Чем автоматизация отличается от диджитализации и как понять, что нужно именно вам?

Давайте разберемся. Допустим, у нас есть некий бизнес-процесс или совокупность бизнес-процессов, которые реализуются без использования электронных технологий, например, адаптация. И у нас есть бумажная форма, которую мы выдаем наставникам. Автоматизация — это когда мы решаем: пусть план формируется автоматически, пусть сотруднику будет прилетать напоминание, пусть руководитель и наставник будут это все видеть, и пусть отчет сразу всем будет доставляться.


А диджитализация — это то, что по-английски называется disrupt, когда мы не переносим процесс в электронный формат, а в принципе меняем процесс и используем новую технологию. Что в нашем примере может быть диджитализацией? Бот-наставник, который, основываясь на искусственном интеллекте, задает вопросы и подбирает план развития. Мы вообще по-другому смотрим на процесс.

В какой-то момент eLearning, когда он только появился, был как раз вот такой диджитализацией. Вообще поменяли подход: учили в классе, стали учить по-другому.

Еще пример — обратная связь. Когда мы переносим процесс с “бумаги” в электронный формат, делаем его более удобным и прозрачным, видим все цифры и отчеты, но при этом не меняем сути, то мы внедряем автоматизацию.
А вот непрерывная обратная связь — это смена парадигмы. В приложении, которое есть у каждого в телефоне, в любой момент мы можем дать обратную связь. Точек контакта может быть десятки и сотни в течение года. Это другой подход к оценке, и это диджитализация.

Пример из области подбора. Предположим, раньше мы проводили собеседование в очной форме. Люди приезжали, заполняли анкету, проходили собеседование с внутренним рекрутером, все заносили в Excel. Внедрили ATS-систему, сотрудник стал заполнять форму заранее в электронном виде, в форме на портале отсылать ее рекрутерам, рекрутеры стали вносить информацию о том, как прошло собеседование, о его результатах. Это чистая автоматизация. Стало проще, автоматизация помогла избавиться от ошибок, доходимость кандидатов улучшилась, отчеты легко строить. Но по своей сути процесс не изменился.

Когда вместо интервью, проводимого людьми, человек получает автоматическую форму, в которой система задает вопросы, а ему с помощью видео нужно ответить, — это диджитализация. Сам подход — это уже некий disrupt. Это, кстати, не значит, что такой механизм эффективен, не значит, что он нравится людям, не значит, что он повышает лояльность, что так и нужно подбирать. Но есть disrupt и следующего уровня, он встречается на Западе: людей по итогам этого автоматизированного интервью ранжирует тоже робот. Робот смотрит на соответствие некой модели, заложенной в нейросети. Рекрутер просто выбирает людей в LinkedIn, система посылает им приглашение, кто-то из них заполняет видеоформу, и рекрутер общается с теми, кого выберет робот на основании каких-то заранее определенных критериев. Вот это можно назвать диджитализацией, когда цифровая технология позволила драматически поменять процесс.

Может ли диджитализация быть не автоматизированной?

Конечно, может. Например, мы можем внедрить непрерывную обратную связь, и все будут автоматически заполнять формы. Но если из этого не рассчитываются какие-нибудь интегральные KPI, показатели не попадают в Comp&Ben, с этим не связаны другие автоматизированные процессы, такие как, например, управление проектами, то мы получим диджитал без автоматизации.

Частое заблуждение компаний, начинающих внедрять электронное обучение: если мы внедрили LMS-систему с электронными курсами, это уже автоматизация. Нет, это как раз диджитализация обучения. Если вы сами решаете, какой курс кому назначить, без автоматизированных правил, не на основании ранее сформированных ИПР, то это классическая диджитализация без автоматизации. А если у вас есть и то, и другое, если вы перевели в диджитал-формат ваше обучение и настроили, продумали автоматические процессы, например, вводные курсы назначаются массово всем новым сотрудникам, автоматически генерируются отчеты, какие-то сводные данные, дашборды, то вот это уже автоматизация, которая прилагается к базовому диджитал-решению.

