Налаживание процессов

Задача популярнее некуда: что-то работает хаотично и криво, а нужно, чтобы системно и хорошо, что делать.

Мой подход, который с удовольствием обсужу с желающими:

1. Анализ проблем
Прежде, чем внедрять лучшие практики, узнайте, а не внедрял ли их кто до вас.
Если вы первопроходец - это одно дело, если такие уже были, узнайте, обо что разбились их старания, это важно.

2. Проработка решения
Если на этапе анализа мы со всеми поговорили и все узнали, то теперь пора браться за дело.
Описываем, как по нашему все должно работать. Здесь нам очень понадобится умение составлять регламенты (а это документы, которые без воды, можно понять и можно применять).
Регламент не должен жить где-то у вас на гугл диске, он должен быть в корпоративной базе знаний (а если ее нет, то стоит начать с ее заведения).
Если есть объективные проблемы и несостыковки - зафиксируйте их (в правилах русского языка тоже много исключений).

3. Согласование решения
Возвращаемся к участникам из этапа анализа, демонстрируем наш результат, вносим правки.
Если участников много, иногда полезно предварительно обговорить это тет-а-тет или просто маленькими группами.

4. Внедрение решения
Вот теперь собираем большое собрание и доносим до всех, кого касается ваш регламент информацию, как они теперь будут жить.
Если предварительно вы честно провели пункты 1 и 3, то у вас будет сильная поддержка и все пройдет хорошо.

5. Контроль внедрения
Не ждите, что написанное вами заработает само собой, скорее всего нет. Здесь не стоит расстраиваться и принимать это на личный счет, а стоит уделить месяц, другой на личный мониторинг процесса и сбор обратной связи.

И главное
Какой бы процесс вы ни придумали, представьте себя его участником и подумайте, на сколько вам было бы удобно. Если делать для себя, всегда получится хорошо :)

Руководитель проектов в Сбербанк страхование

В данном случае я обязан напомнить о нашем интервью, где в том числе обсуждалось управление проектами в Сбере и выяснилось, что это все больше управление продуктом, нежели проектом.
Предупредил, а теперь к разбору!

Обязанности

«Декомпозиция стратегических целей Общества»
Интересно узнать, что понимается под "обществом" (коллеги из Сбера, подскажите), но в целом декомпозиция - обычное занятие РП (получить бизнес-постановку, уточнить ее и описать по человечески, разбить на задачки)

«Участие в разработке целей ГАК и стратегии Общества, работа с целями и метриками в JIRA, Confluence, Miro»
ГАК и "Общество" игнорируем, это на языке Сбера.
В части работы с целями снова вспоминаем SMART или гуглим, чем хорошая цель отличается от плохой.
JIRA, Confluence и Miro - обязательны к изучению любым РП, если не пользовались, то обязательно зарегистрируйтесь, посмотрите пару обучалок, сделайте шуточный проект (например, по ремонту в квартире).

«Участие в координации работы agile команд Общества, планирование и контроль соблюдения дедлайнов»
Слово "Участие" намекает на то, что кто-то этот процесс уже ведет, а мы идем в помощь (скорее всего пинатором-подгонятором).
Планирование обычно происходит в Jira или с помощью Ганта, вспоминаем азы скрама.

Требования к соискателю очень поверхностные, фактически это образование, умение говорить и работать за компьютером на уровне пользователя.
Больший упор делается на целеполагание, плюсом будет опыт работы в продуктовой команде.

Выводы
Несмотря на требуемые 3-6 лет опыта вакансия выглядит достаточно простой.
Вероятно предстоит делать много отчетов, исследований и презентаций.
Если вы хотите динамики и веселья, то скорее всего это не сюда.
Если же вам нравится бизнес, стабильность и ощущать себя частью большой компании - сходить стоит.

Хороших выходных!

https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=A4CnacPXXXg

Продвинутые возможности Jira

Jira - самый популярный инструмент для управления задачами.

Огромная часть работы в Jira связана с написанием JQL запросов (используются для поиска задач по разным критериям).

Не стоит пугаться, новички вполне могут обойтись базовым набором функций, а для продвинутых пользователей хочу поделиться ссылкой, которая позволит выжать из инструмента максимум.

Аккаунт-менеджер от 70т.р.

Аккаунт менеджер - человек, отвечающий за связь между клиентом и командой проекта. Он собирает требования с клиента, защищает интересы компании.

