Завершающий в этой серии пост про «уровни делегирования».

На всякий случай напомню ☝️

👑📜Делегирование — это передача полномочий для выполнения задачи, которых раньше не было у исполнителя.

📜Постановка задачи — это только часть процесса делегирования, которая включает описание того, что нужно сделать. Поставить задачу можно в рамках полномочий исполнителя и тогда делегирование не потребуется.

Всего условно выделяют 7 уровней делегирования, подробнее про каждый ниже 👇

Уровни делегирования:

👶🏻 👑 Делай как я тебе сказал
Тимлид выдает инструкции, что и как надо сделать. Исполнитель только следует инструкции.

🔍👶🏻Исследуй и я скажу как делать
Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче. Тимлид принимает решение о том, как задачу делать на основе материалов, представленных исполнителем.
Исполнитель получает небольшую степень свободы в части сбора материала, но у него все еще не достаточно навыков или знаний для самостоятельной проработки решения, поэтому при выполнении задачи он следует инструкциям тимлида.

🔍👯Исследуй и вместе решим
Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче. Исполнитель может предложить свои варианты. На этом уровне у исполнителя может не хватает знаний и навыков, чтобы верно обосновать свой выбор решения.
Тимлид и исполнитель обсуждают варианты решения задачи, вместе выбирают тот, который будет использоваться. Задача тимлида в процессе совместного обсуждения научить исполнителя аргументировать выбор решения и сравнивать разные варианты между собой.
Исполнитель делает задачу в соответствии с выбранным вариантом решения.

🕵🏻‍♂️☝️Исследуй, анализируй, предложи и я решу
Исполнитель исследует и собирает материал по задаче. Исполнитель анализирует собранный материал и предлагает варианты решения. На этом уровне исполнитель уже должен уметь сравнивать варианты решения между собой и выбирать тот вариант, который является оптимальным.
Тимлид контролирует выбор исполнителя, ответственность за выбранный способ решения все еще принадлежит ему.
Исполнитель выполняет задачу по выбранному варианту решения.

🕵🏻‍♂️👀 Исследуй, анализируй, реши сам
Исполнитель сам выполняет путь от сбора материала до выбора варианта решения. Исполнитель информирует тимлида о выбранном варианте решения до того, как приступает к работе.
Тимлид уже не несет ответственность за выбранный исполнителем вариант решения, но все еще может скорректировать выбранный вариант при необходимости.
Исполнитель выполняет задачу.

👨🏻‍💼ℹ️ Сделай и проинформируй
Исполнитель сам выбирает решение для задачи и выполняет его.
Исполнитель информирует тимлида о результатах выполнения задачи.

👨🏼‍🦳🦾 Делай сам.
Исполнитель полностью самостоятельно решает поставленную задачу. Тимлид не контролирует исполнителя.

Это был мой эксперимент 👩‍🔬, когда я делала серию постов по одному конспекту с визуальными заметками. Собственно вот ☝️. Надеюсь вам понравилось.

Если да, то вот ещё 📚 серия статей на моем стареньком блоге про постановку задач, делегирование и контроль:

1️⃣ Постановка задач и делегирование:
https://egert.ru/task-and-delegation/
2️⃣ Про уровни делегирования: https://egert.ru/task-and-delegation-part2/
3️⃣ Про типы контроля выполнения задач: https://egert.ru/task-and-delegation-part3/

🎯Свою неделю я обычно начинаю с планирования - приоритеты на неделю, ключевые задачи и даты, мероприятия.

Например, на этой неделе я буду готовится к открытым мероприятиям в рамках Лиги игр аналитиков:

🎨🕵️ 5 апреля среда с 19:00 до 21:30 буду вести мастер-класс для руководителей "Техники визуализации для развернутой обратной связи". Звучит страшно, но будет весело - на кейса разберём шаблон для проведения встречи с сотрудником.

🚀👨‍🚀 8 апреля суббота с 12:00 до 19:00 игра "Работа с заинтересованными лицами в условиях полной невесомости" для аналитиков, которым интересно отточить мастерство работы с разными типами заказчиков на практике.

И это не все, заходите по ссылке и смотрите все расписание.

Все мероприятия бесплатные и очные, но нужна запись. Количество мест ограничено.

