Как я веду финансовый учёт без финансового директора

Я — не финансист. Я операционный директор сети кофеен.
И я сам искал инструмент, чтобы понять: куда уходят деньги, и как их удержать.

🧠 Что я понял:

— Нужен один отчет, по которому будут приниматься быстрые решения.
— Нужна простая система, а не ERP за миллионы
— Всё должно быть видно по дням, а не раз в месяц
— Она должна учитывать реальность — возвраты, списания, форс-мажоры

📍Поэтому я собрал таблицу.
Она уже спасла несколько бизнесов от «невидимых» минусов.
И я сам веду в ней проекты — от 1 до 10 точек.

💡 Вся финансовая картинка бизнеса в одной таблице — без головной боли и Excel-хаоса

📊 Что у вас будет:

• Финансовая модель под ваш бизнес
• P&L (прибыль/убытки) в динамике
• ДДС (движение денежных средств)
• ПЛАН / ФАКТ с подсветкой отклонений
• Ключевые метрики по АУП
• Эффективность выработки сотрудников
• Удобный дэшборд без лишних вкладок
• Всё автоматизировано — без десятка разных файлов и ручного свода

🚀 Что мы делаем для вас:

📌 Внедрение
• Настроим управленческую отчётность в iiko / r_keeper
• Адаптируем под 1С
• Обучим команду корректно собирать данные

📌 Ведение проектов
• Аналитики и действующие руководители с опытом в бизнесах до 500 млн ₽ в год
• Ведение управленческой отчётности
• Доработка отчётности под управление микропроцессами
• Анализ, оповещение и рекомендации при отклонениях от модели бизнеса

🎯 Результат для вас:

• Каждый день вы знаете, сколько зарабатываете
• Видите, где теряются деньги
• Получаете рекомендации, как выйти в плюс и увеличить прибыль

📥 Напишите «Хочу таблицу» в личку @potemkin_as — подключим, адаптируем и настроим всё под ваш проект.

#про_таблицу

Кофейня делает 2,4 млн в месяц — и уходит в минус. Где ошибка?

Кейс.
Сеть из 3 точек. По отчётам iiko всё хорошо: фудкост в норме, баристы на месте, гости идут.

Но прибыль минус 120 000 ₽.

📍Проблема:
Они считали прибыль 1 раз в месяц — в конце. За это время:

— Накапливались долги поставщикам
— Росли остатки на складе
— Средний чек падал, но никто не замечал

📍Решение:
Мы внедрили ежедневный мониторинг точки безубыточности и прибыли. Уже через 2 недели они нашли:
— Заморозка денег в товаре
— Бариста, который не умеет продавать
— Слив на списания

Минус исчез, прибыль вышла в +80 000. Без чудес. Только цифры.

#кейс

☕ Открыть кофейню легко. Открыть прибыльную — сложно.

На старте у всех глаза горят: запах свежемолотого кофе, дизайнерская мебель, вывеска “как в Pinterest” и уверенность, что «люди сами пойдут».

А потом наступает жёсткая реальность: аренда капает, бариста в смене трое, в кассе 12 чеков за утро, а выручка уже не покрывает расходы.

И тут многие понимают — ошибки на старте самые дорогие.

Перед тем как вкладываться в ремонт и покупать кофемашину на 1,5 млн, нужно просчитать:

📍 Локацию — реальный трафик, а не «кажется, что много людей».
💰 Средний чек — и честно, без фантазий «у нас все будут брать кофе и десерт».
🧾 Количество чеков в день — реальное, а не «вот если бы мы были в центре Москвы».
📉 Точку безубыточности — сколько нужно продать в день, чтобы хотя бы не работать в минус.

💡 Финансовая модель — не формальность, а страховка.
Она показывает, какие цифры нужны, чтобы бизнес выжил.

Наша таблица считает план-факт ещё на этапе запуска:
• Показывает, сколько нужно продавать каждый день.
• Сразу даёт прогноз: вы выживете или нет.
• Помогает быстро скорректировать стратегию до того, как деньги кончатся.

🔥 Результат — вы открываете кофейню, понимая, где зарабатывать, а не гадая, почему всё идёт не по плану.

💰 Экономия без экономии на гостях

Оптимизация расходов — это не «закупать хуже» и не «резать зарплаты».
Это умение убрать лишнее и оставить ценное.

