Классическая ESM-система или low-code BPMS 🤔

Давайте сравним, какое решение лучше подойдёт для автоматизации бэк-офиса.

Ещё больше об автоматизации работы бэк-офиса рассказали в статье →

#статьи
«Первая Форма»

Встречаем новую версию «Первой Формы» — Дракона 🐉

В новой 266 версии системы мы глобально обновили и упростили интерфейс задач, чтобы в них было ещё легче ориентироваться.

Основные изменения:

➡️ Карточка задачи стала адаптивнее и лаконичнее.

➡️ Появилась возможность скрывать и разворачивать панель инструментов.

➡️ Во всех элементах интерфейса обновился вид статуса «На видеоконференции» — теперь в бейдже отображается название встречи, задачи или чата, в комнате которого проходит конференция.

➡️ Теперь можно упоминать других пользователей в комментариях через @. В веб-версии нужно также указать ID пользователя, в мобильной версии можно выбрать его из всплывающего окошка. После отправки система автоматически заменит метку на полное имя, а по нажатию на него откроется мини-карточка.

Это не все новые функции и возможности сборки. Узнать больше можно в материале на сайте →

А чтобы обновиться, оставьте заявку в личном кабинете.

#апдейты
«Первая Форма»

ИИ даёт подсказки в диалогах с клиентами и партнёрами. Такое возможно?

В «Первой Форме» — да. Мы добавили возможность настроить ИИ-агента, который будет помогать менеджерам эффективнее общаться с собеседниками прямо в чате, без дополнительных окон. Как это работает:

1️⃣ Когда в чат или в задачу менеджеру приходит вопрос, система посылает сигнал в AI-службу.

2️⃣ Искусственный интеллект анализирует контекст вопроса и формирует варианты ответов. Менеджер может выбрать подходящий вариант и отредактировать его.

3️⃣ AI-служба анализирует действия пользователя и изменения, которые он вносит в предложенные ответы. Так она учится и улучшает свои подсказки.

Интеллектуальные подсказки совместимы со свежими версиями системы — «Цефеем» и «Драконом». Подробнее о других функциях можно узнать на сайте:

Обновления версии «Цефей» →
Обновления версии «Дракон» →

#апдейты
«Первая Форма»

Проект на базе нашей BPM-системы участвует в конкурсе Global CIO 🔥

Речь идёт о цифровом рабочем месте сотрудника службы безопасности в Банке Синара. Решение реализовано силами пяти специалистов подразделения СБ без участия внешних разработчиков. Для этого они предварительно прошли обучение в «Академии Первой Формы».

Сейчас команда, где все специалисты взаимозаменяемы, самостоятельно администрирует и развивает систему. Это снижает стоимость владения решением и позволяет оперативно наращивать функциональность — срок окупаемости проекта составил 18 месяцев.

Внедрение решения на базе нашей low-code платформы помогло:
➡️сократить время обработки заявок на 90%;
➡️ускорить реакцию на инциденты на 55%;
➡️повысить эффективность взысканий на 25%;
➡️упростить формирование отчётов до 1 клика.

Проголосовать за наш проект →

Голосование доступно зарегистрированным ИТ-руководителям. Авторизуйтесь на сайте Global CIO, чтобы проголосовать и задать вопросы руководителю проекта.

Благодарим за поддержку ❤

Упрощённая настройка форм, новости, способы входа — что нового в мобильном приложении 📲

Мобильное приложение «Первой Формы» обновилось до новой версии — 8.5 «Бруно». Она вдохновлена философом Джордано Бруно, который считал, что в мире существует множество вселенных.

В мире бизнеса возможностей не меньше, но чтобы их осваивать, нужна стабильная корпоративная система. В новой версии приложения мы добавили следующие возможности:

➡️настроить приоритетный способ входа: по номеру телефона, логину или с помощью QR-кода;
➡️создавать простые формы задач без настроек — они генерируются автоматически;
➡️просматривать портальные новости с лайками и комментариями;
➡️частично выделять текст комментария;
➡️переходить в ВКС-встречи по новому баннеру в чатах и личных профилях и многое другое.

Подробно обо всех новых функциях версии 8.5 «Бруно» рассказываем в материале на сайте →

Новая версия уже доступна в AppStore, Play Market и RuStore.

