👨‍💻Остаток по отпускам – серьезный риск, закрыть его лучше оперативно. Но важно определить – как именно.

Сотрудник редко ходит в отпуск и накопил много дней, хотя график подписывал. Компания планирует отправить его на 45 дней, чтобы снизить «хвост», но он, вероятно, не захочет и попросит перенести. Как быть?

По общему правилу переносить отдых можно лишь в исключительных случаях, и все равно использовать отпуск в течение 12 месяцев. При этом особый риск – не предоставлять отдых 2 года подряд. Даже если работник не хочет уходить, компанию ждут серьезные штрафы.

Выход один – настойчиво отправлять в отпуск. График отпусков является локальным актом и обязателен для соблюдения. Так что за нарушение можно даже применить взыскание. Поэтому уведомьте сотрудника за 2 недели и выплатите отпускные за 3 дня. Если эти условия не выполнить, он может и отказаться от отпуска.

💬Сейчас каждый вопрос трудовых отношений требует особого внимания. А это время и ресурсы. Но многие задачи в кадрах, зарплате и охране труда можно оптимизировать. Как это сделать?

Этот вопрос мы обсудили на деловом завтраке, на котором обсудили актуальные темы, кейсы и практику. Несколько тезисов с мероприятия:

⏺С учетом тренда на цифровизацию уже скоро все документы переведут в электронный вид. Но перед внедрением ЭДО оцените не только технический аспект, но и юридический, а также их корреляцию.

⏺Новые штрафы делают воинский учет одной из самых больших зон риска. Военкомат узнает о военнообязанных, даже если у вас нет воинского учета. Но чтобы избежать штрафов, лучше его внедрить прямо сейчас.

⏺С сотрудниками, которые уехали за рубеж и фактически на удаленке, надо выстроить взаимодействие, т.е. оформить дистанционный труд. Это позволит и контролировать работу, и наказывать за проступки.

⏺Правительство опубликовало график выходных в 2024 г.;

Добавлены дни отдыха на майские и новогодние праздники. В то же время выходные перенесли с суббот 27 апреля, 2 ноября и 28 декабря.
 
⏺Минпросвещения утвердило новый перечень должностей для профобучения;

26 августа вступит в силу новый список профессий, для которых необходимо спецобучение. В новом перечне более 51 00 должностей и специальностей, который сгруппированы по отраслям.
 
⏺Профсоюзы призвали отменить мораторий на плановые проверки.

Федерация независимых профсоюзов (ФНПР) призывает вернуть контроль соблюдения безопасных условий труда и отменить мораторий на плановые проверки. Призывы отменить мораторий звучат все чаще.

💬 Как оформить соглашение об увольнении, чтобы избежать суда?

Соглашение сторон еще недавно считалось самым демократичным способом увольнения. Трудовое право его не регулирует: о чем договорятся стороны, то и является обязательным. Но в последнее время работники все чаще оспаривают увольнение, а суды встают на их сторону. Что делать?

🔗 Прочитать статью

🧑‍💻 10 августа в нашем ТГ-канале мы рассказывали о машиночитаемой доверенности (МЧД) в электронном документообороте. Она станет обязательной с 1 сентября 2023 г.

Но законодатели дали возможность пока что использовать ЭЦП юрлица без доверенности. Подписи, оформленные не позднее 31 августа 2023 г., останутся действующими.
Как действовать?

⏺Если вы хотите далее использовать электронную подпись компании без МЧД, обратитесь в удостоверяющий центр до 1 сентября 2023 г. и оформите новый сертификат ЭЦП юрлица. Срок действия подписи – один год, и сотрудник сможет использовать ее как и ранее – до конца лета 2024 г.

⏺Не оформляйте сейчас новый сертификат ЭЦП юрлица. Текущую подпись сотрудник сможет использовать без МЧД до конца срока ее действия. Если ЭЦП оформлена в январе 2023 г., применять ее можно до января 2024 г. Затем сотруднику надо оформить квалифицированную ЭЦП уже на себя (как на физлицо), а руководитель должен выдать машиночитаемую доверенность.