Про вакансию
Из первого абзаца описания следуют, что компания занимается внедрением продуктов Битрикс, т.е. минимум разработки своего, максимум взаимоотношений с заказчиками. Проекты короткие, их много, это хорошо (да и вообще любые проекты по внедрению проще, чем разработка с нуля).

Что нас просят делать:

«Обучать и консультировать клиентов по штатному функционалу»
Мы что-то внедряем, соответственно мы должны консультировать клиентов о том, что им внедряем

«Разработка технической документации проекта (брифы, технические задания)»
Любой РП много работает с документами, запасайтесь шаблонами, изучайте структуры

«Составлять видеоинструкции и базы знаний»
Видеоинструкции - это несколько необычно, но и не то, чтобы сложно

«Информировать текущих клиентов о новом функционале/кейсах/сценариях»
Звучит просто, но на деле требует системного подхода и составления стабильной системы по сбору и отправке коммуникаций

«Вести документооборот (выставлять счета/акты в ЭДО)»
Совсем не задача РП, но и сложного в этом ничего нет, просто другой вид коммуникаций

Выводы
Приятная вакансия для новичков. Не согласен с требуемыми «3-6 лет опыта», но спишем это на опечатку (РП с опытом 3+ года не пойдет работать на 70тыс. зарплаты). Технических требований как таковых нет, больше ответственности и системного подхода к выполнению задач.

Разбор кейса из блога Юлии Бажановой

Давно не было кейсов, исправляемся. Кейс заимствован, оригинал приведен здесь.

" Будни общения с разработчиками государственных информационных систем

Наш руководитель проекта – разработчикам системы: – Коллеги, в Постановлении правительства четко написано, что драгоценные камни должны учитываться по цветам.

Разработчики: – Ну учитывайте по цветам, что вам мешает?

Мы: – Ну вот мы пробуем, например, запустить перегрузку сапфиров из нашей системы в вашу, но тут нет выбора цвета, только “по умолчанию”, что нам делать?

Разработчики (а именно – девочка-методолог): – Но сапфиры ж голубые…

Мы: – Вашу мать, чаще всего голубые, но бывают коричневые, красноватые и вообще всякие разные!

Разработчики: – Упс, как неудобно вышло… Но вы сами виноваты, что раньше не подключились к тестированию, и не сказали нам! И мы теперь не знаем, что делать, придумайте сами что-нибудь.

У меня подгорало неделю, честное слово. "

Давайте напишем в комментариях, что должно было произойти, чтобы у Юлии не подгорало :)

Разбор кейса из блога Юлии Бажановой ч.2

Прежде всего спасибо всем, кто предложил свои варианты в комментариях, благодаря вам канал и существует.
Пока есть минутка, опишу свое видение.

Что у нас есть:
Со стороны гос. заказчика:
1. Юлия - статус неизвестен
2. РП со стороны заказчика

Со стороны исполнителя:
1. Методолог
2. Остальная команда, названная разработчиками

Из артефактов:
1. Постановление правительства

Как выглядит процесс работы с гос. заказчиком со стороны исполнителя:
1. На вход мы получаем бизнес-требования в виде постановлений, распоряжений, приказов и иногда технических заданий
2. Мы превращаем полученные артефакты в документацию для исполнения
3. Мы согласуем разработанную документацию с заказчиком
4. Мы делаем план реализации, создаем задачки, выполняем их, отлаживаем
5. Мы устраиваем показы заказчику

Что здесь пошло не так:
1. Если что-то не сделано, не имеет смысла ссылаться на "Постановление", разработчики по нему не работают, проверять стоит документацию к исполнению (если там этого нет, виноват в том числе заказчик, он ее согласовывал)
2. Если в документации функциональность (в данном случае выбор по цвету) есть, то виноват исполнитель (а именно РП и аналитики, которые не завели задачу)
3. Если задача тоже есть, но сделана не по описанию, тогда это на совести разработчика

В вариантах 2 и 3 исполнитель должен исправить ситуацию
В варианте 1 стоит обсудить добавление функциональности и корректировку сроков/денег

PS Также удивительным является игнорирование тестирования, но это уже дело десятое, что было, то было

Вопросы с собеседования Yandex (1/3)

Ко мне в руки попали вопросы, которые направляет Yandex для проверки будущих руководителей, предлагаю пройти их вместе.