📍Локация: офис Крок, Волочаевская 5к1, Москва

Нахожусь в поиске интересных событий, где можно узнать что-то полезное для работы с моей группой аналитиков.

В апреле решила попробовать «конференцию» в онлайн формате - Podlodka Teamlead Crew. С некоторыми спикерами я познакомилась лично на конференции, мне понравилась подача и структура материала.

А тут ещё формат необычный:
⏰Два доклада в день, утром в 10:00 ☀️ и вечером в 19:00 🌙. Хорошо стыкуется с рабочим графиком.
💵Цена - 4900р, если платить за себя самой.

Проходит с 10 по 14 апреля.

🧐В программе конференции меня заинтересовали:

10 апреля - 19:00 – 20:00
Виталий Шароватов
🤷‍♀️🤷‍♂️Доклад «Почему мы все называем командами то, что командами не является»

11 апреля - 19:00 – 20:00
Никита Дубко
☎️🎧Доклад «Давайте созвонимся на пару минут»

13 апреля - 10:00 – 11:00
Станислав Цыганов
🛒🥪Доклад «Продуктовый подход для тимлидов»

Это не все, что я отметила для себя. Ходить планирую каждый день :)

Полностью программу можно посмотреть здесь: https://podlodka.io/tlcrew

💁🏼‍♀️ tl_crew_10_In9I7l это промокод на "конференцию" Podlodka Teamlead Crew, который позволит сэкономить 500р 👌

😱Со времени предыдущей публикации прошло несколько месяцев. За это время в моей жизни произошло одно значимое событие, а еще на канале появились новые подписчики.
😜 А значит пришло время для нового поста-знакомства.

Привет!

Меня зовут Катя Герт. Я руководитель группы аналитиков.
Совсем недавно я ушла из Крок, где проработала 12 лет 9 месяцев и 14 дней. Теперь работаю в новой компании.
И это не просто перемещение, это изменение практически на 180 градусов. Продуктовая разработка вместо заказной, информационная безопасность вместо документооборота.
Название компании пока придержу в тайне ;)

Я работаю аналитиком с 2009 года. За это время приняла участие в большом количестве проектов. Но в основном все они относились к одному из следующих направлений:
• Системы электронного документооборота;
• Интеграционные проекты;
• Судебно-арбитражное делопроизводство.
Плюс теперь в копилку добавится информационная безопасность.

Еще у меня есть муж, двое детей и кот с кошкой.

Очень люблю рисовать. Творчество - это мое топливо. Оно дает мне вдохновение для решения сложных задач и поддерживает в трудные моменты.

Здесь я делюсь заметками о работе аналитика и разными полезностями. А еще своими рисунками.

🏊‍♀️ Сейчас я погружаюсь в новый дивный мир информационной безопасности - для меня это новая предметная область. Мне вспомнилась картинка с заинтересованными лицами.
На ней представлены основные группы заинтересованных лиц, которые могут служить источником требований при проектировании нового решения и погружении в новую предметную область.

🤔 Но сейчас мне кажется, она подходит для заказной разработки и не очень подходит для продуктовой разработки.
Возможно, стоит ее скорректировать? Что скажете?

Если не заглядывать 🤫 в Вигерса, то «Словарь методических терминов» даёт такое определение:

Интервью — один из вспомогательных методов исследования; беседа исследователя по заранее намеченному плану с лицом или группой лиц, ответы которых на все вопросы служат исходным материалом для обобщения, исследования, принятия решения.

В определении есть несколько ценных мыслей.

🤷‍♀️🤷‍♂️Участники
Как минимум в интервью участвуют двое: 🧐исследователь и 🙋‍♂️интервьюируемый. Для простоты в контексте данной статьи назову их аналитик и заказчик. Если заказчик один - интервью индивидуальное, если больше двух и до «условно» пары десятков - групповое, еще больше - массовое.
Я лично проводила чаще индивидуальные и очень редко групповые интервью. Массовые именно в формате интервью не встречала, скорее в формате анкетирования.

🧱🧱Этапы
Интервью включает в себя следующие этапы:
1. Подготовка
На этом этапе нужно сформировать план интервью, договориться с участниками о времени и месте проведения интервью.
2. Проведение
На этом этапе нужно обсудить с интервьюируемым вопросы, зафиксировать ответы и не только. В рамках интервью важно установить доверительные отношения.
3. Обработка результатов
На этом этапе аналитик изучает собранную информацию и фиксирует результат интервью в виде протокола или другого артефакта. В результате интервью могут быть зафиксированы договоренности, открытые вопросы, полученные ответы. Возможно, намечается следующая встреча для уточнения открытых вопросов.

