Представьте, что ваш проект – это корабль, плывущий в океане. Управление рисками – это как радар, который позволяет видеть айсберги и штормы заранее. 🏄‍♂️ Это процесс, который включает в себя:

Идентификацию рисков: Находим потенциальные угрозы, которые могут повлиять на проект.

Оценку рисков: Определяем вероятность наступления этих угроз и их потенциальное влияние на проект.

Разработку стратегий реагирования: Планируем, что будем делать, если риск все-таки наступит.

Шаг 1: Идентификация – найди врага в лицо! 😂

Первый шаг – это мозговой штурм. Соберите команду и вместе подумайте, что может пойти не так. 🤯 Задавайте себе вопросы:

Что может помешать нам вовремя закончить проект?

Какие ресурсы могут оказаться недоступными?

Какие изменения в требованиях могут произойти?

Какие внешние факторы могут повлиять на проект (например, изменения в законодательстве)?

Не стесняйтесь быть пессимистами! Лучше перестраховаться, чем потом жалеть. 🥺

Шаг 2: Оценка – взвешиваем шансы на выживание! ⚖️

Когда список рисков готов, нужно оценить каждый из них по двум параметрам:

Вероятность: Как часто этот риск может произойти? (Низкая, средняя, высокая)

Влияние: Какой ущерб этот риск нанесет проекту, если произойдет? (Незначительное, умеренное, критическое)

Например, риск "нехватки квалифицированных специалистов" может иметь высокую вероятность и умеренное влияние. А риск "стихийного бедствия" – низкую вероятность, но критическое влияние. 🌪️

Шаг 3: Стратегии реагирования – разрабатываем план "Б"! 🛡️

После оценки рисков нужно разработать стратегии, которые помогут нам справиться с ними, если они произойдут. Существует несколько основных стратегий:

Избежание: Полностью отказываемся от действий, которые могут привести к риску.

Снижение: Принимаем меры для уменьшения вероятности или влияния риска.

Передача: Перекладываем ответственность за риск на другую сторону (например, страховку).

Принятие: Принимаем риск как данность и разрабатываем план действий на случай его наступления.

Пример из жизни: 💡

Допустим, вы строите дом. Один из рисков – задержка поставки строительных материалов. Чтобы снизить этот риск, можно заключить контракт с несколькими поставщиками и предусмотреть штрафные санкции за несоблюдение сроков. 🚚

🗺 План коммуникаций: Карта сокровищ для вашего проекта

Представьте, что ваш проект – это корабль, плывущий к заветной цели. Без карты можно сбиться с курса и потерпеть крушение! 🏄‍♂️

План коммуникаций – это ваша карта.

Что в него входит?

Кто с кем говорит: Определите ключевых участников проекта и каналы связи между ними. Кто ответственен за передачу информации? Кому нужно быть в курсе?

О чем говорим: Какие темы будут обсуждаться? Например, прогресс по задачам, риски, изменения.

Когда говорим: С какой периодичностью? Ежедневные стендапы? Еженедельные отчеты? Ежемесячные встречи?

Как говорим: Какие инструменты используем? Email? Мессенджеры? Видеоконференции? Личные встречи?

📝 Отчетность: Держать руку на пульсе

Отчетность – это не только скучные цифры и графики. Это способ держать всех в курсе того, что происходит в проекте.

Регулярность: Отчеты должны быть регулярными. Определите оптимальную частоту – раз в неделю, раз в месяц?

Содержание: Что должно быть в отчете? Прогресс по задачам, достигнутые результаты, возникшие проблемы, планы на будущее.

Формат: Отчет может быть в виде презентации, документа, письма. Главное – чтобы он был понятным и информативным.

🤝 Встречи: Собираемся вместе, чтобы двигаться вперед

Встречи – это важная часть коммуникационного процесса. Но они могут быть как полезными, так и бесполезными. 😣

Цель: У каждой встречи должна быть четкая цель. Зачем мы собираемся? Что хотим обсудить и решить?

Подготовка: Подготовьтесь к встрече заранее. Соберите необходимую информацию, подготовьте повестку дня.

Модерация: Назначьте модератора, который будет следить за временем и направлять дискуссию.

Результаты: Зафиксируйте результаты встречи и разошлите протокол всем участникам.

🤖 Инструменты: Помощники в коммуникации

В нашем арсенале есть множество инструментов, которые могут упростить и улучшить коммуникацию в проекте.

Мессенджеры: Slack, Telegram, WhatsApp – для быстрой связи и обмена информацией.

Системы управления проектами: Jira, Trello, Asana – для отслеживания задач и прогресса.

Видеоконференции: Zoom, Google Meet, Skype – для проведения встреч и обсуждений с удаленными командами.

