#WebsoftHCM_обновления

Приложение "Адаптация сотрудников"

Коллеги, в новом релизе 2022.2 мы рады представить приложение "Адаптация сотрудников"!

Приложение входит в состав базового пакета приложений Websoft и доступно всем нашим клиентам по лицензионному договору.

Адаптация, как любой HR-процесс,в каждой компании проходит по-своему. Тем не менее, есть универсальные инструменты, которые покрывают большую долю потребностей в её автоматизации. Кроме того, мы предусмотрели ряд настроек, с помощью которых базовые процессы можно легко кастомизировать.

Возможности приложения "Адаптация":

– Полное управление процессом адаптации: можно посмотреть, кто проходит адаптацию, следить за планом, добавлять и менять задачи, назначать наставника, изменять сроки, настраивать автоматическое назначение адаптации
– Включение в программы и назначение разных типов активностей: задач, учебных мероприятий, опросов, wiki-статей
– Автоматическое обновление планов. Если вы изменили программу, то ранее назначенные программы адаптации по этой программе тоже можно изменить – настроить добавление, изменение или удаление отдельных задач, при этом статус выполнения задачи будет учитываться (например, если человек уже выполнил задачу, она не будет удалена)
– Программа каждого сотрудника может складываться из нескольких типовых программ
– Настройка двух вариантов адаптации — внешней и внутренней: для тех, кто только пришел в компанию, и для тех, кто уже работает, но переводится на новую должность
– Назначение наставников с разными ролями: ответственный наставник (имеет полный доступ к процессу), наставник по задачам (отвечает за конкретный набор задач в ходе адаптации и может управлять только своими задачами)
– Удобные информеры: человек видит, какой этап проходит, сколько задач пройдено
– Наглядный список актуальных задач, с поиском и фильтрацией

С Websoft HCM вы можете самостоятельно создавать и настраивать любые процессы адаптации, включать в них любые ресурсы и любые формы обучения. Попробуйте сами!

Обучение и оценка персонала в компании «Современные транспортные технологии»

Компания «Современные транспортные технологии» работает с Websoft около 12 лет. За это время система обучения и оценки персонала в ней сильно изменилась, причем силами внутренних специалистов. Рассмотрим, как это было.

Задача: развить существующую систему Websoft HCM, перенести в нее весь актуальный контент и автоматизировать процессы.

Условия

Группа компаний «Современные транспортные технологии» — эксклюзивный дистрибьютор по продаже автомобилей марки ГАЗ и автобусов (ПАЗ, ЛИАЗ, КАВЗ). Компания осваивает технические новшества, внимательно прислушивается к потребностям клиентов и постоянно улучшает сервис, чтобы оставаться лидером рынка коммерческой техники.

Websoft HCM в компании внедрялась как корпоративная платформа для обучения внутренних и внешних сотрудников (персонал дилерских центров, директора, маркетологи, логисты, сервисники)

Решение на платформе Websoft HCM

Учебный портал – это проводник актуальной информации о новых моделях техники, акциях и финансовых программах, бенчмарках обучения и развития. Здесь проводятся следующие активности:

– Дистанционное обучение (вебинары), чтобы быстро и своевременно доносить до удаленных пользователей всю необходимую для работы информацию, и последующее тестирование.
– Профессиональная адаптация новых сотрудников с последующим тестовым контролем, а также ежемесячные дистанционные тесты для проверки актуальных знаний.

Кастомные доработки

1. Единые логин и пароль для разных информационных систем

Эта задача реализована с помощью интеграции через XML-файлы, а пароль передается в другую ИС в зашифрованном виде.

2. Онлайн-заявка в техподдержку

Пользователь в своем личном кабинете формирует заявку, описывает проблему, прикладывает необходимые сканы и направляет сотруднику IT–отдела, который отвечает за соответствующую программу. Также настроены уведомления в обе стороны: о поступлении заявки и о ее закрытии.

3. Отчетность

– В панели руководителя ДЦ отображается статистика по сотрудникам и их успехам в обучении, есит набор отчетов для анализа вовлеченности в обучение и актуализации потребностей в обучении и развитии.
– Для контроля численности персонала в панели отчетов отображается отчет по количеству сотрудников с разбивкой на должности. В зависимости от нормативов численности (по объему бизнес-задач) выводится соответствие количества торгового персонала типу дилерского центра (больше/меньше нормы).
– Реализованы ежемесячные отчеты по анализу текучести кадров.

