Друзья, привет!

Меня зовут Антон Бобров, я директор по развитию K-Team от «КОРУС Консалтинг» — платформы для общения, совместной работы и автоматизации кадровых процессов. За 10 лет работы я внедрил сотню корпоративных порталов. И мне есть, чем поделиться 👍

Здесь буду рассказывать о трендах, новостях и кейсах из области внутрикома и цифровизации HR.

Я хочу, чтобы этот канал был максимально живым и полезным, поэтому пишите свои вопросы в комментариях или мне в личку.

Присоединяйтесь 👋🏻

Как внедрить корпоративный портал в крупной компании?

Я занимаюсь интранетами больше 10 лет. Сначала внедрял в компаниях, где работал сам, теперь делаю для других. Хочу рассказать, как правильно их создавать: с чего начать, что учесть при внедрении и как не утонуть в обсуждениях.

Замечали, что крупным компаниям труднее создать корпоративный портал? Это просто объяснить: есть несколько заинтересованных сторон, каждая из которых тянет одеяло на себя. С небольшим бизнесом все проще. Они утром обсудили проблему – днем приняли решение – вечером реализовали. А в больших компаниях все затягивается на месяцы. В моей практике были случаи, когда требования к порталу обсуждали год, при том, что весь проект можно было сделать за 4-5 месяцев.

Понимание, по какому алгоритму действовать, значительно ускоряет работу.

Шесть шагов по созданию корпоративного портала:

1. Собрать команду проекта, подружить айтишников и эйчаров.
2. Продумать нужные функции и угодить каждому (или нет).
3. Написать техническое задание: найти ответственного и ни о чем не забыть.
4. Начать внедрение: определить очередность разработки и приоритезировать задачи.
5. Оптимизировать затраты: понять, на чем можно сэкономить, а на чем - не стоит.
6. Приготовиться к запуску: мотивировать сотрудников пользоваться новым инструментом.

В следующих постах постараюсь подробнее раскрыть каждый этап.

Собираем команду проекта. Как подружить айтишников и эйчаров?

В команде по внедрению корпоративного портала много людей: руководитель проекта, бизнес-аналитик, HR, системный администратор, дизайнер, разработчики, редактор, контент-менеджер. У каждого свое “видение” проекта. Как выстроить взаимодействие, чтобы учесть мнение каждого, исключить конфликты и не затянуть обсуждение на месяцы?

Несколько несложных действий помогут настроить командную работу:

🔹 Напишите устав проекта. Представьте, что в футболе отменили все правила. Команды по очереди забивают то в свои, то в чужие ворота. Кто-то вообще уходит среди матча, потому что ему надоело. Чтобы ваша командная игра сложилась, нужно сформулировать «правила игры».

🔹 Нарисуйте организационную структуру. Определите руководителя проекта, пропишите, кто и кому подчиняется.

🔹 Определите зоны ответственности и мотивацию каждого участника. Каждый должен знать, что ему делать и что будет, если не выполнить задачу (и какой бонус он получит за хорошую работу).

🔹 Разработайте правила коммуникации. Формализуйте общение о проекте: как ставятся задачи, как они передаются друг другу, в каком формате приходит обратная связь. Приучите команду фиксировать результаты устных обсуждений в письмах или протоколах, их анализ поможет понять, в каком моменте что-то пошло не так.

🔹 Согласовывайте нагрузку членов команды с руководителями. Это стоит сделать на старте, чтобы в самый неподходящий момент член команды не оказался занят другими задачами.

🔹 Подбирайте участников с достаточными компетенциями. Руководитель проекта должен иметь возможность подбирать команду и заменять тех, кто не подходит, в том числе, привлекая сторонних специалистов.

Как создать корпоративный портал и угодить каждому (или нет)

Хотя потребности большинства нужно учесть, всем угодить не получится. Приоритезация функций должна происходить не на основе личных ощущений («мне кажется, все будут ими пользоваться!»), а на основе аналитики.

