💡 Как разграничить проблемы бизнес-процессов и проблемы персонала и эффективно их решать (с примерами) (часть 1)
Часто руководителю бывает трудно определить истинные причины возникающих в организации проблем. Это проблема со способностями сотрудников или проблема с бизнес-процессом? Однако, больше общаясь с командой и стремясь понять коренные причины сбоев, рабочую среду компании можно сделать не только более эффективной, но и более вдохновляющей на командную работу.

Нет ли у вас предубеждений?
Наша собственная человеческая природа иногда мешает быстро разобраться в сути проблемы. Все мы страдаем от когнитивного предубеждения, из-за которого слишком легко приходим к выводу, что большинство проблем – это проблемы людей.

Понятие “фундаментальная ошибка атрибуции” описывает тенденцию придавать чрезмерное значение личностным характеристикам при оценке действий других людей и игнорировать ситуационные факторы, в то время как наши собственные действия объясняются ситуационными факторами в большей степени, чем нашими личными характеристиками. Например, если кто-то постоянно забывает проинформировать команду об изменениях в проекте, мы, естественно, предполагаем, что это из-за лени, забывчивости или невнимательности. На самом деле этот сотрудник может быть перегружен, чем-то отвлечен или может быть сам не проинформирован об этих изменениях.

Фундаментальная ошибка атрибуции приводит к тому, что многие проблемы на рабочем месте воспринимаются как непреодолимые проблемы с персоналом. На самом деле, если копнуть глубже, то часто обнаруживается причина, связанная с ситуацией или окружением.

Все проблемы – это проблемы с людьми
Проблемы с персоналом – это проблемы, возникающие из-за отдельных членов команды и того, как они относятся друг к другу. Между членами команды могут быть трения, культурные проблемы, отсутствие приверженности, конфликт в отношениях и многое другое. У людей могут быть личные трудности, например стресс, неуверенность в себе, недостаточная мотивированность и многие другие.

И поскольку все проблемы затрагивают людей, все они по своей сути являются проблемами людей. Слепые попытки решить проблемы, используя все больше и больше процессов без учета вовлеченных в них сотрудников, не являются верным решением.

Все проблемы – это также проблемы бизнес-процессов
Проблемы, связанные с процессами, связаны с организационной структурой и системами, с которыми люди взаимодействуют каждый день. Некоторые компании доходят до крайности, рассматривая все сбои как проблемы процесса. И в какой-то степени это верно, так как если провести диагностику с точки зрения организации, всегда обнаруживается плохой процесс или его отсутствие, которое приводит к сбою, даже если на первый взгляд проблема относится к персоналу.
Читайте продолжение здесь.

#управление_бизнес_процессами #бизнес_процесс #бизнес_процессы

💡 Как разграничить проблемы бизнес-процессов и проблемы персонала и эффективно их решать (с примерами) (часть 2)
Первую часть читайте здесь.
Несколько примеров
В основе каждой проблемы лежит человек и процесс. И понимание того, как оба эти элемента способствуют сбою в целом, важно для обеспечения решения проблем с персоналом, а также для создания инструментов и инфраструктуры, которые будут поддерживать эффективность работы сотрудников и предотвращать возникновение новых проблем.

Ситуация 1. Сотрудник не хочет работать ни с кем в команде из-за конфликтов, возникших из-за результатов проекта. Напряженность растет, и конфликт влияет на других членов команды.

Проблема с персоналом: Существует неразрешенная напряженность и отсутствие доверия, что затрудняет выполнение работы.

Проблема с процессами: Основная причина заключается в отсутствии процесса, который обеспечивал бы вовлечение в проект нужных заинтересованных сторон. Обмен информацией, как правило, осуществляется нерегулярно и часто на поздних этапах жизненного цикла проекта. Это приводит к разрыву отношений, которое продолжает мешать сотрудничеству.

Решение: Определите принципы работы участников команды друг с другом, четко распределив обязанности и правила предоставления обратной связи. Четко определите, кто и когда должен быть задействован. Установите модели взаимодействия и точки соприкосновения, чтобы избежать возникновения разногласий в проектах. Индивидуально обучите сотрудников тому, как эффективно давать и получать обратную связь.

