⏰ ۳ تکنیک برای مدیریت بهتر زمان و کارها:



🚩ماتریس آیزنهاور

🚩تکنیک GTD

🚩تکنیک پومودورو


@time_managers

⏰ قانون پارکینسون


چرا وقتی انجام پروژه‌ای را یکساله تعریف می‌کنیم، در یک سال انجام می‌شود و اگر همان را هشت ماه تعیین کنیم در هشت ماه انجام می‌شود؟

چرا وقتي براي انجام كاري يكساعته سه ساعت وقت داريم انجام آن سه ساعت طول مي كشد؟

پاسخ همه این سوالات در "قانون پارکینسون" نهفته است:

بر اساس قانون پارکینسون در مدیریت، "ذهن، کار را به مدت زمانی که به آن اختصاص داده شده کش می‌دهد"؛

در واقع می‌توان این‌گونه بیان کرد، براساس قانون پارکینسون:

وقت بیشتر = اتلاف وقت بیشتر
کارمند بیشتر = بیکاری بیشتر
دخل بیشتر = خرج بیشتر

لذا به ‌عنوان مدیر، مهم است بتوانیم بر قانون پارکینسون غلبه کنیم که مهم‌ترین تکنیک برای غلبه بر آن نیز گزاره زیر است:

"تعیین مهلت زمانی و ضرب‌الاجل معقول، و پایبندی به انجام کارها در زمان تعیین شده‌."



@time_managers

⏰  تکنیک قطارهای سوییس



✅ یکی از مشکلات مهم در برگزاری جلسات که همیشه پیش روی مدیران بوده است، عدم حضور به موقع مدعوین در جلسه است که معمولا سر ساعت در جلسه حضور ندارند و تا حضور کامل همه ی افراد بخشی از زمان جلسه از دست می رود. اغلب هم بهانه های مختلفی را جور می کنند،بهانه هایی که مرتبط با کارهای مهم شرکت هم هست.


✅  در صورتیکه این عدم حضور به موقع مربوط به بی نظمی و عدم مدیریت زمان افراد است و هیچ ارتباطی با کارهای سازمان ندارد.


✅  یکی از تکنیک هایی که به شما کمک می کند تا افراد سرموقع در جلسه حضور یابند استفاده از تکنیک ساعت حرکت قطارهای سوییس است در زمانبندی حرکت قطارهای سوییس از ساعت حرکتهای غیرمتعارف استفاده شده است. یعنی مثلا به جای ساعت 8:30 از ساعت 8:28 استفاده شده است. شما هم در برگزاری جلسات از زمانهای رند استفاده نکنید مثلا به جای ساعت 8 تا 9 بگید جلسه ساعت  8:13 تا 9:07 برگزار می شود.

✅ اینقدر خاص بودن در زمان بندی باعث می شود توجه شرکت کنندگان جلب و نسبت به ساعت برگزاری جلسه حساس و کنجکاو شوند.



@time_managers

⏰8 کاری که افراد موفق وقتشان را برای آن‌ها تلف نمی‌کنند.


✅افراد موفق در شبکه‌های اجتماعی بیش‌ازحد وقت نمی‌گذرانند.

✅ افراد موفق بدون نقشه، روز خود را آغاز نمی‌کنند.

✅افراد موفق از انجام فعالیت‌هایی که به آن باور ندارند، پرهیز می‌کنند.

✅افراد موفق برای اموری که در کنترل آنها نیست، نگران نمی‌شوند.

✅ افراد موفق با افراد منفی معاشرت نمی‌کنند.

✅ افراد موفق به اشتباهات گذشته فکر نمی‌کنند.

✅افراد موفق تمرکز خود را روی کارهای دیگران نمی‌گذارند.

✅افراد موفق خود را در اولویت قرار می‌دهند.


