🚀 Чек-лист: 5 шагов для снижения затрат на ИТ-поддержку

Как оптимизировать ИТ-расходы и повысить качество ИТ сервиса на примере ИТ поддержки? Ловите практичные советы!

1. Автоматизируйте и возьмите под контроль учет задач 🤖

Внедрите системы управления задачами (Jira, Битрикс) и процессы контроля решения задач
Пример: Еженедельные встречи ИТ и бизнеса с просмотром факта решённых за неделю задач и плана на следующую неделю на Kanban доске
Экономия: До 30% на ФОТ, поскольку не придется делать ненужные задачи, и бесконечно уточнять, что хотел бизнес. А еще ИТ будет в тонусе

2. Передайте на аутсорсинг часть функций 🛠

Отдайте на аутсорс техническую поддержку в удаленных локациях. Это позволит не держать в штате неполностью загруженных работой сотрудников.
Важно: Выбирайте проверенных подрядчиков с указанным SLA.
Экономия: Сокращение ФОТ ТП до 20–50%

3. Обновите устаревшее оборудование 💻

Старая техника = частые поломки, затраты на ремонт, мониторинг, обходные решения, нереализованные задачи и пр.
Экономия: Явная - на обслуживании и гарантии поставщика. Неявная - ваши сотрудники будут иметь больше инструментов для реализации ВАШИХ задач.

4. Обучите сотрудников базовым навыкам использования ИТ инструментов 🎓

Проведите тренинги "Как не сломать ПК за 5 минут", "Основы использования ИИ в повседневной работе"
Создайте базу знаний с инструкциями (Confluence, Google Docs), отладьте процессы передачи знаний внутри компании
Экономия: До 50% меньше обращений в техподдержку с задачами, которые сотрудники могли решить сами.

5. Внедрите мониторинг затрат 📊

Используйте инструменты аналитики (PowerBI, Tableau, дашборды в Jira) для аудита ИТ-расходов на решение задач поддержки в разрезе отделов-инициаторов задач, проанализируйте лидеров, выявите причины обращения в техподдержку и устраните их.
Экономия: До 15% бюджета на устранении причин возникновения инцидентов.

Вывод: Снижение затрат на ИТ-поддержку — это не про «резать бюджеты», а про умную и регулярную оптимизацию.
____________________________________________________________
#ИТ_лайфхаки #МСБ_экономия #чеклист

P.S. Нужна помощь во внедрении этих шагов? Пишите в личку — поможем! 💬
А вы уже пробовали что-то из списка? Делитесь в комментариях! 👇
🥰🥰🥰🥰🥰

Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS

Финансовые потери на ИТ. Сегодня поговорим о них.

Каждый человек хотя бы раз в жизни сталкивался с такой ситуацией, когда потратил деньги, приобрел себе какую-то вещь, услугу, ценность, но не получил от этого удовольствия, потому что понял после покупки, что переплатил, и мог купить дешевле. Я однажды так купил автомобиль в автосалоне, и потом месяц морально страдал от того, что мог купить его на 20% дешевле, если бы провел детальную аналитику рынка сам, а не обратился к "профессионалам". На корпоративном уровне подобные потери случаются регулярно. Однако, как и в случае с обычным человеком, о том, что потери случились компания может даже не узнать. В большинстве случаев так и бывает. Заметны обычно вопиющие потери, которые горят красными цифрами в финансовой отчетности. В области информационны технологий, в малом и среднем бизнесе, наибольшими обычно являются потери незаметные, которые даже часто потерями никто бы и не подумал называть.

Чтобы разобраться, как избежать переплат, нужно сначала понять, какие потери вообще бывают. Я говорю про ИТ отрасль малого и среднего бизнеса, опираясь исключительно на свой опыт и прожитые кейсы.

Напишите в комментариях, вы теряли деньги на ИТ, как вы можете назвать эти потери? Напишите в комментариях ✔️

А я в следующих постах классифицирую потери
Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS

✖️Виды потерь

Чтобы разобраться, как избежать переплат, нужно сначала понять, какие потери вообще бывают. Я говорю про ИТ отрасль малого и среднего бизнеса, опираясь исключительно на свой опыт и прожитые кейсы.