Вопрос 1
"Сегодня ваш первый рабочий день на позиции тимлида дизайнеров презентаций. В вашей команде 40 человек. С чего вы начнете работу в первый день? Что планируете сделать за первую неделю, месяц?"

Вопросы с собеседования Yandex (2/3)

Вопрос 2
Сотрудник из вашей команды допустил ошибку, в итоге заказчик вернулся с критикой. Вы провели беседу с исполнителем, объяснили ошибку, но через некоторое время он повторил ее в другой задаче. Вы организовали встречу один на один. Напишите, что вы скажете на ней исполнителю, а также логику принятия решения по ситуации.

Вопросы с собеседования Yandex (3/3)

Вопрос 3
Пришла срочная задача от нового заказчика — необходимо создать и утвердить с заказчиком презентацию за 2 рабочих дня. Ваша команда сейчас полностью загружена работой. Какие ваши действия?

Собеседование в Yandex: ответы

Вопрос 1: первый рабочий день
Первые задачи при выходе на новое место я вижу следующими:
1. Узнать, что от вас ожидают
2. Познакомиться с командой и теми, кто ее окружает
3. Познакомиться с процессами компании

Задачей первого дня я бы ставил прохождение onboarding-а (установочная встреча с вашим руководством) и сбор информации: с кем нужно познакомиться / что нужно прочитать.
В части команды я бы не устраивал сразу 40 встреч с каждым сотрудником, но пообщался с лидам (среди 40 человек должны же быть лиды) и на следующий день пришел на общие встречи для знакомства с остальными.

Цель на неделю - познакомиться с процессами компании и ключевыми людьми (самые опытные сотрудники, руководство, заказчик или его представители).

Цель на месяц - полностью погрузиться в процессы компании, уметь их координировать и сформулировать видение сильных и слабых мест.

Вопрос 2: ошибка сотрудника
Что-то такое мы уже разбирали на канале.
Причины ошибок бывают следующие:
0. Ошибки вообще нет (заказчик ошибся)
1. Сотрудник набивает шишки (новички, новенькие и т.д.).
2. У сотрудника временный спад (личные причины, новая команда, сложный проект)
3. Сотрудник косячный (просто ошибается и все)

Для начала составляем для себя портфолио сотрудника (а как он работал раньше, а какой у него уровень).
Далее общаемся тет-а-тет, слушаем версию самого сотрудника.
В разработке я очень часто вижу ситуации, когда шишки летят не в того (например ругаются на фронтендера, потому что на интерфейсе выводятся не те цифры, а проблема в бэкенде, который эти цифры передает). Соответственно если причина не в сотруднике - вопрос снимается.
Если все таки имеет место косяк, слушаем, почему (мб стоит дать человеку временный отдых).
Если ничего не помогает и сотрудник жопорук - можно перевести его на незначительные задачи, отдать в другую команду ну или сами понимаете...

Вопрос 3: срочная задача
С опытом перестаешь реагировать на приставки "срочная", "важная" и т.д.
Есть набор задач, делаем их в порядке приоритетов.
Соответственно определяем место задачи по отношению к другим задачам и добавляем в план.
Если несколько задач должны делать в параллель, то как правильно заметили в комментариях, вспоминаем проектный треугольник, а именно: увеличиваем время (сверхурочные, выходные), увеличиваем ресурсы (привлечение доп. сотрудников), работаем с бэклогом (упрощаем задачу).

Канал возвращается!

Доброго времени суток, друзья!
Последние несколько недель мы сдавали большой проект и это потребовало 100% сил. Пришлось отказаться от лекций, канала и сна, но мы это сделали!

Завтра расскажу, как выглядела самая тяжелая сдача проекта в моей жизни и какие выводы из нее были сделаны, а сегодня я просто хотел сказать, что рад снова писать для вас:)

Модели поведения в трудные времена

Если вы идете в заказную разработку, то должны быть готовы к тому, что завершение проекта - это всегда очень жесткий период.
В нашем случае этот период занял около 6 недель, на протяжении которых мы работали с от рассвета до заката, многие без выходных.

По моим наблюдениям люди в такие периоды делятся на четкие группы, которые интересно наблюдать:

Спасители
Это те, кто работают, проявляют инициативу, входят в положение, просыпаются по ночам.
С одной стороны таких людей больше всех "Используют", с другой они же становятся наиболее ценными сотрудниками, стоят первыми на всяческие поощрения и их слово имеет вес.

