#Websoft_дайджест

Пробуем новый формат – собрали пять самых интересных постов в канале за последний месяц. Вспомним главные темы июля:

Особенности мобильного обучения
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/642
Размышляем о том, что отличает обучение с мобильных устройств и почему нельзя просто адаптировать готовый курс под новый формат.

Миф о постоянной продуктивности
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/668
Рассуждаем, откуда берутся завышенные требования к себе, стресс и разочарование, и учимся принимать себя.

Цифровая трансформация бизнеса
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/658
Объясняем, в чем разница между цифровизацией и цифровой трансформацией бизнеса и причем тут HR-специалисты.

Ключевые задачи современного HR
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/666
Советуем, чем заняться HR-специалисту во время, освободившееся после автоматизации рутинных процессов (Спойлер: это планирование и непосредственная работа с сотрудниками).

Кейс: Универсальные онлайн-дашборды для CARCADE
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/665
Рассказываем, как с помощью Websoft HCM автоматизировать операционную работу HR-службы по сбору и анализу данных о сотрудниках, чтобы по одному взгляду понимать, что требует внимания.

Как справляться с прокрастинацией?

Научный журналист Евгения Тимонова в видеоблоге "Все как у зверей" приводит следующий пример прокрастинации у животных. Представьте, что к чайке, которая высиживает яйца, приближается натуралист-исследователь: страх за собственную безопасность подталкивает ее улететь, а материнский инстинкт не позволяет бросить кладку – и что же она делает? Чистит перья.

Очень похоже на нас, правда? Вы заняты каким-то важным отчетом, и вдруг прилетает срочная задача – подготовить короткую презентацию для сегодняшнего совещания. А вы, к примеру, никогда этого не делали. Очень многие в этот момент впадают в ступор и... Решают проверить соцсети. Или включить фоновую музыку, но надолго зависают на фазе выбора. Можете продолжить список вариантов сами.

Когда животное (давайте исходить из того, что человек – тоже животное, только более сложно устроенное) разрывается между противоречащими друг другу задачами или сталкивается со сложной и неприятной ситуацией, в которой привычные поведенческие схемы не работают, то его поведение становится бессмысленным. Ученые называют это смещенной активностью, а мы – прокрастинацией.

Прокрастинация – склонность к откладыванию важных дел и замещение их неважной деятельностью. А сейчас, когда все мы должны быть мультизадачными трудоголиками, она стала настоящей чумой.

Прокрастинация мешает окружающим, потому что задачи одних людей могут быть завязаны на дедлайнах других (а они сорваны, например). Прокрастинация портит жизнь и самому прокрастинатору. Он теряет веру в себя, мучается чувством вины и неспособностью из-за этого удержать концентрацию, да еще и теряет доверие окружающих.

Нужно ли помогать прокрастинатору, если он такой нехороший? Нужно, потому что прокрастинация – это не лень, мы просто так устроены, пусть и подвержены ей в разной степени. Поскольку прокрастинация, как правило, возникает по двум причинам – страх принятия решений и боязнь приступить к сложной задаче, можно предложить способы эти факторы нивелировать.

Важно создать условия, в которых сотрудник может обратиться за помощью, получить совет, как и с чего начать выполнение задачи, без риска услышать в свой адрес: "Ну как можно быть таким тупым?"

Например:

1. Составляйте вместе с сотрудником план на предстоящие день, неделю, месяц. В конце периода будет понятно, с чем удалось справиться, а с чем нет. Выставленные напротив пунктов галочки – повод гордиться сделанным и способ выявить зоны роста.

2. Ставьте задачи с пояснениями, что нужно делать на каждом этапе. Закладывайте запас времени на случай затруднений или необходимости что-то исправить.

3. Тренинги по мотивации и личной эффективности, постановка дедлайнов и индивидуальная мотивация не будут лишними.

А еще есть достаточно простой метод для всех – "do something". Если начать делать хоть что-то, мотивация прибежит следом, ведь то, что уже сделано, вдохновляет продолжать, а процесс начинает приносить удовольствие. И тогда чистить перышки не будет ни времени, ни желания.

Особенности дистанционного обучения

Мы часто говорим об обучении, потому что сейчас это один из главных процессов в HR. Через обучение прививаются корпоративные ценности, обучение помогает приобрести узкие профессиональные навыки и раскрыть и укрепить soft skills. Сейчас кандидаты хотят узнавать новое и расти, а работодатели хотят, чтобы их сотрудники развивались сами и развивали компанию. Все сходится в этой точке.

При все более распространенном удаленном или гибридном формате работы дистанционное обучение кажется само собой разумеющимся. Это электронные курсы с самым разнообразным контентом и вебинары, заменяющие собой практически любые очные учебные мероприятия. У такой формы обучения есть свои достоинства и недостатки. например, оно экономит время всем участникам и затраты на аренду помещения, однако хуже вовлекает и требует больше инициативы от обучаемого. Это нужно учитывать при создании любого курса, так что к подготовке такого обучения важно подойти со всей серьезностью.

Из чего состоит эффективный обучающий курс?