@time_managers

⏰ مدیریت زمان چگونه به ما کمک می‌کند؟



زمان یک دارایی ارزشمند است. هر کارآفرینی اهمیت استفاده موثر از آن را می‌داند. مهارت‌های مدیریت موثر زمان باعث کاهش استرس، افزایش بهره‌وری و صرفه جویی در هزینه می‌شود. مدیریت کارآمد زمان می‌تواند به شما کمک کند وظایف را سریع‌تر انجام دهید و برای کارهای بیشتر وقت بگذارید. هرچه ارزش مدیریت زمان را بیشتر درک کنید، برای دستیابی به اهداف خود و افزایش سود کسب‌وکار خود مجهزتر خواهید بود.

نشریه فوربس روش‌هایی را شناسایی کرده است که مدیریت زمان باعث افزایش کارایی و صرفه‌جویی پول شما می‌شود:

🔻 ۱.  مدیریت زمان منجر به تعادل بین کار و زندگی می‌شود

مدیریت زمان به شما کمک می‌کند کارهای روزانه خود را اولویت‌بندی کنید و به شما زمان بیشتری برای پیگیری علایق، سرگرمی‌ها و خانواده خود می‌دهد.

🔻 ۲. تعامل با مشتریان و همکاران را افزایش می‌دهد

مهارت‌های خوب مدیریت زمان نشاندهنده احترام به مشتریان، کارمندان و همکاران است. پاسخ سریع به ایمیل‌ها و پرسش‌های آن‌ها نشان می‌دهد که برای زمان و ارتباط با آن‌ها ارزش قائل هستید. این عادت تا حد زیادی به ایجاد روابط قوی و افزایش رضایت مشتری کمک می‌کند.

🔻 ۳.  مدیریت زمان بهره‌وری را افزایش می‌دهد

تعیین اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه به شما این امکان را می‌دهد که پیشرفت خود را پیگیری و روی کارهای مهم تمرکز کنید. مهارت‌های عملی مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که ابتدا روی کارهای فوری تمرکز کنید. این سازمان به سرعت بخشیدن به فرآیند کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد وظایف را سریع‌تر انجام دهید و در زمان ارزشمند خود صرفه‌جویی کنید.

🔻 ۴. مدیریت زمان باعث کاهش استرس و افزایش خلاقیت می‌شود

افرادی که زمان خود را به درستی مدیریت می‌کنند، فرصت کمتری برای احساس استرس در مورد ضرب‌الاجل‌ها، صورت حساب‌ها و وظایف از دست رفته دارند. در مقابل، در موارد شدید، مدیریت ضعیف زمان منجر به استرس بیشتر، کاهش راندمان کاری و حتی فرسودگی شغلی می‌شود. با استرس کمتر، بیشتر مستعد ایده‌های جدید و کارآیی بهتر در تصمیم‌گیری هستید.

🔻 ۵. مدیریت زمان باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شود

مدیریت صحیح زمان به طور مستقیم با افزایش اثربخشی و کاهش اتلاف زمان مرتبط است. زمان، پول است و هر دقیقه صرف شده مهم است. مدیریت کارآمد زمان، به معنای کاهش هزینه‌های اضافی، کاهش اضافه کاری و کارآمد کردن فرآیندهای کاری است. زمان صرفه‌جویی شده را می‌توان بر روی فعالیت‌های پولسازی متمرکز کرد که به رشد کسب و کار شما کمک می‌کند.


@time_managers

⏰ زمان شما محدود است، بنابراین آن را با زندگی به سبک دیگران هدر ندهید.


✅اجازه ندهید زمزمه‌های دیگران باعث شوند تا صدای درونی خود را نشنوید.

✅از همه مهم‌تر، شجاعت این را داشته باشید که به حرف دل خود و یافته‌های درونی خود عمل کنید.

✅آنها به خوبی می‌دانند که شما دوست دارید چه کاری انجام دهید. همه چیزهای دیگر در درجه دوم اهمیت قرار دارند.

🗣استیو جابز


@time_managers

‍

⏰ هفت دلیل پنهانی که نمی گذارند فهرست کار های خود را تکمیل کنید!