Я рекомендую использовать следующие методы:

🔺 Опросные листы
🔺 Метод персон
🔺 Глубинные интервью
🔺 Jobs to be Done

Расскажу о каждом методе в отдельном посте. А сейчас – о решениях, которые подойдут корпоративному порталу крупной компании в 90% случаев:

🔹 Главная страница портала с баннерами, новостной лентой и набором виджетов

Для большого бизнеса одна из главных задач интранета – информирование сотрудников, поэтому в 90% случаев на главной странице будет новостная лента.

🔹 Сервисы для сотрудников

В крупной компании автоматизация позволяет не только значительно ускорить обработку заявок, но и навести порядок. Учитывая, что с апреля 2020 года появилась возможность перевести большую часть кадрового документооборота в электронный формат, можно уже сейчас «оцифровать» массовые кадровые документы и подписывать их через электронную подпись.

🔹 Персонализация контента

Пользователь должен видеть первыми новости своего региона, дни рождения коллег из своего подразделения. Сервисы и пункты меню должны быть адаптированы под роль сотрудника.

Техническое задание для интранета. Как найти ответственного и ни о чем не забыть?

Техническое задание решает сразу две задачи:

🔺 Фиксирует требования, помогая рассчитать стоимость и длительность реализации проекта.
🔺 Дает возможность сравнивать между собой нескольких подрядчиков.

Что обязательно включить в ТЗ:

1. Назначение и цели создания системы.
2. Организационный объем (в рамках каких подразделений или организаций выполняется проект).
3. Требования к надежности.
4. Требования к безопасности.
5. Требования к интеграции со смежными системами.
6. Требования к дизайну.
7. Функциональные требования.
8. Требования к мобильной версии.
9. Состав и содержание работ (результаты работ).
10. Требования к документированию.
11. Порядок контроля и приемки системы.

Что учесть при составлении ТЗ:

🔹 Данные на портале должны обновляться автоматически. Портал не может быть запущен без интеграции с корпоративными системами Active Directory и кадровой учетной системой.

🔹 Бэкапирование (резервное копирование) данных и отказоустойчивая архитектура закладываются на старте проекта, требования к ним должны быть отражены в техническом задании, а не когда всё уже сломалось.

🔹 Обезопасьте платформу и продумайте согласие на размещение данных. На портале будет персональная и конфиденциальная информация – заранее подумайте, как ее защитить.

Внедряем интранет. С чего начать и как правильно расставить приоритеты

Всё и сразу подключать долго, поэтому «слона нужно есть частями»: разрабатывать портал итеративно и внедрять сервисы постепенно. Но есть функциональность, которую не стоит откладывать на потом в силу сложностей интеграций и тяжелой разработки на бэкэнде.

По опыту лучше подключать сервисы в следующем порядке:

1️⃣ Новостная лента
Новости компании можно запустить, даже если не сделана интеграция с кадровой службой. Для работы этого модуля не нужна организационная структура.

2️⃣ Интеграция с Active Directory и кадровой системой
Очень большое количество сервисов завязаны на этих интеграциях и с ними всегда есть сложности, важно начинать данные работы как можно раньше.

3️⃣ Адресно-телефонный справочник
По статистике данным сервисом большинство пользуется чаще всего.

4️⃣ Документы
Единое хранилище шаблонов корпоративных документов, регламентов, локальных нормативных актов и других документов с функцией ознакомления сотрудников. Это очень сэкономит время ваших кадровиков, при этом может увеличить эффективность работы всего коллектива.

5️⃣ В помощь новому сотруднику
Реализовав функции для онбординга новых сотрудников, вы значительно сократите сроки адаптации новичков, а также сэкономите время HR-специалистов.

6️⃣ Сообщества (рабочие группы и клубы по интересам)
Организация рабочих групп – один из самых эффективных инструментов современного организационного развития. Работа в группах позволяет преодолевать ограничения индивидуальных компетенций, передавать знания, методы работы, расти профессионально.

