5 бесплатных сервисов для работы с документами

Редактировать PDF — Ilovepdf
С помощью веб-сервиса можно сжимать файлы для отправки по почте или в мессенджерах, удалять и добавлять отдельные страницы, разделять и совмещать файлы.

Подписать цифровую версию документа — Контур.Крипто
С помощью облачного сервиса можно быстро подписать документы, не требующие моментальной отправки контрагенту. Поставить электронную подпись можно на файлы различных форматов: PDF, Word, Excel, сканы и фото.

Распознать PDF документы — DBrain
Нейросеть помогает распознать данные из 23 разных типов документов (накладные, паспорта, договоры, ИНН и другие), сохраненных в формате PDF. Алгоритм очищает изображение от искажений, выравнивает страницу документа и быстро извлекает данные из файла. Сервис может быть интегрирован с любой современной системой электронного документооборота.

Проверить договор на риски — Contract
Сервис на основе ИИ подсвечивает пункты договора, на которые следует обратить внимание, а также дает рекомендации по изменению формулировок. Поможет быстро проверить документ и снизить риски при заключении контракта.

Создать единую базу знаний и документации — Документерра
Отечественный сервис поможет импортировать все корпоративные документы, структурировать их в папки, создавать новые по шаблонам или переводить на любые языки мира.


➡️ Подборку помогли собрать коллеги из компании Embedika.


#Нейросеть | #Подборка | #Документы

@GoodDocsDesign

Цитирование. Границы и заливка текста

Подписчик недавно заказывал рекомендации по оформлению отзыва на кассационную жалобу. И я хотел показать, как мы оформили доводы и контрдоводы. И заодно рассказать про приём такого оформления в Word.

По сути, в отзыве идёт диалог между сторонами, поэтому доводы ответчика можно изобразить в виде цитирования. Осталось только оформить похожим способом контрдоводы, чтобы между ними была связь. Но и их же немного отличить от доводов. Делаю их без заливки текста и с более светлой линией. А под ней таким же серым цветом делаю нумерацию. Которая условиями раскрывает пояснения котрдовода.

Главное, чтобы оба элемента были неброскими. Не хотелось делать их привычным способом, в виде полужирного заголовка размером в абзац.

Ниже простой приём, как сделать похожее оформление в Word⬇️


#Пример | #ГраницыИзаливка | #Текст

@GoodDocsDesign

🕐Время изучения: 5 минут.

Небольшая статья об одном из принципов дизайна. Почему важно близкие по смыслу элементы располагать вместе. Например, элементы реквизитов договора или сторон.

Также в статье есть пример хорошей структуры формы для заполнения. Она может пригодится для ваших таблиц или других задач.

➡️Ссылка на статью: https://vk.com/@-62268523-pravila-blizosti-v-dizaine


#Статья │ #ПринципБлизости

@GoodDocsDesign

Реквизиты сторон

Никогда не понимал, почему столько разных вариантов оформления реквизитов встречаю. И каждый изощрённее другого. Почему нельзя сделать проще, зачем усложнять?

В примере данные раскиданы по таблице, а для чего? Может, есть какие внутренние процессы, которые требуют именно такую сложную форму. Тут, кстати, принцип близости совсем не соблюдён.

Про заголовок отдельно. Зачем так его обозначать? Получается, кроме адресов и платежных реквизитов больше ничего нет. Но есть же почтовый адрес, эл. почта и т. д.

Также мне нужно выложить следующий раз пост про знаки препинания в заголовках.

Ниже простой вариант оформления⬇️


#Пятница │ #Реквизиты

@GoodDocsDesign

Вариант исправления

Упрощаем заголовок. Можно добавить подписи, если они вместе.

Далее такая же простая таблица, но со структурой:
🛑наименование сторон;
🛑реквизиты сторон;
🛑в конце — банковские реквизиты.

Часто мы указываем банковские реквизиты в середине, а далее контакты. Но по логике можно понять, что это контакты банка. И в силу привычки мы понимаем, что эта информация относится к организации, а не к банку. Лучше, конечно, всё это отделять, одни реквизиты к одним, другие — к другим.

Этот пост больше про структуру, чтобы каждые данные находились вместе. Вариантов же оформления много, и чем проще, тем лучше.

Интересный пример, когда название каждого реквизита залито серым цветом, так они лучше воспринимаются. И ещё один плюс — убирается проблема со знаками препинания. Обычно после адреса ставим двоеточие, а после ИНН, нет и т. д. Лучше, чтобы было единообразие.


P.S. Всем хороших выходных!

#Пятница │ #Реквизиты

@GoodDocsDesign

🕐Время изучения: 5 минут.

Обещанная простая статья про оформление заголовков.

В начале автор объясняет про их структуру. Это может пригодится для работы с названием стилей и установкой их уровней в Word.

Во второй части рассказывает о знаках препинания в заголовках. Какие знаки и когда ставятся!

➡️Ссылка на статью: https://help.miratext.ru/blog/pravilno-li-vy-oformlyaete-zagolovki-proverte-sebya?ysclid=lw9nw2qciv89563019


#Статья │ #Заголовки │ #Оформление

@GoodDocsDesign

Должностная инструкция 🔒

Обновил файл с должностной инструкцией на закрытом канале. Теперь выносные элементы для подчёркивания заголовков в виде таблицы. Прошлое решение было не практичное. В следующем посте приём, который показывает, как можно установить точные размеры высоты строки в таблице.

Также структурировал все стили документа и немного поправил общее оформление.

➡️Ссылка на канал: https://news.1rj.ru/str/GoodDocsAdvancedbot?start=promoSen5


#Шаблон │ #ДолжностнаяИнструкция

@GoodDocsDesign

🕐 Время изучения: 5 минут.

Как-то заметил, что крупные компании используют в своих документах цвет. Поэтому стал больше обращать на него внимание. И впоследствии использовать в своих задачах.

Применять стал только в случае большой необходимости. Когда нужен контраст с обычным текстом в сложных документах или же привлечь внимание к нужному тексту. Уточню, речь не о судебных документах!

Углубляясь в процесс, забыл об психологии цвета. Что с её помощью можно аккуратно контролировать внимание. Конечно, пестрить в документах не нужно, но тёплый цвет иногда будет уместен.

В процессе изучения вопроса наткнулся на хорошую статью:

Цвет можно сделать инструментом коммуникации — влиять на впечатления пользователей и стимулировать их к желаемым действиям.

При выборе подходящего цвета, кроме психологии, символизма и цветовых склонностей аудитории, следует ещё учитывать устоявшуюся гамму, которая характерна для той или иной сферы или продукта.

➡️ Ссылка: https://netology.ru/blog/10-2023-color-psychology


#Статья │ #ПсихологияЦвета

@GoodDocsDesign

Открывая очередной договор на проверку, представляю, что в нём будет грамотно структурированы все условия. Читать его будет легко и удобно. Для поиска нужной информации не буду бегать по всему документу или использовать поиск. Конечно, понимаю структуру документа и знаю, в каком разделе находится нужное мне условие. Но и там можно перечитывать всё, пока не найдёшь. С опытом мы научились разбираться иногда в «хаосе».

Но всегда можно сделать лучше! Например, добавить подзаголовки. В любом объёмном типовом разделе это сыграет только на руку, если выделить однотипные условия из общих или ключевые условия. Время на изучение договора сократиться в разы.

Ниже привёл два способа оформления, которые применяют чаще всего.⬇️


#Приёмы │ #Подзаголовки

@GoodDocsDesign