По мотивам лекции Максима Дорофеева с TeamLead Conf 2022 мои заметки о корнях прокрастинации, что с этим делать и при чем тут кальсоногномизм 🩲🤔💰

Всем, привет. Сегодня продолжаю развивать тему «Ресурсный менеджер - кто он такой?» на конференции Analyst days.

А завтра в 10.00 на баркэмпе буду проводить мастер-класс о том как просто говорить на сложные темы со своим руководителем/ сотрудником. Ну так, чтобы обеим сторонам было комфортно.

Покажу шаблон, который можно использовать и для подготовки и для проведения такой встречи.

👥 Мониторинг - это большая встреча (на ~1,5 часа) сотрудника, например аналитика, и его руководителя, на которой подводятся итоги полугодия.

🎯 Цель встречи - оценить результат работы, наметить точки роста, сформировать план профессионального развития на следующий год/ полгода.

📄 Шаблон для подготовки ко встрече по итогам полугодия (мониторингу) включает в себя:
1. План встречи,
2. Итоги полугодия глазами сотрудника,
3. Обратная связь от команды,
4. План на следующее полугодие.

☝️ Стоит применять:
1. Если вы готовитесь ко встрече в роли руководителя/ сотрудника.
2. Если проводите встречу в формате онлайн.

Если вы тимлид/ ведущий аналитик, то хотя бы однажды вы ставили задачу «напиши требования к функции Z», а в результате получали Y? Может быть бывало и такое, что исполнитель сроки срывал, а вы узнавали об этом за 2 дня до того, как надо документ передавать в разработку?

Если вы исполнитель, то хотя бы однажды вы находили в рабочей почте письмо «займись этой задачей в фоновом режиме», а потом вдруг выяснялось, что у «фоновой задачи» есть и срок, и еще много дополнительных требований?

Работая в команде каждый из нас выступает или исполнителем каких-либо задач, или тем, кто эти задачи ставит и контролирует.

Если вы думаете, что знания о том как ставить задачи нужны только менеджерам, тимлидам или ведущим специалистам, то вы ошибаетесь. Знать об этом должны и другие участники команды, которые выступают исполнителями задач.

Исполнитель должен понимать, содержит ли постановка задачи все, что нужно для ее выполнения. Тогда можно в самом начале вовремя задать вопросы и получить недостающую информацию.

В процессе 🗣 делегирования и 📚детализации постановки задач тимлид должен иметь в виду:
1️⃣Был ли у исполнителя и тимлида успешный опыт совместной работы над подобными задачами ранее.
2️⃣Опыт исполнителя в решении подобных задач ранее, в других командах.

🦾Возможно, вы уже год как работаете вместе над развитием функциональности одной системы. И вам достаточно будет только такой постановки задачи: «Написать требования вот на эту функцию для бухгалтеров. Выпускаем в релизе 25 декабря.» А исполнитель 🦸🏻‍♀️ уже знает, в каком шаблоне готовить требования, с кем из бухгалтерии надо согласовать, какие ограничения надо учесть, когда надо требования передать разработчикам.

📝Для новичка в команде, который будет делать у вас в проекте эту задачу впервые, вам надо будет написать более подробную постановку по той же самой функции. Приложить к постановке ссылки на шаблоны документов, контакты бухгалтера. Обозначить сроки, когда надо передать результат разработчикам. 🤯 И отдельно еще раз устно все обсудить.

Завершающий в этой серии пост про «уровни делегирования».

На всякий случай напомню ☝️

👑📜Делегирование — это передача полномочий для выполнения задачи, которых раньше не было у исполнителя.

📜Постановка задачи — это только часть процесса делегирования, которая включает описание того, что нужно сделать. Поставить задачу можно в рамках полномочий исполнителя и тогда делегирование не потребуется.

Всего условно выделяют 7 уровней делегирования, подробнее про каждый ниже 👇

Уровни делегирования:

👶🏻 👑 Делай как я тебе сказал
Тимлид выдает инструкции, что и как надо сделать. Исполнитель только следует инструкции.

🔍👶🏻Исследуй и я скажу как делать
Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче. Тимлид принимает решение о том, как задачу делать на основе материалов, представленных исполнителем.
Исполнитель получает небольшую степень свободы в части сбора материала, но у него все еще не достаточно навыков или знаний для самостоятельной проработки решения, поэтому при выполнении задачи он следует инструкциям тимлида.

🔍👯Исследуй и вместе решим
Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче. Исполнитель может предложить свои варианты. На этом уровне у исполнителя может не хватает знаний и навыков, чтобы верно обосновать свой выбор решения.
Тимлид и исполнитель обсуждают варианты решения задачи, вместе выбирают тот, который будет использоваться. Задача тимлида в процессе совместного обсуждения научить исполнителя аргументировать выбор решения и сравнивать разные варианты между собой.
Исполнитель делает задачу в соответствии с выбранным вариантом решения.

🕵🏻‍♂️☝️Исследуй, анализируй, предложи и я решу
Исполнитель исследует и собирает материал по задаче. Исполнитель анализирует собранный материал и предлагает варианты решения. На этом уровне исполнитель уже должен уметь сравнивать варианты решения между собой и выбирать тот вариант, который является оптимальным.
Тимлид контролирует выбор исполнителя, ответственность за выбранный способ решения все еще принадлежит ему.
Исполнитель выполняет задачу по выбранному варианту решения.

🕵🏻‍♂️👀 Исследуй, анализируй, реши сам
Исполнитель сам выполняет путь от сбора материала до выбора варианта решения. Исполнитель информирует тимлида о выбранном варианте решения до того, как приступает к работе.
Тимлид уже не несет ответственность за выбранный исполнителем вариант решения, но все еще может скорректировать выбранный вариант при необходимости.
Исполнитель выполняет задачу.

👨🏻‍💼ℹ️ Сделай и проинформируй
Исполнитель сам выбирает решение для задачи и выполняет его.
Исполнитель информирует тимлида о результатах выполнения задачи.

👨🏼‍🦳🦾 Делай сам.
Исполнитель полностью самостоятельно решает поставленную задачу. Тимлид не контролирует исполнителя.

Это был мой эксперимент 👩‍🔬, когда я делала серию постов по одному конспекту с визуальными заметками. Собственно вот ☝️. Надеюсь вам понравилось.

Если да, то вот ещё 📚 серия статей на моем стареньком блоге про постановку задач, делегирование и контроль:

1️⃣ Постановка задач и делегирование:
https://egert.ru/task-and-delegation/
2️⃣ Про уровни делегирования: https://egert.ru/task-and-delegation-part2/
3️⃣ Про типы контроля выполнения задач: https://egert.ru/task-and-delegation-part3/

🎯Свою неделю я обычно начинаю с планирования - приоритеты на неделю, ключевые задачи и даты, мероприятия.

Например, на этой неделе я буду готовится к открытым мероприятиям в рамках Лиги игр аналитиков:

🎨🕵️ 5 апреля среда с 19:00 до 21:30 буду вести мастер-класс для руководителей "Техники визуализации для развернутой обратной связи". Звучит страшно, но будет весело - на кейса разберём шаблон для проведения встречи с сотрудником.

🚀👨‍🚀 8 апреля суббота с 12:00 до 19:00 игра "Работа с заинтересованными лицами в условиях полной невесомости" для аналитиков, которым интересно отточить мастерство работы с разными типами заказчиков на практике.

И это не все, заходите по ссылке и смотрите все расписание.

Все мероприятия бесплатные и очные, но нужна запись. Количество мест ограничено.

📍Локация: офис Крок, Волочаевская 5к1, Москва

Нахожусь в поиске интересных событий, где можно узнать что-то полезное для работы с моей группой аналитиков.

В апреле решила попробовать «конференцию» в онлайн формате - Podlodka Teamlead Crew. С некоторыми спикерами я познакомилась лично на конференции, мне понравилась подача и структура материала.