Педанты
Те, кто работают качественно, но в рамках своих интересов. Лишнего не перерабатывают, на выходные выходят, когда им это удобно.
Так тоже можно и их ценность не меньше, чем спасителей, но только при условии, что они отвечают за свои слова и сроки.

Ворчуны
Такие всегда есть - это те, кто под напором рассказывают о своих правах и несовершенствах процесса, но параллельно с этим могут 2 дня делать задачу, которую сами же оценили в час и в 18:00 бросить ее, недоделов и сославшись на конец рабочего дня.
Положиться на таких нельзя и быть такими не нужно, всегда старайтесь объективно оценивать свой выдаваемый результат.

Слабые
Те, кто не тянет.
И здесь также есть свое разделение, требующее отдельного внимания:
1. Если вы не тянете, но вовремя об этом сигнализируете - вам помогут и все будет ок, научитесь
2. Если вы не тянете, но промалчиваете - сроки сгорят и никто не оценит ваши труды по сворачиванию гор, оцениваются только решенные задачи (замучать всех и решить задачу лучше, чем утонуть с кораблем).

Мой подход (не факт, что правильный): 1. Если вы делаете карьеру - выжимайте из себя максимум. Трудное время закончится, шрамы затянутся:)
2. Если вы уже достигли зоны личного комфорта - уходите в "Педанты", профи своего дела всегда ценились и ценятся.
3. Если вы слабый, но очень ценящий свои права - в лучшем случае на вас просто не будут рассчитывать.

Про сказочников

Когда работаешь в цейтноте, времени на ошибки не остается и особую важность приобретает умение людей исполнять обещанное, а для руководителя понимать, исполнит ли человек то, о чем говорит.

В первую очередь в таких вопросах я ориентируюсь на опыт работы с человеком (всегда есть люди исполнительные и не очень и вообще авторитет - супер важная штука).

Но помимо авторитета есть еще одна закономерность (как минимум работает в IT), назову его "Правило сказочника".

1. Чем больше человек работает - тем меньше он говорит
2. Чем больше человек рассказывает - тем меньше он делает

Например
Если на вашу задачу приходит ответ "Ок" - шансы на успех в разы выше, чем "да, конечно, я всегда очень педантично подхожу к выполнению своих обязанностей, вот недавно как раз была история..."

Мозг и сознание

Эксперимент из последнего опроса описан в книге «Красная таблетка».
Ученые разделяют понятия сознания, как набора наших мыслей и мозга, как устройства по сохранению, обработке и возвращению информации.

Если мы получаем задачу, то решает ее мозг, а сознание в лучшем случае не мешает.
Поэтому в стрессовой ситуации лучше пытаться расслабиться и дать мозгу сделать свое дело, чем закидать мозг дополнительными запросами и советами.
У всех же бывала ситуация, когда название песни крутится на уме, но если напрячься - улетает? А потом еще в середине дня мозг вдруг заканчивает свою работу и внезапно присылает нам необходимую информацию?)

- Почему вы меняете работу?
- Чтобы больше зарабатывать...

Такой диалог у меня возник сегодня с кандидатом на должность руководителя проекта и это далеко не единичный случай.

Многие люди не думают о целях задаваемых им вопросов и отвечают в лоб (честно, но глупо).

Любой работодатель ищет тех, кто:
1. Обладает знаниями и опытом
2. Ответственен (т.е. обычно делает то, что обещает)
3. Инициативен (не всегда, но чаще да, чем нет)

Озвучивайте то, что может заинтересовать интервьюера и ваше право просить за это справедливую цену, дальше рынок рассудит.

Ветеринар, который смог.

Частый вопрос от студентов: «Можно ли перейти в IT без профильного опыта?»
Ответ: сложно, но можно

Ниже история студента, который запал мне в душу своим упорством и огромным желанием учиться.
Пара консультаций, немного поработали с резюме и вчерашний ветеринар уже Project manager.