Ситуация 2. Коллеги, работающие в офисе, получают больше признания, внимания и поддержки, чем члены их команды, работающие удаленно.

Проблема с персоналом: Руководящая команда уделяет больше внимания работе, которая является более очевидной.

Проблема с процессами: Отсутствуют системы, которые бы обеспечивали равенство в том, как люди разделяют достигнутый прогресс, чтобы компания признавала работу каждого во всей гибридной среде.

Решение: Внедрение инструмента для информирования всех о ходе и успехах проекта. Создание возможностей для признания и празднования достижений друг друга, например на ежемесячных встречах всего коллектива с обзором всех успехов предыдущего месяца.

Ситуация 3. Младший сотрудник работает непродуктивно. Объем и скорость его работы не соответствуют необходимому уровню для достижения стабильных результатов.

Проблема с персоналом: Сотрудник слишком долго медлит, прежде чем обратиться за помощью, когда он зашел в тупик. В удаленных и гибридных командах важно стремиться к тому, чтобы каждый мог самостоятельно и своевременно принять решение, которое выведет его из сложной ситуации.

Проблема с процессами: Команде необходимо снизить барьер для обращения за помощью, чтобы вызванные этим неприятности не казались такими существенными.

Решение: Регулярно проводите еженедельные собрания команды для обсуждения проблем и препятствий, чтобы участники учились работать в команде и моделировали правильное поведение. Кроме того, регулярно индивидуально спрашивайте каждого сотрудника о том, что ему мешает в работе, чтобы ему было легче попросить помощи.

Заключение
Плохие процессы превращаются в бюрократию, а хорошие процессы создают основу для эффективной командной работы. В удаленных и гибридных командах еще важнее убедиться, что в организации существуют механизмы, которые помогут укрепить доверие, обеспечить прозрачность и донести приоритеты. А при наличии хорошей основы обнаружится, что в конечном итоге в организации будет меньше бизнес-процессов в целом, и команда сможет чувствовать себя гибкой и динамичной, добиваясь поставленных целей.

⚡️ Как организовать эффективное антикризисное управление предприятием

В условиях стремительно меняющегося рынка, где неожиданные вызовы становятся нормой, антикризисное управление перестает быть лишь набором рекомендаций — оно превращается в ключевой фактор выживания и процветания предприятий. Каждое решение, принимаемое в критический момент, может стать либо спасательным кругом, либо камнем преткновения на пути к успеху. Но как правильно подготовиться к непредвиденным ситуациям и эффективно адаптироваться к новым реалиям? Приведенные далее принципы успешного антикризисного управления организацией, основанные на передовом опыте, помогут бизнесу не только выстоять, но и выйти из кризиса с новым потенциалом для роста. Правильный подход может превратить кризисы в возможности.

