Кому стоит читать

– Владельцам и управляющим кофеен, ресторанов
– Операционным директорам
– Тем, кто не понимает, почему выручка есть — а денег нет

Если вы когда-то говорили себе:

Ну вроде норм, в плюс выходим, по деньгам что-то остаётся…

…то вы в слепой зоне.
И я здесь, чтобы снять с глаз эту повязку.

Подписывайтесь. Будет системно, по делу и без воды.

🎯 Реальный кейс: как кофейня теряла 470 000 ₽ в месяц на ровном месте

“Всё хорошо, но прибыли нет” — классическая ловушка кофейни

Есть кофейня. 5 точек. Кондитерка закупается, операционный директор на месте, iiko ведёт учёт. Всё по уму.
Но владелец говорит:

“Я не понимаю, куда уходят деньги. Мы выручаем, но не зарабатываем.”

📉 Что показала наша таблица:
– Зарплаты сети кофеен — 33% от валовой прибыли, низкая эффективность на сотрудника
– Айка искажает фудкост из-за открытого периода, теряете деньги
– Закупы хозки — не по плану, хаотично, перезатарка
- Десерты - хаотично. Огромные списания.
– Данные по выработке — не считались вообще

📌 Итог: при выручке в 9,5 млн/мес потери были 670 000 рублей ежемесячно.
После внедрения — спланировали графики и снизили ФОТ на 6%, нормировали хозку, выработку — в плюс.

📊 В следующий раз расскажу, как iiko может обманывать вас по себестоимости.

#кейс

Почему отчёт раз в месяц — это катастрофа

P&L по смертно в начале следующего месяца — это как ехать по трассе, глядя в зеркало заднего вида.

❌ Деньги уже потеряны
❌ Себестоимость уже поплыла
❌ ЗП уже выплачена — и не туда

Пример:
Если у вас перерасход на 20 000 ₽ в день, то за месяц — это 600 000 ₽.
И вы об этом узнаете только 5 числа следующего месяца.

📍Мы даём цифры в каждый день, в простом формате, где сразу видно:

– Где отклонения
– Что не так
– Где теряете
– Что надо поменять

Это не Excel и не учёт ради учёта. Это зеркало бизнеса. В реальном времени.

📊 Я сделал инструмент, который показывает вам правду — каждый день

Если коротко — это не просто таблица. Это управленческий инструмент, который экономит вам сотни тысяч.

Я собрал всё, что реально работает в кофейнях — и упаковал это в таблицу, которая:

🔹 показывает прибыль и убытки в ежедневной динамике
🔹 считает реальную себестоимость продукта, а не мифическую из iiko
🔹 помогает видеть, сколько вы реально зарабатываете сегодня, а не в конце месяца
🔹 показывает, где утекают деньги — хозка, закуп, перерасход, недовыработка каждый день
🔹 считает точку безубыточности, и вы сразу видите: сегодня в минус или в плюс, зачем гадать

⸻

Почему это важно?

💸 Стандартная модель учета в кофейнях — это слепой режим.
Вы получаете отчет к 10 числам следующего месяца, когда уже поздно что-то менять. А если у вас, допустим, где-то ежедневно «течёт» по 20 000 рублей — вы теряете по полмиллиона в месяц, даже не замечая.

📉 iiko, r_keeper, 1С — дают данные, но не аналитику.
iiko считает молоко по 75 ₽, хотя вы покупаете по 100. Потому что не закрыт период. А значит, себестоимость капучино уже кривая. И вы живёте в иллюзии прибыли, которой нет.

⸻

Что я сделал?

Создал настраиваемую систему, куда можно подтягивать данные из iiko, r_keeper, 1С или просто из кассы.
Она считает автоматически, показывает ключевые метрики по бизнесу в ежедневном режиме и даёт возможность принимать решения сегодня, а не через месяц.

Это не просто табличка в Excel. Это:

✅ Финансовая модель вашего бизнеса в динамике
✅ Оцифровка процессов — от выручки до выработки
✅ Поддержка в управлении — даже если у вас нет финаналитика
✅ Индивидуальная настройка под ваш проект

⸻

💬 В следующих постах покажу, как это работает в конкретных кейсах: где нашли минус, где оптимизировали, где сэкономили.

Если вы владелец кофейни, управляющий или операционный директор — выглядит как просто таблица, но в реальности — это инструмент, который каждый день даёт вам деньги в руки, которые раньше утекали.

