Импортозамещение в HR-автоматизации

В связи с последними событиями вопрос импортозамещения, к которому мы шли мелкими шагами, встал ребром. Кто-то использовал зарубежные продукты или технологии и оказался отключен от них или на грани отключения, кто-то не знает, как автоматизировать HR в новых условиях. Мы готовы оказать поддержку клиентам и вместе с ними решать эту проблему. В конце концов, это далеко не первый кризис, с которым Websoft сталкивается за 20 лет существования, и мы уже знаем, что делать. Вкратце перескажем, о чем мы говорили на вебинаре 21 марта.

Websoft – это на 100% российская компания, является резидентом "Сколково", а Websoft HCM числится в Едином реестре российского ПО. Так мы гарантируем стабильность наших разработок.

Что нужно, чтобы продукт был защищен от санкционных рисков?

– Полностью собственная разработка, не зависящая от потенциально подверженным санкциям продуктов
– Работа на технологическом стеке, исключающем продукты западных вендоров (Open Source или собственные решения)
– Российская юрисдикция и локальная команда
– Российские «облака» или установка на сервера заказчика

Websoft HCM — это открытая платформа, которая работает на разных операционных системах и с разными СУБД, они могут быть и коммерческими, и открытыми. Конечно, существенное количество наших заказчиков все еще работают на привычных коммерческих продуктах, но их можно лишиться в ближайшее время.

Альтернатива есть: Websoft HCM обеспечивает полный цикл HR-процессов и сервисов или отдельные направления: от электронного документооборота и автоматизации подбора до чат-ботов и вебинаров.

Чем можно заменить привычные продукты?

– Операционная система – Linux (Open Source или российские)
– СУБД PostgreSQL – (Open Source или российские) или встроенная БД (собственная разработка)
– Браузер – Mozilla (Open Source), Яндекс-Браузер
– Разворачивание приложений – Kubernetes (Open Source)
– Облачная среда – Яндекс-Облако
– Медиа-сервера – Kurento, Mediasoup (Open Source)

Конечно, мы еще зависим от западных инструментов, но уже нашли решения. В частности, на ближайшие месяцы мы запланировали миграцию с AzureDevOps/Git на российскую платформу.

Мы будем развивать собственные инструменты и дальше. Для новых клиентов у нас уже есть готовые отечественные решения. Мы можем снять зависимость существующих заказчиков от иностранного ПО: есть готовые отработанные технологии переноса данных и функционала с технологического стека Microsoft на Linux/PostgreSQL, миграции в российские «облака». Более того – мы можем даже расширить функциональность внедрения там, где раньше использовались продукты, подверженные санкциям.

Конечно, подводные камни есть. К примеру, многие заказчики очень сильно кастомизировали код под конкретные платформы, и при «переезде» могут возникнуть сложности. Но присмотритесь и к типовым внедрениям и готовым решениям – возможно, они вам подойдут. Ответы на все вопросы мы найдем.

Наш сайт: https://hcm.websoft.ru/hcmhome

Эта рабочая неделя получилась почти полностью посвященной вопросам обучения и его автоматизации, и завершить ее хочется размышлениями на эту же тему.

В основе алгоритма автоматизации лежит процесс, а участвуют в этом процессе люди: одни создают программы обучения, другие учатся. И учатся с переменным успехом.

Взрослые люди вообще часто не понимают, зачем им учиться – они же взрослые. Как в старой шутке из КВН: «Маша еще учится?» – «Нет, Маша уже умеет». Но знания и опыт не приходят сами собой с возрастом. Так что же на самом деле мешает взрослым людям это понять и учиться новому?

Многие страхи уходят корнями в детство.

Система среднего образования в целом, скорее, готовит к сдаче экзамена, а не к практическому применению навыков. Целью становится хорошая оценка, а не приобретение знания или умения. Даже гуманитарные предметы учителя нередко оценивают на основе собственных представлений о правильном и неправильном, и школьники пишут в сочинениях то, что хочет прочесть преподаватель, а не собственные мысли. Напишешь «неправильно» – получишь плохую оценку и опозоришься перед всем классом.