1. Организуйте регулярный мониторинг показателей KPI организации для раннего выявления признаков кризиса.
2. Проведите оценку слабых мест и проблемных бизнес-процессов организации. Примите меры по устранению этих слабых мест, чтобы предотвратить связанные с ними кризисы и легче справиться с другими возможными кризисными ситуациями.
3. Организуйте постоянный мониторинг и анализ рыночных и отраслевых новостей или событий, чтобы вовремя узнавать о тревожных сигналах, которые могут быть предвестниками намечающегося кризиса.
4. Изучите кризисы, которые были в отрасли ранее. Внесите изменения в управление организацией, которые позволят предотвратить аналогичные кризисы или смягчить их последствия.
5. Сформируйте команду антикризисного управления, состоящую из сотрудников разных подразделений.
6. Поручите команде антикризисного управления составить список возможных чрезвычайных ситуаций, с которыми компания может столкнуться. Ранжируйте потенциальные кризисы по вероятности их возникновения и серьезности последствий. Это позволит расставить приоритеты для планирования антикризисной стратегии.
7. Поручите команде выявить также возможности для бизнеса, которые могут появиться в разных кризисных ситуациях, чтобы учесть это при планировании.
8. Определите приоритетные задачи на период кризиса: какие элементы бизнеса вы хотите защитить в кризисной ситуации, а какими можно пожертвовать. В частности, ставьте благополучие клиентов на первое место, а также придерживайтесь ценностей и долгосрочных целей организации.
9. Создайте гибкий план антикризисного управления, определив четкие действия для каждого подразделения и бизнес-процесса, назначив ответственных, их полномочия и задачи. Обновляйте план каждый год.
10. Используйте в антикризисном планировании ценный опыт из прошлых кризисов в организации.
11. В кризис игнорируйте иерархические барьеры. Независимо от должностей привлекайте для выполнения антикризисных задач тех специалистов, которые справятся с ними наилучшим образом.
12. Обучите сотрудников плану антикризисного управления, чтобы убедиться, что каждый четко понимает свои роли и обязанности в кризис. Проводите регулярные тренинги.
13. Продумайте, какие дополнительные ресурсы потребуются для антикризисного управления. Обеспечьте их наличие или создайте план перераспределения ресурсов (антикризисные бюджеты).
14. Обеспечьте эффективную коммуникацию внутри организации. В частности, у всех сотрудников должен быть оперативный доступ (обратная связь) к руководству.
15. В ходе выполнения плана антикризисного управления необходимо регулярно проводить оценку его результативности и при необходимости вносить в него корректировки.
16. После выхода из кризиса необходимо разработать и принять меры по устранению его последствий и возвращению организации к нормальной работе с учетом возможных новых внешних или внутренних условий.

☝️6 самых распространенных ошибок в разработке бизнес-стратегий
Бизнес-стратегия оказывает глубокое влияние на эффективность, рост и долгосрочную жизнеспособность компании. Однако часто при стратегическом планировании организации допускают серьезные ошибки, которые могут существенно снизить результативность стратегии. В этой статье рассмотрены самые распространенные ошибки в разработке бизнес-стратегий и рекомендации по их устранению.
Читайте статью здесь.

#стратегическоеразвитие #стратегическое_развитие

Очень часто мне задают вопрос: «Что изменится в ближайшие 10 лет?». Это очень интересный вопрос и очень распространенный. Но почти никто не спрашивает меня: «Что НЕ изменится в ближайшие 10 лет?» Я полагаю, что второй вопрос важнее первого, потому что бизнес-стратегия должна опираться на стабильные основы, не меняющиеся со временем. Как ритейлеры, мы знаем, что клиентов радуют низкие цены, и я уверен, что в этом плане за 10 лет ничего не изменится. Клиенты также хотят быструю доставку и огромный выбор. Не могу представить себе, чтобы через 10 лет от данного момента ко мне подошел покупатель и сказал: «Джефф, я люблю «Амазон», но мне хотелось бы, чтобы цены у вас были повыше» или «Люблю «Амазон», вот только доставляли бы вы все помедленнее». Это невозможно. Поэтому мы понимаем, что все наши инвестиции в эти аспекты будут приносить дивиденды нашим клиентам и через 10 лет. Уверенность в том, что через большой промежуток времени утверждение все еще будет истинным, в неизменности какой-то составляющей, позволяет вкладывать в нее много энергии.

Джефф Безос, основатель интернет-компании Amazon

💼 Вакансия "руководитель процессного офиса"
(Вы можете совершенно бесплатно разместить у нас вакансии по теме сообщества.)

https://hh.ru/vacancy/105936312

Оптимизация процессов начинается с мелочей. Реальная история применения кайдзен
Необходимость оптимизации процессов не так легко признать, пока не получены ее первые результаты уже после внедрения. Все дело в том, что иногда для существенного усовершенствования процессов требуются очень незначительные изменения. В этой статье приведена реальная история применения кайдзен в производственном процессе на одном из предприятий. Внедрение прошло этапы от скептицизма до полного признания со стороны команды компании благодаря быстрому и очевидному улучшению производительности.
Читайте статью здесь.

Час простоя узкого места равен часу простоя всей системы.