1. Подготовка обучающих материалов. Не забывайте об актуальности и форме подачи.
2. Информирование сотрудников о возможностях дистанционного обучения. Это особенно касается необязательных курсов: если о них никто не знает, их никто не будет проходить, даже если хочется чему-то научиться.
3. Планирование обучения. Без четко выстроенной стратегии страдает эффективность дистанционного обучения.
4. Проведение дистанционного обучения. Всего три важных вещи: техническая возможность, защита данных и мониторинг процесса.
5. Работа с результатами обучения. Своевременное исправление ошибок, чтобы дистанционное обучение сохраняло эффективность.
6. Контроль качества дистанционного обучения. Помогает выявить как проблемы самого курса, так и проблемы обучения у самих обучаемых.
7. Информирование участников о процессе обучения. Напоминания для участников, сообщения о текущем состоянии обучения для руководителей.
8. Сбор обратной связи. Для улучшения качества материалов и организации обучения.

Все эти процессы можно автоматизировать. Устанавливать напоминания, использовать готовые конструкторы для создания курсов, контролировать обучение и собирать обратную связь – это совсем не мелочи. Именно их автоматизация помогает высвободить драгоценное время HR-специалистов.

Как сделать учебный портал современным, используя только коробочные шаблоны Websoft HCM?

На недавнем вебинаре Алина Сумарокова (Московский Индустриальный Банк) рассказала, как сделать учебный портал максимально удобным и соответствующим требованиям компании, потратив на это ноль рублей и минимум других ресурсов.

В 2020 году в банке решили сделать портал ярче и эстетичнее без вложений, на коробочных решениях, с готовыми шаблонами. На тот момент возможности платформы позволили настроить внешний вид страниц через редактор описания.

1. Было добавлено яркое фоновое изображение.
2. Информация для пользователей подавалась на статичных картинках с текстом, которые выводились из описания страницы.
3. Гиперссылки прикреплялись к картинкам, имитируя кнопки.

В 2021 году команда Websoft HCM существенно изменила внутренний редактор страниц, добавив еще больше возможностей для создания визуально понятных и удобных страниц. В банке снова усовершенствовали портал, отвечая задачам бизнеса, и сделали его современнее, динамичнее и лаконичнее.

Редактор позволил:
– обновить дизайн в соответствии с брендбуком и приблизить его к корпоративному порталу для сотрудников;
– подтянуть динамическую статистику – отображать показатели разных сотрудников и прочее;
– сделать дизайн проще для восприятия информации с разных гаджетов;
– и потратить на это ноль рублей!

При этом старые элементы шаблона, если это требуется, также можно включить в страницу – через настройку контейнера в редакторе.

Компании меняются, требования меняются, но меняется и Websoft HCM. По словам Алины Сумароковой, новые возможности платформы буквально подтолкнули развитие портала и позволили придумать новую подачу для ценного контента.

Смотреть вебинар

В одной из недавних статей авторы hh рассматривают инклюзивность и разнообразие как ключевые ценности современной сферы HR. Почему акцент именно на них?

Отдельные события могут заслонить от нас длительные глобальные процессы, меняющие основы нашей жизни и работы в перспективе. Так, в последние несколько лет мир перетекает из устоявшегося в 1980-е состояния VUCA (акроним от volatility — нестабильность, uncertainty — неопределенность, complexity — сложность, ambiguity — неоднозначность) в состояние BANI (brittle — хрупкий, anxious — беспокойный, nonlinear — нелинейный, incomprehensible — непостижимый). Это новая эпоха бизнеса, наступившая в 2020 году после климатических и глобальных изменений.

Мир требует новых идей, новых подходов к работе, переосмысления старого в новом ключе, гибкости и привычки к изменениям. А значит любые ограничения, попытки найти идеальных сотрудников приводят к потерям в результативности и инновационности.

В BANI-реальности эффективна фрактальная система организации бизнеса, основа которой — порядок и хаос. Порядок – это знания и опыт людей в команде, выстроенные процессы. Хаос – готовность адаптироваться к любым изменениям, отсутствие портрета идеального сотрудника компании. Грубо говоря – есть постоянные ценности, на которые можно опираться всегда, вне зависимости от того, как изменится мир. А есть понимание того, чем можно пренебречь, если условия окажутся другими.

Сфера HR чувствительна к внешним изменениям: отношение к людям меняется, трудовые отношения меняются, требования к HR-специалистам тоже. Однообразие и дискриминация ограничивают возможности. Разнообразие и инклюзивность – напротив, помогут собрать разношерстную команду, способную генерировать новое и уникальное. HR-менеджер может стать лидером изменений: объяснять, рассказывать, устранять страхи, стоящие за дискриминацией по полу, возрасту, возможностям здоровья. Создавать безопасную diversity-среду для свободного обмена мнениями.

HR должен находить и объединять в одну команду людей, которые будут дополнять друг друга, комфортно сосуществовать и идти на компромиссы. Чтобы быть эффективной, эта команда не обязательно должна соответствовать абстрактному идеалу, но всем ее членам нужно разделять общие ценности, ценности компании.

