Привет!

Давайте знакомиться. Меня зовут Катя Герт. Я ведущий аналитик и ресурсный менеджер в Крок.

Я работаю аналитиком уже 12 лет. За это время приняла участие в большом количестве проектов. Но в основном все они относились к одному из следующих направлений:
• Системы электронного документооборота;
• Интеграционные проекты;
• Судебно-арбитражное делопроизводство.

Еще у меня есть муж, двое детей и кот с кошкой.

Очень люблю рисовать. Творчество - это мое топливо. Оно дает мне вдохновение для решения сложных задач и поддерживает в трудные моменты.

Здесь я хочу делиться заметками о работе аналитика и разными полезностями. А еще своими рисунками.

Кто такой ресурсный менеджер?

В нашей компании матричная структура. Точнее так есть несколько направлений. Например, мое - «Управление контентом и документооборот». А внутри направлений матричная структура.

Это означает, что у сотрудника будет условно два «руководителя»: ресурсный менеджер и менеджер по разработке.

Возьмем, например, аналитика. Менеджер по разработке будет ставить ему задачи в рамках проекта.

Ресурсный менеджер будет отвечать за все остальное:
1. Найм и увольнение,
2. Зарплата, премии,
3. Профессиональный рост.

Ресурсный менеджер - это играющий тренер. Например, я ведущий аналитик. Это означает, что примерно 50% времени я трачу на работу в проекте и 50% времени я занимаюсь задачами ресурсного менеджера.

Что входит в эти задачи? Условно их можно разбить на такие группы.

👩👨Про людей. Я отвечаю за то, чтобы обеспечить максимум возможностей для профессионального роста аналитиков в моей группе. Регулярно встречаюсь с каждым аналитиком и узнаю цели на ближайшие полгода - год, отвечают ли задачи в проекте этим целям, есть ли какие-то трудности в работе. Оказываю максимум поддержки и заботы.

💡👨🏼‍💻Про проекты. Веду ресурсный план - список проектов и аналитиков, которые в них участвуют. Подбираю аналитиков в проектные команды из своей группы или ищу новых через найм. Доношу обратную связь от менеджеров и проектной команды по результатам работы.

💰Про деньги. Я рассчитываю бюджет для своей группы на весь год: зарплаты, премии, бюджет на обучение. Я же отвечаю за попадание в бюджет. Это одна из метрик моей работы.

Это если коротко про основные задачи ресурсного менеджера.

18 мая буду рассказывать на TeamLeadConf о том, как поставить процесс адаптации новичков на поток.

Ключевую роль в этом процессе играет наставник. Наставник есть у каждого новичка. Обычно это ведущий или старший аналитик.

Задачи наставника:
☝️Отвечать на вопросы и делиться практическим опытом. На примерах наставник рассказывает, как теория проектирования систем выглядит на практике.

💡Давать практические задания и разбирать ошибки. Новичок делает задание, например, описывает требования к бизнес-процессу из учебного примера. Наставник разбирает допущенные ошибки. Здесь важно не давать правильные ответы, а объяснять, почему и что нужно исправить.

Сегодня хочу рассказать про технику визуализации ТЗ, которая меня выручила на одном проекте.

Сначала немного контекста. Я подключилась в проект, где нужно было очень быстро погрузиться в ТЗ, которое писал мой коллега и который принял решение покинуть нашу компанию. Реализация требований, описанных в ТЗ уже шла полным ходом. Моя задача была подхватить задачи по сопровождению разработки и тестирования - отвечать на вопросы, что-то описывать более детально. И конечно мне же нужно было демонстрировать решение нашему заказчику.

На погружение времени было немного, учитывая, что параллельно на том же этапе у меня было еще несколько проектов.

Решила попробовать визуализировать ТЗ в виде небольших рисунков и ключевых цитат-заметок. Начала с терминов, затем основные блоки функций. Закончила списком документации, которую нужно было предоставить в финале. И так за 1 рабочий день разложила все ТЗ. Небольшие рисунки помогли создать яркий образ в голове.

17 и 18 мая прошла конференция TeamLeadConf. Для меня самым ожидаемым выступлением был мастер-класс Александра Орлова «5 точек управления командой».

В нем основное внимание было уделено теме «пороков» команды, которые описал Патрик Ленсиони:
1. Недоверие,
2. Боязнь конфликта,
3. Безответственность,
4. Нетребовательность,
5. Безразличие к результатам.

На примере кейса «5 проблем Екатерины» разобрали как можно бороться с этими «пороками».

Что можно почитать на эту тему:
📚 Патрик Ленсиони «5 пороков команды»
📚Антон Макаренко «Педагогическая поэма»

Знакомьтесь — это моя новая героиня 🦸🏻‍♀️презентации на тему «Ресурсный менеджер - кто он такой?». Вы сможете с ней познакомиться на Летнем аналитическом фестивале 18 июня 🌳🌲👀

Что делать, если ваш коллега покинул команду, а вам нужно отвечать на вопросы разработки, проводить демонстрации для заказчика?

