Час простоя узкого места равен часу простоя всей системы.

Джефф Кокс, Элияху Голдратт, «Цель. Процесс непрерывного улучшения»

📄Почему сотрудники не выполняют инструкции? Налаживаем исполнение регламентов

Разработали отличный регламент бизнес-процесса, а сотрудники его не исполняют? Это распространенная проблема, поскольку на практике встречается более десятка неочевидных причин, по которым инструкции игнорируются. Рассматриваем все необходимые меры, чтобы эффективно внедрить регламент в работу.

1. Обеспечьте разработку регламента, обладающего следующими пятью качествами: актуальный, непротиворечивый, полный, но не громоздкий, написанный понятным языком.
2. Согласуйте регламент с другими регламентами организации. Они не должны противоречить друг другу.
3. Для улучшения понимания сотрудниками используйте графические модели процессов, описанных в регламенте.
4. Добавьте регламент в должностные папки всех сотрудников, которых он касается.
5. Оповестите всех сотрудников о появлении нового регламента или об изменениях в нем, а также передайте им текст регламента.
6. Проведите совещание со всеми сотрудниками, которых касается регламент. Объясните цель регламента и подробно опишите действия и правила, указанные в регламенте. Предложите сотрудникам задать вопросы и высказать свое мнение. Ответьте на возражения. Исходите из основной цели совещания: добиться понимания и вовлеченности сотрудников в исполнение регламента.
7. Добавьте в систему мотивации меры поощрения за соблюдение регламентов.
8. Предупредите сотрудников, о том, что будет проведена проверка их знания регламента. Через некоторое время проведите соответствующее тестирование.
9. Периодически проводите проверки соблюдения регламента.
10. В случае выявления множественных нарушений соблюдения регламента необходимо собрать совещание повторно для обсуждения проблемы и выяснения причин нарушений. Если причиной является недостаточное понимание, то необходимо сделать пояснения или провести тренинг. Если причины в самом процессе, то следует принять решение о корректировках в регламенте.
11. Если будут выявлены отдельные сотрудники, постоянно нарушающие регламент без веских причин, с ними нужно работать индивидуально. В крайнем случае можно ввести систему штрафов.
12. Периодически запрашивайте у сотрудников обратную связь о работе по регламентам. Учитывайте эти отзывы и корректируйте регламенты в соответствии с ними.

☝️Оценка бизнес-процессов. Что это такое и зачем она нужна организации
Несвоевременное выявление неэффективности и потерь в бизнес-процессах приводит к увеличению затрат, снижению качества продукции или услуг, потере клиентов и, в конечном итоге, к ухудшению финансовых показателей. В статье мы рассмотрим, что собой представляет оценка бизнес-процессов и какие задачи она решает, а также предпосылки для проведения мероприятий по оценке. Поняв основы оценки процессов и ее преимущества, можно направить организацию на путь постоянного совершенствования и успеха.
Читайте статью здесь.

40 примеров бизнес-целей организации в отношении финансов, клиентов и персонала
Постановка четких бизнес-целей помогает направлять команды на достижение конкретных результатов, обеспечивая рост и развитие компании. В статье мы рассмотрим 40 примеров бизнес-целей в разных аспектах деятельности организации, которые могут вдохновить вас на формулирование собственных амбициозных целей и помочь вашему бизнесу в достижении новых высот.
Читайте статью здесь.

❇️ Наша компания объявляет об открытии клуба «Стратегии и бизнес-процессы».
Он объединяет руководителей и специалистов организаций разных отраслей, в сферу работы которых входит: стратегическое и организационное развитие, оптимизация бизнес-процессов и процессное управление, менеджмент качества, управление проектами, развитие бизнес-архитектур и смежные направления.
Вступление в клуб в статусе гостя бесплатное!
Для клиентов нашей компании предоставляется статус Эксперта клуба с большим количеством привилегий.
▶️ Подробная информация https://orgstudio.ru/club/

Компании, которые добились выдающихся результатов, поняли простую истину — огромная сила заключена в самом процессе последовательных улучшений. Укажите на реальные результаты, которые сначала могут быть незначительными, и покажите, как достигнутое укладывается в общую концепцию развития бизнеса. Если вы сделаете это так, что люди увидят и почувствуют, что потенциал растет, они встретят ваши усилия с энтузиазмом. Мы назвали это «эффектом маховика», и это касается не только инвесторов, но и внутренней структуры.