👮‍♂️👮🏻‍♀️Формат беседы
Здесь важно обратить внимание, что есть граница между беседой и допросом. И эту границу точно не стоит переходить. Это значит, что заказчик должен чувствовать себя комфортно. В реакции аналитика не должно быть оценивания ответов Заказчика как правильных или неправильных.

🥰🥰Критерии успешной беседы
Если заглянуть в определение беседы в тот же словарь методических терминов, то можно найти отличные критерии того, что нужно аналитику для проведения успешной беседы:
1. Наличие продуманного плана;
2. Умение получать сведения не только путём наблюдения в ходе беседы, но и косвенно, наблюдая за реакцией;
3. Умение уточнять интересующие факты в процессе;
4. Наличие близкого личного контакта с собеседником.

Итого
💸Интервью может быть довольно затратным способом для выявления требований, т.к. требует много времени как минимум одного аналитика. Аналитику нужно потратить время не только на подготовку, проведение и обработку результатов интервью. Есть ещё дополнительные затраты, например на дорогу к вашему собеседнику.

☝️В тоже время формат интервью имеет массу плюсов:
1. Позволяет собрать информацию из «первых рук» с наименьшими искажениями;
2. Даёт возможность установить контакт с заинтересованными лицами, завоевать их доверие;
3. Возможность сочетать этот метод с методом «наблюдение». Попросить показать, как заказчик решает какую-то задачу, пользуется текущим решением.

👩‍🚀Несколько раз я выступала в роли ведущей игры для аналитиков — «Работа с заинтересованными лицами в условиях полной невесомости». К слову я же, один из авторов :)

👽В игре моим любимым образом был образ Джейн Доу - директора отдела продаж и монетизации вымышленной корпорации «КосмосХей». Джейн в рамках игры самый требовательный и резкий в плане коммуникаций персонаж. Зациклена на безопасности данных клиентов и информации по сделкам. Не доверяет информационным системам и продуктам.

В рамках игры команды из аналитиков отрабатывали навык проведения интервью.

Последняя такая игра проходила в рамках Лиги игр аналитиков в КРОК. Ее участники подсветили, что было бы неплохо добавить в игру немного теории ☝️. И я решила написать пост про интервью. Хотя скорее это будет серия постов :)

P.S. На фото мнение участников о моем персонаже из анкет обратной связи. Спасибо вам ☺️

Про формат интервью

Интервью может проводиться в разных форматах:
💻 Онлайн — все участники собираются на встречу с использованием приложения.
🤝Очно — все участники собираются очно, например в переговорного
💻🤝Гибрид — часть участников встречи онлайн, а часть - очно.

Онлайн-формат стал популярен в «ковидные» годы, когда личные встречи стали практически невозможны. А так был шанс посмотреть в глаза своему собеседнику. Сейчас препятствий к личным встречам нет, но часто мы продолжаем оставаться в онлайне.

Почему же так? У онлайн формата есть преимущества:
🌎 Можно собрать людей из разных городов и стран
💸 ⌛️Экономия на поездках. Даже если вы в одном городе, то на дорогу может уйти 1 - 2 часа. А если нужно собрать людей из разных стран или городов, то стоимость командировок может быть просто огромной.
📆 Легче найти время в календаре для встречи. Не надо бронировать переговорную или закладывать время на дорогу, можно буквально за минуту перескочить с одной встречи на другую.

Но конечно и без недостатков тут не обойдётся:
❌ Нет личного контакта. Самы большой, на мой взгляд, недостаток. Сложно на камеру передать личное обаяние, уловить невербальные сигналы от собеседника, проявлять эмпатию и вам и собеседнику. По моим наблюдениям в онлайн-формате собеседник легче переходит к категоричным и резким высказываниям по сравнению с личным общением.
❌ Технические проблемы и ограничения канала связи. Что может убить любую встречу в онлайн формате - это отсутствие интернета или низкая скорость. Ещё не мало проблем доставляет гарнитура. Особенно беспроводная, т.к. может сесть в самый неподходящий момент.
❌ Формальное присутствие и другие задачи параллельно. Если участник не поймёт зачем ему эта встреча, то может легко открыть параллельно почту, документ и начать делать свои задачи параллельно со встречей. Формально он тут, но на самом деле его - нет. Внимание ушло на другие задачи. В лучшем случае собеседник вернётся, если его назовут по имени, иногда несколько раз :)

