⏰اصل پاره‌تو به زبان ساده!

قانون ۲۰/۸۰ به ما چه می‌گوید؟



💬حرف آخر را همین اول بشنوید، ۸۰ درصد نتایج و دستاوردهایمان ناشی از ۲۰ درصد تلاش‌های‌مان است!!!


⛄️در اوایل دهۀ ۱۹۰۰، ویلفرد پاره‌تو جامعه‌شناس ایتالیایی به این نتیجه رسید که «۸۰ درصد ثروت ایتالیا در مالکیت یا تحت کنترل ۲۰ درصد جمعیت آن کشور است»


👤چند دهۀ بعد جوزف جوران، مهندس و مشاور مدیریت رومانیایی ایدۀ پاره‌تو را به دل موضوعات مدیریتی آورد. جوران معتقد بود که:

۲۰ درصد از انرژی صرف شده در هر سیستم، ۸۰ درصد نتایج آن سیستم را رقم می‌زند

📌در نتیجه هستۀ مرکزی اصل پاره‌تو که جوران آن را در حوزۀ مدیریت گسترش داد چنین است که ما اگر بتوانیم در هر زمینه‌ای، کارهایی را که بیشترین تاثیر دارند پیدا کنیم، به حداکثر نتایج دست پیدا می‌کنیم.


🗒چه برای مدیریت یک تیم و چه مدیریت زندگی شخصی، یک لیست از تمامی کارهای‌تان درست کنید. سپس کارهای مهمتر و پراثرتر را از کارهای نامشخص یا کم‌اثرتر تفکیک و در نهایت برای موفقیت بیشتر بر روی فعالیت‌های مهمتر تمرکز کنید و وقت بیشتری بگذارید.


🔄البته به یاد داشته باشید اصل پاره‌تو به این معنا نیست که وقتی روی ۲۰ درصد کارها تمرکز میکنیم پس بقیه کارها را به دور بریزیم. هدف این اصل دادن ابزاری به ما برای مدیریت زمان و انرژی است.



@time_managers

⏰ سه لیستی که زندگی شما را دگرگون خواهد کرد:


🚩 لیست کارهایی که باید انجام دهید، بصورت روزانه، ماهیانه، فصلی و سالانه  (باید حتما حداقل یکی از این لیستها را داشته باشید):

شما لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید. این لیست هرچقدر جزئیات بیشتری شامل شود بهتر است.
برای مثال؛ لیست کارهایتان میتواند سالانه، ماهیانه، فصلی، روزانه باشد.
شما اگر بتوانید سه لیست کارهای سالانه، ماهیانه، روزانه تان را تهیه کنید، به تنهایی مسیر موفقیت تان را به وضوح برای خودتان مشخص خواهید کرد و دقیقا 50% مسیر رسیدن به اهدافتان را طی کردید.
برای مثال می توانید لیست روزانه تان را هرشب برای روز بعد بنویسید.

🚩 لیست کارهایی را که باید به دیگران محول کنید (لیست برون سپاری):

فقط به خاطر اینکه میتوانید کاری را انجام دهید، دلیل نمی شود که باید حتما انجامش دهید !
برایان تریسی سخنران و نویسنده کتاب پرفروش قورباغه را قورت بده میگوید “اگر کسی را پیدا کردید که حتی 51% از کارهایی را که شما در طول روز در محل کارتان انجام میدهید را میتواند انجام بدهد، کارهایتان را به او بسپارید!!”
زیاد کار کردن شما را موفق نمیکند. شما باید فکرتان آزاد باشد تا بر روی کارتان فکر کنید نه در کارتان.

🚩 لیستی از ویژگی هایی که میخواهید داشته باشید (لیست باید باشم)

یکی از تاثیرگذارترین زنان دنیا، اپرا وینفری ، می گوید “شما همانی خواهید بود که باور دارید خواهید شد.“
دکتر گایل ماتیو، پرفسور دانشگاه کالیفرنیا، در تحقیقات 20 ساله ای که بر روی دانش آموزان مدارس ابتدایی انجام داد به نتایج جالبی از اهمیت تعیین چشم انداز زندگی برای آینده رسید. در دوران ابتدایی از 100 دانش آموزش سوالاتی بر این مبنا پرسیده شد که چند نفر از آنها اهدافشان را مکتوب کرده اند؟، چند نفر هدف دارند و چند نفر هیچ هدفی ندارند؟
20 سال بعد، مجددا از وضعیت زندگی این 100 نفر اطلاعاتی جمع آوری کردند و مشخص شد 3% افرادی که اهدافشان را مکتوب کرده بودند، جزو مرفه ترین و پولدارترین خانواده های شهرشان شده بودند و به معنی واقعی کلمه موفقیت را در زندگیشان بدست آورده بودند.