#про_таблицу

Мы не просто «делаем таблицу». Мы внедряем динамический управленческий инструмент.

📌 Внедрение для кофейни 70 000 ₽
📌 Ежемесячное ведение — 50 000 ₽
📌 Но мы не “продаём шаблон”.
📌 Мы заходим в проект и строим под вас.

Что делаем:
– учим формировать отчеты в iiko, 1С, кассу
– Настраиваем загрузку реальных данных
– Объясняем, как брать цифры (даже если вы в этом 0)
– Выявляем слабые места
– Даём управленческие рекомендации
– Ведем P&L в ежедневном формате, закрываем его в первых числах и вместе реагируем на показатели день в день.

📍Если у вас нет управляющего, нет финаналитика — мы делаем всё за вас.

Просто запишись на разбор и мы покажем как должно быть 🙌🏻

#про_таблицу

Эти 5 цифр отделяют прибыльную кофейню от выживающей

1. Факт выручки за день
Чтобы понимать, что вообще происходит

2. Средний чек и его наполняемость
Потому что «300 рублей» и «300 с круассаном» — две разные экономики

3. Выработка на сотрудника/час
Чтобы не переплачивать за пустые смены

4. Процент расхода на ФОТ
Контроль з/п в процентах к выручке — must

5. Точка безубыточности.
Чтобы не залезать в кассовый разрыв

Мы собираем эти данные автоматически и без боли.

Почему отчёт раз в месяц — это катастрофа

P&L по смертно в начале следующего месяца — это как ехать по трассе, глядя в зеркало заднего вида.

❌ Деньги уже потеряны
❌ Себестоимость уже поплыла
❌ ЗП уже выплачена — и не туда

Пример:
Если у вас перерасход на 20 000 ₽ в день, то за месяц — это 600 000 ₽.
И вы об этом узнаете только 5 числа следующего месяца.

📍Мы даём цифры в каждый день, в простом формате, где сразу видно:

– Где отклонения
– Что не так
– Где теряете
– Что надо поменять

Это не Excel и не учёт ради учёта. Это зеркало бизнеса. В реальном времени.

Как выглядят “невидимые дыры” в финансах — и как их обнаружить

У большинства кофеен с выручкой от 1 млн в месяц начинаются скрытые финансовые потери.

💸 Закупили молоко «на глаз»
💸 Выплатили смену баристе «по ощущениям»
💸 Не учли возврат товара или порчу — и себестоимость поплыла

📍Что происходит:
До 15–20% расходов в месяц проходят «мимо» план-факт анализа. В отчётах их просто нет — а деньги утекают.

📈 Что делать:
— Начать трекать ежедневный план и факт по расходам
— Фиксировать факт закупок, возвратов, списаний
— Раз в день сверять прогнозный и фактический результат по прибыли

Так появляется управляемость, а не «где деньги, Лебовски?».

Как выручка в 3 млн превращается в 0 на счёте

Выручка растёт, а денег всё равно нет?

🤯 3 причины:

1. Плохая отсрочка поставщикам
Вы закупаете продукт за наличку, а продажи идут в долг (или без вычета возвратов). Рвётся кэшфлоу.

2. Скрытая задолженность
Зарплата, аренда, налоги — всё копится, но не отражается в учёте.

3. Нет оперативного учёта прибыли
В конце месяца вроде бы +100к, а через неделю минус на карте.

📍Пока нет ежедневного мониторинга прибыли, вы работаете «вслепую».

Как я веду финансовый учёт без финансового директора

Я — не финансист. Я операционный директор сети кофеен.
И я сам искал инструмент, чтобы понять: куда уходят деньги, и как их удержать.

🧠 Что я понял:

— Нужен один отчет, по которому будут приниматься быстрые решения.
— Нужна простая система, а не ERP за миллионы
— Всё должно быть видно по дням, а не раз в месяц
— Она должна учитывать реальность — возвраты, списания, форс-мажоры

📍Поэтому я собрал таблицу.
Она уже спасла несколько бизнесов от «невидимых» минусов.
И я сам веду в ней проекты — от 1 до 10 точек.