Потери могут быть:

▶️Прямые, заметные, легко подсчитать

Например, сделали какой-то ИТ проект, а он по разным причинам оказался не нужен компании, или не дает тех результатов, которые от него ожидались. В этом случае все затраты на проект оказались потерями, легко посчитать.
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

↖️Прямые, заметные, сложно подсчитать

Например, реализуем какой-то ИТ проект, и в процессе реализации понимаем, что выходим за рамки сроков и бюджетов, которые заранее спланировали. Но мы не можем остановить проект, потому что нам нужны его результаты и принимаем решение продолжать вкладывать деньги и ресурсы в проект.
Часто бывает, что реальные затраты на проект и его реальные сроки реализации могут превышать плановые в разы или на порядок. В этот же пункт можно добавить активности/проекты, в которые вошли без изначального плана, по разным причинам. Обычно самая частая причина - "сейчас мы быстренько запилим этот простой функционал".
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

▶️Прямые, незаметные, сложно подсчитать

Тут наиболее яркий пример - сравнение между собой двух подрядчиков. Представьте, что вы проводите тендер и хотите сравнить между собой двух подрядчиков по стоимости их услуг. Какой показатель вы будете изучать? Скорее всего стоимость человеко-часа. Но брать в расчет только стоимость часа без учета качества этой работы абсолютно неверно. Программист, который будет стоить вам по 5 т.р. за час может быть в три раза производительнее, чем другой по 4 т.р. за час и сгенерирует вам меньше технического долга. Я не говорю, что всегда так будет, я говорю, что это возможно и надо оценивать оба этих показателя как минимум. Ближайшая аналогия - пытаться оценить финансовое состояние компании только на основании ее отчета Cash Flow, не глядя в бюджет и бухгалтерский баланс. Проблема для компании состоит в том, что стоимости часа сравнивать легко, а производительность почти невозможно, пока не поработаешь. Или нужна чья-то рекомендация. Поэтому платя по 4 т.р. за час, компания незаметно для себя переплачивает, причем сколько именно она переплатила, посчитать очень сложно.
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

В следующих публикациях поговорим о косвенных потерях, пишите в комментариях, если хотите что-то добавить⏬⏬⏬⏬

Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS

Продолжим о потерях:

▶️Косвенные, заметные, сложно посчитать

Например, вы наняли классных разработчиков по оптимальной стоимости и поставили им задачу - реализовать проект по разработке некоего ИТ функционала для увеличения продаж. Заказчиком проекта назначили Руководителя розничной сети и ему же вменили в обязанность написать ТЗ. Руководитель розницы взял дело в свои руки, сформировал ТЗ, отруководил командой по его реализации и отчитался за реализацию проекта в срок или почти в срок. Однако данные показали, что желаемое увеличение прибыли в результате достигнуто не было. Можно ли считать это потерями? Это был плохой план или проект был реализован некачественно? Вы начинаете разбираться, и вдруг оказывается, что руководитель в процессе реализации проекта принял ряд решений, которые находились за рамками его компетенций, тем самым ухудшив качество ИТ решения. Из-за отсутствия опыта управления он не сформировал нужные точки и показатели для оценки качества проекта, поэтому не смог достоверно оценить в ходе проект его результаты и в итоге был под давлением ответственности, поэтому очень хотел завершить проект в срок хотя бы как-нибудь, сформировав для компании огромный технический долг на будущее.

Скажете - сказочка? нифига, сплошь и рядом, постоянно встречаю такой тип потерь. У нас "аджайл", скажете вы? Отвечу, что за "аджайлом" в МСБ обычно и прячут неумение сформулировать задачу и спроектировать хорошее решение, поэтому реализация задач идет просто потоком вперемешку без форматирования на периоды, результаты, ресурсы. А самым обычным запросом к руководителю является - "нам не хватает рабочих рук, нам нужно взять в штат еще парочку программистов".

Без серьезного аудита и сверки метода решения задач с потребностями бизнеса понять, сколько вы теряете в момент почти невозможно. И абсолютно невозможно оценить, сколько мин замедленного действия вам будет заложено на будущее.
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS