Всем привет, меня зовут Маша, я — DevRel в Академии «Skillbox», развиваю комьюнити экспертов и редачу в Онтико. Тут буду делиться полезной инфой по работе и смежным темам, ну и, возможно, рассказывать о жизни 🙂

Про книжный клуб в комьюнити и какие книжки читаем

Каждый месяц провожу в закрытом комьюнити экспертов книжный клуб, делаю саммари интересных книг по софт-скиллам, которые мы выбираем совместно.

Сейчас на очереди «Книга эффективных решений» Питера Холлинса. Автор предлагает рассмотреть 30 разных ментальных моделей.

Скажу от себя, тут очень много про эффективную эффективность, поэтому тем, кто учится быть к себе бережным или недавно выгорал, возможно, стоит пройти мимо.

Тем не менее встречается ряд интересных идей.

Приведу пример одной из ментальных моделей, рассматриваемых в книге.

Ментальная модель «Обращаться к важному, игнорировать срочное».

Используйте, чтобы отличать истинные приоритеты от ложных.

Даже чувствуя себя расслабленно, в процессе принятия решения нас может охватить внезапная паника или резкий прилив адреналина. Вроде бы нам не о чем полноваться, но мы всё равно испытываем это. Почему?
Это мозг дурачит нас, пытаясь втянуть в одну из самых опасных своих ловушек — заставить фокусировать внимание на том, что не является значимым.

Многие вопросы нам кажутся срочными, кажется, что их нужно решить как можно скорее. А если не начать действовать немедленно, то нас ждут ужасные последствия.
Ошибка в том, что мы воспринимаем «важно» и «срочно» как синонимы, не осознавая огромной разницы между ними и не понимая как определить приоритеты.

Способность различать эти понятия — ключевой шаг к снижению уровня тревожности и прекращению прокрастинации. Эта ментальная модель исключительно важна, когда дело касается мыслительной продуктивности и наше время очень дорого.

Важные задачи имеют непосредственное отношение к нашим краткосрочным и долгосрочным целям. Это императивы в нашей деятельности, они касаются обязательств или важных аспектов жизни. Их нельзя игнорировать и они должны быть приоритетны. Возможно, их не требуется решать незамедлительно. По этой причине мы можем недооценивать их важность. Поэтому так легко попасть в ловушку, игнорируя важное в пользу срочного. Но именно эти важные задачи реально влияют на разные итоговые результаты нашей деятельности. Серьезные негативные последствия непременно последуют если их не решить.

Срочные задачи требуют немедленного ответа и быстроты действий, как правило исходят от других людей. Они естественным образом вызывают у нас незамедлительную реакцию и могут отвлечь от действительно важного. Порой они могут переплетаться и с важной задачей. Но зачастую пытаются привлечь фокус внимания не заслуженно. При этом не требуют больших затрат и усилий поэтому мы охотно к ним обращаемся поддавшись прокрастинации. Это даёт нам иллюзию квазипродуктивности, хотя мы тем самым игнорируем то, что реально должны были делать. Множество срочных задач можно спокойно отложить, делегировать или игнорировать.

Если вы автор книги и у вас есть обязательства перед издательством сдать книгу в короткие сроки, то важная задача в этой ситуации — ежедневно работать над текстом. Вам необходимо выдавать пять тысяч слов в день в ближайшие две неделе. Или придется перейти на хлеб и овсяные хлопья. Это не может быть не приоритетом.

Срочная задача возникает, когда на приборной доске автомобиля загорается индикатор проверьте двигатель и раздражает своим миганием. Конечно, ваш автомобиль выдержит ешё несколько поездок, поэтому хотя это сложно, миганию нельзя поддаваться — в этот момент срочное маскируется под важное.
Может показаться, что важное мероприятие или проект сопровождается большим числом срочных задач, что может сбить с толку и внести сумятицу в приоритеты.

Как выглядит ментальная модель для приоритетов от одного из президентов США?

К счастью существует проверенный метод отличить срочное от важного. Этот метод носит имя президента США Дуайта Эйзенхауэра и называется матрицей Эйзенхауэра. Матрица помогает определить приоритеты и точно идентифицировать все задачи, которые у вас возникают.

Эйзенхауэра дважды избирали президентом, он был генералом, курировал создание NASA, руководил страной в период конфликта с Кореей и холодной войны.
Он разработал систему, позволяющую отсортировать наиболее важные задачи. С её помощью определял, что делегировать, а что отложить. То есть разделял важное и срочное.
Например, так он изменил законодательство в сфере гражданских прав — это точно было важным, но никогда не выглядело срочным.

Матрицу Эйзенхауэра может использовать любой. Схематически это таблица два на два, разбитая на колонки важно целей и срочность задач.

