Нет фоллоу-апа = не было встречи

Кажется, вот, простая вещь: закончил созвон – отправь выжимку в чат. Но с этой задачей справляются, к сожалению, далеко не все. То слишком много текста, то слишком мало, то он неструктурирован, то куда-то потерялась важная часть. По итогу: встреча вроде прошла классно, но ни одна из сторон не понимает, что делать дальше. Сидим, чего-то ждем…

Делюсь как писать фоллоу-апы правильно и безболезненно 😳

🔡Когда мы пишем фоллу-ап?
– после любой встречи,
– после собраний проектных групп и штурмов,
– после телефонных разговоров с клиентами (и потенциальными тоже),
– когда нужно зафиксировать любые доп.договоренности.

🔡Структура фоллоу-апа
1. Адженда встречи
2. Участники
3. Пункты и решения (с ответственными)
4. Оставшиеся вопросы
5. План действий (с дедлайнами)

🔡Важное за 5 минут
1. Готовим шаблон заранее. А то есть: еще перед встречей выпишите себе адженду и основные пункты, чтобы вам осталось только довнести информацию. Условно:

Фоллоу-ап встречи «…х…» | 15.10

1. Апдейт фин.статуса Q3
Ключевые пункты:______
Решения:______
Ответственный и ДЛ:______

2. Проблема хранения файлов и смет
Ключевые пункты:______
Решения:______
Ответственный и ДЛ:______
…
Оставшиеся вопросы:______

Ближайшие шаги:______
Должны отправить:
Ждем от вас:

2. Оформляем только в электронном виде. Да простят меня все любители блокнотов 📝 Поверьте, вы потратите очень много времени, если потом будете всё перепечатывать с листа. Даже если вы печатаете супер быстро.

Лично мне удобно писать саммари во время встречи в приложении Заметки. Только не забудьте предупредить оппонента, что вы пишите саммари. Были у меня случаи, когда партнер подумал, что я чатюсь во время разговора 🌚

3. Помним, что саммари – это не пересказ встречи, а выжимка.

Как-то я писала саммари по СЕМИ ЧАСОВОЙ встрече руководителей. В которой еще и активно участвовала. Зафиксировала абсолютно всё на 1,5 стр.

4. Персонализируем фоллоу-ап. Актуально для встреч с клиентами, партнерами или инвесторами.

Мы пишем один самап, но корректируем акценты и важные части для каждой из сторон.

5. Отправляем сразу.
Идеально отправить фоллоу-ап в течение 1-2 часов после встречи. Максимум – до конца дня или на следующее утро.

Поверьте, это сильно влияет на коммиты и вовлеченность. Сразу после встречи у участников еще свежа информация в головах, они с радостью докинут контекст или зададут вопрос. Отправите саммари через неделю – часть людей не смогут вспомнить ничего. У них уже прошло еще 10 встреч после этой.

*Важно добавить, что сейчас есть расширения для автоматической фиксации саммари на видео-коллах. Пробовала – лично мне не зашло, пока все они не идеальны. Все равно приходится это переписывать.

⚡– если было полезно, мне будет приятно)

Сегодня настроение между «проблемами искусства» и «проблемами бизнесов» ☕️ Обе книги давно были в закладках и вот наконец пришли.

*Кто читал, как вам?

Про мотивацию

Сразу скажу, что я не верю в книги по мотивации. Нет, это конечно же всё хорошо и приятно, но многие из них в кратком пересказе звучат как «делайте или умрите». Я с этим подходом не согласна.

Поделюсь тем, что как по мне, правда помогает смотивировать самого себя и команду:

🔡Постановка целей (в том числе и публичная)

🔡Визуализация позитивных
(и негативных) последствий достижения цели

Вообще это известный прием в психологии, но круто работает и в проектах тоже. Нужно представить (а лучше описать) самый негативный сценарий, к которому может привести то, на что вы не решаетесь.

Во-первых, так вы увидите, что это не так страшно как казалось. Во-вторых, мозг переключится и начнет искать решения.

🔡Деньги как мотиватор

Да, ни что не работает лучше, чем старая добрая премия в мотивации к работе 🙂‍↕️ Но если говорить о личных целях – хвалить себя материально, когда вы чего-то достигли, тоже безумно важно.

Я как-то рассказывала, что весь год веду вишлист и скидываю туда все, что мне нравится. И также постепенно сама себе эти хотелки закрываю. Попробуйте!

🔡Успех и общественное признание как мотиватор

Этот инсайт мне пришел от моего любимого отдела менеджеров много лет назад. Тогда я поняла как сотрудникам безумно важно быть отмеченными в общем поле. Всем, даже самым умелым и самоуверенным.

Упомянуть каждого на собрании, обязательно устроить мини-селебрейшн по запуску проекта, отправить в нужный момент цветы, подсветить его экспертность для других специалистов грейдом ниже и так далее. Все это классно мотивирует и поддерживает.

🔡Истории успеха

Не знаю как вам, но для меня все еще самая любимая и поддерживающая литература – всё автобиографичное. Истории известных компаний, брендов, предпринимателей: сразу +100 к мотивации.

🔡Соревнование как мотиватор

Тут все просто – и худеть, и запускать бизнесы лучше параллельно вместе с кем-то.

Закончить хочется любимой цитатой в тему мотивации: «Каждое утро я просыпаюсь и просматриваю список самых богатых людей по версии журнала Forbes, если меня там нет, то я собираюсь на работу»

⚡️– если было полезно