🚀 Чек-лист: 5 шагов для снижения затрат на ИТ-поддержку

Как оптимизировать ИТ-расходы и повысить качество ИТ сервиса на примере ИТ поддержки? Ловите практичные советы!

1. Автоматизируйте и возьмите под контроль учет задач 🤖

Внедрите системы управления задачами (Jira, Битрикс) и процессы контроля решения задач
Пример: Еженедельные встречи ИТ и бизнеса с просмотром факта решённых за неделю задач и плана на следующую неделю на Kanban доске
Экономия: До 30% на ФОТ, поскольку не придется делать ненужные задачи, и бесконечно уточнять, что хотел бизнес. А еще ИТ будет в тонусе

2. Передайте на аутсорсинг часть функций 🛠

Отдайте на аутсорс техническую поддержку в удаленных локациях. Это позволит не держать в штате неполностью загруженных работой сотрудников.
Важно: Выбирайте проверенных подрядчиков с указанным SLA.
Экономия: Сокращение ФОТ ТП до 20–50%

3. Обновите устаревшее оборудование 💻

Старая техника = частые поломки, затраты на ремонт, мониторинг, обходные решения, нереализованные задачи и пр.
Экономия: Явная - на обслуживании и гарантии поставщика. Неявная - ваши сотрудники будут иметь больше инструментов для реализации ВАШИХ задач.

4. Обучите сотрудников базовым навыкам использования ИТ инструментов 🎓

Проведите тренинги "Как не сломать ПК за 5 минут", "Основы использования ИИ в повседневной работе"
Создайте базу знаний с инструкциями (Confluence, Google Docs), отладьте процессы передачи знаний внутри компании
Экономия: До 50% меньше обращений в техподдержку с задачами, которые сотрудники могли решить сами.

5. Внедрите мониторинг затрат 📊

Используйте инструменты аналитики (PowerBI, Tableau, дашборды в Jira) для аудита ИТ-расходов на решение задач поддержки в разрезе отделов-инициаторов задач, проанализируйте лидеров, выявите причины обращения в техподдержку и устраните их.
Экономия: До 15% бюджета на устранении причин возникновения инцидентов.

Вывод: Снижение затрат на ИТ-поддержку — это не про «резать бюджеты», а про умную и регулярную оптимизацию.
____________________________________________________________
#ИТ_лайфхаки #МСБ_экономия #чеклист

P.S. Нужна помощь во внедрении этих шагов? Пишите в личку — поможем! 💬
А вы уже пробовали что-то из списка? Делитесь в комментариях! 👇
🥰🥰🥰🥰🥰

Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS

Финансовые потери на ИТ. Сегодня поговорим о них.

Каждый человек хотя бы раз в жизни сталкивался с такой ситуацией, когда потратил деньги, приобрел себе какую-то вещь, услугу, ценность, но не получил от этого удовольствия, потому что понял после покупки, что переплатил, и мог купить дешевле. Я однажды так купил автомобиль в автосалоне, и потом месяц морально страдал от того, что мог купить его на 20% дешевле, если бы провел детальную аналитику рынка сам, а не обратился к "профессионалам". На корпоративном уровне подобные потери случаются регулярно. Однако, как и в случае с обычным человеком, о том, что потери случились компания может даже не узнать. В большинстве случаев так и бывает. Заметны обычно вопиющие потери, которые горят красными цифрами в финансовой отчетности. В области информационны технологий, в малом и среднем бизнесе, наибольшими обычно являются потери незаметные, которые даже часто потерями никто бы и не подумал называть.

Чтобы разобраться, как избежать переплат, нужно сначала понять, какие потери вообще бывают. Я говорю про ИТ отрасль малого и среднего бизнеса, опираясь исключительно на свой опыт и прожитые кейсы.

Напишите в комментариях, вы теряли деньги на ИТ, как вы можете назвать эти потери? Напишите в комментариях ✔️

А я в следующих постах классифицирую потери
Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS

✖️Виды потерь

Чтобы разобраться, как избежать переплат, нужно сначала понять, какие потери вообще бывают. Я говорю про ИТ отрасль малого и среднего бизнеса, опираясь исключительно на свой опыт и прожитые кейсы.

Потери могут быть:

▶️Прямые, заметные, легко подсчитать

Например, сделали какой-то ИТ проект, а он по разным причинам оказался не нужен компании, или не дает тех результатов, которые от него ожидались. В этом случае все затраты на проект оказались потерями, легко посчитать.
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

↖️Прямые, заметные, сложно подсчитать

Например, реализуем какой-то ИТ проект, и в процессе реализации понимаем, что выходим за рамки сроков и бюджетов, которые заранее спланировали. Но мы не можем остановить проект, потому что нам нужны его результаты и принимаем решение продолжать вкладывать деньги и ресурсы в проект.
Часто бывает, что реальные затраты на проект и его реальные сроки реализации могут превышать плановые в разы или на порядок. В этот же пункт можно добавить активности/проекты, в которые вошли без изначального плана, по разным причинам. Обычно самая частая причина - "сейчас мы быстренько запилим этот простой функционал".
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