Эти два процесса идут рука об руку. Невозможно говорить, что какой-то из них хуже или лучше, более эффективный или менее эффективный. Если понятно, что в каких-то областях есть новые технологии, которые могут существенно повлиять на нашу работу, то, может быть, стоит попробовать сначала процессы изменить с учетом новых технологий, и автоматизировать их параллельно, уже по-новому.

Новый интерфейс и новая служба сервиса

Мы запустили новую службу сервиса, чтобы ваша работа с нашими продуктами была комфортной.

Теперь все в одном месте и помогает вам одна дружная команда.
Что сделали?

1. Объединили службу сервиса. Теперь это одна большая команда.
2. Заявки в поддержку принимаем через единый интерфейс.
3. Перешли на чаты. Больше не будет неудобных переписок в комментариях.
4. Добавили чат-бота, который будет помогать вам с регистрацией обращения.

Инструкция уже на портале для клиентов: https://news.websoft.ru/social_blog_entry?redirect_mode=social_blog_entry&doc_id=&object_id=7018631759682814482

Свежая статья в блоге Websoft об автоматизации синхронного обучения: что это такое, что можно и нужно автоматизировать, разбираем подробно все этапы:

- Долгосрочное планирование
- Формирование учебного плана
- Краткосрочное планирование: формирование групп
- Реализация, проведение мероприятий
- Аналитика, follow-up, обратная связь

http://blog.websoft.ru/2021/10/blog-post.html

ОБНОВЛЕНИЕ ПОРТАЛА ДЛЯ КЛИЕНТОВ!

Следующее изменение на очереди - портал клиентов.
Мы начинаем работы по его обновлению, а потому нам очень важно узнать, что бы вы хотели увидеть на портале, какие возможности, а что нужно поменять или вовсе убрать? Нам важно вас услышать и сделать портал удобным для вас.
Напишите ваши пожелания в комментариях к этому посту на портале: https://news.websoft.ru/social_blog_entry?redirect_mode=social_blog_entry&doc_id=&object_id=7017828159012760112

Адаптация новых сотрудников — важная история для HR и для бизнеса, но для конкретных людей — это очень часто головная боль.
Статья Алексея Королькова о том, как сделать адаптацию комфортной для всех: и для новичков, и для руководителей, и для наставников:
https://hr-portal.ru/blog/adaptaciya-novogo-sotrudnika-golovnaya-bol

Платформа Websoft HCM в сети розничных магазинов «Магнит»

Елена Фабер, директор корпоративной академии розничной сети «Магнит», рассказала порталу TAdviser об опыте создания в большой территориально распределенной компании эффективной высокоавтоматизированной системы обучения сотрудников и управления развитием человеческого капитала.

- Уйти от ручного учета
- Обеспечить доступность обучающего контента в масштабе сети «Магнит»
- Консолидировать данные и собирать отчетность
- Интегрировать разные системы и сформировать микросервисную структуру
- Сочетать кастомные разработки и готовые решения

Читайте обо всем этом в интервью: https://clck.ru/YRdxa

Все ваши идеи в рамках проекта UserVoice на портале для клиентов теперь регулярно и оперативно комментирует Алексей Корольков, CEO Websoft.
Пишите ваши пожелания и смотрите обратную связь по ним, вот здесь: https://news.websoft.ru/_wt/ideas

Cоветы компаниям, которые задумываются о внедрении HCM-платформы, от Елены Фабер, Магнит:

1. Если говорить о цифровизации в обучении и развитии, надо обеспечить техническую возможность воспользоваться новыми каналами доставки контента - легкий и простой способ получения доступа (пароль) к каналу, необходимая емкость интернет каналов, наличие ПК на рабочих местах, обеспечение гарнитурами и веб камерами, тем.