#апдейты
«Первая Форма»

Настраивайте внешний вид системы под себя: что нового в дизайне «Первой Формы» 👩‍🎨

Систему можно кастомизировать и брендировать под корпоративный стиль компании — это позволяет дополнительно вовлечь сотрудников и выстроить единое рабочее пространство.

Так, в системе можно:

➡️ задавать альтернативный внешний вид для главных и второстепенных кнопок в карточке новой задачи;

➡️ выбирать брендированную схему для всех буквенных аватаров сотрудников по справочнику;

➡️ менять тему со светлой на тёмную;

➡️ выбирать положение шапки навигации и её цвет;

➡️ настраивать режим просмотра комментариев и сообщений в чатах и многое другое.

Также можно выключить кастомизацию интерфейса — для компаний с регламентированными процессами.

Больше функций — в материалах о сборках:

Обновления версии «Кассиопея» →
Обновления версии «Цефей» →
Обновления версии «Дракон» →

#апдейты
«Первая Форма»

Вошли в «Атлас импортозамещения 2025» 📍

Агентство CNews Analytics выпустило исследование, посвященное основным поставщикам отечественных ИТ-решений.

«Первая Форма» представлена в трёх категориях карты «Корпоративного ПО»:
➡️BPM
➡️CRM
➡️HRM

Подробности →

#новости
«Первая Форма»

Как эффективно управлять недвижимостью 🏠🏠

По прогнозам, в 2025 году мировой рынок управления объектами недвижимости составит около 48,3 млрд долларов, а к 2035 году вырастет до 82,2 млрд. Такой рост обусловлен развитием интегрированных сервисов, цифровизации и умных технологий, включая IoT и AI-аналитику.

В новом материале разбираемся, как и зачем автоматизировать работу сервисных компаний, сравниваем разные решения и рассматриваем кейсы.

Читать статью →

#статьи
«Первая Форма»

Все изменения полей в задачах — под вашим контролем 🗂

В последнем обновлении мы сделали историю действий с дополнительными параметрами ещё функциональнее — теперь контролировать корректность данных и работу команды стало легче:

➡️ Любое значение параметров даты, времени, числа, текста, файла или выпадающего списка можно откатить к предыдущему. Это удобно, если сотрудник случайно изменил важные данные.
➡️ В истории теперь отображаются и изменения системных параметров. Так можно заметить изменения важных полей.
➡️ В таблице истории видно тип параметра и комментарий. Это ускоряет разбор ситуаций и коммуникацию между отделами.

Эти функции уже доступны в версии 2.266 «Дракон». Подробнее о новых возможностях рассказали на сайте.

Обновления версии «Дракон» →

#апдейты
«Первая Форма»

Автоматизация проектного управления в разных сферах бизнеса ⚙

Давайте посмотрим, что внедрение информационных систем управления проектами (ИСУП) дало компаниям из разных отраслей.

Инжиниринговая компания
Автоматизация проектного управления позволила:
➡️ускорить согласование документов и усилить контроль над субподрядчиками;
➡️управлять рисками с помощью централизации данных в единой системе и актуальной отчётности;
➡️тщательнее следить за расходом средств и избегать превышения лимитов.

НИИ электроэнергетики
Итого в системе автоматизировано:
➡️заведение задач при создании нового проекта;
➡️расчёт даты окончания проекта;
➡️смена статуса этапа проекта при выполнении связанных задач;
➡️приёмка работ и формирование закрывающих документов;
➡️планирование загрузки сотрудников с учётом отпусков.

Центр современного искусства
Благодаря внедрению ИСУП в центре:
➡️упростили годовое планирование мероприятий;
➡️объединили управление мероприятиями и бронирование локаций;
➡️ускорили процесс подготовки мероприятий с помощью шаблонов с типовыми задачами.

Узнать больше подробностей в статье →

#статьи
«Первая Форма»

От офисного софта к SRM-системе 👥

У байеров крупных компаний самая горячая пора длится с сентября по декабрь, так как в это время формируются бюджеты и условия закупок на будущий год. Каждой встрече с поставщиком предшествует кропотливая подготовка.

Раньше менеджеры вручную собирали в Excel данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывали с руководством желаемые объёмы и цены на будущее, а также «вилку», в пределах которой можно договариваться.