Использование коробочных решений

1. Регистрация на портале

Процедуру регистрации на портале пользователи проходят самостоятельно: заполняют анкету, указывают подразделение и роль, дают согласие на обработку данных и ждут подтверждения регистрации.

2. Регистрация на мероприятия

В ленте публикуются анонсы учебных мероприятий, участие в которых требует подачи заявки и ее подтверждения администратором.

3. Раздел онлайн-консультаций

В специально отведенное время пользователи могут пообщаться со специалистом, ответственным за направление, в онлайн-режиме.

4. Файловый архив

Это библиотека прошедших мероприятий, где расположены все материалы с них.

5. Проведение конкурсов

Условия конкурсов, а также конкурсные материалы размещаются в системе, победитель определяется онлайн-голосованием. За время работы накоплена база из более чем 2000 вопросов, из которых составлено более 100 тестов.

Итоги и перспективы

– Выстроена эффективная система обучения и оценки персонала, которую можно развивать и дополнять
– Руководители имеют прозрачную картину обучения и проверки знаний сотрудников
– Получен экономический эффект за счет внедрения экономичной отечественной разработки и обучения в дистанционном формате
– Глубокая кастомизация обеспечивает настройку системы под задачи и бизнес-требования компании.
– В перспективе рассматривается развитие новых модулей программы для расширения спектра возможностей работы с персоналом

Изучить кейс в деталях

Обучение сегодня

Каким хочется видеть обучение сотрудников прямо сейчас? Слушатели вебинара Елены Тихомировой, CEO eLearning center, и читатели ее канала "Живое обучение" отметили главные особенности современного обучения: простой доступ, практическая направленность, небольшая продолжительность, простые инструменты и максимум результата для слушателя.

Самые востребованные форматы обучения:
– Гибридное
– Удаленное
– В сотрудничестве

Основные тренды обучения:
– Геймификация
– Комплексное обучение
– С использованием методов custdev для проектирования обучения

Топовые тематики:
– Защита от выгорания
– Критическое мышление
– Психологическая устойчивость
– Профилактика стресса
– Эффективная работа на удаленке
– Совместная работа и управление командами на удаленке

По этим трендам видны требования, которые предъявляет нам новый мир. Но любое обучение – это изменение, а изменения даются нам очень непросто. Даже замена смартфона может вызвать стресс, особенно если у него незнакомая операционная система! А сейчас учиться приходится в перманентном стрессе от информационного фона.

Хорошая новость в том, что обучение можно сделать комфортным: для этого нужно учитывать, чего хотят люди, как они чувствуют, чего боятся. "Подстелить соломку" и протянуть руку. И помнить, что главное – это результат обучаемого, а не технологии или самореализация методистов.

Как строить взаимоотношения с сотрудниками, чтобы все успевать?

Обычно эти тайм-менеджмент и управление персоналом рассматриваются как два совершенно разных навыка. Между тем, они взаимосвязаны. Подчиненные часто обращаются за советом, приходят с вопросами и нуждаются в поддержке: даже если ваши сотрудники могут принимать некоторые решения самостоятельно, главный все равно вы, и ваша дверь должна быть для них открыта. Сколько времени это отнимет, зависит от того, какие отношения налажены между руководителем и его командой.

Управлять персоналом – это в том числе учить людей работать с вами, объяснять правила игры. Тогда общение будет комфортным, а время на решение рабочих вопросов значительно сократится. Как это делать?

1. Если человек приходит к вам с проблемой, у которой потенциально есть какие-то решения – учите предлагать варианты решений. Тогда вы не будете думать за других, не будете придумывать решение, а выберете один из нескольких вариантов.

2. Учите сотрудников коротко описывать ситуацию, выделяя самое главное. О деталях вы спросите при необходимости (это требуется только в 10-20% ситуаций).

3. Выберите наиболее подходящий инструмент коммуникации. Кто-то предпочитает почту, кто-то все вопросы решает по телефону, а кто-то любит мессенджеры. Главное – сформулировать логику работы и до всех её донести. И предупредить, что вы не обязательно мгновенно ответите на любой вопрос.

4. Отключайте уведомления, работая над глубокой задачей, которая требует концентрации и размышлений. И (см. пункт выше) заранее договоритесь о принципах взаимодействия, чтобы не вызвать панику из-за того, что вы не ответили на запрос. Предупреждайте, когда вас не стоит беспокоить, говорите, когда будете отключать уведомления: обеспечьте прозрачность и укрепляйте доверие.