Если сейчас перед таким повзрослевшим школьником поставить нетривиальную задачу, он испугается. Он будет пытаться найти правильный ответ – а такого ответа нет ни у кого, он сам должен его найти. Способ решения и есть ответ. Брать на себя ответственность за это решение – и есть взрослость. А вовсе не оценки в аттестате.

Другой связанный с этим страх – страх признаться в том, что ты чего-то не знаешь. Не знаешь – значит, уроки не выучил, садись, два. И если боязнь получить плохую оценку еще как-то стимулировала в школе, то сейчас она никак не помогает. А ведь на самом деле именно осознание собственной некомпетентности мотивирует к обучению – как признание диагноза помогает сделать первый шаг к излечению от болезни. «Я знаю, что ничего не знаю» – и теперь хочу узнать, хочу измениться, стать другим.

Но в нас живет страх перемен, страх неизвестного. Вспомните, как после неспокойных времен нам всем хотелось стабильности. Настолько, что мы стали путать стабильное с неизменным. А ведь стабильными могут быть и рост, и развитие – и они подразумевают изменения. Чем более система гибка и способна меняться внутренне, тем меньше она страдает от внешних воздействий.

Сотрудники будут учиться, если захотят узнавать новое. Им хватит мотивации узнавать новое, если они захотят меняться. Создайте такую среду, которая нормализует изменения, сделает их обычной частью рабочего процесса. Предоставьте сотрудникам инструменты для обучения и развития. Будьте помощником, а не ментором. Протяните руку помощи – её примут с благодарностью.

Путь в тысячу ли

Когда вы решаете автоматизировать процессы, хочется всего и сразу. И электронный документооборот, и учет рабочего времени, и контроль качества, и дистанционное обучение, и готовые курсы, а сколько еще есть возможностей и как хочется все их внедрить у себя, и побыстрее, и побольше! Конечно, амбиции – это неплохо, но необоснованные амбиции – тупиковый путь.

Автоматизация – это не цель, а только средство. Это средство стоит денег и времени, вы можете не получить нужное финансирование и не уложиться в сроки. Или, что хуже всего, в результате обнаружить, что автоматизация себя не оправдала и все работают по-старому.

Задайте себе вопрос: что именно во взаимодействии с сотрудниками автоматизация поможет вам улучшить? Допустим, вы плохо представляете себе настроения сотрудников. Они часто чем-то недовольны, увеличилась текучка, и вы хотите понять, в чем дело.

Начните с малого: внедрите или усовершенствуйте процесс получения обратной связи.

1. Создайте форму обратной связи в личном кабинете, опрос или анкету.
2. Автоматизируйте email и SMS-рассылки с напоминаниями.
3. Сообщите сотрудникам о том, что изменилось и зачем это нужно.
4. Делайте выводы из полученной информации.
5. Корректируйте процесс в случае необходимости.

Автоматизация HR – это постепенный процесс, даже непрерывный, потому что все имеет свойство устаревать. Вам предстоит не только внедрять новое, но и корректировать старое. Но каждый шаг сделает вашу организацию совершенее, а со временем и перемены войдут в привычку. Просто помните, что даже маленькие победы – это победы.

Тема стресса и ментального здоровья, которой мы недавно касались, стала популярной несколько лет назад и актуализировалась в начале пандемии. Корпоративная среда, в свою очередь, восприняла её всерьез, ведь стресс может серьезно сказываться на качестве работы. И если недавно работодатели проявляли заботу о физическом здоровье сотрудников, оплачивая абонементы в фитнес-клубы или обследования, то теперь задумываются и о здоровье психическом.