Джим Коллинз, «От хорошего к великому. Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет...»

Признаки плохой видимости бизнес-процессов и лучшие практики по обеспечению их прозрачности
С увеличением количества сложных бизнес-процессов в организации поддержание их видимости становится все более сложной задачей. Однако без прозрачных процессов компания не может работать эффективно. В статье рассмотрим важность прозрачности процессов, признаки их плохой видимости и практические шаги по созданию прозрачных и оптимизированных бизнес-процессов.
Читайте статью здесь.

⚙️ Развитие системного мышления руководителя
1. Развивайте восприятие организации как единого целого. Осознавайте взаимосвязи различных подразделений и ролей сотрудников. Выявляйте системные закономерности.
2. Анализируйте проблемы в контексте всей системы, чтобы понять их системно и выяснить их истинные причины.
3. Используйте механизмы обратной связи для совершенствования бизнес-процессов.
4. Поощряйте кросс-функциональное сотрудничество для стимулирования новых идей и повышения общей эффективности.
5. Приветствуйте положительные изменения в организации. Развивайте инновационное мышление у сотрудников. Поощряйте исследовательскую деятельность.
6. Учитесь принимать увеличивающуюся сложность организации (или вашего подразделения) по мере ее роста и работать с ней.
7. Используйте визуальные представления, чтобы наглядно изобразить сложные взаимосвязи в организации.
8. Мыслите долгосрочно. Учитывайте долгосрочные последствия принимаемых решений. Это помогает обеспечивать устойчивое развитие.
9. Поощряйте общее видение у команды. Создавайте среду, в которой каждый сотрудник понимает общие цели организации и вносит вклад в их достижение.
10. Рассматривайте организацию как часть более крупной системы: часть рынка, региона, государства. Часто закономерности крупной системы отражаются на системах меньшего размера, ее составляющих.
11. Цените разнообразие, понимая, что каждый компонент обладает уникальными возможностями. В частности, помогите каждому сотруднику найти свое место, в котором он сможет максимально проявить свои способности для блага организации.

#системныйподход #системный_подход

Верно идём к целям 👍

Как связан менеджмент качества и стандартизация с бизнес-архитектурой

#бизнесархитектура #бизнес_архитектура

На каких продуктах и услугах больше зарабатывает компания? И что лучше оптимизировать?

⚖️ Баланс между стратегической и операционной деятельностью
1. Признайте, что стратегическая деятельность не менее важна, чем операционная, и уделяйте ей достаточное количество времени. Вносите задачи по стратегическому планированию в свое расписание и отмечайте их как важные.
2. Делегируйте операционные задачи, чтобы освободить время для стратегического планирования.
3. Регулярно проводите анализ внешней бизнес-среды. Изучайте рынок, конкурентов, тенденции в отрасли.
4. Выявляйте новые возможности для роста организации. Развивайте инновационную деятельность.
5. Прогнозируйте возможные операционные проблемы и разрабатывайте решения для них в стратегической зоне, то есть до их возникновения. Это позволит сократить количество кризисов, чтобы операционная зона не разрасталась.
6. Обеспечивайте взаимосвязь стратегических целей и операционных задач. Приведите операционные ключевые показатели эффективности в соответствие со стратегическими целями.
7. Обеспечивайте понимание каждым сотрудником его роли в достижении организацией стратегических целей.
8. Разработайте и внедрите систему сбалансированных показателей (BSC), которая является инструментом для получения целостного представления об эффективности работы организации и обеспечивает баланс между операционной деятельностью и долгосрочными стратегическими целями.
9. Периодически пересматривайте стратегические цели, чтобы поддерживать их актуальность. Учитывайте меняющиеся условия бизнес-среды, потребности клиентов, внутренние изменения в организации и другие факторы.