А тут ещё формат необычный:
⏰Два доклада в день, утром в 10:00 ☀️ и вечером в 19:00 🌙. Хорошо стыкуется с рабочим графиком.
💵Цена - 4900р, если платить за себя самой.

Проходит с 10 по 14 апреля.

🧐В программе конференции меня заинтересовали:

10 апреля - 19:00 – 20:00
Виталий Шароватов
🤷‍♀️🤷‍♂️Доклад «Почему мы все называем командами то, что командами не является»

11 апреля - 19:00 – 20:00
Никита Дубко
☎️🎧Доклад «Давайте созвонимся на пару минут»

13 апреля - 10:00 – 11:00
Станислав Цыганов
🛒🥪Доклад «Продуктовый подход для тимлидов»

Это не все, что я отметила для себя. Ходить планирую каждый день :)

Полностью программу можно посмотреть здесь: https://podlodka.io/tlcrew

💁🏼‍♀️ tl_crew_10_In9I7l это промокод на "конференцию" Podlodka Teamlead Crew, который позволит сэкономить 500р 👌

😱Со времени предыдущей публикации прошло несколько месяцев. За это время в моей жизни произошло одно значимое событие, а еще на канале появились новые подписчики.
😜 А значит пришло время для нового поста-знакомства.

Привет!

Меня зовут Катя Герт. Я руководитель группы аналитиков.
Совсем недавно я ушла из Крок, где проработала 12 лет 9 месяцев и 14 дней. Теперь работаю в новой компании.
И это не просто перемещение, это изменение практически на 180 градусов. Продуктовая разработка вместо заказной, информационная безопасность вместо документооборота.
Название компании пока придержу в тайне ;)

Я работаю аналитиком с 2009 года. За это время приняла участие в большом количестве проектов. Но в основном все они относились к одному из следующих направлений:
• Системы электронного документооборота;
• Интеграционные проекты;
• Судебно-арбитражное делопроизводство.
Плюс теперь в копилку добавится информационная безопасность.

Еще у меня есть муж, двое детей и кот с кошкой.

Очень люблю рисовать. Творчество - это мое топливо. Оно дает мне вдохновение для решения сложных задач и поддерживает в трудные моменты.

Здесь я делюсь заметками о работе аналитика и разными полезностями. А еще своими рисунками.

🏊‍♀️ Сейчас я погружаюсь в новый дивный мир информационной безопасности - для меня это новая предметная область. Мне вспомнилась картинка с заинтересованными лицами.
На ней представлены основные группы заинтересованных лиц, которые могут служить источником требований при проектировании нового решения и погружении в новую предметную область.

🤔 Но сейчас мне кажется, она подходит для заказной разработки и не очень подходит для продуктовой разработки.
Возможно, стоит ее скорректировать? Что скажете?

Если не заглядывать 🤫 в Вигерса, то «Словарь методических терминов» даёт такое определение:

Интервью — один из вспомогательных методов исследования; беседа исследователя по заранее намеченному плану с лицом или группой лиц, ответы которых на все вопросы служат исходным материалом для обобщения, исследования, принятия решения.

В определении есть несколько ценных мыслей.

🤷‍♀️🤷‍♂️Участники
Как минимум в интервью участвуют двое: 🧐исследователь и 🙋‍♂️интервьюируемый. Для простоты в контексте данной статьи назову их аналитик и заказчик. Если заказчик один - интервью индивидуальное, если больше двух и до «условно» пары десятков - групповое, еще больше - массовое.
Я лично проводила чаще индивидуальные и очень редко групповые интервью. Массовые именно в формате интервью не встречала, скорее в формате анкетирования.

🧱🧱Этапы
Интервью включает в себя следующие этапы:
1. Подготовка
На этом этапе нужно сформировать план интервью, договориться с участниками о времени и месте проведения интервью.
2. Проведение
На этом этапе нужно обсудить с интервьюируемым вопросы, зафиксировать ответы и не только. В рамках интервью важно установить доверительные отношения.
3. Обработка результатов
На этом этапе аналитик изучает собранную информацию и фиксирует результат интервью в виде протокола или другого артефакта. В результате интервью могут быть зафиксированы договоренности, открытые вопросы, полученные ответы. Возможно, намечается следующая встреча для уточнения открытых вопросов.