В конце 2021 года hh.ru совместно Cервисом подбора психологов Alter провели любопытное исследование о психотерапии на работе. Что мы из него узнали:

1. Большинство (64%) соискателей считают, что стресс не является нормальной частью жизни.

Около 15% потенциальных сотрудников даже готовы работать за меньшие деньги, если работодатель оплачивает корпоративную психотерапию. Кроме того, по данным исследования, каждый четвёртый мужчина и каждая третья женщина испытывают панические атаки, но если стыдятся признаться в этом из-за стигматизации – получают новую порцию стресса. Можно сделать вывод, что для соискателей и сотрудников важность обретает атмосфера в компании, а работодатель окажет им поддержку уже просто создав культуру открытости и заботы о здоровье.

2. Работодатель и соискатель по-разному оценивают причины стресса на рабочем месте.

К примеру, второй причиной стресса для сотрудников является руководство (его назвал 41% опрошенных), а работодатели помещают его на пятое место из девяти. Получается, что работодатель не признает негативный вклад в рабочую атмосферу, что затрудняет решение проблемы. Что же касается эмоционального выгорания, которое в числе первых называют обе категории опрошенных, – это результат продолжительного стресса, вызванного самыми разными причинами.

3. Помогает ли корпоративная психотерапия?

Работодатели часто не хотят ее оплачивать, поскольку думают, что сотрудники будут решать личные проблемы, и для компании это будет бесполезно. Однако большинство респондентов (66%) согласны, что так или иначе эти проблемы влияют на продуктивность. Очевидно, если он проработает с психологом их, то и на работе начнет вести себя по-другому.

Полностью статью можно прочесть здесь: https://hh.ru/article/30075

Как мы автоматизируем подбор персонала?

Разберем на примере «Росгосстраха».

Задача: Внедрить централизованный массовый подбор страховых агентов в разных регионах России.

Условия:

1. Рекрутеры есть только в городах-миллионниках.
2. В остальных населенных пунктах компания работает через начальников страховых отделов (НСО) и менеджеров агентских групп.
3. Первичное собеседование проводит сорсинговый центр в Москве.
4. Очное собеседование с подтвержденным кандидатом проводят НСО и менеджеры на месте.

Решение от Websoft

1. Система E-Staff

Основная система для привлечения и подбора страховых агентов, которую мы в процессе адаптировали к задачам «Росгосстраха». Изначально картина выглядела так: один кандидат – один лид. Теперь это работает иначе: в системе отображается несколько лидов, у одного кандидата может быть несколько карточек.

К E-Staff подключены все российские отделы компании с указанием города, все сотрудники, которым специалисты сорсингового центра передают лиды для очного собеседования, а также руководители розничного бизнеса, на которых эти лиды распределяются в дальнейшем.

2. Мета-система

Она была создана для выполнения нужных компании функций, которых нет в E-Staff. Например, создание ежедневных отчетов для рассылки руководящему составу на WhatsApp. Это 1 200 разных показателей: процент выполнения плана в городах-миллионниках, проделанная работа, количество привлеченных через каждый канал лидов, их результативность, и т.д.

Мета-система позволяет готовить такие оповещения и отчеты для построения карты по переданным лидам. Благодаря интеграции с Босс-Кадровик она помогает проставить статусы по заключенным агентским договорам.

3. QlikSense

QlikSense – корпоративная система отчетности, работающая по принципу BI системы. Она позволяет строить воронку подбора календарного и сквозного типов с указанием источников. Воронка календарного типа позволяет отслеживать количество действий в течение месяца. Воронка сквозного типа – отслеживать путь лидов, полученных за определенный период.

В QlikSense есть ограничение: отчет формируется ровно в 18:00. QlikSense доступен только из внутренней сети компании, так что после работы, из дома, руководители посмотреть отчет уже не могут. Однако с помощью автоматической рассылки мета-система всегда держит их в курсе.