شما نیز هر هدفی دارید، اعم از اینکه میخواهید به چه کسی بعد از چند سال تبدیل شوید و چه وضعیتی داشته باشید و ...  را در لیستی مکتوب کنید.

کافیست روزانه حداقل یکبار این 3 لیست را مرور کنید تا تاثیر شگفت انگیز آنرا به وضوح حس کنید!!


@time_managers

⏰کلید مدیریت زمان، «انتخاب درست اولویت های ما» است.


✅هر کاری که می کنیم و هر دقیقه ای که می گذرانیم انتخاب خود ماست.


✅پس به جای اینکه بگوییم برای بعضی کارها وقت نداریم، در واقع باید بگوییم این کار در اولویت من نیست.



@time_managers

⏰چه زمانی برای ایده پردازی بهترین زمان است؟


بیل گیتس : هر شب ظروف کثیف منزلم را می شورم و این کار را دوست دارم.


✅اما سوال اینجاست که مزایای شگفت انگیز این نوع فعالیت ها چیست که بیل گیتس نیز از آن لذت می برد.

✅مطالعات نشان داده اند که شستن ظرف ها استرس را کاهش می دهد و باعث افزایش خلاقیت نیز می شود. یک پژوهش در دانشگاه ایالتی فلوریدا نشان داد که تمرکز در هنگام ظرف شستن سطح استرس را کاهش می دهد. تمرکز در اینجا به مفهوم فکر کردن نیست، بلکه تمرکز بر روی تنفس، لامسه، بویایی و احساس در حین انجام وظیفه است. این تمرکز باعث افزایش جذب الهامات می شود یا به عبارتی دیگر این نوع تمرکز باعث تحریک مغز می شود.

✅مطالعه دیگری که توسط دانشگاه کالیفرنیا، سانتا باربارا، نشان داد که انجام کارهایی که نیاز به فعالیت ذهنی ندارند، به مغز امکان می دهد که راه حل های خلاقانه ای برای حل مسائل بیابد.

✅همچنین، طبق مطالعه ای که توسط دانشگاه مرکزی لنکشایر انجام شده است، افرادی که یک کار خسته کننده و بدون نیاز به فعالیت ذهنی را انجام می دهند، مانند کپی کردن شماره تماس ها از یک دایرکتوری تلفن، خیلی بیشتر قادر به تفکر خلاقانه هستند. فکر می کنید چه زمانی بهترین فرصت برای ایده پردازی است؟ آیا زمانی که پشت میز کار خود مشغول به کار هستید؟ یا آن زمانی که بدون نیاز به فکر کردن، دوش می گیرید و یا کارهای روزمره خانه را انجام می دهید؟

داستان ظرف شستن بیل گیتس نیز از همین جا نشات می گیرد.

😄 پس دفعه بعد که با سینکی پر از ظروف کثیف مواجه شدید، بدون معطلی دست به کار شوید و همه ظروف را بشورید! در این حین، خیلی از ایده های خلاقانه به سراغ شما خواهند آمد.




@time_managers

⏰۱۰ نکته برای ایجاد "خلاقیت در کار"



نوآوری نیروی حیاتی موفقیت یک شرکت در دنیای امروز است. در بسیاری از شرکت ها، نوآوری و دستیابی به ایده های برتر یک عنصر کلیدی به حساب می آید. این عنصر در همه ی شرکت ها دیده نمی‌شود. خلاقیت و نوآوری باعث موفقیت می شود در صورتیکه این خلاقیت در آن مجموعه پياده‌سازی بشود. پرورش خلاقیت در هر فردی به وی کمک کند تا از آن در زندگی و کار استفاده کند.

در اینجا ۱۰ استراتژی مهم را برای ایجاد خلاقیت در محیط‌های کاری گردآوری کرده است.