Выбирайте удобный для вас вариант, а мы всегда готовы помочь вам при внедрении ЭДО.

📁 Пока не вступили в силу новые штрафы по воинскому учету. Один из них – актуален для компаний с филиалами по стране. Например, компания ведет учет только в главном офисе в Москве, но есть еще 20 подразделений офисов в регионах. Что делать с ними?

Законодательство обязывает вести воинский учет в отношении всех военнообязанных сотрудников, независимо от региона. С 1 октября 2023 г. невыполнение обязанности может привести к штрафу до 400 тыс. рублей. Однако нигде не уточняется место ведения учета для работников на местах: должен вести его центральный офис или сам филиал.

Таким образом, компания должна решить это сама. Поэтому две рекомендации:

✔️ Зафиксировать ваше решение локальным актом;

✔️Данные о работниках на местах лучше направлять в военкоматы по месту их жительства независимо от адреса регистрации компании.

💬 А любые вопросы по воинскому учету смело задавайте нам.

⏺Можно ли ограничить использование мобильных в рабочее время?

«Онлайнинспекция» ответила, что компания может ограничить использование телефонов по личным вопросам. Спецалисты Роструда считают, что для этого нужно издать соответствующий ЛНА.
 
⏺Минздрав утвердил новую дату перехода на электронные медкнижки.

Дата перехода установлена с 1 сентября 2024 г. До этого срока выдавать и вести медицинские книжки можно будет на бумажном носителе.
 
⏺ФНС предлагает отказаться от выдачи зарплаты наличными.

Ведомство предлагает отказаться от выдачи средств через кассу предприятия. Все выплаты по трудовым договорам и договорам ГПХ предлагают сделать безналичными.
 

📈 ТК РФ не уточняет, как проводить индексацию, и иногда сотрудники выражают недовольство тем, насколько подняли оклад.

❓ Компания провела ежегодную индексацию, и уведомила сотрудников. Через 3 недели один из работников написал HR, что зарплату нужно поднять не на 4%, а на уровень инфляции. Он не хочет подписать соглашение с новой зарплатой и грозит жалобой в ГИТ.

✅Конечно, лучше ответить сотруднику, но опираться надо на правила индексации в ваших документах. Коммерческие организации сами устанавливают ее порядок. Главное, четко прописать механизм, условия и ее размер в ЛНА, на это можно сослаться в ответе. И индексировать зарплату нужно всем сотрудникам, чтобы не было дискриминации. Это будут «железные» аргументы в случае конфликта. А вот оставлять старую зарплату, если работник не подписал «допник», рискованно. Индексация обязательна по закону, тем более, если указана в ЛНА. Лучше составить акт об отказе подписать соглашение, но зарплату проиндексировать.

💬 Можно ли ввести GPS-трекеры для разъездных работников без согласования?

Контроль удаленных сотрудников, особенно полевых, - непростая задача. Нередко люди говорят, что в аптеке были, встречу провели, а по факту – нет. Поэтому вводят GPS-трекеры: в планшеты, смартфоны, служебные авто. Законно ли вводить такой контроль?

Основные правила:

⏺ТК РФ не регулирует геолокацию, но говорит, что работодатель обязан вести учет отработанного времени;

⏺Суды считают, что вводить GPS-трекеры для контроля работы можно;

⏺Формально, указывать такой контроль в документах необязательно, но вы можете уточнить / создать ЛНА о геолокации, где пропишете, что и для чего вводите. Это обезопасит от доприсков, т.к. GPS могут связать с изменением условий труда и использованием персданных;

⏺Применяйте такой контроль к разъездным сотрудникам и только в рабочее время.

Да, геоконтроль предполагает сбор персданных. Лучше проверить документальный фонд, возможно, надо сделать отдельное согласие на обработку. Если вам нужна помощь с документами по этой теме, обращайтесь.