▶️Прямые, незаметные, сложно подсчитать

Тут наиболее яркий пример - сравнение между собой двух подрядчиков. Представьте, что вы проводите тендер и хотите сравнить между собой двух подрядчиков по стоимости их услуг. Какой показатель вы будете изучать? Скорее всего стоимость человеко-часа. Но брать в расчет только стоимость часа без учета качества этой работы абсолютно неверно. Программист, который будет стоить вам по 5 т.р. за час может быть в три раза производительнее, чем другой по 4 т.р. за час и сгенерирует вам меньше технического долга. Я не говорю, что всегда так будет, я говорю, что это возможно и надо оценивать оба этих показателя как минимум. Ближайшая аналогия - пытаться оценить финансовое состояние компании только на основании ее отчета Cash Flow, не глядя в бюджет и бухгалтерский баланс. Проблема для компании состоит в том, что стоимости часа сравнивать легко, а производительность почти невозможно, пока не поработаешь. Или нужна чья-то рекомендация. Поэтому платя по 4 т.р. за час, компания незаметно для себя переплачивает, причем сколько именно она переплатила, посчитать очень сложно.
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

В следующих публикациях поговорим о косвенных потерях, пишите в комментариях, если хотите что-то добавить⏬⏬⏬⏬

Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS

Продолжим о потерях:

▶️Косвенные, заметные, сложно посчитать

Например, вы наняли классных разработчиков по оптимальной стоимости и поставили им задачу - реализовать проект по разработке некоего ИТ функционала для увеличения продаж. Заказчиком проекта назначили Руководителя розничной сети и ему же вменили в обязанность написать ТЗ. Руководитель розницы взял дело в свои руки, сформировал ТЗ, отруководил командой по его реализации и отчитался за реализацию проекта в срок или почти в срок. Однако данные показали, что желаемое увеличение прибыли в результате достигнуто не было. Можно ли считать это потерями? Это был плохой план или проект был реализован некачественно? Вы начинаете разбираться, и вдруг оказывается, что руководитель в процессе реализации проекта принял ряд решений, которые находились за рамками его компетенций, тем самым ухудшив качество ИТ решения. Из-за отсутствия опыта управления он не сформировал нужные точки и показатели для оценки качества проекта, поэтому не смог достоверно оценить в ходе проект его результаты и в итоге был под давлением ответственности, поэтому очень хотел завершить проект в срок хотя бы как-нибудь, сформировав для компании огромный технический долг на будущее.

Скажете - сказочка? нифига, сплошь и рядом, постоянно встречаю такой тип потерь. У нас "аджайл", скажете вы? Отвечу, что за "аджайлом" в МСБ обычно и прячут неумение сформулировать задачу и спроектировать хорошее решение, поэтому реализация задач идет просто потоком вперемешку без форматирования на периоды, результаты, ресурсы. А самым обычным запросом к руководителю является - "нам не хватает рабочих рук, нам нужно взять в штат еще парочку программистов".

Без серьезного аудита и сверки метода решения задач с потребностями бизнеса понять, сколько вы теряете в момент почти невозможно. И абсолютно невозможно оценить, сколько мин замедленного действия вам будет заложено на будущее.
🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥🫥

Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS

В продолжении постов о потерях, разберем каждый вид потерь более подробно с точки зрения действий, направленных на исключение таких потерь и выхода из сложившейся ситуации.

Прямые, заметные, легко посчитать

По моей личной оценке, от 20-30% трудозатрат в МСБ регулярно уходит на реализацию ненужных проектов. Причем, руководство компании не всегда знает, что его ИТ команда реализует ненужные проекты, ибо это скрывается или без компетентного мнения неочевидно. Причины таких решений могут быть разными, но чаще всего это:

➡️Бросились решать локальную проблему вместо того, чтобы немного подумать и оценить задачу комплексно

➡️Ввязались в реализацию не представив конечной точки и ожидаемых результатов "на энтузиазме"

➡️Сотрудникам ИТ, ответственным за реализацию не хватило компетенций оценить сложность задачи и текущую и целевую архитектуру проекта

➡️Заказчикам не хватило масштаба мышления для постановки задачи на более стратегическом уровне, а хватило только описать боли, которые нужно срочно решить, чтобы их не поругало их руководство

➡️Бросились решать следствие, а не причину
Из-за нехватки компетенций использовали для решения задачи неподходящие ИТ системы и сервисы

Все это можно описать словами "плохо подумали в начале" и чаще всего не исправились и потом, когда столкнулись с проблемами.

Как же не допустить такого развития событий?

Как это ни банально, но совета всего два:

✅Держать в фокусе результат задачи и критерии его достижения, а каждую подзадачу проверять на то, приближает ли она нас к результату

✅Иметь в распоряжении компетентную команду, которая будет приближать вас к решению, а не отдалять от него (под компетенциями понимается как наличии всех необходимых навыков, так и уровень владения этими навыками)

Все это вам сможет обеспечить квалифицированный ИТ директор, собрав вам хорошую команду и выстроив процессы, которые помогут избежать этого типа проблем.

Если хотите, чтобы я более подробно раскрыл этот пункт, задайте вопросы в комментариях, иначе тут можно целую книгу написать только по этой тематике.

Афанасьев PRO Цифровизацию | CIOaaS