👮‍♂️👮🏻‍♀️Формат беседы
Здесь важно обратить внимание, что есть граница между беседой и допросом. И эту границу точно не стоит переходить. Это значит, что заказчик должен чувствовать себя комфортно. В реакции аналитика не должно быть оценивания ответов Заказчика как правильных или неправильных.

🥰🥰Критерии успешной беседы
Если заглянуть в определение беседы в тот же словарь методических терминов, то можно найти отличные критерии того, что нужно аналитику для проведения успешной беседы:
1. Наличие продуманного плана;
2. Умение получать сведения не только путём наблюдения в ходе беседы, но и косвенно, наблюдая за реакцией;
3. Умение уточнять интересующие факты в процессе;
4. Наличие близкого личного контакта с собеседником.

Итого
💸Интервью может быть довольно затратным способом для выявления требований, т.к. требует много времени как минимум одного аналитика. Аналитику нужно потратить время не только на подготовку, проведение и обработку результатов интервью. Есть ещё дополнительные затраты, например на дорогу к вашему собеседнику.

☝️В тоже время формат интервью имеет массу плюсов:
1. Позволяет собрать информацию из «первых рук» с наименьшими искажениями;
2. Даёт возможность установить контакт с заинтересованными лицами, завоевать их доверие;
3. Возможность сочетать этот метод с методом «наблюдение». Попросить показать, как заказчик решает какую-то задачу, пользуется текущим решением.

👩‍🚀Несколько раз я выступала в роли ведущей игры для аналитиков — «Работа с заинтересованными лицами в условиях полной невесомости». К слову я же, один из авторов :)

👽В игре моим любимым образом был образ Джейн Доу - директора отдела продаж и монетизации вымышленной корпорации «КосмосХей». Джейн в рамках игры самый требовательный и резкий в плане коммуникаций персонаж. Зациклена на безопасности данных клиентов и информации по сделкам. Не доверяет информационным системам и продуктам.

В рамках игры команды из аналитиков отрабатывали навык проведения интервью.

Последняя такая игра проходила в рамках Лиги игр аналитиков в КРОК. Ее участники подсветили, что было бы неплохо добавить в игру немного теории ☝️. И я решила написать пост про интервью. Хотя скорее это будет серия постов :)

P.S. На фото мнение участников о моем персонаже из анкет обратной связи. Спасибо вам ☺️

Про формат интервью

Интервью может проводиться в разных форматах:
💻 Онлайн — все участники собираются на встречу с использованием приложения.
🤝Очно — все участники собираются очно, например в переговорного
💻🤝Гибрид — часть участников встречи онлайн, а часть - очно.

Онлайн-формат стал популярен в «ковидные» годы, когда личные встречи стали практически невозможны. А так был шанс посмотреть в глаза своему собеседнику. Сейчас препятствий к личным встречам нет, но часто мы продолжаем оставаться в онлайне.

Почему же так? У онлайн формата есть преимущества:
🌎 Можно собрать людей из разных городов и стран
💸 ⌛️Экономия на поездках. Даже если вы в одном городе, то на дорогу может уйти 1 - 2 часа. А если нужно собрать людей из разных стран или городов, то стоимость командировок может быть просто огромной.
📆 Легче найти время в календаре для встречи. Не надо бронировать переговорную или закладывать время на дорогу, можно буквально за минуту перескочить с одной встречи на другую.