Джефф Кокс, Элияху Голдратт, «Цель. Процесс непрерывного улучшения»

📄Почему сотрудники не выполняют инструкции? Налаживаем исполнение регламентов

Разработали отличный регламент бизнес-процесса, а сотрудники его не исполняют? Это распространенная проблема, поскольку на практике встречается более десятка неочевидных причин, по которым инструкции игнорируются. Рассматриваем все необходимые меры, чтобы эффективно внедрить регламент в работу.

1. Обеспечьте разработку регламента, обладающего следующими пятью качествами: актуальный, непротиворечивый, полный, но не громоздкий, написанный понятным языком.
2. Согласуйте регламент с другими регламентами организации. Они не должны противоречить друг другу.
3. Для улучшения понимания сотрудниками используйте графические модели процессов, описанных в регламенте.
4. Добавьте регламент в должностные папки всех сотрудников, которых он касается.
5. Оповестите всех сотрудников о появлении нового регламента или об изменениях в нем, а также передайте им текст регламента.
6. Проведите совещание со всеми сотрудниками, которых касается регламент. Объясните цель регламента и подробно опишите действия и правила, указанные в регламенте. Предложите сотрудникам задать вопросы и высказать свое мнение. Ответьте на возражения. Исходите из основной цели совещания: добиться понимания и вовлеченности сотрудников в исполнение регламента.
7. Добавьте в систему мотивации меры поощрения за соблюдение регламентов.
8. Предупредите сотрудников, о том, что будет проведена проверка их знания регламента. Через некоторое время проведите соответствующее тестирование.
9. Периодически проводите проверки соблюдения регламента.
10. В случае выявления множественных нарушений соблюдения регламента необходимо собрать совещание повторно для обсуждения проблемы и выяснения причин нарушений. Если причиной является недостаточное понимание, то необходимо сделать пояснения или провести тренинг. Если причины в самом процессе, то следует принять решение о корректировках в регламенте.
11. Если будут выявлены отдельные сотрудники, постоянно нарушающие регламент без веских причин, с ними нужно работать индивидуально. В крайнем случае можно ввести систему штрафов.
12. Периодически запрашивайте у сотрудников обратную связь о работе по регламентам. Учитывайте эти отзывы и корректируйте регламенты в соответствии с ними.

☝️Оценка бизнес-процессов. Что это такое и зачем она нужна организации
Несвоевременное выявление неэффективности и потерь в бизнес-процессах приводит к увеличению затрат, снижению качества продукции или услуг, потере клиентов и, в конечном итоге, к ухудшению финансовых показателей. В статье мы рассмотрим, что собой представляет оценка бизнес-процессов и какие задачи она решает, а также предпосылки для проведения мероприятий по оценке. Поняв основы оценки процессов и ее преимущества, можно направить организацию на путь постоянного совершенствования и успеха.
Читайте статью здесь.

40 примеров бизнес-целей организации в отношении финансов, клиентов и персонала
Постановка четких бизнес-целей помогает направлять команды на достижение конкретных результатов, обеспечивая рост и развитие компании. В статье мы рассмотрим 40 примеров бизнес-целей в разных аспектах деятельности организации, которые могут вдохновить вас на формулирование собственных амбициозных целей и помочь вашему бизнесу в достижении новых высот.
Читайте статью здесь.

❇️ Наша компания объявляет об открытии клуба «Стратегии и бизнес-процессы».
Он объединяет руководителей и специалистов организаций разных отраслей, в сферу работы которых входит: стратегическое и организационное развитие, оптимизация бизнес-процессов и процессное управление, менеджмент качества, управление проектами, развитие бизнес-архитектур и смежные направления.
Вступление в клуб в статусе гостя бесплатное!
Для клиентов нашей компании предоставляется статус Эксперта клуба с большим количеством привилегий.
▶️ Подробная информация https://orgstudio.ru/club/

Компании, которые добились выдающихся результатов, поняли простую истину — огромная сила заключена в самом процессе последовательных улучшений. Укажите на реальные результаты, которые сначала могут быть незначительными, и покажите, как достигнутое укладывается в общую концепцию развития бизнеса. Если вы сделаете это так, что люди увидят и почувствуют, что потенциал растет, они встретят ваши усилия с энтузиазмом. Мы назвали это «эффектом маховика», и это касается не только инвесторов, но и внутренней структуры.