1⃣ فهرست کارهای خود را صبح می نویسید.

فهرست کارهای خود را شب قبل بنویسید. اینطوری مجبور نیستید انرژی صبح اول وقت خود را صرف برنامه ریزی کنید.

2⃣ بیش از اندازه می نویسید.

فقط 3 تا از مهم ترین کارهای خود را یادداشت کنید، کارهایی که باید هر طور شده در روز آینده انجام شود.

3⃣ دسته بندی نمی کنید.

وقتی که سه کار اصلی و مهم خود را مشخص کردید،‌ همه اهداف خود را در دو لیست دسته بندی کنید: اهداف بلند مدت و اهداف هفتگی و کوتاه مدت.

4⃣ کار خود را به طور واضح و روشن نمی نویسید.

اگر اهدافتان مبهم و نامعلوم باشد،‌ خروجی کار شما نیز مبهم خواهد بود. کارها را به شکل واضح بنویسید، مثلا به جای کلمه "بانک " جمله "باز کردن حساب پس انداز در بانک" را بنویسید.

5⃣ اولویت بندی نمی کنید.

اگر با کاری که اولویت پایین تری دارد شروع کنید به احتمال زیاد نمی توانید کارهای مهم تر را به اتمام برسانید. سه تا از مهم ترین کارهای خود را به ترتیب اولویت شماره بندی کنید و تمام هدفتان بر این باشد که اولین کار را صبح اول وقت قبل از اینکه ایمیل خود را چک کنید انجام دهید.

6⃣ انتظار حوادث غیرمنتظره را ندارید.

هر روز حداقل یک ساعت را برای کارهای غیرمنتظره در نظر بگیرید. در نظر گرفتن چنین زمانی برای حوادث غیر منتظره استرس شما را کاهش می دهد.

7⃣ اهداف بزرگ خود را فراموش کرده اید.

درباره بزرگ ترین هدف خود فکر کنید. مثلاً آیا دوست دارید ارتقاء شغلی بگیرید؟ پول خود را برای تعطیلات پس انداز کنید؟ اگر کارهای داخل لیست، شما را به آنچه که می خواهید نمی رساند مجدد آنها را ارزیابی کنید و ببنید چرا آن ها را داخل لیست آورده اید.


@time_managers

⏰ چرا مدیریت زمان، بعضی وقت‌ها سخت می‌شود؟ چگونه ذهن را برای برنامه‌ریزی کارها آماده کنیم؟




@time_managers

⏰عادت های ساده‌ای که میزان بهره‌وری در محل کار را افزایش می‌دهد.



🔴خیلی از افراد کارهای روزانه خود را به طور کامل انجام نمی‌دهند و ادعا می‌کنند وقت کافی برای انجام همه‌ی کارهایشان را ندارند. آنها با اینکه همواره مشغول کار هستند، همیشه از برنامه‌ریزی‌شان عقب می‌مانند. در مقابل، برخی دیگر می‌توانند کارهای زیادی در طول روز انجام دهند.

🔵این افراد نیروی فراطبیعی ندارند، بلکه برخی عادات ساده را در خود بوجود آورده‌اند که باعث موفقیت‌شان می‌شود. عادات ساده‌ای همانند تمیز نگه‌داشتن میزکار یا داشتن ۸ ساعت خواب کامل شبانه.

🟢در اینجا ۱۲ عادت ساده را معرفی کنیم که بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد.


۱. محل کار تمیز و مرتب.
شاید هرج‌و‌مرج باعث خلاقیت بیشتری شود، اما دفتر کار شلوغ و بهم‌ریخته هیچ کمکی به انجام بهتر کارها نمی‌کند. کارمندانی که میز کار مرتب و منظمی دارند، کمتر دچار خستگی و فرسودگی شغلی می‌شوند و وقفه‌های کاری کمتری هم دارند.


