Забитый под завязку календарь, может, и выглядит круто, но работает против вас

Объясню на примере своего.

Раньше я наполняла календарь под завязку, чтобы уместить:

▪️Разнообразные разговоры с коллегами, руководителем и командой

▪️Работу с документами

▪️Решение стратегических вопросов

▪️Зелёные задачи, направленные на развитие

▪️И ещё кучу дел.

И это была неудачная идея.

Потому что каждый раз, когда прилетало что-то срочное, у нас с помощницей вскипал мозг в попытках сдвинуть, отменить или перенести на другой день ранее запланированное. Угадайте, что первым делом шло «под нож»?

Правильно (нет!) — мои «встречи с самой собой» для стратегических размышлений, рефлексии и другой уединённой работы.

Ведь если участник встречи всего один, то перенести её проще.

А когда речь идёт о многих людях, возникает ощущение бОльших обязательств, и требуется нехилая многоходовочка:
— передоговориться с участниками,
— найти другое удобное всем время,
— поохать, что решение вопроса сдвигается на неделю, а то и несколько.

А для своих задач мне как бы проще время найти, ведь я у себя всегда под рукой.

Ага! «Как бы».

По факту непредвиденное происходит не только сегодня, но и завтра, и послезавтра, и на следующей неделе. Выходит, позаниматься задачами, требующими тишины и сосредоточенности, можно только за пределами рабочего дня, когда заканчиваются все запланированные встречи.

С одной стороны, вполне себе рабочая схема, но.

Даже если вывести за скобки человеческую потребность общаться с семьёй и заряжать батарейки, чтобы не выгореть, есть ещё сотрудники, у которых регулярно возникают быстрые срочные вопросы или документы на подпись. И этим товарищам приходится охотиться за мной, чтобы поймать между встречами буквально у туалета. Ну или записываться в график «на через неделю».

И вот что спасло кучу нервов мне, помощнице и сотрудникам.

Я забронировала 2 часа каждый день для всего срочного и непредвиденного. На год вперёд.

Теперь:

🔹Если возникает вопрос, требующий немедленного обсуждения, сотрудники всегда могут «вписаться» в график прямо сегодня.

🔹Если прилетает горящая задача, помощнице не приходится перевёрстывать весь график и тратить уйму времени на перенос встреч.

🔹Для любого срочного вопроса всегда есть резерв.

🔹А если ничего непредвиденного в этот день не появилось, я могу инвестировать это время в решение несрочных важных вопросов.

Я называю этот интервал в календаре «Счастливыми часами». Потому что они и правда сделали мою жизнь гораздо счастливее.

Такой способ полезен не только руководителям, но и рядовым сотрудникам. Потому что каждому нет-нет, да и прилетает что-то незапланированное.

А вы оставляете себе резерв времени?