Какие бизнес-проблемы можно решить менеджментом знаний

Открыли публичный доступ к моему прошлогоднему докладу: https://infostart.ru/1c/articles/1695166/ (+ видос: https://www.youtube.com/watch?v=NiOoq1L0bMQ)
Через призму историй про вымышленную организацию я на пальцах объясняю, какие кейсы может решать управление знаниями и с помощью каких подходов.
Доклад является человекопонятной выжимкой к той работе, что мы с Ланой Новиковой, Ником Волынкиным, Родионом Нагорным, Максимом Цепковым и другими проделали раньше для прагматичного гайда. Так что, пользуясь случаем посылаю лучей добра коллегам ❤️

🤪 Изменения — заинтересованные стороны

Заинтересованные стороны — это центральный вопрос который нельзя продалбывать. Всегда нужно чётко понимать, кто хочет, чтобы что-то произошло, и в чём его интерес. А если не понимаешь — будет больно.
И не спрашивайте меня, как я к этому пришёл 🙂

Например, у вас команды, которые не умеют проводить ретро. А генеральный очень хочет, чтобы ретро были.
Если вы хотите их внедрить, можно смело расчерчивать табличку со списком людей — от генерального до самих разработчиков в командах — и их мотивом участвовать в этой движухе.
Потому что с каждым участником, скорее всего, придётся это проговаривать, и вам очень поможет подготовка.
Если же эти вещи не проговаривать, или в переговорах пропустить кого-то — начнётся сопротивление, саботаж и вербальная "вонь" от сотрудников.

Но ещё увлекательнее ситуация, когда заказчик изменений (тот же генеральный директор) спустя некоторое время начинает сам вставлять палки в колёса.
Если вы ловите подобное — скорее всего причина в неявных договорённостях, в чём-то, что кто-то подразумевал как "само собой разумеющееся". И это тема для отдельной большой истории.

А пока что — мини-лайфхак: не смотря на огромную важность формулировки и понимания личных мотивов, зачастую прокатывает причина вида "ваш руководитель сказал, что это надо сделать".

Семантический поиск в Obsidian

Любите ли вы поиск так же как и я? А базы знаний?
А я вам khoj принёс. Он состоит из сервера, устанавливаемого как pip-пакет и клиента, устанавливаемого как плагин Obsidian.
К преимуществам можно отнести то, что эта штука работает локально и локально же держит индекс и относительно просто устанавливается. Под капотом мало ручек и крутилок (почти нет), но это уже придирки — мало какой софт дошёл даже до этого этапа.
С русским языком, конечно, плохо. Но английский ищет весьма сносно.

🙈 Неявных договорённостей пост

Взаимоотношения строятся на явных (проговоренных) и неявных (подразумеваемых) договорённостях. Первые худо-бедно утрясают, соблюдают и корректируют по необходимости, а вот вторые лично у меня вызывают адскую попаболь.

В такую категорию попадают заёбы наподобие:

- ты должен работать по 10-12 часов и ничем кроме работы не увлекаться
- ты должен автоматически верить в идеи своего руководства и угадывать, чего они хотят
- ты должен заниматься только тем, что приносит прибыль компании

И так как они подразумеваемые — их носитель зачастую испытывает неиллюзорные проблемы с тем, чтобы их сформулировать, а тем более — обсуждать. Аргументированный разговор срывается в эмоции и тупик.

Мне сложно с таким, потому что я чувствую эти эмоции и не всегда могу отстроиться. Вот несколько приёмов, которые я выработал, чтобы переводить разговор с неявными договорённостями в конструктивное русло.

1. Обозначить существование неявных договорённостей. Если ваш собеседник не может сформулировать мысли — можно сделать это за него. Конструкция вида "правильно ли я понимаю, что X?" помогает остановить поток мысли собеседника и направить разговор в волнующее лично вас русло.
2. Разобраться с критичностью неявной договорённости. "Насколько критично, чтобы Х?", "Вы готовы остановить работы по вопросу N, если Х не будет выполнено?". Задавая подобные вопросы важно отслеживать состояние собеседника, ведь если он отвечает на эмоциях — он говорит неправду, не в полной мере осознаёт последствия.
3. Обозначить важность вопроса для вас и остановить взаимодействие до тех пор, пока он не будет решён. "Я не хочу двигаться дальше, пока мы не разберёмся с Х", "Да, для меня это критично".

В жизни не так много вещей, которые требуют немедленных действий. Взять паузу, чтобы разобраться с важным, определяющим моментом – это нормально. А жить в противоречиях — больно и не продуктивно.

Rewind yourself

Наткнулся на интересную аппку https://www.rewind.ai/
Вкратце: чуваки сделали некую тулу, которая позволяет искать по всему, что с тобой происходило. Под капотом: распознание речи и, буквально, распознание всего что отображается на экране.
Прямо мечта АНБ и ФСБ. Ставить эту тулу себе я, конечно, не стал.

Но вообще говоря идея сделать тулу, которая будет настоящей "второй памятью" и будет помогать найти "вот тот разговор где чото говорили про задачу" — очень соблазнительная. И распознавать тексты на экране + записывать микрофон — это очень изящное решение, респект и лучики добра разработчикам.

