Создание своих списков автозаполнения

Если написать название месяца, а затем протянуть его к другим ячейкам — Excel автоматически подставит названия остальных месяцев, ведь эти названия прописаны в настройках.

Если к подобным спискам вы хотите добавить и свой, перейдите на вкладку Файл → Параметры → Дополнительно → Общие → Изменить списки.

В появившемся окне выберите пункт Новый список, введите нужный текст с новой строки и нажмите Добавить, чтобы сохранить изменения.

👉 @Excel_lifehack

Если хотите реализовать в ячейке выпадающий список с датами со вчерашней по завтрашнюю, то это можно сделать введя в какой-то диапазон ячеек три простые формулы:
=СЕГОДНЯ()-1
=СЕГОДНЯ()
=СЕГОДНЯ()+1
Они будут всегда возвращать нужные даты, а в самой проверке данных нужно выбрать пункт "Список" и указать диапазон ячеек с формулами. Но снова напоминаем: СЕГОДНЯ() возвращает текущую дату вашей операционной системы. Если она неправильная, то и формула будет работать неверно.

👉 @Excel_lifehack

​Проверка читаемости документа

Вы можете узнать, есть ли в вашем документе незначительные ошибки, которые портят его читаемость. Для этого перейдите на вкладку Рецензирование и выберите пункт Проверить читаемость.

В появившемся меню справа вы сможете посмотреть все ошибки, которые для лучшей читаемости желательно заменить. На примере на картинке это Объединённые ячейки и Имена листов по умолчанию.

Нажав на стрелку рядом с каждым пунктом, вы увидите рекомендуемые действия, чтобы исправить эти ошибки.

👉 @Excel_lifehack

Не так давно у пользователей Office365 появилась возможность работать с новым типом данных - Акции. Эта опция позволяет распознать введенное текстовое название компании и подгрузить данные о её текущем курсе акций, стоимости на момент последнего закрытия, капитализации фирмы и многое другое.

Для таких манипуляций не требуется никаких сложных действий - все операции выполняются очень легко и быстро. Инструмент понравится тем, кто часто работает с данными с фондовых рынков и до этого тянул их в Excel парсерами или другими сложными способами. Но помните, что даже сам Microsoft не рекомендует пользоваться полученными данными для торговли (лучше использовать специализированные источники).

👉 @Excel_lifehack

Внесение данных на несколько листов одновременно

В Excel можно вводить данные на несколько листов сразу.
Для этого сперва выделяем листы, с которыми будем работать — нажимаем CTRL и мышкой выделяем нужные листы. Таким образом, они будут сгруппированы.

Далее вводим данные на первом листе. Все, что вносим в таблицу, будет копироваться и на остальные выделенные листы.

После того как все необходимые данные внесены, листы надо разгруппировать.
Для этого нажимаем правой кнопкой мыши по названию листа и в раскрывающемся списке выбираем Разгруппировать листы.

Такой прием действует для ввода и данных, и формул, и форматирования.

👉 @Excel_lifehack

Один из способ запрета прокрутки листа реализуется через закрепление ячеек. Нужно выделить ячейку рядом с правым нижним углом фиксируемой области, а затем закрепить строки выше и столбцы левее этой ячейки.

Оставшиеся незакрепленныи строки и столбцы можно скрыть. После этой операции ни колесо мышки, ни полосы прокрутки не дадут сдвинуть лист и скрыть из поля зрения зафиксированную область.

👉 @Excel_lifehack

​Как разделить текст по столбцам?

Предположим, у вас есть несколько ячеек с именем и отчеством, но вы хотите сделать так, чтобы имя и фамилия отображались в разных столбцах.

В таком случае выделите нужные ячейки и перейдите на вкладку Данные → Текст по столбцам.

Нажмите кнопку Далее, затем выберите символ-разделитель (пробел, дефис, запятая и т.д.) и в последнем пункте нажмите Готово.