💡 Вся финансовая картинка бизнеса в одной таблице — без головной боли и Excel-хаоса

📊 Что у вас будет:

• Финансовая модель под ваш бизнес
• P&L (прибыль/убытки) в динамике
• ДДС (движение денежных средств)
• ПЛАН / ФАКТ с подсветкой отклонений
• Ключевые метрики по АУП
• Эффективность выработки сотрудников
• Удобный дэшборд без лишних вкладок
• Всё автоматизировано — без десятка разных файлов и ручного свода

🚀 Что мы делаем для вас:

📌 Внедрение
• Настроим управленческую отчётность в iiko / r_keeper
• Адаптируем под 1С
• Обучим команду корректно собирать данные

📌 Ведение проектов
• Аналитики и действующие руководители с опытом в бизнесах до 500 млн ₽ в год
• Ведение управленческой отчётности
• Доработка отчётности под управление микропроцессами
• Анализ, оповещение и рекомендации при отклонениях от модели бизнеса

🎯 Результат для вас:

• Каждый день вы знаете, сколько зарабатываете
• Видите, где теряются деньги
• Получаете рекомендации, как выйти в плюс и увеличить прибыль

📥 Напишите «Хочу таблицу» в личку @potemkin_as — подключим, адаптируем и настроим всё под ваш проект.

#про_таблицу

Кофейня делает 2,4 млн в месяц — и уходит в минус. Где ошибка?

Кейс.
Сеть из 3 точек. По отчётам iiko всё хорошо: фудкост в норме, баристы на месте, гости идут.

Но прибыль минус 120 000 ₽.

📍Проблема:
Они считали прибыль 1 раз в месяц — в конце. За это время:

— Накапливались долги поставщикам
— Росли остатки на складе
— Средний чек падал, но никто не замечал

📍Решение:
Мы внедрили ежедневный мониторинг точки безубыточности и прибыли. Уже через 2 недели они нашли:
— Заморозка денег в товаре
— Бариста, который не умеет продавать
— Слив на списания

Минус исчез, прибыль вышла в +80 000. Без чудес. Только цифры.

#кейс

☕ Открыть кофейню легко. Открыть прибыльную — сложно.

На старте у всех глаза горят: запах свежемолотого кофе, дизайнерская мебель, вывеска “как в Pinterest” и уверенность, что «люди сами пойдут».

А потом наступает жёсткая реальность: аренда капает, бариста в смене трое, в кассе 12 чеков за утро, а выручка уже не покрывает расходы.

И тут многие понимают — ошибки на старте самые дорогие.

Перед тем как вкладываться в ремонт и покупать кофемашину на 1,5 млн, нужно просчитать:

📍 Локацию — реальный трафик, а не «кажется, что много людей».
💰 Средний чек — и честно, без фантазий «у нас все будут брать кофе и десерт».
🧾 Количество чеков в день — реальное, а не «вот если бы мы были в центре Москвы».
📉 Точку безубыточности — сколько нужно продать в день, чтобы хотя бы не работать в минус.

💡 Финансовая модель — не формальность, а страховка.
Она показывает, какие цифры нужны, чтобы бизнес выжил.

Наша таблица считает план-факт ещё на этапе запуска:
• Показывает, сколько нужно продавать каждый день.
• Сразу даёт прогноз: вы выживете или нет.
• Помогает быстро скорректировать стратегию до того, как деньги кончатся.

🔥 Результат — вы открываете кофейню, понимая, где зарабатывать, а не гадая, почему всё идёт не по плану.

💰 Экономия без экономии на гостях

Оптимизация расходов — это не «закупать хуже» и не «резать зарплаты».
Это умение убрать лишнее и оставить ценное.

✅ 7 рабочих способов:

1. Пересмотрите меню — уберите позиции с низкой оборачиваемостью.
2. Используйте ABC-анализ закупок.
3. Ведите ежедневный контроль выработки сотрудников.
4. Установите нормы списаний и следите за ними.
5. Работайте с поставщиками на условиях отсрочки.
6. Оптимизируйте график персонала.
7. Сократите скрытые расходы — вода, электричество, расходники.

💡 Наша таблица делает это прозрачно: показывает лишние траты, даже если вы их не замечаете.

🥐 Своя кухня или закупка? Что выгоднее?

На старте почти каждый владелец думает:

«Сделаем кухню сами — маржа выше, продукты свои, будем зарабатывать больше».

А потом оказывается, что вместе с маржей вы получили головную боль.

🍳 Своя кухня

Плюсы:
+ Полный контроль качества — вы знаете, что кладут в каждую булочку.
+ Гибкость меню — можно быстро добавлять новинки или менять рецепты под спрос.