2. Второй важный момент — при внедрении каких-то решений необходимо наладить очень хорошие взаимоотношения с IT и с информационной безопасностью. Вы должны заранее понимать, какие решения будут конфликтовать между собой, какие нет. Информационная безопасность сразу сделает свои корректировки, подскажет, как избежать рисков, либо максимально их снизить. При наличии хорошей коммуникации с этими департаментами вы легко и качественно сможете настроить свои процессы.

3. Надо помнить о том, что недостаточно просто получить, купить, интегрировать, завести решение. Нужно учесть всю историю, связанную с его будущей поддержкой. Кто будет поддерживать эту систему, и какие линии поддержки должны быть и где они будут базироваться? На какое количество пользователей в ближайшие 3-5лет планируется эта система? Наличие ИТ инфраструктуры - через облако или на серверах? Кто будет далее развивать эту систему.? Сколько это стоит? Сколько нужно дополнительных ресурсов на поддержку? Сколько нужно ресурсов на разработку?

4. Ну, и последнее. То, что на бумаге красиво и здорово, на деле не всегда взлетает: возникает много ограничений, барьеров, из-за которых невозможно нормально использовать продукт.
Нужно пилотировать. Только после запуска пилота можно принимать решение о внедрении. Мы пилотируем все.

Мы постоянно сталкиваемся с рекомендательными сервисами, когда заходим на самые разные сайты.
Почему бы не использовать рекомендательные сервисы в обучении?

Преимущества использования рекомендательного сервиса

1. Увеличение конверсии. Пользователи заходят на портал, находят то, что им нужно, нужный контент и используют его.
2. Изменение продолжительности сессии и глубины просмотра. Пользователь остается дольше заинтересован, дольше пользуется порталом, он путешествует по порталу, посещает большее количество страниц.
3. Простая навигация.
4. Доверие пользователя к порталу и к контенту, который там размещен.
5. Продвижение различных направлений обучения.

Для формирования рекомендаций можно использовать любые данные из базы данных. Категоризация пользователей может быть абсолютно произвольной. Это могут быть компетенции, которые привязаны к карточке должности пользователя. Для формирования рекомендаций можно анализировать поведение пользователя на портале, причем поведение не только прошедшее, можно анализировать поведение пользователя в моменте, отслеживать то, что он делает на портале прямо сейчас, и на лету формировать для него какие-то рекомендации.
Конечно, мы можем анализировать историю обучения.
Мы также можем анализировать способ, с помощью которого пользователь попал на наш портал, или на какой-нибудь электронный курс.

В системе Websoft HCM можно:

- использовать самостоятельно написанный алгоритм
- подключить алгоритм на основе искусственного интеллекта
- применить один из “коробочных” алгоритмов

Подробнее о рекомендательном сервисе можно посмотреть в записи вебинара https://youtu.be/c2R7lGVb2mA
А можно задать вопрос или заказать презентацию на сайте: https://hcm.websoft.ru/hcmhome

Тема оценки всегда неоднозначная, всегда сложная.

В разных компаниях оценка проводится по-разному. Но мы разработали механизм приложений, который позволяет создавать достаточно универсальные вещи.

Мы делаем приложения как дополнения к основным функциям, чтобы у людей, которые не имеют продвинутых навыков администрирования Websoft HCM, например, у экспертов или руководителей, была возможность управлять необходимыми процессами.
При этом не нужно иметь доступ в основной интерфейс администратора, не нужно изучать все функции, которые содержит тот или иной модуль.

Недавно мы рассказали о готовых приложениях для оценки на вебинаре, видео: https://youtu.be/4pw1jR6ZmSM
Коротко напомним о том, что уже можно использовать:

✅MBO
Management by Objectives, Управление по целям

Классический инструмент оценки, который используется во многих компаниях.
Процедуру запустить очень просто, в несколько кликов. Достаточно заполнить всего несколько полей: дать название процедуре, указать диапазон дат, в которые она проводится, добавить участников.
Оцениваемый сотрудник заполняет свою форму на портале, отправляет ее на согласование руководителю. Маршруты движения оценочных форм могут быть изменены.