7️⃣ Сервисы для сотрудников
Почему они последние? Во-первых, персонал не будет обращаться к ним ежедневно. Во-вторых, их невозможно сделать быстро: необходимо корректно описать бизнес-процессы, предусмотреть различные ситуации (отсутствия, увольнения, влияние смежных процессов друг на друга). Часто требуется интеграция с другими системами, и это тоже занимает время. Лучше сначала сосредоточиться на других задачах, а сервисы для сотрудников добавить в проект развития.

Затраты на внедрение интранета: оптимизируем бюджет

На чем экономить можно:

☑️ Используйте готовые решения.
Возьмите их из типового функционала вашей платформы. Есть готовые решения и у компаний, которые предлагают внедрение порталов – типовые модули, которые есть в любом проекте, а также наработки от старых проектов, которые можно доработать под вас.

☑️ Интегрируйте портал с другими системами.
Учитывайте типовые возможности выбранной платформы. Как правило, в ней есть коннекторы к наиболее распространенным учетным системам.

☑️ Используйте готовую документацию, разработанную для других проектов.
Даже при высоких требованиях к качеству далеко не всегда нужно делать документацию заново.

☑️ Используйте готовое мобильное приложение.
К примеру, свое приложение есть в «Битрикс24». Его можно настраивать и дорабатывать под вас, это гораздо проще, чем разработать новое.

☑️ Сделайте уникальный дизайн только для главной страницы.
Индивидуальный дизайн может очень сильно увеличить стоимость и сроки проекта. Измените только главную страницу, на остальных модулях используйте корпоративные цвета и брендирование, но не меняйте дизайн полностью.

На чем экономить не стоит:

❌ На создании технического задания.
Если у вас нет опыта, не стоит писать его самостоятельно: вы точно сделаете это хуже того, кто это делал многократно.

❌ На тестировании.
Ни один разработчик, даже самый профессиональный, не может написать код без ошибок. Сокращая время на тестирование, вы перекладываете эту работу на пользователей. В ответ получите негативную реакцию и нежелание использовать корпоративный портал.

❌ На опытной эксплуатации.
Запускать портал сразу на всех не стоит. Лучше получить обратную связь от лояльного подразделения, чем негатив со стороны сотрудников всей компании. Вернуть таких сотрудников в портал будет во много раз сложнее, чем привлечь в первый раз.

❌ На подрядчике.
Сравнивать по стоимости нужно, но этот критерий точно не может быть ключевым: его вес не должен быть более 50%. Если кто-то из компаний предлагает вам стоимость за работы, которая существенно ниже конкурентов, скорее всего, что-то не так. Велик риск того, что компания не доделает проект или будет делать его некачественно.

Как мотивировать сотрудников пользоваться новым интранетом?

Договоритесь с командой о дате запуска портала, она должна быть неизменной. Сообщите об этой дате сотрудникам компании, сделайте этот день необычным: украсьте офис, закажите угощения. Сделайте корпоративный праздник по этому поводу, пусть дата запомнится.

Заранее подогревайте интерес любопытными и интригующими фактами о разработке и возможностях будущего портала:

▫️ Снимите видеоинтервью с ключевыми лицами, пусть они расскажут, почему этот проект важен для них.

▫️ Повесьте постеры в переговорных, лифтах и других офисных локациях с высокой проходимостью.

▫️ Проведите конкурс на лучшее названия для интранета.

Заручитесь поддержкой лидеров мнений до момента запуска портала. Проведите для них отдельное обучение, расскажите о функциях и возможностях — пусть они будут драйверами успеха портала.

Не запускайте портал сразу на всю компанию. Проведите полноценную опытную эксплуатацию в одном из подразделений. Если есть недочеты, пусть их найдет лояльный отдел. У вас будет время, чтобы их исправить до массового запуска.

Создайте прямо на портале удобный инструмент для сбора обратной связи, чтобы обращения оперативно поступали и обрабатывались командой поддержки. Сообщайте плановые даты, когда замечания будут исправлены.

Настройте системы аналитики. Вам потребуются следующие метрики:

🔸 количество уникальных посещений,
🔸 cтатистика просмотра новостей,
🔸 рейтинг сообщений и публикаций по лайкам,
🔸 кто самый активный автор,
🔸 кто самый активный комментатор,
🔸 статистика использования сервисов и заявок,
🔸 среднее время исполнения заявок.