🚩 دریافت های بصری؛

صرف نظر از مسئولیت، نقش و کاری که انجام می‌دهید تجسم داده‌ها به شکل گیری ایده های جدید کمک می‌کند در واقع یک ابزار قدرتمند برای ایجاد خلاقیت دید وسیع و قدرت تجسم بالا است. 

🚩 فکر آزاد؛

برای ایجاد خلاقیت در قدم اول ذهن را آماده می‌کنیم، پس از آن باید ذهن شما بدون هیچ نگرانی یا استرسی از جملات منفی، عبارات منفی یا موانع فکری عبور کرده و عباراتی مثل "می‌توانم" و "می‌شود" را در ذهن پرورش دهد.

🚩 وارونه بنگرید؛

به جای اینکه یک کار را از اول به آخر نگاه کنید، از آخر به اول بنگرید. هیچ وقت نگویید "چطور" انجامش دهم، راهی که در ایجاد خلاقیت به کار میگیرید نباید با وجود موانع متوقف بشود.

🚩 بازی کنید؛

خلاقیت را در بازی کردن بیاموزید. در بازی ها می‌توانید به خلاقیت دست یابید؛ مثلا از کارمندان بخواهید در مورد موضوعات مختلف، نظرشان را روی یک تکه کاغذ بنویسند یا ایده های کاری شان را بنویسند، سپس یک کاغذ را به صورت تصادفی بردارید و آن ایده را پیاده سازی کنید.

🚩 همه چیز را یادداشت کنید؛

هیچ ایده ای دور از دسترس نیست. هر ایده ای در کار ارزشمند است، برای اینکه این ایده ها فراموش نشود باید با جزییات آنها را یادداشت کنید. یادداشت همین ایده ها منجر به شکل گیری ایده های بزرگتر می‌شود.

🚩 به خود استراحت ذهنی بدهید؛

خیلی از رهبرهای تجارت های بزرگ از رسانه ها و یا اینترنت استفاده می‌کنند، اما خیلی از آنها بر این باورند که ذهن نیاز به استراحت دارد و استفاده‌ی بیش از حد از رسانه ها منجر به آشفتگی ذهنی می‌شود. البته ذهن نباید همیشه در حالت استراحت قرار داشته باشد، چون ذهن حقیقتاً پویا است. آنچه که در اینجا مطرح است همان تمرکز برای شکل گیری ایده های بهتر کاری است.

🚩 ساعات خوشی و شادی را فراموش نکنید؛

برای اینکه خلاقیت بیشتری داشته باشید باید از ذهن خود کمک بگیرید. طبیعتاً یک ذهن پریشان و آشفته ایده های ندارد که در اختیار شما بگذارد. بنابراین سفر کنید و در سفر ذهن خود را خالی کنید تا ایده های جدید در آن شکل بگیرد.

🚩 فعالیت های فیزیکی؛

فعالیت های بدنی ذهن را باز می‌کند. به خصوص اگر شغل شما به گونه‌ای است که باید دائما در حالت نشسته و پشت سیستم های کامپیوتری باشید، باید حتما تحرک را از برنامه‌های روزانه خود حذف نکنید. فعالیت به خوب فکر کردن شما کمک می‌کند.

🚩 نقاط قوت را تقویت کنید؛

این یک تصور غلطی است که خلاقیت تنها متعلق به انسانهایی است که طبیعتاً هنرمند هستند. هر انسانی می‌تواند خلاق باشد به شرطی که ذهنی آماده داشته باشد. لازم نیست ایده های ما خیلی فوق العاده باشند. ایده های کوچک گام اول برای شکل گیری ایده های بزرگ هستند.

🚩🚩 کلمات را بیرون بریزید؛

ذهن، زمانی که آشفته است باید درمان شود و درمان آن سخن گفتن است. با بیرون ریختن کلمات از ذهن، آشفتگی را از خود دور کنید. حتی می‌توانید کلمات را بنویسید تا ذهن تان خالی شود و برای ایده های جدید فضای کافی به وجود بیاید.


@time_managers

⏰۱۲ اشتباه صبحگاهی که بهره‌وری‌ شما را پایین می‌آورد


🔸این‌که روز خود را چطور شروع کنید، تاثیر زیادی در بهره‌وری‌تان در طی روز دارد. شاید برخی روزها با تاخیر به سرکار برسید یا با حجم زیادی از ایمیل‌ها مواجه شوید. پس به سادگی از فضای کاری دور می‌شوید و حفظ تمرکز در ادامه روز مشکل می شود.