✅OKR
Objectives and Key Results, Цели и ключевые результаты

Позволяет отслеживать этапы выполнения целей в заданные периоды.
Концепция работы похожа с приложением MBO. Есть небольшие отличия в настройках: мы можем выбрать периоды оценки целей и типы целей: для организации, для команды или индивидуальные.

✅ Оценка 360
В настройках приложения можно выбрать способы оценки: самооценка, оценка руководителем, коллегами, подчиненными.
В этом приложении используются компетенции. Если у нас сотрудники с разными должностями, то при формировании анкет будут учтены компетенции, которые привязаны к их профилю.

✅ Оценка компетенций
Оценка компетенций — незаменимый инструмент для развития сотрудников, для понимания потенциала каждого и всей команды.
В нашем приложении оценка компетенций — это двухэтапная процедура: оценку выполняют сотрудник и его руководитель.

✅ Процедура КВС
Оценка качества внутреннего сервиса

Речь идет об оценке подразделений компании сотрудниками этой компании. Оценку проходит не сотрудник, а подразделение. Есть шкалы оценки, которые нужно заполнить, и есть возможность задать дополнительные вопросы по взаимодействию с подразделением

✅ Индивидуальный план развития
Сотрудник выбирает компетенции, которые будет развивать, и дальше указывает развивающие действия и планируемые сроки. Можно использовать простой вариант приложения либо более продвинутый.

✅ Оценка КПЭ
Это приложение выйдет в новом релизе, оно позволит в готовом решении автоматизировать оценку ключевых показателей эффективности. Мы можем формировать анкеты, которые будут содержать количественные и качественные цели.
Руководитель подразделения может декомпозировать цель на более мелкие задачи, распределить между своими подчиненными.
Приложение во всех смыслах очень гибкое. Есть оцениваемые сотрудники, есть оценивающий руководитель, и мы можем добавлять любое количество согласующих.

Существующие приложения всегда можно попробовать на демостенде. Все приложения доступны на нашем клиентском портале.

Обзор готовых приложений Websoft HCM
Бесплатный вебинар
11 ноября, в 12.00 мск

На этот раз мы поговорим о готовых решениях – приложениях Websoft HCM, позволяющих задействовать дополнительные возможности Websoft HCM без доработок.

Расскажем о доступных экспертам средствах:

«Дайджест руководителя»,
«Редактор новостей»,
«Кабинет тренера»,
«Индекс лояльности»,
«Exit интервью»,
«Банк идей»,
«Редактор раздела порталов»,
«Адаптация сотрудников».

Регистрация: https://news.websoft.ru/webinar/webinar-info.html?code=03112021

HR-автоматизация – это Data driven HR

О том, почему автоматизация HR стала горячим направлением корпоративных ИТ, а также о том, как эволюционирует архитектура и функциональность ИТ-решений для кадровых служб, рассказал наш генеральный директор Алексей Корольков в интервью для TAdviser.

Что внутри:

- Больше нет такой главной задачи – быстро-быстро обучить сотрудников каким-нибудь навыкам и оперативно поставить за прилавок или на фронт-офис банка. Как изменились потребности компаний в части автоматизации HR?

- Почему мы считаем наш продукт открытой платформой, и рассматриваем это в качестве важнейшего конкурентного преимущества?

- Современный HR-специалист – кто он?

- Несколько движений и все само заработает? Автоматизация воспринимается иногда как магия

- Если вы решили, что компании нужно интегрированное открытое решение, то совсем не обязательно внедрять все сразу. Что мы рекомендуем нашим заказчикам?

- Новый механизм никогда не будет работать абсолютно одинаково в разных компаниях: о значении автоматизации процессов

- Какие именно данные брать и какие выводы делать на их основании? Об HR-метриках

- Бум вовлеченности. Связаны ли вовлеченность и эффективность?

- Когда, при каких условиях получаются хорошие проекты, интересные и вендору, и заказчику?

