​​Как сформировать расписание?

🤔 похожие темы ставьте друг за другом, а не параллельно. Все параллельные доклады участнику должны быть неинтересны
🤔 размер зала должен быть подходящим для участников
🤔 равномерно распределите интересы - до обеда должно быть примерно столько же интересного, как и после. Чтобы не получилось так, чтобы все интересное скоцетрировалось в конкретной части конференции.
🤔 активных докладчиков нужно ставить сразу после обеда - чтобы разбудить людей
🤔 расписание должно сужаться к вечеру (иначе будет мало людей на каких-то финальных докладах)
🤔 не ставим широкие доклады параллельно с узкими темами. Иначе докладчики с узкими темами просто не соберут аудиторию.

Лайфхак - обязательно расскажите, что у вас 400 заявок от докладчиков на 120 мест. Не выходишь на связь - не хочешь выступать 😄

Техническая сторона подготовки презентации
👌 чёткий формат презентации
👌 шаблон презентации для докладчиков
👌 подготовить рекомендации по подготовке презентации
👌 заранее сделать отметки для технарей, если есть gif/видео

Делайте вечеринку после конференции!
🔥 начинается во время последнего доклада, чтобы сразу по завершении мероприятия людям не нужно было ждать
🔥 по возможности минимальное расстояние от места конференции, иначе большая часть людей просто не доедет
🔥 много посадочных мест для общения
🔥 лёгкий алкоголь - для настроения и общения, а не чтобы напиться
🔥 проводите вечером первого дня конференции

Совет - делайте вечеринку в центре площадки и там, где концентрируются стенды спонсоров. Они скажут вам спасибо 😄

Профессиональное общение толкает мир вперёд! Мотивируйте участников программного комитета этим тезисом 😄

Как собирать отзывы участников на доклады? Если участник хочет получить видео после конференции (или на 2 недели раньше остальных) - заполняет опросник.

После формирования пула докладов участники могут в личном кабинете отметить, куда бы они пошли, а куда - нет. Это не влияет на конечное решение, но учитывается программным комитетом при формировании программы.

Если докладчик классный спец, но плохо выступает, с ним работает коуч/тренер. Если качество его выступления все равно хромает, но наполнение доклада норм, то его переводят в менее значимый зал.

Как выбрать модераторов конференции?
Идеальные кандидаты - члены программного комитета, которые могут рассказать о спикерах и его докладе.

Как PRщику "продать" спикера для участия в конференции?
Любой программный комитет любит общаться со спикерами напрямую, а не через PR/HR. Но если уж так сложилось - пишите письмо, о чем будет выступление и почему он может эту тему раскрыть. Круто, если о вашем спикере есть страница в Википедии - это повышает шансы. Посмотрите соцсети ваших спикеров - они должны быть осознанными, а не с котиками 😄 по ним программный комитет будет делать выводы, поэтому приведите это все в порядок.

Всю переписку (и оргкомитета, и программного комитета, и общение со спикерами) удобно вести через одну площадку. У организаторов конференции HighLOAD это делается через CRM.

​​Третью секцию докладов я встречаю на лекции "Event-брендинг как инструмент повышения, эффективности мероприятия. Делаем мероприятие лучше с помощью визуальных решений" от Ирины Чуйковой и Елены Маткевич. Тема ооочень актуальная для меня 😄😄😄

Event-branding - визуальный ключ мероприятия.

Он реализовывается в digital+оформление+полиграфия+атмосфере

Что входит в креативную концепцию атмосферы события?
🤟 название/слоган
🤟 видеоконтент
🤟 зоны взаимодействия с гостями
🤟 меню и варианты кейтеринг
🤟 логистика события (время и место)

Среднее количество контактов с брендом в рамках подготовки и проведения мероприяти превышает 100 раз! Поэтому с брендингом нельзя ошибиться

Лайфхаки event-брендинга
🔥 световое оформление создает атмосферу и сокращает бюджет на застройку. Светом и цветом можно зонировать разные локации. Используйте проекционные решения для брендирования фасадов зданий, где проходит мероприятие. Будет и навигация, и вау-эффект, и экономия

🔥 хэштег для мероприятия уникальный и всегда на виду. Делайте хештеги в виде артобъектов. Фотозона = креатив+логотип×репост

🔥 на пресс-волое логотипов много не бывает. Никогда не знаешь, куда встанет человек. Важно, чтобы логотипы были видны при любом раскладе

🔥 полиграфия в руках и на виду. Напомните о своём мероприятии с помощью воблеров, делайте флеш-тату, брендируйте стаканы. Следите за трендами - делайте стикеры полиграфические и, например, для телеграм. Подумайте и пошутите на тему профессиональных особенностей.

🔥 бейдж - паспорт события. Имя и компания - крупно. Для одностороннего бейджа - всегда два отверстия (чтобы не переворачивался). Одно отверстие, если двусторонний и на обороте размещена информацию об участнике на другом языке или бейдж не именной. Оборот можно использовать для программы или отвлекающих механик - квестов, карт и т.п.

Пространство! Главное - это вписаться 😄

Важно! Логотип на трибуне всегда попадает в кадр. Модный тренд - интерактивные трибуны, фото и видео из одного и того же зала будут с разными посылами и сообщениями. Можно брендировать спикеров - футболки поло и т.п.

Совет - выбирайте контрастное оформление, чтобы не слиться с площадкой. Пример - заказчик хотел оформление в стиле эко в зелёном парке. Делайте фотопривязки, чтобы показать, это будет выглядеть плохо и потеряется.

Забота в гостях:
🤟 стикер в лифте напротив нужного этажа
🤟 брендирование тротуарной плитки с указателем
🤟 брендирование лестницы, которая ведёт к мероприятию

Транспорт может быть частью брендингом площадки. Например, фуры для перевозки техники и т.п. - они могут служить для зонирования мероприятия, дополнительной фотзоной и добавляют масштаба