🔸در این مقاله قصد داریم ۱۰ اشتباهی که ممکن است در شروع روز کاری مرتکب شوید را معرفی کنیم.

▪️با تاخیر به سر کار می‌روید

تحقیقی در مجله‌ی «Huffington Post» منتشر شده که اعلام می‌کند: مدیران باور دارند کارمندانی که با تاخیر به سرکار می‌روند، وجدان کاری کمتری دارند. این کارمندان حتی اگر دیرتر از محل کار خارج شوند، بازهم تصور می‌شود بهره‌وری کمتری دارند. شاید این رویکرد خوشایند نباشد اما واقعیت دارد.

▪️یادتان می‌رود به همکاران‌تان سلام کنید

سلام و احوال‌پرسی با همکاران وقت زیادی از شما نمی‌گیرد، اما با این کار می‌توانید فضای شادی برای خود و اطرافیان‌تان ایجاد می کنید. اگر در ابتدای روز با سکوت، پشت میز کارتان بنشینید، در ادامه نزدیک شدن به همکاران‌تان سخت می‌شود.

▪️همان اول صبح به سراغ ایمیل‌ها می‌روید

وقتی پشت میز می‌نشینید، دلتان می‌خواهد ابتدا پیام‌های دریافتی را چک کنید. ۱۰ دقیقه ابتدای روز را به بررسی و اولویت‌بندی ایمیل‌ها اختصاص دهید. پاسخ به ایمیل‌ها می‌تواند در راستای انجام وظایف‌تان باشد، اما مشکل اینجاست که گاهی توجهی به اولویت کارها ندارید.
 
▪️در اول صبح به سراغ ساده‌ترین کارها می‌روید

تحقیقات نشان می‌دهد انرژی و قدرت اراده شما با گذشت روز تحلیل می‌رود. به همین خاطر، بهتر است کارهای مهم را سریع‌تر انجام دهید.

▪️هیچ برنامه کاری ندارید

قبل از تمرکز روی کار، باید بدانید چه روزی خواهید داشت؛ این یعنی اولویت‌های هر روز خود را یادداشت کرده و تقویم کاری خود را مدنظر بگیرید.

▪️چندین کار را هم‌زمان انجام می‌دهید

صبح‌ها انرژی زیادی دارید؛ طوری که فکر می‌کنید قادر هستید چندین کار هم‌زمان را انجام دهید. با این حال، تحقیقات نشان می‌دهد انجام هم‌زمان چند کار، به بهره‌وری و عملکرد شما آسیب می‌زند. پس بهتر است، ۱۰ دقیقه ابتدای روز را روی یک کار تمرکز کنید.

▪️مدام افکار منفی در سر می‌پرورانید

شاید در مسیر رفتن به سر کار با فردی جر و بحث کرده باشید یا اتفاق ناخوشایندی در خانواده‌تان افتاده باشد؛ در هر صورت نباید بگذارید این اتفاقات در انجام وظایف روزانه‌تان خللی به‌وجود آورد. با شروع روز، افکار منفی را در جعبه‌ای جداگانه قرار دهید و هر زمان نیاز شد این افکار را از درون جعبه بیرون بیاورید.

▪️جلسات کاری را صبح اول وقت برگزار می‌کنید

صبح زود را به انجام کارهایی اختصاص دهید که نیاز به تمرکز بیشتری دارند، مانند «نوشتن». اگر درباره زمان برگزاری جلسات اختیار دارید، بازه‌های زمانی کم انرژی مانند بعدازظهر را پیشنهاد دهید؛ مگر این‌که جلسه‌ی مهمی باشد و نیاز به انرژی ذهنی زیادی داشته باشید.

▪️برای تمام کارهایتان، برنامه‌ی بلندپروازانه دارید

دلیل اصلی به تعویق انداختن کارها ترس انجام دادن آن‌هاست. وقتی با کار بزرگی مواجه می‌شوید، می‌ترسید و به توانایی خود شک می‌کنید. برای این‌که مدام کارهایتان را به تعویق نیندازید، هر کار را به اجزای کوچکتری بشکنید. همیشه روی کاری تمرکز کنید که می‌توانید در بازه زمانی تعیین شده انجامش دهید.