- Все будут экспериментировать – а мы уже делаем это – в области аналитики данных: анализ шаблонов, применение предиктивных алгоритмов. В каких направлениях будет развиваться HR-автоматизация?

Читать интервью https://www.tadviser.ru/a/626882

Сбор потребностей в обучении

С определенной периодичностью (раз в год, два раза в год) многие компании проводят проводится так называемую заявочную компанию. Руководителей подразделений, например, спрашивают, чему они хотят обучать своих сотрудников.

Что мы рекомендуем автоматизировать?

- Сбор заявок в электронной форме. Можно проводить в LMS (Learning Management System, или Система Дистанционного Обучения), можно в системе электронного документооборота. В LMS плюс в том, что можно завести каталог собственных или партнерских учебных программ, привязать программы к компетенциям, классифицировать.

- Согласования. Вариаций может быть много. Для каждого типа источников обучения (внутренний учебный центр, партнеры, внешние программы) можно настроить свои пути.

- Сравнения с предыдущими периодами.

Запись вебинара "Обзор приложений Websoft HCM":
https://www.youtube.com/watch?v=z7fQA73bxdI&feature=youtu.be

Посмотрите также по теме:

Приложения для платформы WebTutor, статья в блоге Websoft
http://blog.websoft.ru/2020/04/webtutor.html

Обзор приложений Websoft HCM для оценки сотрудников, запись видео
https://www.youtube.com/watch?v=4pw1jR6ZmSM&t=494s

Марафон обучения, запись видео
https://www.youtube.com/watch?v=AmZqo-UlrqQ&t=13s


Вы всегда можете познакомиться с возможностями системы Websoft HCM на сайте https://hcm.websoft.ru/hcm_home.

Human Capital Management (HCM) — что это такое и в чем отличие от других HR-систем?

Свежая статья Алексея Королькова на TAdviser https://www.tadviser.ru/a/630899

Что внутри:

- Какие бывают HR-системы?
- В чем особенности Websoft HCM?
- Про интеграции
- Готовые решения
- Как мы помогаем внедрять платформу и эффективно ее использовать

Делимся интересным кейсом «Русала» — это пример настоящей трансформации «на лету».

С чем столкнулись?

«РУСАЛ» имеет сложную структуру, большое количество юридических лиц, каждое из которых подходило к цифровизации HR-процессов по-разному. В связи с этим в компании возникали сложности в части управления, мониторинга и сбора актуальной статистики.

Что сделали?

«РУСАЛ» запустил сразу несколько HR-процессов на базе Websoft HCM: адаптация, обучение и развитие персонала, оценка компетенций, управление кадровым резервом, индивидуальные планы развития, сбор потребностей в обучении и планирование бюджета.
Системой охвачено более 50 тысяч сотрудников.
Весь проект удалось реализовать всего за 6 месяцев.

Что в итоге?

- Взамен разрозненных систем, автоматизирующих отдельные HR-процессы нам вместе с заказчиками и партнерами — компанией GMCS, удалось построить систему управления полным жизненным циклом развития персонала.

- Систему управления персоналом мы интегрировали в существующую инфраструктуру предприятия.

- У сотрудников теперь есть единое цифровое пространство в части обучения, оценки и развития.

- HR-процессы синхронизированы друг с другом и формируют сквозной и прозрачный процесс управления и развития персоналом.

Подробнее о быстрой и эффективной трансформации HR-процессов смотрите в кейсе: https://www.tadviser.ru/a/616912

Как и какие использовать HR-метрики?

Возьмем для примера некоторую компанию, у которой налажена процедура оценки эффективности: периодичность, цели, контроль выполнения целей – все как положено, включая расчет интегральных показателей. И эта компания считает этот инструмент оценки эффективности самым главным критерием оценки, и на основании этой метрики принимает решения о развитии своих сотрудников. Хороший процесс, очень хорошая автоматизированная система, очень красивый дашборд, автоматическое формирование кадрового резерва – туда автоматически выдвигаются эти люди с высокими показателями эффективности. Все ведь хорошо, правда?

