Правило 101. Мемо вместо видеозаписи

Иногда после видеовстреч сохраняют видеозапись и отправляют тем, кто не смог присутствовать. Это похоже на проявление заботы, но на самом деле ею не является. Человеку придется потратить час времени, чтобы услышать разговор, в котором уже ничего нельзя изменить.

Гораздо полезнее писать резюме / мемо по итогам разговора, чтобы все заинтересованные за несколько минут могли понять, что происходило на встрече. Это полезно в том числе и для тех, кто присутствовал на встрече - они все смогут синхронизироваться и убедиться, что поняли друг друга правильно.

Исключение из этого правила - когда на встрече каждое слово и каждый тезис были важны. Тогда можно отправить запись. Но все это не отменяет необходимости написать резюме / мемо встречи.

#правило #видеоконференции

Если в интернете появилась какая-то чувствительная информация про вас (скажем, адрес или номер телефона), то теперь ее можно удалить хотя бы из поисковой выдачи.

Google расширил список данных, которые можно убрать из результатов поиска. Теперь можно запросить удаление вот таких данных:

- номера и изображения документов, удостоверяющих личность и официальных государственных документов,
- номера банковских счетов и кредитных карт,
- фото рукописных подписей,
- очень личные записи, например, медицинские данные,
- личная контактная информация (адреса, номера телефонов и адреса электронной почты),
- конфиденциальные учетные записи (логины-пароли),
- изображения лиц младше 18 лет.

Чтобы запросить удаление, нужно заполнить форму, в которую вставить нужные скриншоты и ссылки на сайты.

При этом гугл предупреждает: данные исчезнут только из результатов поиска. Чтобы удалить данные с сайта, на котором они опубликованы, надо связываться с администратором сайта.

#безопасность

Прислали ситуацию. Давайте разберемся:

"Есть переписка с приколами, разговорами за жизнь, разной степенью откровенности, не интимная, дружеская. Человек с другой стороны без видимой причины, без договоренности стирает всю историю переписки.

Но переписка-то общая)) В ней есть то, к чему возможно захотелось бы вернуться: поддерживающие слова, рекомендации.

Любопытно узнать, нужно ли договариваться о чистке общих чатов? какое-то стирание общей памяти получается))"

Сейчас прикреплю опрос ⬇️

#мессенджеры #обсуждение

Камера на собеседовании

Недавно во время эфира меня спросили: «Что делать, если приходишь на собеседование, а там со стороны работодателя несколько человек, и все с выключенными камерами. Просить включить камеры - как-то неловко, но и общаться с черными квадратами не очень приятно. Как поступить?»

Вижу три варианта:
1. Тренировать навык общаться, не видя собеседника. Если прокачать эту способность, то выключенные камеры перестанут смущать, можно чувствовать себя одинаково уверенно в разных условиях.

2. Честно сказать, что вам неловко общаться без камер, и попросить включить. "Не затруднит ли вас включить камеру? Мне кажется, мы так сможем лучше познакомиться и понять друг друга».

3. Переформатировать просьбу в уточнение: "Хочу уточнить: мы сегодня в каком формате - все с выключенными камерами?" Тогда ваши собеседники либо предложат вам тоже выключить камеру, либо все-таки сами включат. А если не позаботятся о том, чтобы вы были в одинаково комфортных условиях, то можно сделать вывод о корпоративной культуре и учитывать это, принимая решение о трудоустройстве.

Upd из комментариев:
4. «Я когда провожу встречи, в начале диалога всегда говорю: я вас слышу, но не вижу. Обычно срабатывает))собеседник в 90% случаев включает камеру, а в 10% говорит, что неполадки/в дороге с плохим интернетом и прочее, тогда я тоже выключаю или созваниваемся»


Как бы вы поступили в такой ситуации?

PS Я вернула комментарии. Надеюсь, мы сможем общаться друг с другом бережно

#видеоконференции #вопросответ

Как строить работу в команде, если все находятся в разных часовых поясах? У одного разгар рабочего дня, у другого - уже полночь. Как сделать так, чтобы всем не приходилось работать круглосуточно?