Дал ChatGPT задачку на диагностику падения веб-приложения. По легенде — пользователи сайта загрузили в папку /upload/ для User Generated Content-а вредоносный php-файл и запустили его (потому что админ затупил и не запретил подобную активность).

Рут коз ChatGPT не смог найти, его зациклило. Но то, какие он гипотезы формулировал — просто огнище!

Манифесты — инструкция по применению

Заманчивая идея — описать best practice / идею в ярком, ёмком и привлекательном виде, и распространять как агитку. Глядишь — люди прислушаются и начнут делать правильно, да?

Нет, не начнут.
Мы перегружены информацией и любая агитка или манифест вызывают отторжение как шум. А даже если не вызывают — для применения нужно приложить силы по осмыслению. Сил, как обычно, нет 🙂

Казалось бы, зачем в таких условиях писать манифесты и лозунги о правильной жизни? Может не надо?
Надо.
Для себя и тех, кто уже разделяет твои взгляды. Чтобы объединить, чтобы сделать соглашения явными. И будучи объединёнными люди уже смогут распространять практики.

🗣 вы должны как-то там разговаривать внутри себя!

Один из моих любимых видов предъяв — "а чо ты этого не знаешь, я с твоим коллегой это обсуждал, вы же должны как-то там внутри себя общаться!"
И казалось бы, предъявы даже обоснованны, если инфу доносили руководителю, а его подчинённые не в курсе. Но (!) только если с этим руководителем договорились о конкретных сроках и результатах.

Конечно, невовлечённость коллег в твой контекст — это больно. Приходится нагружать язык, проговаривать предысторию, напрягать мозг, выявляя различия в понимании.
Но всё-таки тот факт, что вы получаете деньги от одного юр. лица не означает автоматически взаимопонимания.

Я для себя пришёл к тому, что надо продвигать узко тематические каналы коммуникации с редким, ёмким и качественным контентом. Если они есть — то есть и шанс, что подписчики этих каналов будут в теме.
Ну и в явном виде доносить инфу до тех, кому надо, напрямую, с явным подтверждением получения. Без испорченных телефонов и непроговорённых ожиданий.

Разгрузки тимлидов пост

Что делать, если тимлиды/руководители групп перегружены?

Можно начать с того, чтобы исследовать — куда уходит их время. Сделать табличку, где в качестве строк — категории времени, а по горизонтали — дни. Договориться с тимлидами, что они будут заполнять эту табличку в течение недельки-другой, указывая, сколько времени уходит на каждую категорию времени. Можно на глазок и сильно примерно.

Я подготовил для вас пример такой таблички:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/19xqmbP7XETxKReJg1a38PFE1zpb_rsX3wyxzB6JaSsY/edit?usp=sharing

Что ОЧЕНЬ важно, чтобы все понимали и принимали:
- что эти данные не будут использоваться против тимлидов, даже если там будет меньше 8 часов
- что абсолютно валидно, если куча времени уходит на тупёж после встреч/авралов/от сложных ситуаций.
- что собранные данные будут обладать огромной погрешностью

Посмотрев на результаты такого исследования можно понять, с чем нужно работать. Что-то можно закрыть автоматизацией, что-то — обучением, а что-то — делегировать на подчинённых.

Аналогично можно попробовать высвободить время и на другой позиции, нужно лишь суметь правильно сформулировать категории затрат времени.

После того, как оборвалась возможность покупать подписку на иностранные saas сервисы, громко слышен голос радикальной позиции: "нельзя верить этим вашим SaaS-ам! Только selfhosted, только хардкор!"
С другой стороны, почти всё, с чем лично мне пришлось столкнуться в последние месяцы сильно уступает самым популярным международным сервисам.

Люди как код

Инструкцию важно писать внятно и человеколюбиво. Вместо длиннющих списков — схема. Вместо таблицы с таинственными обозначениями — понятный текст разговорным языком.

Но какой бы ни была хорошей инструкция — люди не начнут ей следовать.
Чтобы что-то изменилось в поведении других людей — нужно взаимодействие. Эта идея может быть очень неприятна людям от IT, которые привыкли взаимодействовать с техникой, однако, увы, без общения с людьми никак. Поговорить, собрать предметные возражения. Договориться о том кто конкретно и что конкретно в каких конкретно ситуациях теперь делает. Услышать, дать выговориться, отреагировать.

А хорошая инструкция — это как шпаргалка. Выручит на экзамене (что тоже важно), но не прибавит знаний в голове.

Люди — не компиляторы кода, они не действуют по бумажке, особенно — квалифицированные интеллектуалы.

геймификации обмена знаниями пост

Чтобы поддержать какой-то из существующих процессов в компании (например, обмен знаниями или наполнение вики) можно использовать геймификацию. Бонусы, ачивки за достижение, звания и доски почёта.

Заманчиво сразу прикрутить какой-нибудь веб-сервис, который сделает "магию" сам. Типа https://karmabot.chat/
Но найти подходящий сервис — большая удача. Писать свой — ад адовый и конские вложения сил.