Это только основная часть метрик, в идеале прикрутить к порталу сервис BI-аналитики и строить большее количество отчетов.

Пройдите этот путь – и сотрудники точно заинтересуются новой корпоративной площадкой.

Почему не стоит создавать корпоративный портал без концепции

Концепция – комплекс ключевых положений, правил и рекомендаций, которые дают единое и целостное представление о будущем интранете. Это не техническое задание – здесь не нужно расписывать требования к реализации, модули и функции. Сосредоточьтесь на целях и задачах портала.

Редко удается создать популярный и полезный интранет без концепции. Пропуская этап планирования, компании чаще совершают ошибки:

❌ Не учитывают потребности целевой аудитории
❌ Неправильно определяют цели, задачи, платформу
❌ Выбирают ненужные инструменты и модули
❌ Ставят ошибочное техническое задание.

Что в итоге? Портал разработан и внедрен, но сотрудники с ним не работают. Грамотная подготовка к проекту помогает этого избежать.

Следуйте плану, чтобы учесть все:

1. Проанализируйте внутреннюю среду компании и потребности сотрудников.
2. Сформулируйте цель портала и задачи.
3. Определите требования к структуре, навигации, наполнению.
4. Выберите платформу и рассчитайте примерную стоимость проекта.
5. Сформулируйте рекомендации по выбору площадки, минимизации рисков, аналитике и метрикам и т.д.

Чем больше времени вы уделите каждому этапу, тем лучше будет результат.

Что и как анализировать перед внедрением портала

Нельзя создавать интранет без анализа ситуации в компании. Я уже упоминал о методах исследования, которые для этого подходят. Сегодня расскажу подробнее о каждом.

🔺 Опросные листы. Это форма с вопросами о внутренних процессах, которую заполняют сотрудники. Перечислите корпоративные сервисы по разделам (внутренние коммуникации, дисциплина и поручения, автоматизация HR, автоматизация АХО и ИТ) и попросите сотрудников оценить пользу каждого по шкале от 1 до 3. В итоге вы поймете, какие процессы востребованы и что стоит автоматизировать в первую очередь.

🔺 Глубинные интервью. Это неформальная беседа с сотрудниками по заранее намеченному плану. Спросите о коммуникации внутри компании, бизнес-процессах. Постарайтесь подготовить гипотезы, задавайте открытые вопросы, ищите причины проблем. Обязательно просите приводить примеры из жизни, записывайте беседу на диктофон или камеру.

Возможные вопросы:

▫️ Можете привести пример плохого сервиса в компании?
▫️ С какими ежедневными задачами сталкиваетесь на работе?
▫️ Что доставляет вам неудобство?
▫️ Сколько вы готовы заплатить, чтобы избавиться от этой проблемы?

🔺 Метод персон. Разные пользователи работают с платформой по-своему, важно понять потребности и цели каждой группы. Перечислите и опишите все целевые аудитории портала.

Персоны на примере крупного ритейлера:

▫️ Сотрудники розничных магазинов (60%)
▫️ Топ-менеджмент (5%)
▫️ Офисный персонал (25%)
▫️ Водители (10%)

Чем подробнее опишите каждого - возраст, интересы, ценности - тем лучше. Если мы знаем аудиторию, то легко определим частые проблемы. А значит – подберем подходящие инструменты.

🔺 Jobs to be Done. Важно не только перечислить потребности пользователей, но и описать ситуации, в которых они формируются. Подумайте, как улучшить бизнес-процессы и чем интранет может помочь. Если портал будет полезен, значит им будут пользоваться.

Лучше комбинировать несколько методик анализа, чтобы ничего не упустить.

Как выстроить взаимодействие с персоналом на российских технологиях

Спрос на ПО российских разработчиков продолжает расти. Безболезненная и быстрая миграция – непростая задача, но бизнес вынужден на это идти. Риск потерять доступ к важным корпоративным сервисам сейчас слишком велик. Многие компании жалуются на проблемы с доступом к Jira, Confluence, MS Office 365.

