Process Mining в HR: анализ процессов в течение всего жизненного цикла сотрудника 📊 #PIX_инфо

Отдел HR сопровождает сотрудников на всех этапах его жизненного цикла — от первого собеседования до дня увольнения. Помимо работы непосредственно с людьми, это огромный объем задач по документации.

На этапе поиска кандидатов и найма персонала Process Mining поможет проанализировать путь кандидата и узнать, какие действия HR-ов приводят к офферу, а какие — к отказу кандидата. А потом — изучить процессы оформления и онбординга.

Далее начинается сопровождение сотрудника внутри компании: оформление отпусков и больничных, премий, повышений и т.д. Зачастую все подобные действия оформляются в ИТ-системах — например, в 1С. Process Mining эти действия записывает и может показать, с какой скоростью происходит работа с документами, кто за какой этап ответственен, соблюдаются ли регламенты и дедлайны.

Для многих компаний актуален процесс обработки обращений сотрудников — например, когда человек запрашивает у HR-отдела ту или иную справку. Его тоже можно детально изучить.

Более того, подобные процессы с документами хорошо подходят для автоматизации, так что Process Mining (особенно в связке с Task Mining) поможет выявить те места, которые можно автоматизировать. Делать это очень важно — так вы сможете освободить сотрудников от большого числа рутинных задач, которые очень характерны для отдела кадров.

PIX Robotics – в Ассоциации разработчиков программных продуктов «Отечественный софт» 💬 #PIX_анонс

Мы вошли в АРПП «Отечественный софт» – одно из крупнейших объединений российских производителей ПО.

Вступление в ассоциацию поможет нам обмениваться опытом с другими компаниями-разработчиками, искать надежных партнеров, продвигать свои решения на российском и зарубежных рынках, а также эффективно взаимодействовать с государством и влиять на формирование официальной политики в сфере ИТ.

«Мы рады вступить в ассоциацию, которая помогает частному бизнесу, крупным корпорациям и органам власти объединять усилия в области развития современных технологий, и надеемся на плодотворное сотрудничество», — отметил Сергей Вотяков, GR-директор PIX Robotics.

📍Подробнее о партнерстве читайте на нашем сайте

Ускорить внутренний аудит с Process Mining 📊 #PIX_инфо

Рассказываем на примере производителя стройматериалов 👷

Филиалы компании распределены по 75 странам, в штате 170 000 сотрудников, а годовая прибыль превышает 40 млн евро. Такая масштабная деятельность требует множества внутренних проверок: ими занимается команда внутреннего аудита.

Раньше команда проводила около 120 проверок в год. При этом каждая проверка от начала до конца занимала 1-2 месяца. Внутренние аудиты вызывали стресс у сотрудников, к которым приходили с проверками: представьте, в вашу работу вклинивается команда из 6-7 человек и следит за всеми процессами по 2 месяца.

Компания поставила перед собой цель снизить временные затраты на аудит и повысить эффективность связанных с ним процессов. Тогда для выполнения задач по внутренним проверкам внедрили Process Mining. Это помогло сократить длительность каждого аудита на 1-2 недели и разгрузить 6 человек — то есть высвободить около 240 рабочих недель в год. А еще — сделать процесс аудита спокойнее для сотрудников, к которым приходили с проверками: восприятие внутреннего аудита смягчилось за счет того, что проверки стали оказывать меньшее влияние на рабочий процесс.

Роли в управлении процессами: какие они бывают 📊 #PIX_инфо

Мы уже рассказывали о том, что у каждого процесса должен быть владелец: читайте тут. Но это не единственная роль, которая может появиться в компании при внедрении процессного управления. Важно контролировать соответствие процесса ценностям компании, вести документацию по нему, обучать персонал и многое-многое другое.

Процессный лидер. Следит, чтобы изменения процесса и их приоритизация соответствовали стратегическим планам компании. Часто это человек из руководства.

Администратор процесса. Занимается операционным обслуживанием процесса: описанием структуры, ролей и процедур, накоплением знаний.

Процессный аналитик. Анализирует бизнес-процессы — как вручную, так и с применением технологий (Task Mining, Process Mining и других) — и находит неэффективные места, занимается описанием процессов, ведет репозитории.

Процессный методолог. Занимается внедрением стандартов процессного управления, консультирует команду.

Не обязательно, чтобы в компании были все эти роли: необходимость в них зависит от размеров бизнеса, степени и этапа внедрения процессного подхода и многих других факторов. Зачастую несколько ролей может совмещать один человек: например, если владелец процесса — человек из руководства, влияющий на стратегию компании, то он вполне может быть процессным лидером.

Как избавиться от случайных отмен онлайн-заказов с помощью анализа процессов? 📊 #PIX_инфо

Швейцарский ритейлер продает люксовые товары в 43 реальных магазинах и онлайн. Помимо офлайн и онлайн-заказов, компания предоставляет услугу предварительной брони товара в интернет-магазине. Покупатель резервирует товар, а потом приходит в магазин, примеряет и принимает решение о покупке.

