас 400 заявок от докладчиков на 120 мест. Не выходишь на связь - не хочешь выступать 😄

Техническая сторона подготовки презентации
👌 чёткий формат презентации
👌 шаблон презентации для докладчиков
👌 подготовить рекомендации по подготовке презентации
👌 заранее сделать отметки для технарей, если есть gif/видео

Делайте вечеринку после конференции!
🔥 начинается во время последнего доклада, чтобы сразу по завершении мероприятия людям не нужно было ждать
🔥 по возможности минимальное расстояние от места конференции, иначе большая часть людей просто не доедет
🔥 много посадочных мест для общения
🔥 лёгкий алкоголь - для настроения и общения, а не чтобы напиться
🔥 проводите вечером первого дня конференции

Совет - делайте вечеринку в центре площадки и там, где концентрируются стенды спонсоров. Они скажут вам спасибо 😄

Профессиональное общение толкает мир вперёд! Мотивируйте участников программного комитета этим тезисом 😄

Как собирать отзывы участников на доклады? Если участник хочет получить видео после конференции (или на 2 недели раньше остальных) - заполняет опросник.

После формирования пула докладов участники могут в личном кабинете отметить, куда бы они пошли, а куда - нет. Это не влияет на конечное решение, но учитывается программным комитетом при формировании программы.

Если докладчик классный спец, но плохо выступает, с ним работает коуч/тренер. Если качество его выступления все равно хромает, но наполнение доклада норм, то его переводят в менее значимый зал.

Как выбрать модераторов конференции?
Идеальные кандидаты - члены программного комитета, которые могут рассказать о спикерах и его докладе.

Как PRщику "продать" спикера для участия в конференции?
Любой программный комитет любит общаться со спикерами напрямую, а не через PR/HR. Но если уж так сложилось - пишите письмо, о чем будет выступление и почему он может эту тему раскрыть. Круто, если о вашем спикере есть страница в Википедии - это повышает шансы. Посмотрите соцсети ваших спикеров - они должны быть осознанными, а не с котиками 😄 по ним программный комитет будет делать выводы, поэтому приведите это все в порядок.

Всю переписку (и оргкомитета, и программного комитета, и общение со спикерами) удобно вести через одну площадку. У организаторов конференции HighLOAD это делается через CRM.

​​Третью секцию докладов я встречаю на лекции "Event-брендинг как инструмент повышения, эффективности мероприятия. Делаем мероприятие лучше с помощью визуальных решений" от Ирины Чуйковой и Елены Маткевич. Тема ооочень актуальная для меня 😄😄😄

Event-branding - визуальный ключ мероприятия.

Он реализовывается в digital+оформление+полиграфия+атмосфере

Что входит в креативную концепцию атмосферы события?
🤟 название/слоган
🤟 видеоконтент
🤟 зоны взаимодействия с гостями
🤟 меню и варианты кейтеринг
🤟 логистика события (время и место)

Среднее количество контактов с брендом в рамках подготовки и проведения мероприяти превышает 100 раз! Поэтому с брендингом нельзя ошибиться

Лайфхаки event-брендинга
🔥 световое оформление создает атмосферу и сокращает бюджет на застройку. Светом и цветом можно зонировать разные локации. Используйте проекционные решения для брендирования фасадов зданий, где проходит мероприятие. Будет и навигация, и вау-эффект, и экономия

🔥 хэштег для мероприятия уникальный и всегда на виду. Делайте хештеги в виде артобъектов. Фотозона = креатив+логотип×репост

🔥 на пресс-волое логотипов много не бывает. Никогда не знаешь, куда встанет человек. Важно, чтобы логотипы были видны при любом раскладе

🔥 полиграфия в руках и на виду. Напомните о своём мероприятии с помощью воблеров, делайте флеш-тату, брендируйте стаканы. Следите за трендами - делайте стикеры полиграфические и, например, для телеграм. Подумайте и пошутите на тему профессиональных особенностей.

🔥 бейдж - паспорт события. Имя и компания - крупно. Для одностороннего бейджа - всегда два отверстия (чтобы не переворачивался). Одно отверстие, если двусторонний и на обороте размещена информацию об участнике на другом языке или бейдж не именной. Оборот можно использовать для программы или отвлекающих механик - квестов, карт и т.п.

Пространство! Главное - это вписаться 😄

Важно! Логотип на трибуне всегда попадает в кадр. Модный тренд - интерактивные трибуны, фото и видео из одного и того же зала будут с разными посылами и сообщениями. Можно брендировать спикеров - футболки поло и т.п.

Совет - выбирайте контрастное оформление, чтобы не слиться с площадкой. Пример - заказчик хотел оформление в стиле эко в зелёном парке. Делайте фотопривязки, чтобы показать, это будет выглядеть плохо и потеряется.

Забота в гостях:
🤟 стикер в лифте напротив нужного этажа
🤟 брендирование тротуарной плитки с указателем
🤟 брендирование лестницы, которая ведёт к мероприятию

Транспорт может быть частью брендингом площадки. Например, фуры для перевозки техники и т.п. - они могут служить для зонирования мероприятия, дополнительной фотзоной и добавляют масштаба