Подробнее о ментальной модели Эйзенхауера: что за строчки такие

Верхняя строка — самые важные обязательства и задачи. Это проблемные вопросы, которым необходимо первостепенное внимание.

Например, контроль над параметрами бюджета, управление долгосрочными проектами, на которых строится развитие бизнеса. Или базируется стабильная операционная деятельность. В сфере личных интересов там могут быть задачи по здоровью своему и близких, сохранению семейных уз, открытию бизнеса, продаже дома и так далее.

Это вопросы и задачи из профессиональной и личной сферы человека, которые определяют его успешность и качество жизни. Они важнее всех других.


Но даже если вопрос действительно важный, это не значит что к нему нужно приступать немедленно. Решение некоторых задач можно отложить, даже порой на неопределенное время если для решения не сложились еще необходимые условия. Для других необходимо, чтоб кто-то другой в начале проявил активность. То есть вы не можете решить их прямо сейчас. То есть верхняя полоска матрицы разделяет дела на срочные и обязательные, но те, что можно отложить

Срочное и несрочное, важное и неважное

Срочные задачи требуют безотлагательных действий. Их необходимо решить, чтобы предотвратить нежелательные последствия. Чем быстрее к ним приступить, тем меньше проблем в будущем.
Обычно задачи в ячейке сделать связаны с дедлайном: сдача курсовой, подача документов в суд и так далее. Эти задачи вытекают из ситуаций чрезвычайного характера, когда необходимо немедленно предпринять действия — до конца дня или на следующий. Они не могут не вызывать беспокойствия так как требуют максимальной сосредоточенности и усилий но решать их нужно без промедления.


Несрочные задачи нужно сделать к определенному моменту в будущем, но не обязательно сейчас, но решить нужно. Поэтому важно запланировать конкретную дату. Это могут быть встречи, техосмотр и другие дела. Заняться ими можно когда будет потушен пожар важных и срочных дел. Планируйте выполнение этих задач на ближайшее время, но так чтоб они не мешали действительно важному и неотложному. Это ключевые пункты ваших среднесрочных и долгосрочных планов.
Недооценка значимости этих задач может стать проблемой. Они важны для поддержания в стабильном состоянии различных направлений вашей деятельности.

Неважные задачи. Нижняя строка матрицы Эйзенхауэра. Это вопросы которые не имеют для вас большого значения. Это не значит, что они не важны для других людей, хотя может быть и так. Но решение этих задач целесообразно передать кому-то еще. Часто люди пытаются представить эти задачи как личные для вас, но часто за этим маскируются их личные интересы. Важно оценить, в какой степени решение этой задачи повлияет лично на вас, Если минимально или вообще не повлияет, то эта задача неважна.


Срочные, которые можно делегировать. Самая сбивающая с толку ячейка матрицы. Это задачи, решить которые нужно. но не обязательно вам лично. А если вы возьмете их решение на себя, то важно помнить, что существуют важные и неотложные задачи, требующие решения лично от вас. Решение задач этой категории лучше делегировать другим людям. Если вы в команде лидер, то всегда можете передать их кому-то ещё.
Неважные срочные задачи стоит идентифицировать по степени их влияния на текущую ситуацию. Уделять им время стоит в периоды затишья. В обычной насыщенной рутине они могут отвлечь от того что действительно важно сделать.

Если вы президент компании со штатом в 600 человек, то личный ответ на запросы клиентов — важно и срочно для всех в вашей компании, но точно не срочно для вас. Этот рабочий процесс не стоит включения в список ваших ежедневных обязанностей.

Несрочные и неважные. Мы выделили их в отдельную категорию, чтобы вы их вовремя вычисляли и не позволяли им отвлекать вас от важных дел. Это могут быть развлечения, соцсети, просмотр телевизора, долгие разговоры по телефону, чрезмерная трата времени на хобби. Это ненужный и обременительный груз. Возможно, вам не удастся оптимизировать все свои временные затраты на такие вещи, но стоит хотя бы отмечать их степень приоритета в своей голове. Этим вопросам можно уделять время, когда сделали все запланированное.

Ну и вывод по книге, который выходит из этой модели

Отслеживайте выполнение задач, которые влияют на успешность в разных сферах жизни.
Нельзя полностью отказываться от неважных задач — хобби, развлечений и так далее. Но если вы в процессе реализации важных задач, требующих максимум внимания и усилий, то такие вопросы нужно отметать. А если важных и срочных вопросов нет или уже выполнены, это не значит что вы должны игнорировать несложные и неважные задачи. Чтобы находить оптимальные решения, важен баланс.

Как вам такая ментальная модель и матрица «Эйзенхауера»? Пользовались бы таким или слишком мудренно? Насколько вообще часто сталкиваетесь с проблемами приоритезации?