В результате имена останутся в первой ячейке, а отчества — перейдут в соседнюю.

👉 @Excel_lifehack

Вариант визуализации продолжительности и времени начала/окончания рабочего дня на какой нибудь простой диаграмме.

Можно попробовать сделать это через обычную гистограмму с накоплением. Правда придётся вычислить продожительность (из времени окончания работы вычесть время начала) и остаток времени до конца суток после завершения работы (из единицы вычесть время окончания работы). Получается вполне наглядно, а главное просто и быстро в построении.

👉 @Excel_lifehack

​Использование камеры вместо копирования

В Excel есть опция Камера, которая позволяет скопировать и «сфотографировать» ячейки, но вставить их уже в другом месте или листе в виде изображения.

Это изображение полностью динамическое: если изменить данные исходной ячейки, данные во вставленном изображении тоже будут изменены.

Этой функции нет в стандартном интерфейсе Excel, но её можно добавить, нажав на стрелочку рядом с панелью быстрого доступа.

Далее выберите Другие команды → Все команды, найдите в списке пункт Камера и нажмите Добавить, чтобы вынести её на панель быстрого доступа.

👉 @Excel_lifehack

В версии Excel 2013 появился интересный инструмент - Мгновенное заполнение. Он очень полезен в ситуациях, когда надо обработать несколько строк данных и получить какой-то результат.

Например, имея отдельные столбцы с Фамилией, Именем и Отчеством, нам нужно получить в одном столбце формат вида Фамилия И.О. Вместо написания формулы, можно воспользоваться мгновенным заполнением. Работает очень просто:
- вводим 1-2 примера результата, который хотим получить (вводим обязательно в соседний столбец),
- когда Excel выявит шаблон для заполнения, он даст подсказку. В этот момент жмем Enter!

Помните, что чем сложнее шаблон обработки, тем больше примеров потребуется программе. И не забывайте проверять результаты, чтобы избежать досадных ошибок.

👉 @Excel_lifehack

​Преобразование числового формата в текстовый

Excel округляет все числа, которые следуют за 15 цифрами до нуля, поэтому при работе например с кредитными картами или другими кодами нужно преобразовать числа в текстовый вариант.

Для этого:

— Шаг 1
Выберите ячейку или диапазон ячеек, который требуется преобразовать в текстовый формат.

— Шаг 2
Нажмите комбинацию клавиш CTRL + 1, и в появившемся окне в разделе Числовые форматы выберите Текстовый формат.

👉 @Excel_lifehack

Простой кредитный калькулятор

В новых версиях Excel встроены готовые шаблоны, в том числе и Кредитный калькулятор.

Чтобы воспользоваться таким шаблоном, перейдите на вкладку Файл → Создать и в разделе Поиск шаблонов в сети найдите документ с названием Кредитный калькулятор.

После этого в открывшемся документе необходимо указать сумму кредита, процентную ставку и период кредитования. Шаблон автоматически рассчитает общую сумму процентов, количество платежей, а также сумму ежемесячных взносов.

👉 @Excel_lifehack

В Excel есть множество способов настроить внешний вид графика или диаграммы. Один из них - замена стандартных маркеров на какое-то изображение (например, на логотип или значок).

Делается это очень просто. Достаточно заранее приготовить картинку, а затем в параметрах ряда данных, в настройках маркера указать заливку в виде "Рисунка или текстуры" и выбрать нужный файл. При этом размер и форма маркера-картинки задаются так же, как и обычно.

👉 @Excel_lifehack

​Использование последнего значения

Бывают ситуации, когда нужно видеть только последнее значение в том или ином столбце.

Предположим, это подсчёт пробега автомобиля. В поле с итогами вам нужно не суммировать данные, а просто посмотреть последние показатели пробега.

В таком случае воспользуйтесь функциями =ИНДЕКС() и =СЧЁТ(), вложенными друг в друга. У вас должна получиться формула =ИНДЕКС(A6:D6;СЧЁТ(A6:D6)).