История из первых уст:
«Всем привет! Меня зовут Азат, и я хочу поделиться с вами своей историей. История о том, как морской флот, ветеринария, менеджмент и IT могут пересекаться.
Немного о себе: Родом я из солнечной страны Туркменистан, где и проходил службу на флагмане каспийского флота в течение двух лет. Там я впервые познакомился с командной работой и менеджментом со всеми его гранями). После чего я приехал в Москву и поступил на ветеринарный факультет. У людей университет вызывает разные эмоции, но я ему благодарен. Ведь там я встретил свою будущую жену. И с первых дней учебы мы пошли работать по специальности. Конечно, сначала приходилось лишь убирать за животными и с ними гулять, но с опытом и со временем я самостоятельно владел сложными медицинскими техниками. Так я и занял должность руководителя среднего персонала в одном из лидирующих ветеринарных центров Москвы. Подчиненных было более 20 + сфера медицины достаточно специфична. Тут и пришлось пользоваться всеми навыками коммуникации и различными трюками. Изучал методы мотивации и контроля, субординацию и деонтологию.

Войти в IT: Время шло и мы с супругой поняли, что эта профессия очень благородна, но не благодарна. Двум ветеринарам в семье будет не просто, и я принял решение, что нужны радикальные изменения. Изучил рынок, поинтересовался что было наиболее перспективным. Ответ был очевиден: IT. Но для меня, бывшего военного, нынешнего ветеринара родом из Туркменистана IT представлялось чем-то технически страшным и первая ассоциации, это какие-то хакеры и ремонт системных блоков).
Изучение и теория: Решил поискать больше информации как это ваше IT устроено. И наткнулся на подробные видео лекции Нетологии под названием Digital start. И тогда я понял, что IT это не только про программистов. Дизайн, менеджмент, маркетологи, тестировщики и т.п. специальностей так много что и не знаешь за что ухватиться. Следуя советам курса и карьерным консультантам Нетологии, я начал анализировать свои сильные и слабые стороны, а также пытаться примерить различные специальности на себя. Составил для себя ТОП-3 абсолютно параллельных специальностей: Гейм-дизайн, Интернет-маркетолог, Project manager. Какой выбор сделал я, вы уже поняли. И понеслось начало обучения в Нетологии и первые практики.

Практика и поиск работы: Первой моей работой в IT была Account manager в диджитал агентстве по созданию и продвижению сайтов. Описал свои навыки менеджера из оффлайн сферы и меня взяли помощником с окладом в 35к. Для меня это была победа. Соответственно я начал поглощать информацию как пылесос и надоедать своим коллегам. Всегда буду благодарен своим первым коллегам за их терпение и знания. Позже смог устроиться как более опытный аккаунт в другое агентство за 60к. Там уже тренировался на локальных задачах используя знания из Нетологии. В итоге сейчас я устроился в крупную компанию на позицию junior PM. И оглядываясь назад я понимаю, что нет ничего невозможного и что это только начало моей карьерной лестницы. Для понимания временных рамок, из ветеринарного центра я уволился в феврале 2022г. В августе я устроился проджектом. Всем удачи, она явно пригодится. Цель написания этой истории в том, чтобы те, кто сейчас в поиске или в сомнениях ничего не боялись (в пределах разумного) и верили в себя, даже если уже никто не верит. У вас все получится!»

Больше ресурсов!

В управлении проектами есть фундаментальное понятие проектного треугольника: соотношение сроков, объема работы и ресурсов образует результат.
Как правило бизнес не любит жертвовать временем и уж тем более объемом работ, тогда в ход идут ресурсы.
Практика обычная и даже способна принести результат, но только если квалификация ресурса соответствует поставленной задаче.

К чему я это? Как умные руководители, ведите учет, сколько и каких ресурсов у вес есть, вполне подойдет маркировка Junior, Middle, Senior.

Имея такую информацию вы всегда сможете оценить свои силы и тогда не придется сжигать джунов на задачах, предназначенных синьорам.

Что бесит вашего руководителя😡

Пока с временем и вдохновением беда - буду делиться бесючими мелочами из рабочего процесса.

Кейс в чате:
"Привет"... <человек набирает сообщение>...

С завидной постоянностью люди пишут приветствие, потом несколько минут набирают сообщение, а потом отменяют его и набирают по новой.

Важно!
Если у вас есть рабочий вопрос - сформулируйте его одним сообщением с ярко выраженной сутью и отправьте одним сообщением.

Безумно бесит смотреть на "Приветы" в переписке с человеком и ждать продолжения. Вы не Netflix, интрига излишня, с каждой минутой ожидания сути желание помогать пропорционально тает.