Чтобы обеспечить большой объем разнообразных онлайн-заказов, нужная сложная логистическая система. Ритейлер столкнулся с проблемой: не удавалось выполнять все онлайн-заказы, многие из них отменялись. Чтобы понять, почему процент отказов такой высокий, компания применила инструменты анализа процессов — в том числе Process Mining.

Выяснилось, что на пути заказа из корзины покупателя к месту выдачи возникало множество мелких недочетов. Один из них — бронирование одного и того же товара двумя людьми. Кто-то просто делал онлайн-заказ, а кто-то бронировал для примерки в магазине, и при этом в системе для обоих покупателей выделялся 1 товар. Если в наличии таких товаров много, то ситуация поправима. Но если он остался всего 1, чей-то заказ приходилось отменить.

Еще одна проблема, которую нашли при изучении процессов, — некоторые товары, по факту находящиеся на полках магазинов, числились в онлайн-стоке. Если покупатель их заказывал, то выполнить заказ было невозможно.

Устранение всех подобных ошибок привело к снижению отмен заказов на 20%. А еще —показало, что проблема может скрываться вовсе не там, где ожидаешь ее увидеть.

Немного статистики: описывают ли компании свои бизнес-процессы? 📊 #PIX_инфо

В 2023 году австрийский вендор BOC Group и Университет прикладных наук Швейцарии опубликовали исследование популярности BPM-систем. Среди тем, которые изучили эксперты, — описание бизнес процессов: как компании это делают и зачем. Вот что удалось узнать.

95% компаний занимаются моделированием бизнес процессов (с 2015 года эта цифра выросла на 10%!), а на постоянной основе это делают 59%.

Примерно у половины (55%) компаний есть четкие стандарты моделирования процессов. Это удобно — если все процессы в компании описаны в одинаковом ключе, легче найти задублированные действия или отклонения от регламентов. А еще стандартизация в описании процессов помогает отделам легче понимать друг друга и наглядно видеть сквозные процессы.

• Какие преимущества компаниям дает описание процессов? 73% респондентов говорят о том, что описание помогает им оптимизировать процессы; 57% — повысить эффективность работы с документами; 54% — управлять качеством; также 54% — прийти к постоянному улучшению. А еще компании упоминают такие плюсы как цифровизация процессов (становится яснее, какие действия можно перевести в цифру), улучшение риск-менеджмента, аудита, управления изменениями.

• Что мешает описать процессы? Как показывают данные, описание процессов важно для большого числа компаний и способствует улучшениям в различных областях бизнеса. Но все же на пути к подробным картам процессов есть трудности. Для 67% компаний главная проблема — недостаток ресурсов и персонала, для 48% — неприятие процессного управления в компании, для 42% — сложности с обучением персонала.

Есть над чем работать! Но мы верим, что трудности поправимы — грамотной коммуникацией, постепенным повышением компетентности персонала и удобными ИТ-системами! Например, PIX Процессы 😉

Связка Task Mining + Process Mining для оптимизации процесса выставления счетов 📊 #PIX_инфо

Из-за сложного процесса выставления счетов клиентам финансовый отдел американской страховой компании постоянно перерабатывал, появились потери по выручке, а клиентам приходилось дольше ждать. В этот процесс вовлечен не только финансовый отдел, но и клиентская служба. Чтобы найти проблемные места, компания применила сочетание Process Mining и Task Mining.

Вот что удалось выяснить:

• Финансовый отдел выставлял счета вручную — это затягивало процесс и повышало риск ошибок.
• Отдел по работе с клиентами должен был перепроверять данные в счетах — вдруг финансисты где-то ошиблись?
• В целом на пути формирования счетов было слишком много ручной работы, проверок и перепроверок, повторяющихся задач.

Технологии Process Mining и Task Mining в связке помогли создать карты процесса и стандартизировать его, а также найти возможности для роботизации — внедрения RPA для решения рутинных ручных задач. Общий эффект — экономия 30% FTE в отделе по работе с клиентами и 19,3 FTE% в финансовом отделе.

Обновление PIX Процессы 🎛 #PIX_апдейт

Рассказываем, что мы сделали в новом релизе PIX Процессы.

В релизе PIX Процессной студии 1.27:
• Добавили суммирование времени: время подпроцессов складывается в общее время процесса. Время выводится в нижней части канваса;
• Реализовали экспорт диаграмм в PNG, SVG, JPEG;
• Реализовали импорт диаграмм в Студию из Excel;
• Добавили переназначение ссылок: если элемент, на который ссылались, удалили, можно переназначить ссылку на другой элемент;
• Добавили возможность вернуть более раннюю версию диаграммы процесса;
• Улучшили гибкие стрелки;
• Вывели в реестр бизнес-процессов документы и добавили возможность их оттуда скачать.

В релизе PIX Монитора задач 1.7.1:
• Реализовали экспорт логов со скриншотами и описанием;
• Добавили вкладку «Аналитика», куда можно вывести дашборды Монитора задач.

В релизе PIX Аналитика процессов 0.3:
• Реализовали возможность добавить в проект дашборды Аналитика процессов;
• Стабилизировали работу решения.

📍Подробнее о релизе — в Базе знаний.