A6:D6 в этой формуле обозначает ссылку на один и тот же диапазон ячеек, из которого требуется вынести последнее значение.

👉 @Excel_lifehack

По умолчанию при построении сводной таблицы и добавлении нескольких полей в область строк мы получаем вложенную иерархию. Часто это бывает довольно наглядно и удобно. Но если добавлено много полей, то чтение таблицы может оказаться затруднительным.

В таком случае лучше всего перестроить ее в классическую плоскую таблицу. Такая возможность предоставляется командами, расположенными на вкладке Конструктор.

👉 @Excel_lifehack

​Интерполяция графика в Excel

Предположим, у вас есть информация о 2 товарах: в первом товаре вам известны данные за все месяцы продаж, а во втором — только за определённые.

Если попытаться поместить эти данные на график, второй товар будет отображаться только в виде одиночных точек.

В таком случае воспользуйтесь интерполяцией графика: выделите график и перейдите на вкладку Конструктор → Выбрать данные.

В появившемся окне нажмите кнопку Скрытые и пустые ячейки и выберите Линии в следующем меню.

👉 @Excel_lifehack

В качестве фона примечаний можно не только использовать различные цвета, но и добавлять изображения с диска или из Интернета. Изображение будет занимать всю площадь примечания, поэтому текст в нем может смотреться не очень хорошо.

Для добавления фонового рисунка нужно перейти в настройки формата примечания и выбрать соответствующий вариант заливки. При желании можете изменить настройки изображения, например сделать его немного прозрачным. Самое сложное - попасть мышкой точно на границу примечания. Только тогда появится нужное контекстное меню при клике правой кнопкой мыши.

👉 @Excel_lifehack

​Как превратить данные в подробную диаграмму?

В Excel есть встроенная надстройка Социальный граф, которая позволяет в пару кликов создавать диаграммы на основе выбранных данных.

Чтобы её использовать, перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку, обозначенную на рисунке ниже.

В появившейся диаграмме можно редактировать тип, тему и фигуры диаграммы, а также присваивать ей данные из рабочего листа в виде ссылок на ячейку. Данные будут представлены в виде определённого количества выбранных фигур, каждая из которых соответствует значению 10.

👉 @Excel_lifehack

Встроенных функций в Excel очень много, но некоторые задачи приходится решать посредством написания собственных пользовательских функций (UDF). Например, получить из ячейки с текстом новый текст, в котором слова будут расставлены в обратном порядке, поможет коротенькая функция, которую мы назвали ОБРПОРЯДОКСЛОВ.

У нее всего два аргумента: текст, который надо обработать, и разделитель частей текста (пробел, точка с запятой или другой). Используется точно так же, как и обычные функции. Код можете найти в файле ниже.

👉 @Excel_lifehack

​Импорт курса валют из интернета

Чтобы импортировать курс валют или другие данные с автоматическим обновлением, нужно:

— Шаг 1
Зайти на вкладку Данные → Из Интернета.

— Шаг 2
Введите URL-ссылку на сайт, с которого будет браться информация. Например: http://www.finmarket.ru/currency/rates/

— Шаг 3
Дождитесь загрузки и нажмите Загрузить на вкладке Представление таблицы. Все возможные данные будут вынесены в таблицу с автообновлением.

👉 @Excel_lifehack

Размеры объектов в Excel очень удобно изменять используя некоторые полезные клавиши. Например, если зажать SHIFT и менять размер фигуры, перетягивая маркер в ее углу, то размер будет меняться, но соотношение сторон останется прежним. Это удобно, например, при рисовании круга или квадрата.

А если зажать клавишу ALT и менять размер фигуры, то можно подстраивать ее точно под границы ячеек, над которыми она расположена. Для изображений такой прием тоже работает, но сначала нужно будет отключить в настройках "Сохранение пропорций".

👉 @Excel_lifehack