Автоматизация дистанционного обучения

Итак, вы спланировали обучение и теперь должны его провести. Кажется, дистанционное обучение уже автоматизировано почти полностью, но мы все же хотели бы обратить внимание на функции, которые в этом процессе особенно полезны.

1. Напоминания

Люди нередко назначают себе курсы, даже начинают их, а потом забывают о них и не завершают. Значит – нужно напоминать об этом и автоматически завершать курсы. Современные LMS это умеют.

2. Проведение модульных программ

Для марафонов или модульных программ есть отдельный набор автоматизации. Расскажем на нашем примере.

Для обучения сотрудников компании и обучения клиентов мы создаем объемные модульные программы: длительность 2-3 месяца, десятки или даже сотни участников, огромное количество разнообразных элементов знаний (курсы, вебинары, записи, электронные книги, тесты, задания с проверкой экспертами).

Также мы используем собственное решение “Марафон обучения”, в котором есть следующие инструменты автоматизации:
– welcome-письмо перед каждым модулем курса,
– оповещение о новых заданиях,
– отслеживание выполнения условий для открытия доступа к очередному модулю или элементу модуля,
– назначение тестирования,
– уведомления о том, что эксперт проверил задания, дал оценку, написал комментарии,
– механизмы группового взаимодействия, чаты с экспертами, преподавателями, другими участниками.

3. Доступ к внешнему контенту

Часто наши клиенты покупают доступ к внешнему контенту — электронным библиотекам издательств, курсам и видеокурсам. При этом у компании есть своя LMS, где ведется вся статистика. В современных LMS, таких как Websoft HCM, есть возможность интегрировать любые внешние источники материалов и собирать статистику из них тоже.

4. Создание контента

Если в вашей LMS есть встроенные механизмы разработки контента, то вы можете:
– привлекать к разработке множество предметных экспертов,
– автоматически согласовывать контент,
– обрабатывать обратную связь по контенту от пользователей,
– выставлять сроки для проверки и актуализации контента.

В следующем посте мы обсудим, как контролировать обучение и анализировать его результаты.

Не просто "Спасибо"

Обратная связь – полезная вещь, из которой можно узнать, в каких процессах есть проблемы, что работает хорошо, какая атмосфера в коллективе в целом. Другой вопрос, что получить ее бывает непросто: что-то нравится – так сотрудники воспринимают это как должное, что-то не нравится – они терпят, потому что боятся негативной реакции. На этот случай в системе Websoft HCM есть механизм "Скажи спасибо". С его помощью можно собирать постоянно собирать обратную связь от сотрудников, мотивируя их при помощи геймификации.

Как это работает?

Раз в месяц или квартал каждый пользователь получает некоторое количество виртуальных баллов. С их помощью можно поблагодарить коллегу, а полученные от других баллы – обменивать на виртуальные и реальные призы и бонусы. Казалось бы, способ мотивации понятный и приятный. Но и с ним возникают неожиданные сложности.

Например:

1. "Все говорим спасибо Васе"

Руководитель просит всех сотрудников подразделения сказать спасибо человеку, потому, что у него день рождения или ребенок родился. Странная накрутка, которая автоматизацией, увы, не решается.

2. "Спасибо начальнику"

Сотрудники регулярно и не совсем обоснованно передают свои баллы любимому руководителю. Это можно исправить, запретом на такие передачи в интерфейсе или установкой коэффициента на такие баллы.

3. "Ты мне – я тебе"

Два сотрудника или более договариваются и по кругу передают баллы друг другу, снова и снова. Чтобы выявить эту махинацию, можно настроить анализ транзакций. И аннулировать баллы по итогу.

4. "Спасибо друг другу"

Примерно то же самое, но внутри подразделения. Чтобы нивелировать этот фактор, можно ввести повышающие или понижающие коэффициенты. Например, благодарность коллегам из смешанных подразделений можно оценивать выше, чем спасибо соседям по офису.


Все это стоит учитывать при автоматизации, иначе вместо мотивации получится сплошное мошенничество. Для этого система начисления баллов и контроля транзакций с точки зрения технологий должна быть максимально гибкой.

Но лучше всего, если HR сможет объяснить, зачем внедряется непрерывная обратная связь, и создать атмосферу, в которой никому не захочется обманывать – тогда и за руку никого ловить не придется. А вот если с атмосферой пока есть сложности, вероятно, с внедрением благодарностей пока стоит повременить.

