💡 Инструменты, без которых не обходится ни одно наше мероприятие

Меня часто спрашивают, как удается держать под контролем все детали при подготовке мероприятий, особенно когда проектов очень много. Секрет прост (на самом деле нет 😉) — это правильные инструменты и четкая система. Сегодня делюсь тем, что помогает мне и команде BUBIN EVENTS делать свою работу качественно.

🤩 Всемогущая план-сетка (или дорожная карта проекта)
Это наш мозг и командный центр. Здесь собирается АБСОЛЮТНО всё: этапы, задачи, дедлайны, ответственные. От первого созвона с клиентом до сбора обратной связи после ивента. Главное — все в одном месте, наглядно, и каждый член команды видит общую картину и свой следующий шаг. Никаких «ой, я забыл».

🤩 Общие папки проектов (на Google Drive / SharePoint / etc.)
Вся документация по каждому мероприятию — от брифа и сметы до сценария, макетов, договоров и контактов подрядчиков — хранится в структурированных папках. Доступ у всех, кто работает над проектом, 24/7. Это исключает потерю информации и вечные вопросы «а где лежит...?».

🤩 Telegram-чаты (с одной ВАЖНОЙ фишкой!)
Да-да, старый добрый Telegram. Но не просто для общения. Ключевой момент — отложенные сообщения. Это просто спасение! Можно накидать мысли, задачи или уточнения коллегам в любое время, но они получат их строго в рабочие часы. Так мы не беспокоим друг друга в нерабочее время и не теряем важные идеи. Удивительно, но такой простой и нужной функции нет во многих навороченных CRM. Для нас это маст-хэв для асинхронной коммуникации.🔥

🤩 Детализированный сценарий
Не просто список выступлений, а подробный документ, где прописаны все действия, реплики (ключевые), технические моменты, выходы артистов, работа света/звука. Обязательно подробно проговариваем его с ведущим и всеми ключевыми лицами. Сценарий — это скелет мероприятия, который держит всю конструкцию.

🤩 Поминутные тайминги для команды на площадке
Это отдельный документ, который получают все, кто работает «в поле»: координаторы, технические специалисты, волонтеры, кейтеринг. Кто, что, когда и где делает. Это помогает всем синхронизироваться, понимать общую картину и оперативно реагировать на любые изменения. Координаторы с такими таймингами — наши глаза и уши на площадке.

Конечно, есть и другие инструменты: таск-менеджеры, софт для создания презентаций, финансового учета и т.д. Но эти пять — основа основ, без которой качественная подготовка сложного мероприятия просто невозможна.

😊 А какими инструментами или фишками пользуетесь вы в своей работе? Делитесь в комментариях!

🤔 Раньше думал, что планерки — это скорее формальность. А теперь...

Записал аудио, где рассказываю, как наши, казалось бы, обычные двухнедельные созвоны превратились для всей команды в настоящую точку опоры.

🎧 Внутри — мои мысли о синхронизации, как это помогает мягко вернуться в рабочий ритм после перерыва, и о том самом чувстве «мы вместе», которое так ценно, особенно на удаленке.

Спойлер: для нас это уже не просто митинг, а действительно полезная привычка!

Приглашаю послушать👇

Как понять, что ивент действительно «выстрелил»? Мои ключевые метрики 😊

Привет! Провести ивент — это полдела. Важно еще понять, насколько он был успешен, верно? Часто все смотрят на количество гостей или охваты в соцсетях, но для себя я выделяю несколько других, на мой взгляд, более глубоких показателей, которые действительно говорят о качестве.

Делюсь своим списком метрик, на которые всегда обращаю внимание:

🏃Сколько человек осталось до конца? 
Пожалуй, один из самых честных показателей. Если люди начинают расходиться задолго до финала, значит, что-то пошло не так: стало скучно, программа затянулась, или просто не оправдались ожидания. Чем выше процент «досидевших» (или «дотанцевавших» 😉), тем лучше. Это значит, что нам удалось удержать их интерес до самого конца.

🎯 Вовлеченность в активности
Пассивные зрители — это не то, к чему мы стремимся, если только это не лекция Нобелевского лауреата. Для меня важно, чтобы гости активно участвовали: задавали вопросы спикерам, включались в интерактивы, общались друг с другом, танцевали (если формат предполагает). Если люди просто стоят по углам, это сигнал, что с вовлечением проблемы. Наблюдаю, сколько человек реально принимают участие — это прямой индикатор интереса и атмосферы.

⏳ Отсутствие простоев (и да, это про «музыка еще не играет, а есть уже нечего»)
О, это моя личная боль! Моменты, когда возникает неловкая тишина, программа подвисает, или гости уже опустошили фуршетную линию, а до горячего еще далеко — это провал в динамике и атмосфере. Люди начинают скучать, энергия падает. Поэтому для меня гладкие переходы, вовремя поданные закуски/напитки, и уместная фоновая музыка, которая заполняет паузы, но не мешает общению — критически важные маркеры.

💬 Обратная связь (не только формальные анкеты!) 
Самый прямой способ узнать, что понравилось, а что нет. И тут я не только про анкеты после мероприятия (хотя они тоже важны!). Я стараюсь собирать фидбэк и «в полях»: слушаю, о чем говорят гости во время ивента, подхожу пообщаться, обращаю внимание на эмоции. Ну и, конечно, отзывы в соцсетях, сообщения в личку после. Важно не бояться и негатива, ведь именно он помогает расти.

✅ Достижение поставленных целей 
Казалось бы, очевидно, но не всегда этому уделяют должное внимание. Перед каждым ивентом мы (или вы, если организуете сами) ставим конкретные цели: познакомить сотрудников из разных отделов, презентовать новый продукт так, чтобы его захотели купить, собрать определенную сумму на благотворительность, или просто дать команде круто отдохнуть и перезагрузиться. После мероприятия обязательно сверяюсь: достигли ли мы того, чего хотели? Насколько? Если цель была — нетворкинг, а все сидели по своим «кучкам», ну, значит, не докрутили.

Конечно, метрик может быть и больше, в зависимости от специфики мероприятия. Но эти — мой личный топ, который помогает оценить «пульс» ивента и понять, действительно сделать следующий ивент еще круче.

😊 А на что вы обращаете внимание в первую очередь, оценивая успешность мероприятия? Делитесь в комментариях! 👇