Как можно улучшить ваши онлайн встречи:
🎥 Всегда включай камеру. Личный контакт будет лучше. Уже видно мимику собеседника. Легко ругать квадратик в zoom по имени Оля и намного сложнее так же резко высказать те же замечания, глядя в прекрасные Олины глаза.
🎨 Используй схемы, онлайн-доски. В общем добавь визуальный интерактив. Очень тяжело обсуждать сложные решения на «словах». Картинка даёт опору беседе. Онлайн-доска позволяет подключить всех участников ко встрече, легче удерживать их внимание. Подойдёт даже открытый «блокнот» со списком вопросов, в которых вы будете фиксировать ответы сразу же на глазах ваших собеседников.
📶 Проверяй средства связи заранее. Для особенно важных встреч хорошо подготовить запасные наушники. Не пытаться вести переговоры на даче или из парка. Там может быть плохая связь или ветер задувает в наушники, так что вас просто не слышат.

Ну что ж.. Онлайн от нас точно никуда не уйдёт и нужно аккуратно его использовать. Но самые важные встречи, особенно первые, лучше все же проводить очно. Желаю успехов 🦾

👆 Одну и ту же задачу можно решить разными способами. Одна и та же потребность пользователя может быть реализована в системе десятком разных способов. Каждый из них будет иметь свои плюсы и минусы.

Задача аналитика состоит в том, чтобы:
🎯 🎯 Понять цель, для которой проектируется система;
🪢🔀 Понять какими способами этой цели можно достичь;
👍🏻👎 Понять плюсы и минусы каждого способа и выбрать оптимальный.

Как проверить, что аналитик решил эту задачу хорошо?
Задать ему вопрос: «Почему ты предлагаешь делать именно так?».

Плохие варианты ответов:
❌ Мне так сказали
❌ Мне кажется, что надо так
❌ Молчание 😶

Такой ответ может являться проявлением того, что:
1. Аналитик не понял, в чем цель создания системы и как устроен автоматизируемый процесс.
2. Возможно, выявлены не все требования, и пробелы в них заполняются «фантазиями» на тему.
3. Аналитик не систематизировал источники требований и плохо в них ориентируется. Создаётся ложное ощущение «кажется» - где-то видел, кто-то говорил, и на этом ощущении проектируется решение.
4. Нехватка времени или опыта, в итоге экономия на качественной работе с источниками требований. Требования пишутся «под диктовку Заказчика».

👽 «Фантазия» - требование,которое не имеет основания в виде запросов от пользователей, нормативных документов или фактически наблюдаемого поведения. «Фантазия» формируется из опыта и знаний, которые были получены в другом контексте. Например, в другом проекте для другого заказчика.

🤷‍♂️ «Кажется» - ложное ощущение, что основание у требований есть, только не получается найти их источник или аналитик к нему не обращается, т.к. «точно помнит, что там написано».

🧐 Фантазии допустимы при проектировании, если аналитик осознанно к ним прибегает или заказчик пришёл за консалтингом. В таком случае фантазии становятся гипотезами. При этом важно понимать как гипотеза будет проверяться и что будем делать, если она окажется ложной.

🤓 Чем хочется закончить этот пост. Вне зависимости от грейда и опыта, чаще задавайте себе вопрос: «Почему я предлагаю именно такое решение?». И будет больше качественных и обоснованных требований в ваших спецификациях. Удачи ☺️

Если вдруг вы думаете о том, чтобы стать системным аналитиком в инфобезе, то вот хороший шанс пройти обучение и получить новый опыт 😎

🤔 Хотите стать системным аналитиком и присоединиться к команде Positive Technologies? Сейчас расскажем, как это можно сделать (причем совершенно бесплатно!).

Мы открываем Школу системного анализа. Ее преподаватели, эксперты команды PT Analytics, помогут вам подтянуть теорию, а главное, вместе с ними вы разберете множество практических задач.