۲. به کارگیری قانون ۲۰/۸۰
هر چقدر هم روز پرکاری داشته باشید، به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که ۹۰ دقیقه (حدود ۲۰ درصد از ۸ ساعت کاری) به انجام فعالیت‌های مهم و اولویت‌های اصلی خود اختصاص دهید. پس اگر ۸۰ درصد باقی مانده از روز را هم صرف انجام کارهای بی‌اهمیت کنید، با همان ۹۰ دقیقه‌ای که به اهداف و اولویت‌های اصلی خود اختصاص داده‌اید، امکان پیشرفت خواهید داشت.


۳. کار کمتر
بر اساس تحقیقی که جان پِنکَول (John Pencavel)، استاد دانشگاه استنفورد با تحلیل داده‌های مربوط به کارگران در طی جنگ‌جهانی‌اول انجام داده است، با افزایش ساعت‌کاری به ۴۹ ساعت، خروجی بهتری به دست می‌آید. اما پس از آن بازدهی رو به کاهش می‌رود و خروجی ۷۰ ساعت کار برابر با خروجی ۵۶ ساعت کار است.


۴. کنارگذاشتن گوشی موبایل
تا وقتی گوشی‌تان را دور از دسترس قرار ندهید، یک عامل حواس‌پرت‌‌کننده همراهتان هست. پژوهشگران دانشگاه ایالتی فلوریدا به این نتیجه رسیده‌اند، اگر به گوشی در حال لرزش‌تان توجهی هم نکنید، در هر حال صدایش باعث انحراف حواس‌تان می‌شود.


۵. انجام فعالیت‌های ارزشمند.
انجام فعالیت‌های موردعلاقه به سادگی و انجام کارهایی که رغبتی به انجام آنها نداریم، به دشواری پیش می‌روند. پس بهتر است، فعالیت‌های ناخوشایند را به دیگران واگذار کنید و خودتان به سراغ فعالیت‌های پرارزش بروید.
سپردن فعالیت‌های کم‌ارزش به دیگران باعث برقراری ارتباط و شکل‌گیری گروه‌ها نیز می‌شود. حتی ممکن است این فعالیت‌ها برای دیگران پرارزش محسوب شوند.


۶. برگزاری جلسات با بازدهی بیشتر.
اغلب جلسات بدون صورت جلسه برگزار می‌شود. در حالی‌که بسیار مهم است بدانید هدف از جلسه چیست و چه چیزهایی باید در طی آن بیان شوند. زمانی را به بیان ایده‌های گوناگون اختصاص دهید. این کار هیچ نیازی به تهیه صورت جلسه ندارد.
پس این ایده‌ها را به حال خود رها نکنید و آنها را بنویسید. بعد از برگزاری جلسه قوانینی برای پیگیری ایده‌ها داشته باشید. در غیر این صورت، جلسات هیچ نتیجه‌ای به دنبال نخواهند داشت.


۷. داشتن استراحت کاری
شاید رئیس‌تان تمایلی به این کار نداشته باشد، اما تحقیقات انجام شده در دانشگاه میشیگان نشان می‌دهد چرت روزانه سبب کاهش رفتارهای عصبی شده و قدرت تحمل موقعیت‌های دشوار را افزایش می‌دهد. همچنین تحقیقات نشان می‌دهد افرادی که سر کار چند دقیقه چرت می‌زنند بهره‌وری بیشتری دارند.


۸. دوری از موانع بهره وری بالا
شناسایی موانع بهره‌وری اولین قدم برای اجتناب از آنهاست. بنا بر پژوهش کریِر بیلدر (CareerBuilder) در سال ۲۰۱۵، ۵ مورد زیر باعث از بین رفتن تمرکز افراد می‌شود: مکالمات تلفنی/ارسال پیام کوتاه، اینترنت، غیبت کردن و سخن چینی، شبکه های اجتماعی، ایمیل.


۹. اولویت‌بندی کارها.
برای داشتن بهره‌وری بیشتر باید در اولویت‌هایتان دقت کنید و متناسب با توانایی ذهن‌تان اقدام کنید.


