Как я учитываю задачи у себя в команде - часть 2

Порядок подготовки к проекту:
1. Проект должен быть минимально возможным по размеру. Из пожеланий спонсоров проекта следует выделить минимальный объем пожеланий, дающий практическую ценность, MVP (minimum viable product) и отложить детализацию следующих частей до завершения MVP.
2. При планировании проекта важно определить набор задач, необходимых для реализации проекта. Это может сделать человек, у которого есть релевантный опыт, кто уже выполнял подобные проекты. В случае отсутствия такого человека, желательно его найти и привлечь к проекту.
3. Если привлечь такого человека затруднительно, то до согласования деталей проекта (в т.ч. сроков и бюджета) необходим этап исследования. Он подразумевает инвестирование определенных ресурсов на то чтобы попробовать выполнить часть задач и получить релевантный опыт для реализации проекта. В этом случае важно чтобы все заинтересованные в проекте лица понимали, что исследование может завершиться и без результатов, несмотря на затраченные ресурсы. В этом случае следует создавать дополнительные этапы исследования или отменить проект.
4. После определения набора задач необходимо оценить трудозатраты для каждой из них. Для этого также нужен человек с релевантным опытом. Он должен не только иметь опыт выполнения такого проекта, но и иметь опыт оценки и анализа трудозатрат по подобному проекту. При его отсутствии аналогично имеет смысл привлечь человека со стороны, либо организовать исследование, либо отказаться от проекта.
5. На основе полученных результатов можно оценить бюджет и сроки проекта.
6. Полученный набор задач с оценками трудозатрат и сроков вносится в систему учета, привязывается к проекту. Все эти задачи помечаются как входящие в проектную смету. На следующих этапах у них могут появляться подзадачи. Но всегда важно отличать задачи, которые были включены в смету на этапе согласования, от прочих задач.
7. Также закладывается резерв в рамках отдельной задачи проектной сметы. Это трудозатраты на непредвиденные обстоятельства и непредусмотренные задачи, которые могут всплыть в процессе. Для более-менее типовых и знакомых проектов я обычно закладываю резерв 20%. В других случаях увеличиваю.

Учет при реализации проекта:
1. Если конечный исполнитель той или иной задачи - это не тот человек, кто готовил задачи из проектной сметы, то он создает подзадачи в задачах проектной сметы. По ним он готовит свою оценку, которая может отличаться от оценки из сметы. Он это делает даже если у него не было релевантного опыта проектирования и оценки задач, это ему позволяет получить этот опыт.
2. Также конечные исполнители ежедневно или раз в несколько дней вносят фактические трудозатраты в проект и актуализируют статусы задач.
3. Менеджер проекта вносит в каждый из своих проектов ближайшую контрольную точку. Он должен обеспечить актуальную информацию о ближайшей контрольной точке проекта в любой момент времени. Контрольная точка содержит дату следующей контрольной точки. По ее достижению, менеджер создает новую контрольную точку. И так далее до завершения проекта.

Как я учитываю задачи у себя в команде - часть 3

Что описывает контрольная точка:
1. Состояние соответствия плановых и фактических трудозатрат.
2. Анализ причин расхождения плановых и фактических трудозатрат при их наличии и предложения улучшений на будущее.
3. Актуальный прогноз даты завершения проекта.
4. Прогноз фактических трудозатрат на дату завершения проекта.
5. Перечень рисков, их описание, предложения по работе с ними.
6. Рекомендуемую дату следующей контрольной точки. Иногда она может быть через пару дней, а иногда и через несколько месяцев (например, если решено заморозить проект до определенного срока).

Важный элемент корпоративной культуры - это право на ошибку. Не следует наказывать менеджеров или исполнителей за ошибки при планировании. Важнее анализ этих ошибок и рефлексия по их итогам. Плохим результатом является не разовая ошибка при планировании, а однотипная ошибка, которую один человек допускает раз за разом, не делая из нее выводов.
Ценность не в отсутствии ошибок, а в том чтобы они были частыми, быстрыми и дешевыми.

Контроль над проектом:
1. Менеджер проекта отслеживает и учитывает изменения по нему ежедневно или раз в несколько дней.
2. Раз в 1-2 недели проводятся собрания для ключевых заинтересованных лиц. На нем демонстрируются и обсуждаются текущие результаты, планируются корректировки.
3. Вышестоящие руководители, заинтересованные в успешной реализации пула проектов, но не участвующие в оперативных собраниях по ним, пользуются отчетом по актуальным контрольным точкам.
4. Собрание с менеджером для обсуждения статусов проектов с вышестоящим руководителем проводится индивидуально. Рекомендуемая периодичность - раз в месяц. Неэффективно обсуждать это на групповых собраниях сразу с несколькими менеджерами.
5. Тем не менее такие групповые собрания могут быть полезны, но не для обсуждения статусов. А для планирования загрузки, обсуждения новых проектов, кросскомандной координации по ним. Рекомендуемая периодичность подобных собраний - тоже раз в месяц.

Во многих командах распространена практика, когда руководитель слишком часто собирает своих подчиненных для получения информации о статусах задач. В ней есть два недостатка: неэффективное расходование времени подчиненных (они ждут своей очереди на собрании пока обсуждаются не актуальные для них вопросы), а также демотивация подчиненных (если есть проблемы в их направлении, то им неприятно говорить об этом на большую аудиторию, а тем более получать негативную обратную связь, в том числе из-за этого они начинают замалчивать проблемы). Более эффективно на таких собраниях обсуждать другие вопросы (но не статусы проектов). Информацию же о статусах собирать через автоматизированный отчет, а при необходимости обсуждения делать это индивидуально. То же самое относится не только к собраниям, но и к групповым чатам в мессенджерах.

