Чек-лист генерального продюсера «Как организовать фестиваль»

✍️ Генеральный продюсер фестиваля РозаФест и других масштабных выездных событий, Юлия Брумель, поделилась кратким чек-листом в какой последовательности готовит фестиваль её команда Spotway.Team

☝️ Каждый из этапов может занимать от 1 месяца до года, не секрет — чем крупнее событие, тем больше требуется времени на подготовку

⚠️ Выездные события на море или в горах как правило требуют больше времени на подготовку, так как участникам необходимо заранее понимать программу, организовать на работе отпуск под эти даты, определиться с проживанием, забронировать тур

💬 У команды есть лицензия туроператора и собственная система бронирования, поэтому РозаФест запускает продажи отелей и билетов на фест сразу в момент анонса программы — чтобы постоянные гости успели забронировать туры по лучшей цене и с комфортом подготовиться к поездке, найти попутчиков и купить всё необходимое

⏰ Как правило сам фестиваль готовится около года, продажи открываются за полгода до события, пока цена на отели держится на комфортном уровне и есть выбор

Этапы подготовки смотри в чеклисте⬆️

❣️Дальше наступает процесс реализации — производство материалов, зон, монтаж и организация самого события. Важно не потерять и не забыть ни один из пунктов выше, чтобы мероприятие состоялось по плану.

Подготовка фестиваля — гораздо важнее и сложнее недельной реализации, но это возможность протестировать все накопившиеся гипотезы, внедрить улучшения, найти и пригласить лучших людей — и просто кайфануть от творческого процесса создания новых миров!

Как разработать идеи и концепцию фестиваля

РОЗАФЕСТ — главный кейс команды Spotway.Team на территории России! Идея мероприятия — нечто целостное, незыблемое, то что как правило не меняется со временем.

А как мы разрабатываем концепции?

В первую очередь, опираясь на основу:

РозаФест — это новая философия активного отдыха для целого поколения, проект объединил вокруг себя близких по духу людей, партнеров и топовые индустриальные проекты.

Идея проекта — объединить любителей активного отдыха, атлетов, музыкантов, предпринимателей, стартаперов и сотрудников технологичных компаний в одно мощное комьюнити.

Какую концепцию мы придумали в этом году?⬇️

На протяжении 10 лет мы катаемся, играем в квест, отдыхаем в апре-ски, находим друзей и вместе наслаждаемся музыкой на концертах в горах.

Поэтому на юбилейный фестиваль мы выбрали концепцию «Вместе на высоте».

Все 10 лет мы создаём атмосферу, где высота ощущается не только физически, но и эмоционально. Спорт на высоте, музыка на высоте, нетворкинг и общение — мы вместе на высоте!»

🌟 Концепция проекта может быть близко связана с идеей, но может и отличаться. У ежегодных фестивалей канва программы может быть одна — спорт, музыка, нетворкинг, но сторителлинг разный.

В следующем году мы также будем собирать тысячи людей в одно большое коммьюнити, в основе программы будет также спорт, апре-ски, квест большая игра и нетворкинг, при этом креативная концепция обновится. В 2026 она будет соответствовать новым трендам — скорректируем ключевые сообщения, цвета и кивижуал. Индустрия ивентов динамична и если хочешь работать именно в ней, будь готов к изменениям!

Студенты mads при желании могут подключиться к разработке концепции фестиваля на курсе mads по бренд-стратегии.

Продолжить тему ивентов нам поможет Вероника Косинская, head of events, организатор new star camp & new star weekend и автор курса «Как делать громкие ивенты: сильный менеджмент, прогнозируемый эффект и решение задач бренда» 💥

Начнем с вопроса:

Кто такой ивент-менеджер? 👀

Многим кажется, что это тот самый человек, который только ходит по разным мероприятиям и раздает указания с игристым в руках 🥂

Это большой миф.

Если вы встретили того, кто только так и описывает свою работу, знайте: это либо младший координатор, которого потом уволят ☺️, либо владелец бизнеса.

Ивент-менеджер (он же тимлид, он же генеральный продюсер) отвечает за разработку предложения, подготовку, реализацию и закрытие мероприятия от самого начала до самого конца, с последующей допродажей. И чаще всего не одного проекта, а сразу нескольких в разных городах, в разных часовых поясах!

❕Во все структурах по-разному, но чаще всего ивент-менеджер также отвечает за:

✔️ коммуникацию с клиентом
✔️ трафик-менеджмент креативной группы проекта
✔️ настраивание процессов внутри команды
✔️ нередко и подбор той самой команды

Это титанический труд 💔

Кем работать в ивентах ❓
Инсайты от Вероники Косинской

Ивенты — богатейшая территория, плодородная на собственные перевоплощения. Как же можно развиваться в ивентах:

1️⃣Вертикально:
от джуниора до груп хэда

2️⃣Горизонтально:
пробуя себя на разных территориях: креатив, менеджмент, ньюбиз, спонсорство

3️⃣Перебирать разные ниши:
организовать марафон с электронным хронометражем далеко не то же самое, что фешн показ на 200 селебритис, в обоих случаях — ивент, а специфика совершенно разная

4️⃣Работать в разных направлениях:
на стороне клиента, агентства, узкоспециализированной компании по декору или кейтерингу или в мультимедиа студии

В каждом варианте есть своя специфика, оплата и темпы роста. Что подойдет именно тебе узнаешь, если самостоятельно пройдешь курс «Как делать громкие ивенты: сильный менеджмент, прогнозируемый эффект и решение задач бренда» 🔥

Что нужно, чтобы работать менеджером партнерских интеграций в командах, которые осуществляют ивенты масштабов Розафеста и New Star Camp?

⬇️
Советы от Вероники Косинской

👉иметь агентсткий опыт в ивентах на позициях аккаунта или продюсера, а если его нет, то быть очень любознательным и иметь огромную тягу к обучению и структурности

👉иметь схожие ценности с философией фестиваля

👉вырабатывать эмпатию и внимательность к себе и коллегам

👉быть продуктивным и выстраивать свой день вокруг временных зон с высоким индивидуальным прайм-таймом

О том, что такое продуктивные часы, как управлять своими временем и как определить ваш индивидуальный прайм-тайм, можно узнать уже сейчас в исследованиях Вероники на ее канале — «список дел»:

→ Предыстория
→ Суть: составляющие продуктивности
→ Замеры собственного прайм-тайма
→ Бонус: как беречь свои пиковые часы

Шашлыки подождут🤩

Продлили акцию до 5 мая. Если хочешь на курс mads — сейчас самое время:

❤️купи курс с практикой со скидкой 15%
❤️забирай второй курс из подборки бесплатно

13 мая разыграем «Яндекс. Станцию Макс» среди участников акции. Самый везучий получит не только новые скиллы, но и классный AI-помощник, который вовремя скажет «Хей, ты молодец!».

Переходи по ссылке, выбирай курс и успей прокачать к лету не только пресс, но и мозг 👀🧠