Облачные хранилища: Google Drive, Dropbox – для обмена файлами и документами.

🔑 Ключевые принципы эффективной коммуникации:

Ясность: Говорите просто и понятно. Избегайте сложных терминов и жаргона.

Открытость: Будьте открыты для обратной связи. Слушайте и учитывайте мнение других.

Активность: Будьте активными участниками коммуникационного процесса. Не ждите, пока вас спросят – проявляйте инициативу.

Своевременность: Передавайте информацию вовремя. Не затягивайте с ответами и решениями.

Самые важные инструменты и навыки, которые помогли мне в первом проекте?
Точно помню:

1) WBS (Work Breakdown Structure) — она же ИСР (иерархическая структура работ).

Мне дали первый проект, небольшой, но я смотрю на него и не понимаю, за что хвататься. Звоню коллеге, говорю:
— Юра, что делать?
А он мне:
— Рисуй WBS.

WBS — это, по сути, декомпозиция проекта от цели к составляющим. Берём цель проекта и разбиваем её на продуктовые составляющие. А потом каждую из них — ещё на продукты. И так, пока не разобьём до маленьких деталей. У меня даже видео с примерами было про этот инструмент — вот тут:

Совет очень помог. После того как я разрисовал WBS, сразу стало понятно: какие шаги в проекте нужны, какие команды нужно подключать, и главное — что точно нельзя упустить.

Этим инструментом пользуюсь постоянно до сих пор. Хочешь разобраться с чем то новым и непонятным — рисуй WBS

2) Управляй командой, а не пытайся всё сделать сам!

Частая ошибка не только в управлении проектом, но и вообще в управлении — ты всё пытаешься сделать сам, особенно если нужные навыки есть. Очень часто это проявляется, когда инженер вырастает в менеджера. Смотрит свежий ПМ на задачу и думает: «Ну я её сейчас сам быстренько сделаю — дольше будет объяснять».
Так вот — это ошибка.
Ты управленец и должен организовать команду, а не отбирать у неё работу 🤭

К моему сожалению, эта умная мысль меня посетила далеко не сразу 😅На своём первом проекте я и в хвост и в гриву эксплуатировал свои инженерные компетенции, когда это только было возможно.
Влияния на проект это не оказало, но принятие своей управленческой функции — это важный шаг для будущего роста в профессии менеджера.

Кстати, свой первый проект я так и не запустил. 😅
Нет, всё было готово, чек-листы подписаны, проект был готов на 100%, но клиент отказался от развития этого направления.
Так что я свою карьеру начал с незапущенного проекта ))

Что такое "качество" в проекте? 🤔

Это не просто "сделано хорошо". Это соответствие требованиям, ожиданиям заказчика и заранее определенным стандартам. Это когда каждый элемент проекта выполняет свою функцию безупречно. 💯

Три кита качественного проекта: 🐳

1️⃣ Стандарты качества: 📏

Определите четкие метрики и критерии оценки для каждого этапа проекта.

Используйте общепринятые стандарты (например, ISO) или разработайте свои собственные.

Задокументируйте все требования к качеству, чтобы избежать разногласий.

2️⃣ Контроль качества: 🕵️‍♂️

Регулярно проверяйте соответствие результатов установленным стандартам.

Используйте инструменты контроля качества: чек-листы, графики, диаграммы.

Не бойтесь выявлять ошибки на ранних стадиях – это сэкономит время и ресурсы в будущем.

3️⃣ Улучшение качества: ⚙️

Анализируйте причины выявленных отклонений и разрабатывайте корректирующие действия.

Внедряйте лучшие практики и оптимизируйте процессы.

Постоянно стремитесь к совершенству – учитесь на своих ошибках и не останавливайтесь на достигнутом.

Пример из жизни: 🌍

Представьте, вы строите дом. 🏠 Если вы проигнорируете стандарты качества, сэкономите на материалах и не будете контролировать каждый этап строительства, то в итоге получите кривой фундамент, шаткие стены и протекающую крышу. ⛈ Результат? Недовольные жильцы и куча переделок.

Итак, давайте разберем самых популярных игроков на этом поле: MS Project, Jira, Asana и Trello. У каждого из них есть свои сильные стороны и особенности, и мы поможем вам разобраться, какой из них подойдет именно для вашей команды и вашего проекта.

1️⃣ MS Project: Мастодонт проектного управления 🐘

Что это: Мощный инструмент для планирования и управления проектами любой сложности.

Для кого: Для крупных компаний с комплексными проектами, где требуется детальная проработка каждого этапа.

➕ Плюсы:

🟣 Глубокая детализация задач и подзадач.

🟣 Диаграммы Ганта для визуализации сроков и зависимостей.