☝️ 28 апреля мы вместе с Иваном Останиным, экспертом TalentTech, провели вебинар "HRTech решения для найма, адаптации и взаимодействия сотрудников". Постарались ответить на главные вопросы: как выбрать российские платформы и быстро и безболезненно перенести на них корпоративные сервисы. Показали возможности конкретных решений – готового корпоративного портала "K-Team" на базе Битрикс24 и HCM-платформы TalentTech.

Запись вебинара можно посмотреть тут.

🔺 Для внутренних коммуникаций и переноса кадровых сервисов подходит платформа "1С-Битрикс24". Это полностью отечественное ПО, которое уже используют 47% российских компаний. Битрикс может заменить сразу несколько зарубежных решений (MS 365, Jira, Zoom, Confluence, MS Dynamics CRM) и в ближайшее время с ним точно не будет проблем.

🔺 Для выстраивания Employee Journey Map (EJM) и замены модуля SAP SuccessFactors удобны решения TalentTech. Они охватывают все этапы пути сотрудника:

1. Привлечение (подбор и адаптация). На этом этапе вы отбираете новичка, согласовываете условия работы, обозначаете цели адаптации и критерии оценки, поддерживаете и следите за эмоциональным состоянием сотрудника.

2. Работа в компании. В этот период вы ставите цели работы, оцениваете эффективность, вовлекаете и мотивируете. Важно постоянно проверять, доволен ли сотрудник, развивается ли он профессионально, оценивать его успехи.

3. Обучение. Спустя время вы увидите, чему можно обучить сотрудника, как дополнить его профессиональный опыт. На этом этапе стоит составить индивидуальный план развития и помочь достичь новых профессиональных высот.

4. Увольнение или удержание. Это развилка, когда вы решаете – стоит ли продолжать работать вместе. Если сотрудник настроен уволиться, а вы готовы его отпустить – проведите exit-интервью и проанализируйте причины текучести.

Каждый этап должен решать определенные бизнес-задачи. Добиться нужного эффекта помогают автоматизация процессов, грамотные опросы и аналитика.

Требования к российским корпоративным платформам часто даже выше, чем к зарубежным: они должны быть надежными и гибкими, быстро внедряться, одновременно закрывать много задач.

К любому внедрению, даже экстренному, стоит подходить с умом – не пропускайте этап исследования внутренней среды, четко планируйте работу и тестируйте готовые модули. Пользователи лучше примут новую систему, если она окажется удобнее и полезнее предыдущей.

Нет права на ошибку. Готовимся к внедрению корпоративного портала

Я уже рассказывал, почему не стоит создавать интранет без концепции. Но в кризис цена ошибки слишком высока – и все больше компаний просят поделиться советами, как лучше подготовиться к внедрению. Я написал статью, в которой постарался подробно описать все этапы.

Как правило, готовая концепция включает разделы:

1️⃣ Основная информация:
– Анализ целевой аудитории интранета
– Анализ каналов внутренних коммуникаций
– Требования к интранету от подразделений
– Ключевые персоны интранета и их потребности
– Основные выводы

2️⃣ Концепция создания интранета:
– Цели и задачи интранета
– Концепция навигации
– Концепция главной страницы и ключевых сервисов
– Мобильная версия интранета
– Очередность реализации модулей
– Дорожная карта развития

3️⃣ Рекомендации по:
– Выбору платформы
– Составу команды проекта и распределению ролей
– Запуску интранета и его продвижению среди сотрудников
– Вовлечению топ-менеджеров
– Интеграциям со сторонними системами
– Аналитике и метрикам

Отдельные пункты зависят от компании, но ключевые разделы остаются неизменными. Каждый из них требует внимательной проработки и времени. Иногда составление концепции лучше доверить профессионалам – сотрудники скорее расскажут о проблемах сторонним аналитикам, чем своему руководителю.

👉 Но результат того стоит – чем подробнее вы опишите внутренние процессы, потребности бизнеса и рекомендации, тем лучше будет результат и меньше ошибок придется исправлять.