▪️در معرض آفتاب قرار ندارید

نتیجه پژوهشی در سال 2014 منتشر شد که نشان می‌دهد: آفتاب گرفتن در شروع روز کاری می‌تواند باعث بهبود سلامت و روحیه کارمندان شود. همچنین، قرار گرفتن در معرض نور طبیعی و مصنوعی در ابتدای صبح، افسردگی، اختلالات خواب و آشفتگی را درمان می‌کند. پس صبح‌ها پرده‌ها را کمی کنار بزنید تا در تمام روز سرحال بمانید.


@time_managers

⏰زمان، کمیاب ترین منبع است و تا زمانی که آن مدیریت نشود، هیچ چیز دیگری را نمی توان مدیریت کرد.

پیتر دراکر



@time_managers

⏰یکی از راهبردهای مؤثر برای داشتن ذهنی آرام، تمرین «سکوت روزانه» است.



سعی کنید حداقل 15 دقیقه از روزتان را به سکوت اختصاص دهید. به خلوت ترین و ساکت ترین محل ممکن رفته و برای 15 دقیقه، آرام گوشه ای نشسته یا دراز بکشید. حتی کلمه ای حرف نزنید. هیچ مطلبی ننوشته و نخوانید. تا می توانید به چیزی هم فکر نکنید. در ذهن خود فقط سکوت را بپرورانید. این تمرین برای افزایش کارایی بسیار موثر است.

البته این کار در ابتدا بسیار سخت است، چون ذهن تمایل به درگیر شدن با افکار مختلف را دارد. اما با کمی تمرین در این کار تبحر پیدا خواهید کرد.

تحقیقات نشان می دهند وجود سروصدا در محل کار، محل خواب و زندگی به میزان قابل توجهی میزان کارایی را کم می کند.


@time_managers

⏰ چند پیشنهاد جهت کاهش حواس پرتی کارمندان و افزایش تمرکز



پژوهش ها نشان می دهد که در محیط کارمندان هر سه دقیقه یکبار حواسشان پرت می شود و تمرکزشان را از دست می دهند، خبر بد این است که 25 دقیقه طول می کشد تا به همان سطح تمرکز قبلی برگردید، برای آنهایی که کار فکری می کنند و نیاز به نوآوری دارند این یکی از مسائل جدی است. اما چند پیشنهاد خوب برای افزایش تمرکز ارائه شده است

🚩 بهترین زمان تمرکز را بیابید

گفته می شود برای بسیاری افراد از ساعت 10 صبح تا حدود 12 بهترین زمان تمرکز است و از 12 تا 4 هم که وضعیت خوب نیست، بهتر است کارها را به شکلی مدیریت کنیم که در زمان های مناسب انجام شوند.

🚩 به خودتان پاداش دهید

مغز شما به هر کاری که زیاد انجام دهید عادت می کند، اگر بارها و بارها ایمیل یا تلگرام را چک می کنید، ذهن تان به همان اندازه غیرمتمرکز تر می شود. با هدفگذاری و کنترل خود و استفاده از پاداش عادت ها را تغییر دهید.


🚩 چند کار را با هم انجام ندهید.


🚩جایی آرام و مخصوص تمرکز پیدا کنید

گفته می شود عرفای ایرانی هم چنین رسمی داشته اند. اگر جایی ندارید و مسئله حواس پرت کن شما اینترنت است، برنامه هایی برای مدیریت آن وجود دارند که می توانید استفاده کنید.


🚩 آدامس بجوید؛

کمی عجیب به نظر می رسد، ولی موثر است!




@time_managers

⏰اهمیت و فوریت



✅کارها از دو منظر «اهمیت» و «فوریت» بررسی می‌شوند. کاری که اهمیت و فوریت آن کم است، نیاز به مستندسازی ندارد چرا که کاری بیهوده است و نمی‌گذارد که درست سیستم سازی کنید. این کارها در سیستم شما مشکل ایجاد می‌کنند.

✅بر اساس اولویت، اول باید کاری را مستند کنید که اهمیت و فوریت آن زیاد است. سپس کاری که اهمیتش کم است ولی فوریت آن زیاد. در آخر نیز کاری که اهمیت آن زیاد ولی فوریت آن کم است.



@time_managers