#стратегическоеразвитие #стратегическое_развитие

«…производительность – это действие, направленное на то, чтобы компания приблизилась к своей цели. Каждое действие, которое приближает компанию к своей цели, повышает производительность. Каждое действие, которое отдаляет от цели, уменьшает ее.»

Джефф Кокс, Элияху Голдратт, «Цель. Процесс непрерывного улучшения»

✏️ Основные принципы управления большой организацией
1. Прежде всего требуется сформулировать четкие бизнес-цели организации. Руководители отделов и подразделений должны донести эти цели до всех сотрудников таким образом, чтобы каждый понимал свою роль и вклад в успехи компании.
2. Верным шагом является разработка и внедрение единой корпоративной культуры на всех уровнях организации.
3. Правильно выстроенная организационная структура обеспечит надежное и понятное взаимодействие всех отделов и подразделений.
4. Конструктивным подходом является установление четких ролей и зон ответственности для руководителей каждого отдела и подразделения. Целесообразно наделить их достаточным количеством полномочий, чтобы передать им большую часть операционных функций.
5. Следует тщательно выполнять подбор персонала. После этого нужно правильно выполнять расстановку кадров в соответствии с необходимостью и их навыками.
6. Рекомендуется наладить эффективные каналы связи внутри организации.
7. Хорошие результаты принесет выстраивание понятной системы мотивации. Опросы помогут убедиться, что текущий уровень мотивации обеспечивает удовлетворенность сотрудников на всех уровнях.
8. Необходимо установить ключевые показатели эффективности (KPI) для оценки работы компании.
9. Периодически полезно проводить опросы на всех уровнях организации, чтобы получить обратную связь о разных аспектах ее работы.
10. Желательно наладить оперативное информирование сотрудников о новостях и изменениях в организации.
11. Верным решением является также налаживание постоянной работы над оптимизацией всех бизнес-процессов организации.

#организационноеразвитие #организационное_развитие

🎯Основные шаги разработки стратегических целей организации
1. Первым шагом является проведение оценки стратегической позиции организации с помощью SWOT-анализа, включающего четыре группы факторов: сильные стороны организации, слабые стороны, возможности и угрозы.
2. Исходя из результатов SWOT-анализа, следует выбрать несколько приоритетных направлений развития организации.
3. На основе выбранных направлений необходимо сформулировать стратегические цели. Эти цели должны также соответствовать ценностям, видению и миссии компании.
4. Согласование и корректировка стратегических целей совместно с ключевыми заинтересованными сторонами поможет обеспечить вовлеченность персонала в достижение этих целей.
5. Полезно также составить стратегическую карту для наглядного представления причинно-следственных связей между целями и элементами всей организации.
6. Далее требуется определить стратегические инициативы, которые должны быть предприняты для достижения стратегических целей.
7. На основе стратегических инициатив по методике SMART нужно установить операционные цели, которые должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. В свою очередь на основе этих целей рекомендуется назначить ключевые показатели эффективности (KPI).
8. Цели должны быть четко донесены до руководителей отделов и всего персонала.
9. Периодически нужно проводить оценку эффективности на основе показателей KPI. По результатам этой оценки, а также в зависимости от изменяющихся условий один раз в квартал или раз в год важно проводить корректировку стратегических целей.