Чем больше поставщиков и товарных позиций, тем сложнее обойтись только e-mail и офисными программами. В кейсе рассказываем, как автоматизировали переговорные кампании федерального DIY-ритейлера.

Читать кейс →

#кейсы
«Первая Форма»

Многие опытные сотрудники службы безопасности привыкли работать по классическим методикам и скептически относятся к новым решениям, в том числе из-за недостатка положительных примеров.

В Банке «Синара» разрушили сложившийся стереотип и создали цифровую экосистему службы безопасности. Команда самостоятельно:

➡️ разработала методологию,
➡️ внедрила систему,
➡️ провела миграцию данных,
➡️ настроила бизнес-процессы,
➡️ интегрировалась в ИТ-архитектуру банка.

Теперь специалисты сами занимаются администрированием и развитием системы.

Читать кейс →

Проект участвует в конкурсе Global CIO. Будем благодарны за каждый голос и вопрос в комментариях!

Поддержать проект на Global CIO →

#кейсы
«Первая Форма»

Опасно идти одному, возьми с собой надёжный пароль 🛡

В «Первой Форме» можно гибко настраивать требования к паролю для регистрации. Система сама проверит, соответствует ли пароль корпоративным стандартам безопасности вашей компании и подсветит выполненные требования в подсказке. Можно задать:

➡️ минимальное и максимальное количество символов,
➡️ необходимость заглавных и строчных букв,
➡️ допустимые языки,
➡️ минимальное количество цифр,
➡️ запрет на пробелы,
➡️ минимальное количество специальных символов.

Узнать, как настроить требования, можно в инструкции к кастомной настройке «RegistrationFields». Также вы можете включить регистрацию по QR-коду, мобильному телефону и коду с ограниченным сроком действия.

Больше об апдейтах сборки «Дракон» — в материале на сайте.

#апдейты
«Первая Форма»

От ручной обработки документов к СЭД 📁

В госкомпаниях ежедневно работают с сотнями договоров, соглашений и внутренних регламентов. Такие объемы документооборота требуют автоматизации процессов согласования, контроля и архивирования. Это помогает повысить эффективность всей организации: меньше времени на рутину, больше на стратегические задачи.

В кейсе рассказали, как упростили работу Корпорации развития Московской области (КРМО) с инвестиционными проектами и внутренними регламентами.

Читать кейс →

#кейсы
«Первая Форма»

Центр управления полётами задачами с новыми порталами ⏲

Порталы — это возможность собрать на одной странице самые нужные виджеты и блоки информации. В актуальной сборке «Дракон» мы добавили новый конструктор и дизайнер порталов. Он позволяет:

➡️создавать сетки виджетов и задавать их размер на странице: графики и таблицы — на всю ширину для наглядности, кнопки перехода — компактно, в одном ряду, чтобы сэкономить место;

➡️объединять виджеты в секции и контейнеры и задавать гибкие правила отображения — например, показывать разным ролям в команде данные так, чтобы каждый видел только то, что ему нужно;

➡️быстро перестраивать структуру страницы, если меняются приоритеты или задачи.

О том, как настраивать порталы, рассказали в инструкции.

Больше о функциях и возможностях порталов — на сайте.

А все функции сборки «Дракон» — в подробном материале.

#апдейты
«Первая Форма»

Заняли 1-е место в рейтинге систем управления закупками IaaSSaaSPaaS 🏆

«Первая Форма» набрала высокие баллы по критериям рыночных, продуктовых и функциональных характеристик. Эксперты отметили, что low-code основа системы позволяет быстро настраивать процессы и адаптировать их под специфику бизнеса.

Узнать больше →

Подробнее о SRM-системе →

#новости
«Первая Форма»

Автоматизация HR: от желательно к необходимо 👥

HRM-система давно перестала быть дополнительной опцией. В условиях кадрового голода и рекордно низкой безработицы цифровизация помогает компаниям эффективно управлять командой и быстро реагировать на изменения рынка труда.

Топ-менеджмент получает аналитику в реальном времени: текучесть по отделам, стоимость привлечения специалиста, кадровый резерв на ключевые позиции.

HR-департамент освобождается от рутины и фокусируется на стратегических задачах, от подбора до развития карьеры сотрудников.