Контент имеет значение – какими должны быть корпоративные новости

Будут ли сотрудники читать новости компании – зависит от качества контента и подачи информации. За внимание пользователей борются корпоративные медиа, онлайн-ресурсы, социальные сети. Как не проиграть в этом состязании? Поделюсь несколькими приемами.

Старайтесь делать новости:

🔺 Персонифицированными
Распределяйте контент по должностям, отделам, общим интересам – руководители, бухгалтерия, технический персонал. Каждой группе рассылайте разные сообщения или меняйте подачу. Если этого не делать, то у пользователей со временем появится раздражение от лишней и неактуальной информации.

🔺 Привлекающими внимание
Помните, что за внимание персонала борются и другие площадки. Корпоративный контент не должен уступать обычному, выбирайте современные и привычные форматы (видео, сторис, голосование). Заинтересовывайте сотрудников, грамотно структурируйте сообщения, добавляйте визуальные элементы, экспериментируйте с подачей.

🔺 Интерактивными
Пользователям нравится реагировать на контент и оставлять обратную связь. Старайтесь создать свободное пространство и позитивно реагируйте на активность. Тогда персонал почувствует, что к нему прислушиваются, а значит – будет с большим интересом следить за жизнью компании.

🔺 Своевременными
Публикуйте новости, когда у сотрудников есть время их прочитать. Никто не будет открывать новостной дайджест во время важного совещания, а позже он затеряется среди других сообщений. Подходящие периоды отличаются в разных департаментах и даже отделах, лучше заранее составить график и периодически его уточнять.

Понять, насколько удачно вы построили контент-стратегию, помогут метрики:

▫️ количество реакций на сообщения, комментарии,
▫️ конверсия показов и просмотров,
▫️ уровень вовлеченности персонала.

Оценивайте каждую публикацию и отслеживайте динамику, не бойтесь экспериментировать с форматами – и результат не заставит себя долго ждать.

Повышаем вовлеченность сотрудников с помощью интранета

☝️ Факт: персонал работает лучше, когда чувствует себя частью команды и осознает свою ценность для компании. Это подтверждает исследование Gallup: эффективность лояльных сотрудников в среднем выше на 21%.

Корпоративный портал помогает развить вовлеченность. Есть много подходящих интерактивных методик и инструментов, среди которых:

🔸 Геймификация – игровой формат обучения и постановки задач. Делает рабочий процесс более увлекательным, одинаково эффективен среди персонала разных возрастов. Например, на портале могут начисляться баллы за успехи в работе, и исходя из этого формируется пользовательский рейтинг. Самым активным и целеустремленным сотрудникам выдаются бейджи и сертификаты.

🔸 Микрообучение – это информация, раздробленная на маленькие части, чтобы ее легче было усвоить. Повышайте лояльность, донося корпоративные цели и ценности необычно. Например, устраивайте экспресс-викторины. Пользователи отвечают на вопросы об истории компании, новых продуктах или услугах, профессиональных навыках. Коллеги сражаются друг с другом в интеллектуальном состязании, имена победителей отображаются на главной странице портала.

🔸 Банк подарков – за благодарность со стороны клиентов, коллег или активность на сайте начисляйте сотрудникам баллы, которые они смогут потратить в магазине призов. Пусть выбирают то, что им нужнее – сертификаты маркетплейсов, фирменные сувениры, ДМС, скидки на корпоративное обучение и т.д.

🔸 Благодарности ­– предоставьте сотрудникам возможность поблагодарить друг друга на портале, отправив виртуальный подарок. Для них очень важна не только обратная связь, но и понимание, что остальные ценят их труд.

🔥 Еще один лайфхак: создайте на портале корпоративную социальную сеть, где персонал сможет сам публиковать контент и обсуждать волнующие вопросы. Отлично, если на площадке заведут блоги и руководители компании. Я не раз замечал, что сообщения генерального директора или главы департамента вызывают рекордные просмотры и активное обсуждение. Так вы повысите вовлеченность и улучшите внутреннее взаимодействие, сократите дистанцию и формальности.