Управление временем для руководителя: лайфхаки

Руководитель, который плохо отдыхает, не сможет эффективно работать. Кому-то нравится интенсивно работать по будням, а выходные оставлять для себя. Другим важно отдыхать равномерно, иметь возможность отдышаться в течение дня. Но планировать это сложно, особенно если у вас есть люди в подчинении. Управление временем помогает как раз тогда, когда личная жизнь и работа не находятся в балансе.

Помните про особенности работы руководителя:

– К вам всегда будут приходить с вопросами, и с этим ничего нельзя сделать, потому что вы принимаете решения. Даже если ваши подчиненные достаточно самостоятельны, вы должны быть открыты для поддержки и совета.
– Многие задачи невозможно запланировать. Критические ситуации случаются неожиданно, и вам нужно быть всегда к ним готовым.
– Вам нужно время для размышлений: для стратегического планирования, исследований, генерации идей, аналитики. Без этого невозможно быть проактивным, а значит – эффективным. Критичное качество для руководителя и лидера.

Планируйте время, опираясь на эти факторы. И держите несколько лайфхаков.

Инструменты управления временем

1. Планируйте не более 60% рабочего времени

40% оставьте на непредвиденные ситуации – они обязательно возникнут, ведь спрогнозировать все невозможно. Если вы загрузите себя на все 100%, то загоните себя в угол. Попробуйте в течение месяца вести дневник задач: может оказаться, что плановые задачи составляют не больше трети от общего количества.

2. Учитывайте риск сбоя

К примеру, вы запланировали ряд задач, связанных логически и по срокам, на две недели. В такой ситуации любой день, проведенный не по плану, приводит к масштабному сбою, цена которого – срыв сроков или вынужденные компромиссы. Не забывайте, что мы все – живые люди с ворохом забот и не очень крепким здоровьем. Заложите дополнительное время для страховки – в любом случае вы потратите его с пользой.

3. Учитесь говорить “нет”

Уважайте свой график и избегайте наложения планов. Иначе вы будете нервничать и не сможете выполнить эффективно ни одну из задач, совпадающих по времени.

4. Управляйте напряжением

Управление временем тесно связано с внутренним состоянием. Если вы истощили ресурс и чувствуете перегрузку, то эффективность снизится и за планом вы не успеете. Поэтому будьте внимательны к себе и давайте себе отдохнуть: это не обязательно отгул или отпуск – возможно, вам достаточно выбрать менее сложные и более приятные задачи и уделить время им.

5. Выстраивайте взаимоотношения с сотрудниками

Руководить – это еще и учить людей работать с вами, чтобы всем было комфортно. Как это сделать, мы разбирали в одном из прошлых постов.

6. Создавайте управляемую среду

Управлять своим временем в неуправляемой среде невозможно. Планирование, декомпозиция и приоритизация задач помогут, только если вы в ресурсе и контролируете среду: иначе вам останется только реагировать на происходящее, а развиваться в таких условиях не получится. О том, как создавать управляемую среду, читайте здесь.


И помните, что самое главное в уравлении временем – постоянство. Начинайте день с просмотра задач на день, при необходимости корректируйте планы. Завершая работу, просматривайте и корректируйте планы на завтра. Если начинать следить за своим временем каждый месяц, но через пару дней бросать, эффекта не будет.

Как анализировать и контролировать дистанционное обучение?

Обучение нельзя бросить на самотек, а дистанционное обучение – тем более. В данном случае расстояние не помеха: системы дистанционного обучения по умолчанию собирают множество данных, которые при автоматизации активно используются. Итак, что же можно автоматизировать для контроля и анализа?

1. Сбор обратной связи

Есть вещи, которые вы узнаете только напрямую от сотрудников. Собрать обратную связь бывает непросто: людям надо напоминать о ней, и здесь автоматизация очень помогает. Также можно использовать элементы геймификации и, например, обменивать отзывы на баллы.

2. Интерфейс руководителя

В системе должны быть отчеты, дашборды, которые помогают понять, что происходит, кто как учится, как люди проходят обязательные курсы. И эти отчеты должны быть доступны не только HR-администратору, но и локальным тренерам, менеджерам и линейным руководителям, поскольку они также вовлечены в процесс. Поэтому при выборе системы обратите внимание, чтобы в ней можно было настроить полноценный интерфейс руководителя.

3. Дайджесты

Руководителям часто удобнее получать дайджест в письме, не заходя в систему, и современная платформа должна позволять формировать и отправлять такие дайджесты руководителю автоматически.