4. Карта по переданным лидам

Это разработка, которая позволяет решить сразу несколько задач. Первая – фиксировать местоположение кандидата, чтобы понимать, в какой отдел передать лид. Вторая – равномерно распределить лиды между всеми подразделениями компании, а не только теми, которые находятся в городах-миллионниках.

Благодаря карте на базе API Яндекс.Карты рекрутеры видят ближайший к кандидату отдел компании и количество уже переданных туда в текущем месяце лидов. Если там лиды уже не требуются, значок отдела меняется. Мета-система обновляет данные автоматически.

Итоги

Кастомизированная система E-Staff для «Росгосстраха» заточена под следующие функции:

– Возможность передачи лидов в сеть после обработки.
– Полноценная аналитика по всем источникам и отделам компании.
– Интеграция с Босс-Кадровик: можно отследить путь человека по E-Staff и посмотреть в Босс-Кадровик, заключил ли он договор.
– Интеграция с Websoft HCM: доступ к системе обучения для кандидатов.
– Интеграция с внутренней системой безопасности компании.

Сейчас в E-Staff работает около 3000 человек – от менеджеров агентских групп и НСО до директоров филиалов, – благодаря чему процесс пополнения агентского корпуса совершенно прозрачен.

Взгляните на подбор по-новому: https://e-staff.ru/estaff_home#cap

Что такое адаптация персонала и зачем она нужна?

Не так давно мы писали о важности опыта сотрудника. Он формируется на протяжении всего цикла его жизни в компании, но во многом зависит от того, как быстро человек вольется в коллектив, изучит свои обязанности и бизнес-процессы, усвоит корпоративную культуру и почувствует себя на своем месте.

Это и есть адаптация, или онбординг – и чем успешнее она пройдет, тем скорее вновь принятый работник начнет работать в полную силу и приносить именно ту пользу, на которую рассчитывал рекрутер.

Что входит в адаптацию сотрудника?

1. Сообщение информации о компании, внутренних процедурах и правилах

При приеме на работу новичок получает минимум данных: адрес офиса, график, размер зарплаты и так далее. Но ведь ему нужно знать и о своем месте в компании, целях руководства, и главное – очень важных для нового сотрудника мелочах. Например, как обратиться в ИТ-службу или у кого взять новую ручку. Обычно с этим новому сотруднику помогает непосредственный руководитель или наставник.

2. Обучение и проверка готовности к работе

Даже если в компанию пришел высококлассный специалист, он вряд ли знаком со специфическими для компании процессами: как начисляются штрафы и премии, как работать со внутренним ПО и т.д.. Но это еще не все – нужно убедиться, готов ли новый сотрудник к самостоятельному труду. И, кстати, если он завалил тест – возможно, проблема не в новичке, а в программе адаптации.

3. Ответы на вопросы

Поток новой информации способен вызвать столь же мощный поток новых вопросов. Но наставник может не знать всех ответов, а потому имеет смысл организовать оперативную поддержку при помощи чата или корпоративного сайта.

4. Информирование участников адаптации

Как сотрудник осваивается в компании и какие делает успехи, должны знать и наставник, и руководитель, и тренинг-менеджер. Такой перекрестный контроль позволит не упустить важные шаги в процессе адаптации и скорректировать возможные ошибки.

5. Получение информации о сотруднике

При адаптации нужен двусторонний обмен информацией, ведь компания тоже мало что знает о человеке, кроме его паспортных данных и ИНН. А для HR-процесса важно иметь представление о дополнительных навыках и умениях новичка, его увлечениях и амбициях, чтобы понять перспективы сотрудника в компании.

6. Обратная связь в процессе и по итогам адаптации

Спросите новичка, что ему понравилось в процессе адаптации, а что нет. Какой информации не хватило? С чем пришлось разбираться самому? Что показалось неактуальным? Ответы сотрудников помогут улучшить процесс и сделать адаптацию более эффективной.