🟣 Ресурсное планирование и управление бюджетом.

➖ Минусы:

🟣 Высокая стоимость.

🟣 Сложный интерфейс, требующий обучения.

🟣 Не всегда удобен для небольших команд.

Вердикт: Если вам нужен комбайн для управления большими и сложными проектами – MS Project ваш выбор.

Где научиться: Полноценный курс по MS Project

2️⃣ Jira: Идеальный выбор для IT-команд 💻

Что это: Система отслеживания ошибок и управления проектами, заточенная под Agile-разработку.

Для кого: Для IT-компаний, разработчиков, тестировщиков и всех, кто работает по гибким методологиям.

➕ Плюсы:

🟣 Удобное отслеживание задач и багов.

🟣 Интеграция с другими инструментами разработки (Bitbucket, Confluence).

🟣 Гибкая настройка рабочих процессов.

🟣 Поддержка Scrum и Kanban.

➖ Минусы:

🟣 Может показаться сложным для новичков.

🟣 Требует настройки под конкретные процессы команды.

Вердикт: Если вы работаете в IT и используете Agile – Jira станет вашим незаменимым помощником.

Где научиться: Станьте гуру Jira с этим курсом

3️⃣ Asana: Простота и удобство для командной работы 🤝

Что это: Инструмент для управления проектами и задачами, ориентированный на командную работу и коммуникацию.

Для кого: Для команд любого размера, которые ищут простой и интуитивно понятный инструмент для организации работы.

➕ Плюсы:

🟣 Легкий в освоении интерфейс.

🟣 Удобное назначение задач и отслеживание прогресса.

🟣 Интеграция с другими популярными сервисами (Google Drive, Slack).

🟣 Возможность создания проектов, задач и подзадач.

➖ Минусы:

🟣 Ограниченная функциональность по сравнению с MS Project.

🟣 Бесплатная версия имеет ограничения по количеству пользователей.

Вердикт: Если вам нужен простой и удобный инструмент для организации командной работы – Asana отличный выбор.

Где научиться: Освойте все возможности Asana

4️⃣ Trello: Визуальный канбан для всех 🎨

Что это: Инструмент для управления проектами на основе канбан-доски.

Для кого: Для команд и отдельных пользователей, которым важна визуализация задач и гибкость в управлении.

➕ Плюсы:

🟣 Простой и интуитивно понятный интерфейс.

🟣 Визуализация задач на доске с карточками.

🟣 Удобное перетаскивание карточек между колонками.

🟣 Возможность добавления комментариев, файлов и сроков выполнения.

➖ Минусы:

🟣 Ограниченная функциональность для больших и сложных проектов.

🟣 Не подходит для проектов, требующих детального планирования.

Вердикт: Если вам нужна простая и визуальная система для организации задач – Trello станет отличным решением.

Где научиться: Станьте мастером канбан с Trello

Представьте себе огромный, сложный проект – строительство небоскреба, разработка программного обеспечения или организация конференции. Как подступиться к такой махине? Вот тут-то и приходит на помощь WBS. Это метод декомпозиции, который позволяет разбить проект на более мелкие, управляемые компоненты.

WBS представляет собой иерархию, где верхний уровень – это сам проект целиком. Далее он разбивается на крупные этапы, затем – на задачи, подзадачи и так далее, до тех пор, пока каждый элемент не станет достаточно маленьким и понятным для выполнения.

Уровни детализации определяются потребностями проекта. Важно, чтобы каждая задача была четко сформулирована, имела ответственного и понятные критерии завершения.

Вот вам пример:

Проект: Разработка мобильного приложения:

Уровень 1️⃣
- Разработка мобильного приложения

Уровень 2️⃣
- Планирование, Дизайн, Разработка, Тестирование, Развертывание

Уровень 3️⃣ (для "Разработки"):
- Разработка интерфейса, Разработка серверной части, Интеграция API

WBS vs. Gantt Chart, CPM, PERT:

WBS – это фундамент для дальнейшего планирования. Она позволяет определить объем работ. На основе WBS строится диаграмма Ганта (Gantt Chart), которая визуализирует график выполнения задач. Методы CPM (Critical Path Method) и PERT (Program Evaluation and Review Technique) используются для определения критического пути проекта и оценки временных рисков.

1️⃣ Четко обозначить границы.

2️⃣ Подчеркнуть, что готов помочь, но с учетом своих обязательств.

3️⃣ Предложить альтернативные решения: делегировать часть задач другим коллегам, перенести сроки, или, в крайнем случае, отказаться от части нагрузки, объяснив причины.

🧐 Главное – не поддаваться на манипуляции. Не позволяйте чувству вины заставить вас брать на себя непосильную ношу.