Сотрудники решают кадровые вопросы самостоятельно: заказывают справки, оформляют отсутствия, находят нужную информацию без обращений в HR.

Кейсы по теме

➡️Внедрили HR-портал для «Спортмастера»

➡️Автоматизировали управления кадрами в организации с 2 тыс. сотрудников

➡️Упростили оформление командировок для производителя медтехники

➡️Оцифровали планирование отпусков в госучреждении с филиалами по всей стране

#кейсы
«Первая Форма»

Визуальное обновление: превью ссылок на задачи в комментариях 📎

Теперь, если вы указываете в комментарий ссылку на задачу, блог, чат или статью базы знаний в системе, она преобразуется в превью с информацией.

Превью отображается всегда, даже если вы дополнительно прикрепите к комментарию другие файлы. Можно добавить несколько задач — для каждой из них отобразится сниппет, нажатие на который откроет нужную страницу.

Совсем скоро также появятся превью для внешних ссылок — не переключайтесь 🙂

Больше функций новой сборки →

#апдейты
«Первая Форма»

Как понять, что вашему бизнесу необходима SRM-система 🛒

Проблемы с обработкой заявок
Заявки на закупку долго обрабатываются, теряются, дублируются или проходят через большое количество согласований.

Ошибки из-за человеческого фактора
В процессе закупок возникают неточности в данных. Неправильно указываются спецификации, объёмы, сроки поставки и условия оплаты.

Сложности в отслеживании и анализе расходов, сборе статистики
Отсутствует прозрачная система учёта закупок. Сложно получить актуальную аналитику по поставщикам, ценам и категориям расходов, а составление отчётов требует большого количества ручной работы.

Нет единого информационного пространства для коммуникации с поставщиками
Коммуникация ведётся через разные каналы. История переговорных кампаний централизованно не сохраняется. Информация о поставщиках хранится разрозненно: в почте, таблицах Excel, на бумажных носителях или в памяти отдельных сотрудников.

Отсутствие системы распределения нагрузки между сотрудниками
В отделе закупок нет прозрачного механизма назначения задач. Они распределяются хаотично, из-за этого сложно оценить текущую нагрузку каждого сотрудника.

В материале рассказываем, как работает SRM-система, как её внедрить и выбрать подходящего вендора, чем она может быть полезна бизнесу и причём тут искусственный интеллект.

Читать статью →

#статья
«Первая Форма»

Собрали топ-5 наших статей на Habr за 2025 👍

➡️Рассказали, как канбан может упростить процессы в отделах
Исследования показывают, что команды, внедрившие канбан-доски, ускоряют выполнение задач на 40% и повышают производительность на 20%. В статье разобрали 5 практических сценариев использования канбан-досок в ключевых отделах компании и показали, как адаптировать этот инструмент под разные задачи.
Читать →

➡️Показали, как облегчить управление EPCM-проектами
В них объединено проектирование и техническое сопровождение, управление поставками материалов и оборудования, координация субподрядчиков и контроль качества работ. В статье продемонстрировали комплексное решение, которое подойдет инжиниринговым компаниям, девелоперам, системным интеграторам, крупным архитектурным и проектным бюро.
Читать →

➡️Поделились опытом цифровизации работы культурного центра
Мы разработали единую систему на базе BPM-платформы, настроили процессы планирования мероприятий и бронирования помещений. В статье показали, как это помогает избежать овербукинга и накладок в расписании.
Читать →

➡️Продемонстрировали, как оцифровать документооборот с помощью BPMS на СУБД PostgreSQL и ОС Linux
У НИИ было «лоскутное одеяло» из систем, между которыми было сложно наладить обмен данными. Более того, из-за санкций организация отказалась от Windows. В статье рассказали, как автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, договорами, организационно-распорядительными документами и заявками на оплату.
Читать →

➡️Рассказали, как автоматизировали массовую выдачу УНЭП для федерального ритейлера
Во время приёма на работу все сотрудники «Спортмастера» получают смарт-карту. За счёт интеграции BPMS по API с удостоверяющим центром КриптоПро и 1C:ЗУП, сотрудники могут в одном окне самостоятельно записать УНЭП на смарт-карту. В статье поделились подробностями технической реализации.
Читать →

#статьи
«Первая Форма»