7. Знакомство новичка с коллегами

Этим часто пренебрегают – мол, сами перезнакомятся как-нибудь. Но кто-то сразу найдет общий язык с коллегами, а кто-то будет изо дня в день ограничиваться «привет-пока», отчего некомфортно станет всем. Если коммуникация не налажена с самого начала, то может вызвать проблемы и в работе. Лучше сразу снять напряженность, устроив собрание или менее формальную встречу.

8. Подготовка инфраструктуры

Чтобы новичок скорее приступил к адаптации, важно, чтобы для него было подготовлено рабочее место, а он имел нужные допуски. Иначе компания будет платить деньги ни за что, поскольку сотрудник еще не может работать, а сам он усомнится, что в нем заинтересованы.

Если процесс адаптации выстроен грамотно, то он:

– сокращает время привыкания новых сотрудников, тем самым повышая их производительность в первые месяцы или даже недели работы;
– снижает риск серьезных ошибок со стороны новичков;
– существенно уменьшает текучесть кадров;
– способствует налаживанию и поддержанию положительных отношений в коллективе.

А вы ничего не упускаете?

Мы часто размышляем о том, что сотрудник компании – «винтик» в системе. Но даже винтики со временем ржавеют, а шестеренки стачиваются. А сотрудник – не набор функций, а живой человек со всеми вытекающими последствиями, и его эффективность может варьироваться по самым разным причинам.

Стоит сразу развести понятия «продуктивность» и «эффективность». Можно сделать пятьдесят звонков и мало чего добиться. Можно весь день корпеть над документами и получить пшик. Можно сидеть на работе до полуночи и не сделать даже необходимый минимум. Почему так происходит? Причины разные: от опыта работы сотрудника или соответствия его навыков его обязанностям до его характера или темперамента.

Часто понять, что не так, можно только из прямого разговора. Но в российских компаниях открытый диалог – явление нечастое, просто так сложилось исторически. Подчиненные боятся вовремя признаться, что чего-то не понимают, а руководители молчат до тех пор, пока не начнутся проблемы. Между тем, сотруднику важно знать, что здесь и сейчас он все делает правильно, и если он не получает этого подтверждения, оценки своей работы, то оказывается в состоянии неопределенности, и его мотивация снижается.

Что делать?

Компании в лице сотрудников, участвующих в HR-процессах, следует делать первый шаг и выходить на диалог. И отнюдь не только тогда, когда работник «накосячил»! Цель обратной связи для компании – подтвердить, что работник справляется со своими обязанностями, или скорректировать его действия в лучшую сторону. Цель получения обратной связи для работника – увидеть, как его воспринимают коллеги, и осознать свою ценность для компании.

Как давать обратную связь?

1. Предупредите сотрудника о встрече заранее, чтобы он успел спланировать рабочее время, обдумать свои достижения и ошибки и просто морально подготовиться. Неожиданность может стать источником стресса, и эффективного разговора не получится.

2. Будьте спокойны, контролируйте эмоции и не переходите на личности.

3. Если нужно что-то скорректировать – предлагайте свои варианты решения и обсуждайте их, давайте советы. Чем меньше неопределенность – тем конструктивнее будет разговор.

4. Обратная связь – это не монолог: сотрудник тоже должен иметь возможность высказаться. Спросите, что у него получается, а что нет, почему, по его мнению, так происходит. Вы можете не видеть ситуацию в целом, и его ответы помогут вам достроить картину, а сотрудник поймет, что его голос слышен.

5. Примите решение вместе, обсудите дальнейшие действия и резюмируйте разговор.

По сути, во время сеанса обратной связи вы с сотрудником калибруетесь – соотносите его цели в компании и цели компании в целом. И если вы видите будущее одинаково – вы на верном пути. Сотрудник получит нужную мотивацию, а компания – эффективного работника.

Актуальные вопросы HR-автоматизации – одна из множества тем, которые мы обсуждали на конференции Websoft.Практика. Самое главное в инфографике от команды Mozlab.