Самое главное - определить точки синхронной и асинхронной коммуникации:
- синхронная коммуникация - когда все одновременно находятся на связи и реагируют в реальном времени.
- асинхронная коммуникация - когда между взаимодействиями может проходить время.

Поэтому со своей командой можем делать следующее:

1. Договариваемся, в какой промежуток мы все одновременно должны быть на связи. Может быть, это всего один час в день, но в это время надо отвечать на звонки и быстро реагировать на сообщения от коллег.
2. Закрепляем время для личных встреч. Кому-то нужны ежедневные, кому-то еженедельные. Каждый должен знать, что несрочные вопросы можно собирать в отдельный список и решать их на встречах, а не в бесконечных чатах.
3. Создаем общие системы хранения информации. Все нужные файлы должны лежать в доступном месте и быть упорядочены в понятной логике, чтобы каждый мог найти нужную информацию, не беспокоя коллег.
4. Создаем общую систему фиксации задач, чтобы все видели, в каком статусе сейчас находятся задачи коллег, и не дергали друг друга с вопросами «Когда будет готово?».

В общем, делаем две вещи:
Первое - устанавливаем рамки синхронной коммуникации.
Второе - делаем максимально удобной асинхронную коммуникацию.

И самое главное - помнить: чтобы хорошо работать, надо хорошо отдыхать и давать друг другу возможность отключаться от рабочих задач в нерабочее время.

#корпоративныекоммуникации

Удовлетворенность сотрудников зависит от того, как быстро их начальник отвечает на письма.

Дункан Уоттс, профессор социологии Колумбийского университета, изучал емэйл-активность сотрудников, которые были наименее удовлетворены своей работой, и выяснил, что в 93% случаев неудовлетворенность своим начальником коррелирует с его медленными ответами. Чем дольше начальники отвечали, тем менее сотрудники были удовлетворены и начальником, и своей работой.

Вывод довольно очевидный: не стоит задерживать ответы подчиненным, если не хотите их всех потерять.

#корпоративныекоммуникации #почта

Отказывать бывает тяжело и иногда хочется сделать вид, что не заметил чью-то просьбу.

А потом через какое-то время оказывается, что уже тебе самому нужно что-то попросить у человека. Заходишь в диалог, а там его неотвеченная просьба. И съеживаешься в этот момент от неловкости.

Золотое правило такое: не оставляйте просьбу без ответа, если не можете из выполнить. «Нет» лучше, чем игнорирование. Ясность гораздо приятнее, чем неопределенность.

#вежливость

Правило 102. На видеосовещании расположите вопросы в таком порядке, чтобы можно было отпускать людей, не задействованных в обсуждении.

Вы пришли на совещание. Там несколько вопросов. Некоторые из них вас не касаются. Но вы просто сидите и ждете, когда будет обсуждаться ваш вопрос.

Этого можно избежать, если поставить вопросы в правильном порядке: сначала обсудили вопрос, в котором задействованы все, потом - те вопросы, в которых участников меньше.

Простая арифметика:

Вариант 1. Совещание длится час, на нем присутствует 6 человек. Все вместе потратили 6 часов.

Вариант 2. Совещание длится час. Но первым обсудили вопрос, актуальный для всех, и через 10 минут сразу отпустили двоих. Еще 10 минут обсуждали вопрос на четверых и отпустили одного. Потом через 10 минут отпустили еще одного. До конца часа досидели двое. Значит мы потратили: 10 минут двух человек, 20 минут у одного человека, 30 минут у одного человека и час у двоих. Итого 3 часа 10 минут.

Сэкономили почти 3 часа. А всего лишь поставили вопросы в правильном порядке.

#правило #видеоконференции

Посмотрите, какая классная идея - поставить на аватар в рабочем мессенджере информацию про отпуск. Это про заботу о себе и о коллегах.

#мессенджеры #лайфхак

Представьте такой диалог в чате:

Собеседник 1: Андрей, пришлите, пожалуйста, информацию по проекту
Собеседник 2: Во-первых, здравствуйте! Сейчас пришлю.

Чье поведение кажется вам менее корректным: того, кто не поздоровался, или того, кто на это обратил внимание?