4. Расчет рейтинга курса и рекомендации

Предположим, вы собрали обратную связь и сформировали рейтинги курсов. А если эти рейтинги обработать в рамках рекомендательных алгоритмов, людям будут рекомендоваться в первую очередь те курсы, которые получили высокие оценки коллег. Тогда замкнется цикл, в котором взаимосвязаны планирование, сбор обратной связи и анализ результатов.

Этим постом мы завершаем цикл материалов об автоматизации дистанционного обучения. Множество инструментов автоматизации доступны на каждом из этапов — планирование, организация, проведение обучения – и они способны значительно упростить жизнь HR-специалистам, тренерам, руководителям и экспертам. Выберите наиболее актуальные для вас и организуйте обучение быстрее, проще и эффективнее.

#WebsoftHCM

Реализация проектов

Websoft HCM — платформа с развитыми средствами разработки, поэтому уникальные настройки HR-процессов для вашей компании можно сделать, оставаясь в рамках "коробочного" решения. Однако реализация таких настроек в большом масштабе — это уже проект. Мы выполняем более 200 проектов в год – как по традиционной методологии, так и по модели Agile.

Мы используем три формы взаимодействия с клиентами для реализации настроек и доработок:

1. Расширенная техническая поддержка (ServiceDesk)

Этот способ подходит для реализации небольших задач, которые появляются по мере использования Websoft HCM.

2. Проекты, выполняемые по модели Agile

Современная и удобная форма взаимодействия заказчика и нашей команды. Она позволяет гибко работать с требованиями, оперативно корректировать планы работ и приоритеты задач, благодаря чему, как показывает практика, проекты удается реализовать быстрее и дешевле.

3. Проекты, с фиксированной ценой (fixed price), выполняемые по классической "водопадной" модели (waterfall)

Такие проекты подразумевают наличие составленного и согласованного технического задания, на основе которого фиксируется состав и рассчитывается стоимость работ. Данная модель используется, если вы не хотите или не можете работать по Agile.


Кроме того, при работе по модели Agile услуги в рамках расширенной технической поддержки оказываются по модели Time & Materials. В этом случае заказчик оплачивает фактические трудозатраты на работы, выполняемые сотрудниками Websoft, на основании отчета за календарный период (как правило, это один месяц). До начала работ точно оценить их невозможно, поскольку для расчета нужно детальное ТЗ, разработанное Websoft и согласованное обеими сторонами. Однако если заказчик хорошо описывает функциональные требования, то можно дать работам предварительную оценку. Тем не менее, оплачиваться будут фактические трудозатраты.

Под каждый проект мы формируем проектную команду. В случае, если вы не до конца определились с требованиями, наши аналитики помогут проанализировать процессы и подготовить технические задания.

#WebsoftHCM_лайфхак

Массовый подбор – задача в крупных розничных сетях постоянная и сложная из-за объема данных и широкой географии. Как поможет автоматизация?

Планы подбора в O'STIN и Funday консолидировались в файле с данными о ставках и штатном расписании магазинов. Теперь они переносятся на портал Websoft HCM и там же обновляются.

В модуле «Подбор персонала» создается карточка «Планы подбора» (ставки, должности, подразделения, бюджетный период). Директора могут скорректировать план – заморозить и разморозить ставку, сделать рокировку.

Пример №1: Ставка кладовщика неактуальна. Директор может заморозить её и разморозить в будущем.

Пример №2: Сотрудник на складе справляется, а на кассе нужны еще люди. Перекинем 0,5 ставки с кладовщика на кассира. Если всех устраивает, корректировки сохраняются.

Детальные отчеты по корректировкам, ставкам и штатному расписанию можно выгрузить в Excel.

Директора не занимаются согласованием, а рекрутер видит изменения сам – процесс упрощается, а срок найма уменьшается!

Где взять контент для системы дистанционного обучения?

Самый простой ответ на этот вопрос – обратиться к тем, кто профессионально занимается разработкой обучающих курсов.

До 1 ноября у наших партнеров eLearning center проходит акция для клиентов Websoft.

Если у вас есть СДО Websoft HCM, все готовые курсы eLearning center можно приобрести в аренду на год с большой выгодой!

Библиотека насчитывает уже более 100 курсов по всем основным гибким навыкам, навыкам диджитал и безопасности.

Воспользовавшись этим предложением, можно в разы сэкономить на корпоративном обучении и буквально за один день наполнить вашу образовательную платформу уникальным контентом.

Кроме того, любые 10 курсов из каталога ELC клиенты Websoft могут приобрести со скидкой 50%. Полный список курсов – здесь.

Подробности акции узнайте по ссылке.