Лучшие выпускники после окончания обучения получат предложение о работе в нашей компании и все без исключения — спецификацию, которая будет отлично смотреться в портфолио.

🤓 Кто может попасть в школу

Ждем заявок от студентов старших курсов бакалавриата, специалитета и магистратуры любых факультетов и вузов России, а также людей с опытом в IT. Честно предупреждаем, что базовые представления об инструментах системного анализа будут преимуществом. Можно попробовать учиться с нуля, но тогда вам придется самостоятельно заполнять пробелы в знаниях.

✏️ Как это сделать

В первую очередь нам важно качество образования, а не число выпускников, поэтому готовьтесь к конкурсному отбору (мы проверили, там ничего страшного). Чтобы участвовать в нем, до 19 сентября заполните анкету с небольшим рассказом о себе и решите тестовое, состоящее из трех задач.

👨‍🏫 Сколько и как учиться

Занятия начнутся уже 26 сентября и будут проходить онлайн. Курс короткий, всего четыре месяца, но очень интенсивный. Встречи — два раза в неделю по два часа, плюс нужно выделить время на выполнение домашней работы, которую обязательно проверят.

Если вам подходит такой режим, смело подавайте заявку! И поспешите: количество мест ограничено.

@Positive_Technologies

🥸🤓 Сегодня поговорим про очный формат встреч. В таком формате все участники собираются в одном пространстве за одним столом и обсуждают рабочие вопросы.
Ключевое здесь — «все участники» и «в одном пространстве». Если у вас распределённая команда и кто-то подключается на встречу в онлайне, то такой формат будет гибридным. Про него напишу чуть позже.

У встречи в очном формате есть свои преимущества:

🫶🪢 Личный контакт с участниками - даёт возможность не только слышать то, что они говорят, но и считывать невербальные сигналы. Например, жесты, мимику, тональность голоса. Это помогает лучше понимать собеседников и проявлять эмпатию.

👀👂🏻 Высокая вовлечённость участников. Если участники собрались в одном пространстве, то тут уже сложнее не принимать участие в процессе. Сложнее открыть ноут и начать писать письма или спецификации требований, как это часто происходит в онлайн формате.

🤝🍺 Нетворкинг. Очные встречи дают больше возможностей для «small talk» перед встречей и для общения после неё. Если встреча с заказчиком, то это ещё и возможность познакомится и завоевать доверие (помните мой пост про интервью и критерии успешной беседы https://news.1rj.ru/str/ITAnalystPro/30). Если встреча с командой, то это помогает укрепить отношения в команде.

Но и минусы у такого формата тоже есть:

❌ Такой формат не подходит для распределенной команды. Собраться всем вместе получится только в онлайн или гибридном формате, а вот очно можно будет увидеться только на корпоративе или тимбилдинге пару раз в год.

❌ Сложнее организовать. Даже если участники живут в одном городе, то часть из них может работать из дома в удаленном формате, часть в гибридном и ходить в офис только в определенные дни и часть всегда в офисе. Первая проблема договориться со всеми, чтобы они были в офисе в один день. Следущая проблема найти общее окно в календаре. Ну а дальше дело за малым успеть забронировать переговорку :)

❌ Дороже по времени. При очных встречах как минимум нужно время наперемещение из одного пространства в другое. А если для встречи нужно ехать в другую локацию - в офис к заказчику например - то общее время на дорогу может превышать время самой встречи. А если для встречи нужно уехать в другой город, то ко времени на дорогу добавляются траты на командировку.

☝️👍🏻 Что можно сделать лучше, чтобы извлечь максимум из такой встречи:

🙋‍♀️🙋Минимальный состав участников. Их количество должно быть минимально необходимым для решения вопроса. Если кого-то нужно только проинформировать об итогах и договоренностях, то им лучше отправить письмо с кратким описанием, а на встречу не звать.

📆🕖 Заранее бронировать время встречи в календарях участников и переговорную. Желательно за 2-3 дня до дня встречи. И точно не стоит делать это день в день, если кто-то из участников работает удаленно.

🤗🧠 Использовать очные встречи для знакомства, мозговых штурмов, решения сложных дискуссионных вопросов. В остальных случаях пользоваться он-лайн форматом.

Добро пожаловать в оффлайн 🤷‍♂️ Очные встречи с коллегами самые ценные и стоят потраченного времени. Успехов 🤓