✅ 7 рабочих способов:

1. Пересмотрите меню — уберите позиции с низкой оборачиваемостью.
2. Используйте ABC-анализ закупок.
3. Ведите ежедневный контроль выработки сотрудников.
4. Установите нормы списаний и следите за ними.
5. Работайте с поставщиками на условиях отсрочки.
6. Оптимизируйте график персонала.
7. Сократите скрытые расходы — вода, электричество, расходники.

💡 Наша таблица делает это прозрачно: показывает лишние траты, даже если вы их не замечаете.

🥐 Своя кухня или закупка? Что выгоднее?

На старте почти каждый владелец думает:

«Сделаем кухню сами — маржа выше, продукты свои, будем зарабатывать больше».

А потом оказывается, что вместе с маржей вы получили головную боль.

🍳 Своя кухня

Плюсы:
+ Полный контроль качества — вы знаете, что кладут в каждую булочку.
+ Гибкость меню — можно быстро добавлять новинки или менять рецепты под спрос.

Минусы:
- Зарплаты поварам, су-шефу и мойщику — и это даже в маленькой кухне.
- Закупка оборудования: печи, холодильники, тестомесы — и всё это нужно обслуживать.
- Постоянные проверки Роспотребнадзора и пожарных — готовьтесь дружить.
- Хранение и списания продуктов — и да, просрочку никто не любит.

🛒 Закупка готовой еды

Плюсы:
+ Меньше расходов на персонал и оборудование.
+ Быстрый старт: нашли хорошего поставщика — и уже завтра у вас витрина с едой.
+ Нет головной боли с хранением большого объема продуктов и частыми проверками кухни.

Минусы:
- Зависимость от поставщика: если он поднимет цены или сорвёт поставку — это сразу ваши проблемы.
- Маржа ниже: вы переплачиваете за чужое производство.
- Ограниченное меню — всё зависит от фантазии и возможностей поставщика.

💡 Как выбрать?
Не верьте на слово ни знакомым рестораторам, ни «успешным кейсам» в Instagram.

Решение всегда в P&L:
• Сколько стоит открыть и содержать свою кухню?
• Сколько вы потеряете на низкой марже при закупке?
• Через сколько месяцев окупится оборудование?

📊 Наша таблица может просчитать оба сценария и показать, какой выгоднее именно вашей кофейне.
Без догадок и романтики — только цифры.

📈 5 ключевых метрик кофейни, которые должен знать каждый владелец

Если вы хотите, чтобы кофейня работала в плюс — нужно не просто «чувствовать бизнес», а знать его цифры.

1. Выручка

Это база. Но важно смотреть её не за неделю или месяц в целом, а по дням и часам, чтобы понимать пики и просадки.

2. Себестоимость (фудкост)

Идеально, если фудкост держится в пределах 25–35%. Всё, что выше — прямой удар по прибыли.

3. Средний чек

Растёт ли он у вас? Слежение за ним помогает понять, работает ли апсейл, промо и грамотная выкладка.

4. Количество чеков

Это показатель трафика. Если падает — ищите причину: маркетинг, локация, сезонность.

5. Выработка на сотрудника и ФОТ

Сколько каждый бариста приносит выручки в сравнении с его зарплатой. Если этот коэффициент ниже нормы — вы переплачиваете или недозарабатываете.

💡 В нашей финансовой таблице все эти метрики считаются автоматически. Вы видите не просто цифры, а их взаимосвязь: как себестоимость влияет на прибыль, как трафик бьёт по P&L и где реально теряются деньги.

Кейс: “Нагрузка на сотрудников”

Что было:

Две кофейни сети работали с одинаковым штатом и графиком, но одна в минусе, другая в плюсе.

Что показал план-факт:

- В минусовой точке выработка на сотрудника была на 30% ниже.
- ФОТ “съедал” слишком много выручки.

Что сделали:

- Перераспределили графики и уменьшили часы “пустых смен”.
- Ввели KPI по выработке на сотрудника.

Результат: точка вышла в ноль за месяц, а ещё через два месяца — в стабильный плюс.

💡 Вывод: план-факт — это не просто “табличка с цифрами”. Это инструмент, который показывает, где течёт ваша прибыль, и как быстро её закрыть.

Наша таблица считает план-факт ежедневно, чтобы вы видели проблемы сразу, а не в конце месяца.