۱۰. خواب مناسب و به اندازه.
برای داشتن یک روز مفید باید خواب شبانه‌ی کافی داشته باشیم. چراکه کم‌خوابی و خواب بیش‌از‌ اندازه مخرب هستند. در افراد کم‌خواب و پرخواب، احتمال گرفتن مرخصی و استعلاجی بیشتر است.


۱۱. استفاده از نور خورشید.
این که در مقابل نور خورشید کار کنید، ذهن قدرتمندتری خواهید داشت. زیرا نور خورشید بهره‌وری افراد را افزایش می‌دهد. تحقیقات سازمان انرژی کالیفرنیا نشان می‌دهد کارمندانی که در محل کار، کنار پنجره می‌نشینند عملکرد بهتری دارند.


۱۲. ورزش کردن
ورزش باعث تقویت سلامتی و افزایش کارایی فرد می‌شود. نیاز نیست به سراغ ورزش سنگینِ کراس‌فیت بروید، بلکه یک پیاده‌روی ساده هم نتیجه‌بخش است.




@time_managers

⏰آیا مغز انسان می‌تواند همزمان بر روی چند مسئله تمرکز کند؟


✅بسیاری از افراد فکر می‌کنند که اگر چند کار رو با هم انجام بدن، بهره‌وری‌شون بالاتر می‌رود. در‌حالی‌که انجام چند کار هم‌زمان تو جاهایی که نیاز به تمرکز داریم  باعث می‌شه هم بهره‌وری کمتری داشته باشیم و هم سرعت کار کردنمون پایین بیاد.


✅در واقع ما وقتی می‌خواهیم روی دو یا چند‌ کار هم‌زمان تمرکز کنیم، مغزمون مجبور می‌شود مدام بین اون‌ها جابه‌جا بشود. همین موضوع باعث کمتر شدن بهره وری شده و احتمال اشتباه کردنمون در کار رو بالا می‌رود




@time_managers

⏰ قانون تمرکز انیشتین چیست؟



پدرم به من می گفت نمی توانی در یک زمان بر ۲ اسب سوار شوی.


من دوست داشتم بگویم تو می توانی هر چیزی را انجام بدهی، اما نه همه چیزها را


یاد بگیرید که در حال باشید و تمام حواستان را بدهید به کاری که در حال حاضر انجام می دهید.

✅انرژی متمرکز، توان افراد است، و این تفاوت پیروزی و شکست است.




@time_managers

⏰ قانون پنج ثانیه چیست؟


✅تا به حال اتفاق افتاده فهرست کارهای روزانه درست کنید اما به هیچ یک پایبند نمانید؟ به عنوان یک مدیر آیا شده بخواهید در پروژه‌ هایی خاص پیشرفتی واقعی داشته باشید اما زیر حجم انبوهی از جزئیات دفن شوید؟ یا با خود اندیشیده‌ اید که «من چه مرگم شده؟ می‌ دونم باید چکار کنم، خب چرا پا نمیشم برم اون لعنتی رو انجامش بدم؟»


✅خیالتان راحت. من خودِ خودِ شما هستم؛ اما این را کشف کرده‌ ام: دانستن اینکه باید چه کنید به هیچ عنوان کفایت نمی‌ کند. اینکه چرا باید آن کار را انجام بدهید هرگز کفایت نخواهد کرد. پس آنچه واقعاً نیاز داریم چیزیست که ما را در حالت کنش و عمل قرار دهد. چراکه اگر بنشینید به انتظار تا اینکه انگیزه‌ ای پیدا شود، بر عبث می‌ پایید.



پس این تعریف یک خطی قانون پنج ثانیه را داشته باشید:

💡 اگر برای رسیدن به هدفی خیز برداشته‌ اید تا پنج ثانیه مهلت دارید به حرکت درآیید. در غیر اینصورت مغز شما آن ایده را نابود خواهد کرد.🤔🤔

منبع: کتاب قانون پنج ثانیه، اثر مل رابینز



@time_managers