Самое неприятное в этой ситуации — потеря контекста. Этот контекст создают встречи с заказчиком, переписка, нормативные документы и регламенты, которые аналитик изучает, работа с замечаниями от заказчика. 

Аналитику, погруженному в контекст создания решения, легче объяснить, почему нужно сделать именно так. Он может отделить ошибки в требованиях от новых пожеланий заказчика.

Аналитику, не погружённому в контекст, сделать тоже самое гораздо сложнее.

Но кое-что все таки можно сделать:
1. Встретиться с «бывшим» коллегой и вытащить из него максимум информации о статусе проекта, задачах, договоренностях и сложностях.
2. Изучить артефакты, которые есть в проекте: документы с требованиями, задачи в работе у аналитика, список заинтересованных лиц и т.п.

Больше деталей в моей статье про bus-фактор в работе аналитика: https://habr.com/ru/company/croc/blog/565774

Выступила на ЛАФ 🎤 с докладом о работе ресурсного менеджера. Спасибо слушателям ❤️ за интересные вопросы и атмосферу во время выступления 🌟
Ловите слайды к моему докладу.

Навык конструктивной обратной связи важен для любого. Совсем не важно кем ты работаешь, но столкновение разных точек зрения: твоей и чьей-то ещё - неизбежно.

Если хотите, чтобы собеседник слышал и принимал вашу точку зрения, то рекомендую изучить книгу Александра Орлова «Джедайские техники конструктивного общения». Книга содержит простой алгоритм, как подготовиться к беседе и как ее вести. Все разобрано на примерах.

От меня визуальные заметки по этой книге вам в помощь.

По мотивам лекции Максима Дорофеева с TeamLead Conf 2022 мои заметки о корнях прокрастинации, что с этим делать и при чем тут кальсоногномизм 🩲🤔💰

Всем, привет. Сегодня продолжаю развивать тему «Ресурсный менеджер - кто он такой?» на конференции Analyst days.

А завтра в 10.00 на баркэмпе буду проводить мастер-класс о том как просто говорить на сложные темы со своим руководителем/ сотрудником. Ну так, чтобы обеим сторонам было комфортно.

Покажу шаблон, который можно использовать и для подготовки и для проведения такой встречи.

👥 Мониторинг - это большая встреча (на ~1,5 часа) сотрудника, например аналитика, и его руководителя, на которой подводятся итоги полугодия.

🎯 Цель встречи - оценить результат работы, наметить точки роста, сформировать план профессионального развития на следующий год/ полгода.

📄 Шаблон для подготовки ко встрече по итогам полугодия (мониторингу) включает в себя:
1. План встречи,
2. Итоги полугодия глазами сотрудника,
3. Обратная связь от команды,
4. План на следующее полугодие.

☝️ Стоит применять:
1. Если вы готовитесь ко встрече в роли руководителя/ сотрудника.
2. Если проводите встречу в формате онлайн.

Если вы тимлид/ ведущий аналитик, то хотя бы однажды вы ставили задачу «напиши требования к функции Z», а в результате получали Y? Может быть бывало и такое, что исполнитель сроки срывал, а вы узнавали об этом за 2 дня до того, как надо документ передавать в разработку?

Если вы исполнитель, то хотя бы однажды вы находили в рабочей почте письмо «займись этой задачей в фоновом режиме», а потом вдруг выяснялось, что у «фоновой задачи» есть и срок, и еще много дополнительных требований?

Работая в команде каждый из нас выступает или исполнителем каких-либо задач, или тем, кто эти задачи ставит и контролирует.

Если вы думаете, что знания о том как ставить задачи нужны только менеджерам, тимлидам или ведущим специалистам, то вы ошибаетесь. Знать об этом должны и другие участники команды, которые выступают исполнителями задач.

Исполнитель должен понимать, содержит ли постановка задачи все, что нужно для ее выполнения. Тогда можно в самом начале вовремя задать вопросы и получить недостающую информацию.

В процессе 🗣 делегирования и 📚детализации постановки задач тимлид должен иметь в виду:
1️⃣Был ли у исполнителя и тимлида успешный опыт совместной работы над подобными задачами ранее.
2️⃣Опыт исполнителя в решении подобных задач ранее, в других командах.

🦾Возможно, вы уже год как работаете вместе над развитием функциональности одной системы. И вам достаточно будет только такой постановки задачи: «Написать требования вот на эту функцию для бухгалтеров. Выпускаем в релизе 25 декабря.» А исполнитель 🦸🏻‍♀️ уже знает, в каком шаблоне готовить требования, с кем из бухгалтерии надо согласовать, какие ограничения надо учесть, когда надо требования передать разработчикам.