⚠️ Касса говорит «плюс», P&L — «минус». Кому верить?

Многие владельцы кофеен живут по принципу: *«В кассе есть деньги — значит, прибыль есть».*

Проблема в том, что касса показывает только выручку, а не результат бизнеса.

Разница простая:

- Онлайн-касса = продажи за день/месяц.
- P&L (отчёт о прибылях и убытках) = продажи минус все расходы, налоги, списания, аренда, зарплаты, амортизация.

💡 Что это значит на практике:

- Касса может показывать «+1 000 000 ₽»,
- а P&L — «-200 000 ₽», потому что расходы съели всё.

📉 Почему это опасно:

- Решения принимаются «на глаз» — расширяемся, повышаем зарплаты, вкладываемся в рекламу… а по факту работаем в минус.
- Ошибки замечаются слишком поздно.

💡 Наша таблица объединяет данные кассы и P&L:

- Вы видите реальную картину бизнеса в одном месте.
- Сразу видно, откуда убыток и какие расходы давят сильнее всего.
- Решения принимаются на основе цифр, а не интуиции.

Выручка ≠ прибыль.

Проверяйте реальный результат, прежде чем радоваться цифрам в кассе.

📊 Всё в одной таблице — от P&L до ДДС

Зачем тратить время на 5 разных файлов, когда можно работать в одной системе?

Наша таблица закрывает сразу все ключевые задачи управления кофейней:

- Финансовая модель — прогноз прибыли и убытков на месяц, квартал и год.
- P&L (Прибыль и убытки) — видите реальный финансовый результат, а не цифры с кассы.
- ДДС (Движение денежных средств) — полный контроль прихода и расхода денег.
- План-факт — ежедневное сравнение плана с фактом, чтобы вовремя поймать просадку.
- Дэшборд — ключевые показатели бизнеса на одном экране.
- Автоматизация — интеграция с iiko, r_keeper, 1С и другими системами.

💡 Результат:

— Убираете хаос из учёта.

— Понимаете, где зарабатываете, а где теряете.

— Принимаете решения на основе цифр, а не интуиции.

Запишитесь на консультацию @potemkin_as, и я покажу, как именно эта таблица увеличит прибыль вашей кофейни.

💡 Вся финансовая картинка бизнеса в одной таблице — без головной боли и Excel-хаоса

План-факт — это отличный инструмент для управления бизнесом, но что, если вам нужна удобная и автоматизированная система для контроля финансов и управления проектами? Мы создаём таблицу, которая собирает все ключевые данные в одном месте — без лишних файлов и путаницы.



📊 Что у вас будет:

• Финансовая модель под ваш бизнес
• P&L (прибыль/убытки) в динамике
• ДДС (движение денежных средств)
• ПЛАН / ФАКТ с подсветкой отклонений
• Ключевые метрики по АУП
• Эффективность выработки сотрудников
• Удобный дэшборд без лишних вкладок
• Всё автоматизировано — без десятка разных файлов и ручного свода



🚀 Что мы делаем для вас:

📌 Внедрение:
• Настроим управленческую отчётность в iiko / r_keeper
• Адаптируем под 1С
• Обучим вашу команду правильно собирать данные

📌 Ведение проектов:
• Аналитики и действующие руководители с опытом в бизнесах до 500 млн ₽ в год
• Ведение управленческой отчётности
• Доработка отчётности под управление микропроцессами
• Анализ, оповещение и рекомендации при отклонениях от модели бизнеса


🎯 Результат для вас:

• Каждый день вы знаете, сколько зарабатываете
• Видите, где теряются деньги
• Получаете рекомендации, как выйти в плюс и увеличить прибыль


📥 Напишите «Хочу таблицу» в личку @potemkin_as — подключим, адаптируем и настроим всё под ваш проект.

📊 Ежедневный ДДС: зачем считать деньги каждый день, а не в конце месяца

Многие владельцы кофеен смотрят на деньги раз в месяц, когда приходит бухгалтер.
Но в бизнесе месяц — это вечность. За это время можно «проспать» дыру в сотни тысяч рублей.

Почему важно вести ДДС (движение денежных средств) ежедневно 👇

1️⃣ Деньги любят контроль
Каждый день вы должны видеть: сколько зашло и сколько вышло. Это единственный способ держать руку на пульсе.

