Как определить, что стоит хранить в базе знаний, а что нет. Третья часть специальной рубрики от Марии Мариничевой

Когда вы создаете базу знаний, неизбежен вопрос: а что же в ней сохранять. Если все-все-все, то как сохранить базу знаний актуальной и полезной и не превратить ее в файловую помойку? Если избирательно, то как понять, что именно?

Может ли быть правильный ответ, когда у каждого бизнеса свои темы, стратегия, тактика, задачи и документы?

Чтобы не превратить базу знаний в свалку, можно посмотреть на задачу с разных ракурсов и задать себе несколько вопросов. Ответы помогут найти верное решение именно для вашей базы знаний.

📝 Используйте такой чек-лист:

🔴С какой целью мы создаем базу знаний? Какие бизнес-процессы и проекты мы хотим упростить и улучшить? Если цель — быстрое обучение новичков, то в базе знаний сохраним все, что нужно знать новичкам. Если мы хотим ускорить проекты, то собираем все проектные материалы. А чтобы не наступать на грабли и не повторять ошибки, добавляем в базу знаний уроки проектов, результаты пост-мортум. Примеры целей базы знаний смотрите здесь

🔴Кто создатели и потребители информации базы знаний? Иногда, и даже часто, это одни и те же люди. Спросите потребителей — какая информация им нужна, чтобы выполнять свою работу? Например, для внутренних тренеров корпоративного Университета в телеком-компании важны все материалы учебных программ, методички, FAQs, черно-белая книга провайдеров обучения, опыт коллег с их контактами, новости Университета. А продавцы хотят Большую Книгу Продаж, в которой есть инструкции, примеры, лайфхаки и фишки по каждому этапу продаж.

🔴Еще один источник важной информации — стейкхолдеры, владельцы базы знаний и ее главные заинтересованные лица. Что они думают о содержании базы знаний? Какая информация нужна для выполнения регулярных стратегических задач? Для брокеров логистической компании это актуальные правовые нормы и пошлины на товары, новые таможенные правила и распоряжения. А для нашей команды — актуальные описания уже созданных воркшопов и практикумов, шаблоны для чек-листов, пошаговых инструкций, тестов, афиш, материалы и уроки прошлых проектов с наработками участников, результаты исследований с шаблонами для анализа результатов.

Как создать такой контент, чтобы база знаний помогала выполнять работу максимально качественно? Об этом читайте в следующей публикации.

✋ Предыдущие посты по теме можно найти здесь #базазнанийTLConf

Как определить, что сохранять в базе знаний, чтобы выполнять работу качественно? Поможет разобраться четвертая часть рубрики #базазнанийTLConf, с материалом для которой нам помогает Мария Мариничева 🖐️

Если сохранять в базе все-все-все, она быстро превратиться в файловую помойку. Если избирательно, то как понять, что именно?

Как найти правильный ответ, если у каждого бизнеса свои сферы, темы, стратегия, тактика, задачи и материалы?

В прошлой публикации мы посмотрели на эту задачу с трех ракурсов, чтобы получить системный ответ. А если мы хотим, чтобы база знаний помогала сотрудникам выполнять свою работу максимально хорошо? И к тому же не утратить ценную экспертизу, передавать ее новичкам, повышать компетентность сотрудников?

Если мы усложним задачу, чтобы получить максимум пользы от базы знаний, то нужно ответить еще на два вопроса:

🔴Без каких знаний, информации, опыта мы не сможем выполнять свою работу качественно? Какие из них больше всего влияют на результаты работы? Найти ответы нам снова помогут пользователи. Они могут перечислить те же материалы, что они используют каждый день. Но скорее всего они назовут и те, которых сейчас не хватает или недостаточно. Чтобы получить подробный ответ, нужно провести исследование – Аудит Знаний.

Подробнее о том, как мы проводили его в Ernst&Young, читайте вот здесь. Кстати, в этой компании есть спец формат баз знаний — Power Packs (Места Силы). В них собраны все истории успеха и лучшие практики по бизнес-юнитам со всего мира, а также контакты специалистов, чтобы задать свои вопросы.

Важные знания и информация различаются по качеству и количеству. Они могут находиться только «в головах специалистов», оставаться недоступными для команды, редкими, рассредоточенными по компании, дорого стоить или быть под угрозой утраты.

Поэтому зададим еще один вопрос.

🔴Какие из самых важных знаний сейчас в зоне риска? Например, «знания в головах специалистов» 80% участников нашего июньского исследования «Практика управления проектными знаниями» считают самым большим риском. Это ведет к зависимости от специалистов, тимлидов, которые не факт что поделятся опытом и информацией с командой. Они могут внезапно уйти, перейти в другие бизнес-юниты вместе со знаниями, которые так и останутся в их головах.

Если важные знания в зоне риска — именно им стоит уделить особое внимание и сохранять их в базе знаний прежде всего. Например, специалист с большим опытом в редкой тематике собирается на пенсию. Как сохранить его знания и опыт в базе знаний?

Ответив на пять вопросов из этой и прошлой публикации, мы получим пять списков важных материалов, которые решают бизнес-задачи компании и ее юнитов и сотрудников. Скорее всего, во многом они пересекутся. Определив свои приоритеты, вы поймете — какой контент сохранять в базе знаний, а какой — нет.

🙌 С радостью анонсируем, что 2 июня 2025 года состоится конференция Knowledge Conf!

Это событие станет отличным продолжением для нашего обмена опытом, обсуждения актуальных тем и развития сообщества всех, кто связан с управлением знаниями.
Конференция пройдет под эгидой конференций Х, и мы гарантируем, что это будет уникальный опыт:

🔵Ламповая атмосфера: Место проведения — уютная лофтовая площадка, созданная для продуктивного общения и обмена идеями.
🔵Однодневный формат: Мы соберем для вас насыщенную программу в течение одного дня, чтобы вы могли максимально эффективно использовать свое время.
🔵Кофебрейки в определенное время.
🔵Простое оформление с хорошей картинкой и звуком.
🔵Нетворкинг: Традиционно на Knowledge Conf будет больше возможностей для общения с коллегами и единомышленниками. Это ваш шанс наладить ценные контакты!

Главное, мы хотим, чтобы конференция была доступной, поэтому цены на билеты стартуют от 25 тысяч рублей.

⚡️Не упустите возможность стать частью этого замечательного события! Следите за обновлениями и готовьтесь к незабываемым встречам и обсуждениям!