📝Для новичка в команде, который будет делать у вас в проекте эту задачу впервые, вам надо будет написать более подробную постановку по той же самой функции. Приложить к постановке ссылки на шаблоны документов, контакты бухгалтера. Обозначить сроки, когда надо передать результат разработчикам. 🤯 И отдельно еще раз устно все обсудить.

Завершающий в этой серии пост про «уровни делегирования».

На всякий случай напомню ☝️

👑📜Делегирование — это передача полномочий для выполнения задачи, которых раньше не было у исполнителя.

📜Постановка задачи — это только часть процесса делегирования, которая включает описание того, что нужно сделать. Поставить задачу можно в рамках полномочий исполнителя и тогда делегирование не потребуется.

Всего условно выделяют 7 уровней делегирования, подробнее про каждый ниже 👇

Уровни делегирования:

👶🏻 👑 Делай как я тебе сказал
Тимлид выдает инструкции, что и как надо сделать. Исполнитель только следует инструкции.

🔍👶🏻Исследуй и я скажу как делать
Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче. Тимлид принимает решение о том, как задачу делать на основе материалов, представленных исполнителем.
Исполнитель получает небольшую степень свободы в части сбора материала, но у него все еще не достаточно навыков или знаний для самостоятельной проработки решения, поэтому при выполнении задачи он следует инструкциям тимлида.

🔍👯Исследуй и вместе решим
Исполнитель исследует и собирает материал, необходимый для принятия решения по задаче. Исполнитель может предложить свои варианты. На этом уровне у исполнителя может не хватает знаний и навыков, чтобы верно обосновать свой выбор решения.
Тимлид и исполнитель обсуждают варианты решения задачи, вместе выбирают тот, который будет использоваться. Задача тимлида в процессе совместного обсуждения научить исполнителя аргументировать выбор решения и сравнивать разные варианты между собой.
Исполнитель делает задачу в соответствии с выбранным вариантом решения.

🕵🏻‍♂️☝️Исследуй, анализируй, предложи и я решу
Исполнитель исследует и собирает материал по задаче. Исполнитель анализирует собранный материал и предлагает варианты решения. На этом уровне исполнитель уже должен уметь сравнивать варианты решения между собой и выбирать тот вариант, который является оптимальным.
Тимлид контролирует выбор исполнителя, ответственность за выбранный способ решения все еще принадлежит ему.
Исполнитель выполняет задачу по выбранному варианту решения.

🕵🏻‍♂️👀 Исследуй, анализируй, реши сам
Исполнитель сам выполняет путь от сбора материала до выбора варианта решения. Исполнитель информирует тимлида о выбранном варианте решения до того, как приступает к работе.
Тимлид уже не несет ответственность за выбранный исполнителем вариант решения, но все еще может скорректировать выбранный вариант при необходимости.
Исполнитель выполняет задачу.

👨🏻‍💼ℹ️ Сделай и проинформируй
Исполнитель сам выбирает решение для задачи и выполняет его.
Исполнитель информирует тимлида о результатах выполнения задачи.

👨🏼‍🦳🦾 Делай сам.
Исполнитель полностью самостоятельно решает поставленную задачу. Тимлид не контролирует исполнителя.

Это был мой эксперимент 👩‍🔬, когда я делала серию постов по одному конспекту с визуальными заметками. Собственно вот ☝️. Надеюсь вам понравилось.

Если да, то вот ещё 📚 серия статей на моем стареньком блоге про постановку задач, делегирование и контроль:

1️⃣ Постановка задач и делегирование:
https://egert.ru/task-and-delegation/
2️⃣ Про уровни делегирования: https://egert.ru/task-and-delegation-part2/
3️⃣ Про типы контроля выполнения задач: https://egert.ru/task-and-delegation-part3/

🎯Свою неделю я обычно начинаю с планирования - приоритеты на неделю, ключевые задачи и даты, мероприятия.

Например, на этой неделе я буду готовится к открытым мероприятиям в рамках Лиги игр аналитиков:

🎨🕵️ 5 апреля среда с 19:00 до 21:30 буду вести мастер-класс для руководителей "Техники визуализации для развернутой обратной связи". Звучит страшно, но будет весело - на кейса разберём шаблон для проведения встречи с сотрудником.

🚀👨‍🚀 8 апреля суббота с 12:00 до 19:00 игра "Работа с заинтересованными лицами в условиях полной невесомости" для аналитиков, которым интересно отточить мастерство работы с разными типами заказчиков на практике.

И это не все, заходите по ссылке и смотрите все расписание.

Все мероприятия бесплатные и очные, но нужна запись. Количество мест ограничено.

📍Локация: офис Крок, Волочаевская 5к1, Москва