Но есть одна проблема. Люди, демонстрирующие хорошую эффективность, скажем, отлично продающие, могут оказаться ужасными руководителями. Потому что одной метрики «Оценка эффективности» недостаточно для того, чтобы принять решение о карьерном росте. Нужны еще и другие инструменты, например, оценка потенциала или возможности моделирования оценки: что будет, если этого гениального продавца мы поставим начальником отдела продаж? Может быть, он со всеми рассорится, и сотрудники отдела продаж уволятся?

Недостаточно просто считать отдельные метрики. Нужно рассчитывать набор правильных метрик и принимать решение на основе всей совокупности показателей. А это уже задача человека - зона ответственности HR-специалиста.

Автоматизированные системы могут помочь со сбором, обработкой, расчетом, ранжированием данных. Но решения в HR должны принимать люди.

Кстати, в настоящее время в Европейском Союзе активно обсуждается вопрос о запрете принимать серьезные кадровые решения на основании исключительно результатов работы алгоритмов, которые люди не могут объяснить.

Автоматизация воспринимается иногда как магия, несколько движений и все само работает. А на самом деле, автоматизация - в первую очередь проектирование процессов и их систематизация и только после этого - само IT-решение.

Как подготовиться к HR-автоматизации?

Посмотрите, что ответили участники исследования "Лучшие практики HR-автоматизации. Розница"
https://workexampl.ru/download/20210916/Retail_best_practices.pdf

- Корректная, четкая, вовремя обновляемая организационная структура —
это фундамент для автоматизации любых процессов.

- Необходима согласованная работа заказчиков автоматизации,
IT-подразделения и вендоров.

- Бизнес-процесс необходимо настроить до того, как внедрять его
автоматизацию.

- Важно иметь четкое видение целей, поэтапно планировать процесс
автоматизации.

- Изменения — это сложный процесс, он требует времени, а также
готовности людей и команд пробовать разные подходы и быстро
отказываться от тех, которые менее эффективны с точки зрения влияния
на бизнес.

Как сделать назначение обучения персональным: кейс Салым Петролеум

Сегодня расскажем вам о том, как эффективно организовать, мониторить и контролировать прохождение обязательного обучения: охрана здоровья, охрана труда, обеспечение безопасности и окружающей среды.

В компании Салым Петролеум есть такое условие:

иногда требуется назначение обучения не по должностям, а по ролям, которые определяются внутренними приказами.

В таком случае обучение назначается персоналиям в соответствии с профилем компетенции. Учитываются роли сотрудников и содержание их работы. Например, в компании есть инженеры по бурению, работающие в дневную и ночную смену. Только те, кто работает днем, отвечает за процесс утилизации шлама (то есть им нужно соответствующее обучение). Те, кто работают ночью, за такой процесс не отвечают и в соответствующем обучении не нуждаются.

Решением стало создание учебных программ на портале, которые включили в себя карточки, возможность загрузки дополнительных материалов, матрицу назначений по конкретной учебной программе и так далее.
Есть возможность выгрузить матрицу обучения по конкретной учебной программе, внести изменение по необходимым должностям и загрузить изменение в систему.

В результате:

- Обязательное обучение мониторится и контролируется
- Сотрудники имеют четкое представление, какое обучение им назначено
- Информация о прохождении сотрудниками учебных программ доступна для заказчиков обучения и руководителей

Подробности решения смотрите в нашем блоге: http://blog.websoft.ru/2021/11/blog-post_16.html

Дорогие коллеги,

Черная пятница приближается, и у нас есть для вас подарок!
Если у вас лицензия Websoft HCM и вы продлите ее до 15 декабря 2021, то получите 15 месяцев по цене 12, то есть 3 месяца бесплатно!

Используйте по максимуму готовые и гибкие решения для непрерывного развития талантов!

Получить подарок: client@websoft.ru