Сейчас прикреплю опрос ⬇️

#мессенджеры #вежливость #обсуждение

Идеальное письмо - то, на которое можно ответить «да» или «нет»

Возьмем такое письмо руководителю:
❌ «Анна Петровна, какого цвета делать подарочные сумки?»
✅ «Анна Петровна, предлагаем подарочные сумки сделать синего цвета - под цвет блокнотов. Согласны?»

В первом случае Анне Петровне надо думать, запрашивать дополнительную информацию, принимать решение. Сначала мы будем долго ждать ответа, а потом Анна Петровна скажет: «Давайте фуксию в бледно-голубой горошек» и мы будем объяснять, почему это не лучший вариант, а брать надо синий.

Проще сразу сказать: предлагаем это, обоснование такое. Конечно, и в этом случае Анна Петровна может сказать «Хочу фуксию». Но если она готова согласиться на синий, то ответ мы получим гораздо быстрее.

#почта

В книге «100 способов казаться умнее, чем на самом деле» увидела схему замкнутого цикла «почта-совещание».

У меня два вопроса:
1. Как понять, что пора проводить совещание?
2. Как понять, что пора заканчивать совещание и уходить в почту?

#почта #видеоконференции #обсуждение

Подписчица прислала скриншот переписки, просит разобраться, кто не прав.

Ситуация такая:
«Записываюсь за 2 недели на услугу (в данному случае психолог). Это не мой постоянный специалист, первая ознакомительная встреча с незнакомым специалистом. Забываю про встречу, заболеваю (это правда). Напоминание присылают за 1 час до запланированной встречи. Отвечаю, как есть. Получаю ответ.

С одной стороны, я могла предупредить заранее, но я бы не нашла переписку с ней 2 недели назад. С другой стороны, специалист мог напомнить за сутки и не делать мне замечание, после которого желание продолжать с ней коммуникацию у меня пропало».

Как считаете, кто не прав: клиент или специалист?

#обсуждение

Правило 103. Спрашивайте разрешения, если хотите записать видеовстречу

Если вы планируете записывать видео встречи, то обязательно получите согласие всех участников и скажите, как дальше будет использоваться эта запись.

Это касается и встреч, совещаний, и даже лекций, на которых участники ничего не говорят, а только слушают.

Почему для людей это может быть важно? Кто-то старается оставлять как можно меньше цифровых следов; кто-то не хочет, чтобы его видели именно на этой встрече; для кого-то может быть важным, как он выглядит, если запись потом увидят другие люди; кто-то под запись никогда не скажет того, что говорит не под запись.

У всех могут быть свои причины отказаться от видеофиксации, поэтому обязательно предупреждайте о том, что планируете записывать видео.

#правило #видеоконференции

Марк Цукерберг анонсировал нововведения в вотсапе. Кажется, довольно полезные.

#мессенджеры

Сейчас читаю книгу Эрин Мейер «The Culture Map» про то, как отличаются способы коммуникации в разных странах.

И Эрин говорит: есть low-context культуры и high-context. Там, где контекст играет незначительную роль (low-context), люди говорят то, что хотят сказать. «Придешь на вечеринку?» - «Да». Значит, человек действительно придет на вечеринку. В странах с high-context культурой важно не то, что говорится, а то, что между строк. «Придешь на вечеринку?» - «Буду рад сделать это» - вовсе не означает, что человек придет, а скорее, наоборот.

Так вот! Причем здесь цифровой этикет?

В книге приводится такой пример: вы пишете письмо американцу с вопросом. В течение суток он вам ответит: «Собираю информацию, вернусь через неделю». А вот испанец будет молчать и спустя неделю, когда соберет информацию, пришлет вам ответ. Почему так? Потому что у американцев low-context культура: нужно говорить все как есть: нет информации? - напиши, что нет информации. А Испания - страна с high-context culture. Зачем он будет писать вам, что собирает информацию, если по его молчанию вы и сами догадаетесь, что он работает над вашим запросом.

В общем, тип коммуникационной культуры очень влияет на цифровой этикет.

#межкультурное #книги #почта