Минусы:
- Зарплаты поварам, су-шефу и мойщику — и это даже в маленькой кухне.
- Закупка оборудования: печи, холодильники, тестомесы — и всё это нужно обслуживать.
- Постоянные проверки Роспотребнадзора и пожарных — готовьтесь дружить.
- Хранение и списания продуктов — и да, просрочку никто не любит.

🛒 Закупка готовой еды

Плюсы:
+ Меньше расходов на персонал и оборудование.
+ Быстрый старт: нашли хорошего поставщика — и уже завтра у вас витрина с едой.
+ Нет головной боли с хранением большого объема продуктов и частыми проверками кухни.

Минусы:
- Зависимость от поставщика: если он поднимет цены или сорвёт поставку — это сразу ваши проблемы.
- Маржа ниже: вы переплачиваете за чужое производство.
- Ограниченное меню — всё зависит от фантазии и возможностей поставщика.

💡 Как выбрать?
Не верьте на слово ни знакомым рестораторам, ни «успешным кейсам» в Instagram.

Решение всегда в P&L:
• Сколько стоит открыть и содержать свою кухню?
• Сколько вы потеряете на низкой марже при закупке?
• Через сколько месяцев окупится оборудование?

📊 Наша таблица может просчитать оба сценария и показать, какой выгоднее именно вашей кофейне.
Без догадок и романтики — только цифры.

📈 5 ключевых метрик кофейни, которые должен знать каждый владелец

Если вы хотите, чтобы кофейня работала в плюс — нужно не просто «чувствовать бизнес», а знать его цифры.

1. Выручка

Это база. Но важно смотреть её не за неделю или месяц в целом, а по дням и часам, чтобы понимать пики и просадки.

2. Себестоимость (фудкост)

Идеально, если фудкост держится в пределах 25–35%. Всё, что выше — прямой удар по прибыли.

3. Средний чек

Растёт ли он у вас? Слежение за ним помогает понять, работает ли апсейл, промо и грамотная выкладка.

4. Количество чеков

Это показатель трафика. Если падает — ищите причину: маркетинг, локация, сезонность.

5. Выработка на сотрудника и ФОТ

Сколько каждый бариста приносит выручки в сравнении с его зарплатой. Если этот коэффициент ниже нормы — вы переплачиваете или недозарабатываете.

💡 В нашей финансовой таблице все эти метрики считаются автоматически. Вы видите не просто цифры, а их взаимосвязь: как себестоимость влияет на прибыль, как трафик бьёт по P&L и где реально теряются деньги.

Кейс: “Нагрузка на сотрудников”

Что было:

Две кофейни сети работали с одинаковым штатом и графиком, но одна в минусе, другая в плюсе.

Что показал план-факт:

- В минусовой точке выработка на сотрудника была на 30% ниже.
- ФОТ “съедал” слишком много выручки.

Что сделали:

- Перераспределили графики и уменьшили часы “пустых смен”.
- Ввели KPI по выработке на сотрудника.

Результат: точка вышла в ноль за месяц, а ещё через два месяца — в стабильный плюс.

💡 Вывод: план-факт — это не просто “табличка с цифрами”. Это инструмент, который показывает, где течёт ваша прибыль, и как быстро её закрыть.

Наша таблица считает план-факт ежедневно, чтобы вы видели проблемы сразу, а не в конце месяца.

⚠️ Касса говорит «плюс», P&L — «минус». Кому верить?

Многие владельцы кофеен живут по принципу: *«В кассе есть деньги — значит, прибыль есть».*

Проблема в том, что касса показывает только выручку, а не результат бизнеса.

Разница простая:

- Онлайн-касса = продажи за день/месяц.
- P&L (отчёт о прибылях и убытках) = продажи минус все расходы, налоги, списания, аренда, зарплаты, амортизация.

💡 Что это значит на практике:

- Касса может показывать «+1 000 000 ₽»,
- а P&L — «-200 000 ₽», потому что расходы съели всё.

📉 Почему это опасно:

- Решения принимаются «на глаз» — расширяемся, повышаем зарплаты, вкладываемся в рекламу… а по факту работаем в минус.
- Ошибки замечаются слишком поздно.

💡 Наша таблица объединяет данные кассы и P&L:

- Вы видите реальную картину бизнеса в одном месте.
- Сразу видно, откуда убыток и какие расходы давят сильнее всего.
- Решения принимаются на основе цифр, а не интуиции.

Выручка ≠ прибыль.

Проверяйте реальный результат, прежде чем радоваться цифрам в кассе.