Но конечно и без недостатков тут не обойдётся:
❌ Нет личного контакта. Самы большой, на мой взгляд, недостаток. Сложно на камеру передать личное обаяние, уловить невербальные сигналы от собеседника, проявлять эмпатию и вам и собеседнику. По моим наблюдениям в онлайн-формате собеседник легче переходит к категоричным и резким высказываниям по сравнению с личным общением.
❌ Технические проблемы и ограничения канала связи. Что может убить любую встречу в онлайн формате - это отсутствие интернета или низкая скорость. Ещё не мало проблем доставляет гарнитура. Особенно беспроводная, т.к. может сесть в самый неподходящий момент.
❌ Формальное присутствие и другие задачи параллельно. Если участник не поймёт зачем ему эта встреча, то может легко открыть параллельно почту, документ и начать делать свои задачи параллельно со встречей. Формально он тут, но на самом деле его - нет. Внимание ушло на другие задачи. В лучшем случае собеседник вернётся, если его назовут по имени, иногда несколько раз :)

Как можно улучшить ваши онлайн встречи:
🎥 Всегда включай камеру. Личный контакт будет лучше. Уже видно мимику собеседника. Легко ругать квадратик в zoom по имени Оля и намного сложнее так же резко высказать те же замечания, глядя в прекрасные Олины глаза.
🎨 Используй схемы, онлайн-доски. В общем добавь визуальный интерактив. Очень тяжело обсуждать сложные решения на «словах». Картинка даёт опору беседе. Онлайн-доска позволяет подключить всех участников ко встрече, легче удерживать их внимание. Подойдёт даже открытый «блокнот» со списком вопросов, в которых вы будете фиксировать ответы сразу же на глазах ваших собеседников.
📶 Проверяй средства связи заранее. Для особенно важных встреч хорошо подготовить запасные наушники. Не пытаться вести переговоры на даче или из парка. Там может быть плохая связь или ветер задувает в наушники, так что вас просто не слышат.

Ну что ж.. Онлайн от нас точно никуда не уйдёт и нужно аккуратно его использовать. Но самые важные встречи, особенно первые, лучше все же проводить очно. Желаю успехов 🦾

👆 Одну и ту же задачу можно решить разными способами. Одна и та же потребность пользователя может быть реализована в системе десятком разных способов. Каждый из них будет иметь свои плюсы и минусы.

Задача аналитика состоит в том, чтобы:
🎯 🎯 Понять цель, для которой проектируется система;
🪢🔀 Понять какими способами этой цели можно достичь;
👍🏻👎 Понять плюсы и минусы каждого способа и выбрать оптимальный.

Как проверить, что аналитик решил эту задачу хорошо?
Задать ему вопрос: «Почему ты предлагаешь делать именно так?».

Плохие варианты ответов:
❌ Мне так сказали
❌ Мне кажется, что надо так
❌ Молчание 😶

Такой ответ может являться проявлением того, что:
1. Аналитик не понял, в чем цель создания системы и как устроен автоматизируемый процесс.
2. Возможно, выявлены не все требования, и пробелы в них заполняются «фантазиями» на тему.
3. Аналитик не систематизировал источники требований и плохо в них ориентируется. Создаётся ложное ощущение «кажется» - где-то видел, кто-то говорил, и на этом ощущении проектируется решение.
4. Нехватка времени или опыта, в итоге экономия на качественной работе с источниками требований. Требования пишутся «под диктовку Заказчика».

👽 «Фантазия» - требование,которое не имеет основания в виде запросов от пользователей, нормативных документов или фактически наблюдаемого поведения. «Фантазия» формируется из опыта и знаний, которые были получены в другом контексте. Например, в другом проекте для другого заказчика.

🤷‍♂️ «Кажется» - ложное ощущение, что основание у требований есть, только не получается найти их источник или аналитик к нему не обращается, т.к. «точно помнит, что там написано».

🧐 Фантазии допустимы при проектировании, если аналитик осознанно к ним прибегает или заказчик пришёл за консалтингом. В таком случае фантазии становятся гипотезами. При этом важно понимать как гипотеза будет проверяться и что будем делать, если она окажется ложной.

🤓 Чем хочется закончить этот пост. Вне зависимости от грейда и опыта, чаще задавайте себе вопрос: «Почему я предлагаю именно такое решение?». И будет больше качественных и обоснованных требований в ваших спецификациях. Удачи ☺️