📄Ускорение согласования договоров и других документов
1. У каждого договора или документа должен быть ответственный за его исполнение. Можно разделить все документы на категории и назначить ответственного для каждой из них. При этом должны быть заранее определены также сотрудники, которые будут замещать назначенных ответственных в период их временного отсутствия.
2. Создание и постоянное пополнение каталога типовых образцовых документов в качестве шаблонов поможет ускорить создание новых документов и уменьшить количество неточностей в них.
3. Необходимо разработать эффективную и четкую процедуру согласования. При этом нужно определить, какие специалисты могут работать над документом параллельно, и отразить это в процедуре.
4. Следует установить сроки для каждого этапа работы над документами для каждой их категории.
5. Рекомендуется периодически проводить аудит процессов согласования, находить их узкие места и проводить оптимизацию.
6. Проект документа должен передаваться на согласование в полностью оформленном виде. Другими словами, процедуру согласования нельзя использовать для разработки разделов с нуля.
7. Если стоимость конкретного договора и риски малы, то можно применить упрощенную процедуру, чтобы потраченное на согласование время и трудозатраты не были несоразмерно большими.
8. Организация эффективной коммуникации способствует быстрому разрешению возникающих вопросов и ускорению процедуры согласования. В частности, сложные вопросы лучше урегулировать по телефону.
9. Ускорению согласования в значительной степени способствует внедрение электронного документооборота.

✅Пять самых важных навыков для управления бизнес-процессами
1. Гибкость.
Адаптивность к новым требованиям и креативный подход к решению проблем позволяет специалистам по процессам поддерживать организационную гибкость и адаптироваться к быстро меняющейся современной бизнес-среде.

2. Активное слушание.
Чтобы процесс был успешным, специалисты должны уметь слушать и интерпретировать информацию, поступающую от заинтересованных сторон. Тот, кто владеет этим навыком, умеет наблюдать за невербальными сигналами и подтверждать понимание. Кроме того, специалисты по процессам могут использовать активное слушание для завоевания доверия и поддержки, необходимых для продвижения своих проектов.

3. Коммуникация.
Общие коммуникативные навыки имеют решающее значение для работы с процессами, поскольку большинству людей не свойственно мыслить категориями процессов. Специалисты по процессам должны уметь четко формулировать ценность своей работы на всех уровнях организации.

Работа с процессами также обычно предполагает участие нескольких команд и бизнес-направлений. Специалистов по процессам часто просят выступить посредником в общении и переговорах между группами.

Кроме того, по процессам необходимо создавать четкую, исчерпывающую и понятную документацию. Даже если бизнес-подразделение создает собственную документацию, команда, работающая над процессами, часто привлекается для оказания помощи в написании и редактировании.

4. Управление процессами.
Набор технических навыков в области управления процессами включает в себя многочисленные подходы и методологии управления процессами, в том числе «Бережливое производство» и «Шесть сигм», архитектуры бизнес-процессов, а также множество инструментов и методов моделирования процессов, таких как блок-схемы и диаграммы ролей. Эти инструменты требуют определенного уровня технических знаний, который позволяет специалистам по управлению процессами понимать и выбирать подходящий подход, а затем объяснять и применять эти методы.

5. Критическое мышление.
Еще одна компетенция, необходимая для углубленной работы, — критическое мышление. Для того чтобы разбить на составляющие проблему, связанную с процессом, проследить влияние на связанные с ней процессы и разработать решения, которые окажут наиболее положительное воздействие на всю организацию, требуется критический анализ высокого уровня.

Как вы считаете, какие еще важные навыки нужны специалистам по бизнес-процессам? Пожалуйста, поделитесь в комментариях.

#управлениебизнеспроцессами #управление_бизнес_процессами

☝️7 ошибок, препятствующих успеху управления бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами открывает огромные перспективы для организаций, стремящихся оптимизировать свою деятельность. Однако внедрение этого подхода не гарантирует одинаковый успех для всех компаний. В статье подробно рассмотрим семь актуальных причин, по которым инициативы по управлению бизнес-процессами часто терпят неудачу.
Читайте статью здесь.

Одних лишь стимулов для повышения производительности недостаточно. Необходимо пересмотреть каждый аспект производственного процесса, а самое главное – отказаться от привычной и удобной мысли, будто каждый специалист и так знает, что и как делать.

Ричард Румельт, «Хорошая стратегия, плохая стратегия. В чем отличие и почему это важно»

13 ноября приглашаем на бесплатный вебинар «Примеры проектирования и регламентации бизнес-процессов и IT-архитектуры организации».
Организаторы: CORS Academy и Business Studio. Ведущий: Исаев Роман.