топ-3 новостей прошлой недели
 
⏺Категорию риска можно оспорить через Госуслуги;

На портале теперь можно подать заявление об изменении категории риска. Обжаловать решение можно в т.ч. как ИП и как юридическое лицо. Рассмотреть заявку должны в течение 5 дней.
 
⏺Госдума определила новые меры поддержки компаний, которые принимают молодежь;

Для организаций предлагают снизить налоги, снизит страховые взносы, установить льготы за наставничество, а также создать реестр добросовестных работодателей и освободить от части проверок.
 
⏺Страховой стаж можно считать по нескольким трудовым книжкам.

СФР отметил, что если сотрудник при приеме на работу принес две трудовые книжки, больничное пособие можно определять с учетом стажа по обеим из них. Ранее такое же мнение озвучил и Роструд.
 

❔ Можно ли лишить сотрудника премии за дисциплинарное взыскание?

В Трудовом кодексе РФ обозначены 3 вида дисциплинарных взысканий – замечание, выговор и увольнение. На практике нередко применяют еще одну меру – снижение или лишение премии за проступок. Законно ли это?

🔗 Прочитать статью

🧑‍💻 Работодатель обязан не только просто правильно хранить документы, в т.ч. копии личных документов, но и выдавать по заявлению сотрудника. А как быть с уже уволившимся работником?

Бывший сотрудник прислал заявление с просьбой направить ему заверенную копию трудового договора. Компания не нашла документ и не ответила. Сотрудник написал вновь, пригрозив пожаловаться в ГИТ и суд.

По закону компания обязана предоставить копии документов, связанных с работой. Сделать это надо в течение 3 дней со дня подачи заявления. Это касается и бывших сотрудников, причем они не обязаны объяснять причину запросу. Более того, если на экземпляре не будет подписи работодателя, это могут признать нарушением и наказать штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ. Кстати, такого же мнения придерживаются и суды.

❗С учетом рисков и наличия судебных дел лучше провести аудит договоров и проверить, все ли подписи на месте.

🏖️ «Хвосты отпусков» - большая зона риска. Но перерасход отпуск может вызвать еще большую «головную боль». Как минимум, финансовую. Как удержать у сотрудника средства, если он отгулял больше положенного?

Несколько основных правил:

⏺Нельзя удерживать неотработанные дни отпуска из зарплаты;

⏺Компания вправе удержать средства за перерасход дней за счет сумм, положенных при увольнении;

⏺Возможность удержания зависит от нескольких факторов, максимальная сумма – 20%.

В случае с действующим сотрудником можно предложить добровольно погасить долг и написать письменное поручение. А в идеале – составить и соблюдать график отпусков, чтобы таких ситуаций не возникало.

Если вам нужно с этим помощь, обращайтесь.

💬 Какие изменения в законодательстве надо учесть HR в сентябре? Рассказываем в нашем обзоре

Август прошел без масштабных изменений, но было немало точечных поправок. Несколько проектов могут стать законами уже в скором времени. А еще повод для размышлений даст судебная практика: мы собрали для вас 10 разных кейсов.

👨‍💻 Руководитель Отдела юридического консультирования BLS Алексей Иванов расскажет, что вы узнаете в нашем НR-обзоре по итогам августа.

⏺IT-специалистам до 30 лет предоставят отсрочку;

Президент РФ подписал Указ №660, который предоставил отсрочку от призыва на военную службу гражданам до 30 лет, работающим в IT-сфере.
 
⏺Минздрав предлагает вновь изменить правила медосмотров;

Ведомство собирается обновить правила предварительных и периодических медосмотров, их периодичность, виды работ для таких осмотров и противопоказания к работе (законопроект №139809).
 
⏺Генпрокуратура начала готовить план проверок на 2024 г.

Начались работы над планом проверок на 2024 г. Сначала оценят предложения о проверках в рамках видов госконтроля. С октября Прокуратура начнет готовить планы проверок остальных контролирующих органов.