Джим Коллинз, «От хорошего к великому. Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет...»

Признаки плохой видимости бизнес-процессов и лучшие практики по обеспечению их прозрачности
С увеличением количества сложных бизнес-процессов в организации поддержание их видимости становится все более сложной задачей. Однако без прозрачных процессов компания не может работать эффективно. В статье рассмотрим важность прозрачности процессов, признаки их плохой видимости и практические шаги по созданию прозрачных и оптимизированных бизнес-процессов.
Читайте статью здесь.

⚙️ Развитие системного мышления руководителя
1. Развивайте восприятие организации как единого целого. Осознавайте взаимосвязи различных подразделений и ролей сотрудников. Выявляйте системные закономерности.
2. Анализируйте проблемы в контексте всей системы, чтобы понять их системно и выяснить их истинные причины.
3. Используйте механизмы обратной связи для совершенствования бизнес-процессов.
4. Поощряйте кросс-функциональное сотрудничество для стимулирования новых идей и повышения общей эффективности.
5. Приветствуйте положительные изменения в организации. Развивайте инновационное мышление у сотрудников. Поощряйте исследовательскую деятельность.
6. Учитесь принимать увеличивающуюся сложность организации (или вашего подразделения) по мере ее роста и работать с ней.
7. Используйте визуальные представления, чтобы наглядно изобразить сложные взаимосвязи в организации.
8. Мыслите долгосрочно. Учитывайте долгосрочные последствия принимаемых решений. Это помогает обеспечивать устойчивое развитие.
9. Поощряйте общее видение у команды. Создавайте среду, в которой каждый сотрудник понимает общие цели организации и вносит вклад в их достижение.
10. Рассматривайте организацию как часть более крупной системы: часть рынка, региона, государства. Часто закономерности крупной системы отражаются на системах меньшего размера, ее составляющих.
11. Цените разнообразие, понимая, что каждый компонент обладает уникальными возможностями. В частности, помогите каждому сотруднику найти свое место, в котором он сможет максимально проявить свои способности для блага организации.

#системныйподход #системный_подход

Верно идём к целям 👍

Как связан менеджмент качества и стандартизация с бизнес-архитектурой

#бизнесархитектура #бизнес_архитектура

На каких продуктах и услугах больше зарабатывает компания? И что лучше оптимизировать?

⚖️ Баланс между стратегической и операционной деятельностью
1. Признайте, что стратегическая деятельность не менее важна, чем операционная, и уделяйте ей достаточное количество времени. Вносите задачи по стратегическому планированию в свое расписание и отмечайте их как важные.
2. Делегируйте операционные задачи, чтобы освободить время для стратегического планирования.
3. Регулярно проводите анализ внешней бизнес-среды. Изучайте рынок, конкурентов, тенденции в отрасли.
4. Выявляйте новые возможности для роста организации. Развивайте инновационную деятельность.
5. Прогнозируйте возможные операционные проблемы и разрабатывайте решения для них в стратегической зоне, то есть до их возникновения. Это позволит сократить количество кризисов, чтобы операционная зона не разрасталась.
6. Обеспечивайте взаимосвязь стратегических целей и операционных задач. Приведите операционные ключевые показатели эффективности в соответствие со стратегическими целями.
7. Обеспечивайте понимание каждым сотрудником его роли в достижении организацией стратегических целей.
8. Разработайте и внедрите систему сбалансированных показателей (BSC), которая является инструментом для получения целостного представления об эффективности работы организации и обеспечивает баланс между операционной деятельностью и долгосрочными стратегическими целями.
9. Периодически пересматривайте стратегические цели, чтобы поддерживать их актуальность. Учитывайте меняющиеся условия бизнес-среды, потребности клиентов, внутренние изменения в организации и другие факторы.

#стратегическоеразвитие #стратегическое_развитие

«…производительность – это действие, направленное на то, чтобы компания приблизилась к своей цели. Каждое действие, которое приближает компанию к своей цели, повышает производительность. Каждое действие, которое отдаляет от цели, уменьшает ее.»

Джефф Кокс, Элияху Голдратт, «Цель. Процесс непрерывного улучшения»