Если вам интересно описанное, вы хотите что-то спросить, внедрить похожие процессы у себя в организации или получить консультацию, пишите мне на почту mp@mpros.ru или задавайте вопросы в комментариях.

Вебинар 16.11.2022 в 11:00 мск: Графики в редакторе страниц
https://www.youtube.com/watch?v=bhJN77zEFxE

Вебинар 30.11.2022 в 11:00 мск: Графики в редакторе страниц - часть 2
https://www.youtube.com/watch?v=KR21uFHlbiU

Вебинар 14.12.2022 в 11:00 мск: Модульные программы обучения https://youtu.be/i_w-y-ck8Ew

Завтра вебинара не будет. Следующий вебинар будет 11 января. Тему напишу позднее.

Вебинар 11.01.2023 в 11:00 мск: Учет бюджета обучения https://youtu.be/Z6WIcWKHP1A

Вебинар 25.01.2023 в 11:00 мск: Настройки проверки и хранения паролей
https://www.youtube.com/watch?v=xNsiLQpl4Ns

Вебинар 08.02.2023 в 11:00 мск: Библиотеки программного кода
https://www.youtube.com/watch?v=pvA_A6vIKnI

Вебинар 22.02.2023 в 11:00 мск: Обзор WebSoft HCM 2023.1 https://youtube.com/live/6jWCe8BIA74

Выкладываю наш актуальный перечень услуг и стоимость. По вопросам заказа наших услуг пишите на почту mp@mpros.ru

Буду иногда постить сюда байки из своего опыта.
Как-то (я был еще наемным сотрудником) звонит мне коллега. И просит доработать отчет в webtutor. Я сказал, что добавим в план разработок.
Через час звонит другая коллега и просит доработать веб-интерфейс по внесению данных в webtutor. Я почувствовал что-то неладное, так как набор данных был очень похож на тот, который просила предыдущая коллега в отчете. Сказал, что перезвоню позже.
Набрал первую коллегу и спросил, а что она будет делать с этим отчетом?
Она ответила, что она готовит такие отчеты вручную на основе данных из webtutor и пересылает в другое подразделение. А теперь хочет автоматизировать.
Я позвонил в то другое подразделение и спросил, что они делают с этим отчетом. Они сообщили, что пересылают как раз той коллеге, которая просила меня доработать интерфейс.
Выяснилось, что одни люди выгружают данные из webtutor, по цепочке пересылают их другим людям, которые загружают то же самое обратно в webtutor.
Это научило меня выяснять цели запрашиваемых у меня доработок.

Вебинар 22.03.2023 в 11:00 мск: Настройка API https://www.youtube.com/watch?v=pnkvelR7Zmo

В четверг выступаю на конференции ВебСофт https://practice.websoft.ru/
В пятницу тоже буду там. Буду рад увидеться со всеми! Кто пойдет, подходите пообщаться на конференции!

Моя презентация с вчерашней конференции! Приятно было, что когда спросил, кто смотрел мои ролики на ютубе, почти все в зале подняли руку!

Приглашаю на мои программы обучения работе с WebSoft HCM - самой популярной в России платформе для автоматизации HR-процессов в крупных организациях!
Базовый курс: 25 мая - 13 июля
https://www.elearningmaster.ru/course/info.php?id=301
Продвинутый: 10 августа - 21 сентября
https://www.elearningmaster.ru/course/info.php?id=328
Программирование: 5 октября - 7 декабря
https://www.elearningmaster.ru/course/info.php?id=329

На этих курсах у меня обучились уже более трехсот человек! Я регулярно дорабатываю программы с учетом их обратной связи. На программах будут только наиболее востребованные инструменты и много практики по ним. На вебинарах вы будете выполнять учебные задачи. А в рамках домашних заданий актуальные задачи для вашей организации. Те кто активно работает на этом обучении, к концу обучения обычно автоматизируют своими силами один или несколько бизнес-процессов в своей организации.

Это последний раз когда я набираю группы по этим ценам. Далее будет значительно дороже!

Сегодня вебинара у меня на ютубе не будет. Ближайший вебинар будет 19 апреля в 11:00 мск, продолжим разбирать настройки API.

Недавно обсуждали расчет сроков проектов. Напомню нетленную формулу Бобука-Бацека, которой я всегда пользуюсь для подобных задач.

Вебинар 19.04.2023 в 11:00 мск: Подключение своей библиотеки к API
https://www.youtube.com/watch?v=lqBNK0eSz1A

В среду выступаю на онлайн конференции!
https://b2b4.ru/ithr
Тема перекликается с моим недавним выступлением на конференции ВебСофт, но на этот раз будет несколько шире:
Формирование внутренней экспертизы для автоматизации HR процессов.
Если в прошлый раз я говорил про подбор и обучение разработчиков, то в этот раз обсудим набор компетенций:
- Бизнес анализ в HR
- Проектирование
- Программирование
- Поддержка
У меня есть два бесплатных билета от организаторов! Предлагаю вам в комментариях написать каверзный вопрос по теме выступления, на который мне, на ваш взгляд, будет сложно ответить. Авторам самых интересных вопросов я подарю эти два билета. Обязательное условие: нужно перед вопросом представиться - написать свои фамилию и имя, должность, в какой организации работаете.