Не отказывайтесь от идеи геймификации, но не тратьте лишних сил и ресурсов на первых этапах. Тупо соберите статистику "руками" и проанализируйте её глазами.

Например, чтобы сделать и раздать ачивок за работу с документацией — тупо посмотреть, кто делился знаниями, кто редактировал статьи. Сведите данные в таблицу. Напишите пост и наградите коллег по итогам 🙂 Они будут рады и благодарны.

Obsidian, Joplin, Notion, Evernote — всё.
Нужна обвязка вокруг условного chatgpt, которая будет коммитить файлы в гит исходя из ответов нейросети. Нейросеть сама будет структурировать данные, формулировать и складывать в файлики. Так значительно удобнее и решает кучу проблем, являющихся блокерами при внедрении базы знаний.

ChatGPT лишает работы архитекторов ПО

В четверг, в 19:30 мы в режиме реального времени проверим, насколько ChatGPT может справится с задачами архитектора программного обеспечения.
Мы будем пытаться создать структуру обмена данными, давая на вход криво сформулированные данные и добьёмся, чтобы chatgpt самостоятельно уточнил необходимое. Ну и поиграемся с разными формулировками, конечно.
Спойлер: мы не верим, что chatgpt заменит специалистов, но готовы к удивительным открытиям!

Ссылку для трансляции запощу в канал незадолго до.

Неторопливо подключайтесь, начинаем минуты через 3
https://youtube.com/live/QcWgMSXxTZM

Запись встречи:
https://www.youtube.com/watch?v=vFfJNsf6hvg

Ставьте лайки, делитесь видео и добра вам!

Я как-то писал про тулу для семантического поиска в Obsidian.
Разработчики пишут, что подключили туда OpenAI. Теперь он умеет интерактивно отвечать на вопросы по базе знаний.
Даже не знаю, что тут добавить...)

Топ недооценённых фраз на встречах

Последние годы я очень много взаимодействую с другими людьми, и это подразумевает встречи, встречи, встречи.
Я очень не люблю бессмысленную трату времени. А значит - приходится бороться за краткость и конструктив.

Вот топ фраз, которые частенько позволяют вернуть потерянный смысл:

1) Когда люди собрались, но непонятно зачем. И все такие в своих заботах и начинается трёп и расфокус.

Давайте коротко проговорим, зачем мы собрались и что должно быть по итогу.

Когда цели сформулированы — этим можно оперировать, чтобы модерировать дальнейшую дискуссию.


2) Когда несколько человек вклинилось со своими замечаниями, но непонятно выговорились они или нет. А вы хотите вернуть разговор к нужной вам теме.

Мы можем двигаться дальше?

По моим наблюдениям, после этой магической фразы даже те, кто хочет что-то дополнить стараются говорить более ёмко.


3) Когда началась какая-то дичь и нужно вернуться к тому моменту, когда ещё было адекватно (может быть даже — к началу встречи 🙂 )

Коллеги, давайте вернёмся на пару шагов назад. Говорили, что <...>.

Позволяет вернуть фокус к повестке или к каким-то важным для вас вещам.


4) Когда собеседник выливает поток сознания и надо вернуться к конструктиву

Спасибо. Что я сейчас услышал: <..перечисление немногого, что было сказано собеседником по сути..>

Некоторые сотрудники испытывают затруднения с формулировкой своих мыслей (оставаясь при этом крутанами в своей области!). Единственный способ конструктивно с ними общаться — постоянно формулировать тезисы за них и фиксировать ключевые вопросы письменно.


5) Когда тему разговора уводят к тому, что тебе нафиг не нужно.

Коллеги, мне не интересна эта тема. Моё участие точно необходимо?

Конечно, эта фраза не защитит вас от самодуров, но в адекватном обществе позволяет свалить со встреч, на которые вас пригласили по ошибке.

ты неправильно это делаешь!

Один менеджер приходил и говорил, мол, "ты неправильно делаешь Х, надо по-моему". И ждал, когда сотрудник согласится и побежит "исправляться", а в случае отказа — начинал пустословить про "ты должен". Аргументации по существу, чем один способ выгоднее другого — не было. Результат в обоих случаях был одинаковый. В моих глазах это выглядит как детская истерика. Сейчас постараюсь объяснить, почему.

Люди действуют так как действуют из-за десятка причин, зачастую скрытых, включая самую сложную: привычку. Побудить людей сменить свои привычки может быть сложнее, чем найти другого человека.

Да и в целом посыл о том, что ты, якобы, знаешь о том как "надо" делать всегда и везде — это не про взрослое зрелое взаимодействие, а про доминацию. Такое может прокатить у родителя по отношению к маленькому ребёнку, но выглядит крайне комично в других ситуациях.

Знаешь как лучше? Сформулируй, почему тебя должны слушать, разберись в матчасти, корректно предложи улучшение и будь готов к отказу.
Не готов мириться с отказом? Разберись в себе, почему тебя это не устраивает и ты не способен адаптироваться.
Считаешь, что ты знаешь лучше всех? Сразу нахуй.