2️⃣ Касса ≠ прибыль
Касса показывает оборот, но не говорит, что осталось у вас в кармане. Деньги могли уйти на аренду, зарплаты или «незаметные» списания.

3️⃣ Без ежедневного учёта вы «просыпаете» дыры
Пример: сегодня минус 15 000 ₽, завтра ещё минус 20 000 ₽. В конце месяца это уже кассовый разрыв. Если считать каждый день — вы заметите проблему сразу.

4️⃣ Как это решает таблица
Наша таблица автоматически считает ДДС: подтягивает все приходы и расходы, показывает остаток и прогноз. Вы всегда знаете, сколько денег у вас на счетах и в кассе прямо сегодня.

📌 Итог: ежедневный ДДС — это ваш финансовый термометр.
Без него бизнес быстро перегревается.

👨‍👩‍👧 Сервис: как обучить персонал так, чтобы стандарты реально работали

Во многих кофейнях «обучение сервису» сводится к фразе: «улыбайся гостю». Но этого мало. Сервис — это система.

Что важно:

1️⃣ Чек-листы на смену
Простые инструкции: кто открывает зал, кто отвечает за витрину, как выглядит стол после ухода гостя. Если нет чек-листов — каждый работает «по настроению».

2️⃣ Контроль через цифры
Сервис — это не только «улыбка». Это:
• скорость приготовления напитка,
• количество upsell («возьмёте круассан к латте?»).
Эти цифры можно фиксировать и видеть динамику.

3️⃣ Привязка к KPI
Если у бариста есть чёткая цель по upsell или скорости, и от этого зависит премия — стандарты превращаются в действие.

📊 В нашей таблице можно смотреть выработку каждого сотрудника: сколько чеков, какой средний чек, где «проседает» сервис.

Сервис работает только тогда, когда он измерим. Всё остальное — разговоры.

🚀 Что такое ОПиУ и зачем он владельцу кофейни

ОПиУ = Отчёт о прибылях и убытках. В международном языке бизнеса он называется P&L (Profit and Loss).

📊 Суть простая:
Доходы – Расходы = Прибыль (или Убыток).

Звучит очевидно, но на практике большинство владельцев кофеен работают «по кассе» или «по ощущениям»:
— «Выручка есть — значит, прибыль тоже должна быть».
Но это ловушка.

Почему?
👉 Касса фиксирует только продажи. Она не учитывает:
• списания,
• налоги,
• аренду,
• зарплаты и бонусы,
• скрытые расходы.

В итоге касса показывает «плюс», а на счёте денег нет.

⚠️ Без ОПиУ бизнес работает вслепую.
Вы не видите, где реально зарабатываете, а где теряете деньги. Например:
• кофе продаётся в плюс, а десерты — в минус;
• расходы на аренду съедают треть выручки;
• скидки «своим» убивают маржу.

💡 Решение — вести ОПиУ регулярно, а не раз в квартал.
Наша таблица считает P&L каждый день:
— вы видите реальную прибыль,
— понимаете, где «дыра»,
— принимаете решения не на эмоциях, а на цифрах.

И это превращает кофейню из «красивого хобби» в управляемый бизнес.

📊 Бюджет как «документ на полке» — главная ловушка бизнеса

Очень часто компании делают бюджет «для галочки»:
раз в год собираются, считают доходы и расходы, утверждают цифры… и всё. Файл отправляется в папку и больше к нему никто не возвращается.

Что происходит дальше:
— расходы растут, никто не сверяет их с планом;
— кассовые разрывы возникают «внезапно»;
— собственник управляет бизнесом по ощущениям, а не по данным.

⚠️ В итоге бюджет превращается в красивый PDF, который никак не влияет на реальные решения.

💡 Как правильно:
— работать с бюджетом как с «живым инструментом»;
— ежемесячно сверять план и факт;
— искать отклонения и корректировать действия;
— а в идеале — видеть цифры каждый день.

Когда бюджет используется в ежедневном управлении, он становится системой раннего оповещения: вы заранее видите, где бизнес уходит в минус, и можете вовремя скорректировать курс.

👉 Именно поэтому мы сделали таблицу, которая считает план-факт автоматически. Не надо вспоминать про бюджет раз в год — вы работаете с ним каждый день и управляете бизнесом на основе цифр, а не интуиции.