Для этого нужно вовлекать сотрудников, например:
– регулярно вспоминать принципы и ценности и закреплять их на практике,
– раниматься просвещением внутри компании,
– начать сотрудничество с НКО,
– брать на вооружение лучшие практики рынка.

Ценности имеют смысл только тогда, когда ими руководствуются сотрудники разных уровней при принятии решений, в общении с партнёрами и клиентам: "Сказать или написать на плакате «Мы уважаем разность друг друга» — это не то же самое, что на переговорах дать возможность коллеге отстаивать иную от вашей точку зрения".

Постановка целей по SMART

Техника SMART – это способ дать исчерпывающую информацию о цели, установить сроки и сформулировать конкретные задачи, которые нужно выполнить для ее достижения. Этакий способ собраться и сфокусироваться на задачах и отследить ход их выполнения. Он позволяет не распылять внимание и вам, и подчиненным, находить общий язык на пути к цели и видеть ее одинаково.

SMART – аббревиатура, объединяющая пять критериев эффективности цели: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound. Рассмотрим их и ответим на вопросы, которые помогут сформулировать реалистичные цели.

Specific – конкретная

Это своего рода техзадание в вашей голове: спросите себя, какого результата вы хотите достичь и почему? И будьте точнее: одна цель – один результат. Чем конкретнее цель, тем выше вероятность, что напротив нее появится галочка.

Measurable – измеримая

Как вы определите, что цель достигнута, по каким показателям? Хорошо, если ваша цель имеет числовое выражение и вы можете установить целевое значение.

Achievable – достижимая

Цель должна быть достижима при помощи имеющихся ресурсов. Какими ресурсами вы располагаете? Что вас ограничивает? Учтите, достаточно ли у вас сотрудников, опыта, времени – и т. д.

Relevant – значимая

Это уже про соотношение конкретной цели и стратегии компании. При достижении цели компания должна получить выгоду, иначе зачем тратить ресурсы? Поэтому сформулируйте, какие выгоды получит компания в результате.

Time-bound – ограниченная по времени

Тут все просто: если цель выполнена в срок – все хорошо, если сроки сорваны – цель не достигнута. Важно, чтобы срок был реалистичным и учитывал возможности и ресурсы. Кроме того, временные рамки делают процесс управляемым.

Пример цели по SMART: Запланировать и провести два клиентских вебинара в месяц, собирая при этом не менее 100 участников на каждом, и получать от 80% положительных отзывов в процессе. У этой цели есть конкретика (два вебинара), заданы желаемые показатели результативности, она достижима (есть нужные ресурсы), актуальна для бизнеса и ограничена по времени в месяц.

Как автоматизировать оценку эффективности?

Оценка эффективности — это не только и не столько HR-проект. Она влияет на результаты и развитие – каждого сотрудника и всей компании. Она лежит в основе систем вознаграждения и выявления талантов, формирования планов преемственности, построения карьерных маршрутов.

Существует несколько известных методов оценки эффективности: по компетенциям, по KPI, по целям, метод 360. Кроме того, в каждой компании есть свои правила – даже в разных подразделениях и для разных специальностей подходы могут отличаться. Поэтому и автоматизация оценки внедряется и настраивается в зависимости от актуальных внутренних задач организации. Мы не будем сравнивать или выбирать подходы, а расскажем, с какими сценариями чаще всего сталкиваемся в нашей практике и какие рекомендации можем дать.

Как правило, процесс оценки эффективности состоит из следующих этапов: формирование планов деятельности, проведение процедур оценки и подведение итогов и результатов. В этом и следующих постах мы попробуем разобраться, как автоматизация помогает на каждом из них.

Формирование планов деятельности

1. Оформить ожидания от сотрудника

На этом этапе нужно определить KPI (объективные и измеримые показатели), поставить цели, прописать задачи. Эти процессы можно настроить по-разному:
– руководитель назначает KPI или цели для сотрудников
– сотрудник назначает себе цели и согласует их с руководителем.

2. Сформировать дерево целей

Нередко цель руководителя подразделения распадается на несколько подцелей, которые назначаются уже его подчиненным. Таким образом, цели руководителя и его подчиненных взаимосвязаны и выстроены в иерархии, цель «каскадируется». Современные платформы, такие как Websoft HCM, позволяют сформировать цели и планируемые показатели в единой иерархически выстроенной системе, определить и согласовать плановые значения.

3. Определить особенности целеполагания

Во многих компаниях цели ставятся в четвертом квартале. Некоторые компании поддерживают систему, в которой есть годовое планирование, но раз в полгода или раз в квартал происходит уточнение целей. Если стратегические цели поменялись, то вносятся коррективы во все ранее согласованные планы.

Через неделю продолжим тему и рассмотрим, как проводится процедура оценки.

#WebsoftHCM_обновления

Механизм подтверждения знаний

Мы все время поднимаем тему формирования и развития пространства знаний в компании. Это включает в себя возможность получить подтверждение знаний человека в той или иной области. Для этого в обновленном Websoft HCM зашит механизм подтверждения знаний.

В личном кабинете пользователь видит не только объекты из модуля Управление знаниями но и статус этих знаний, подтвердил ли он их уровень.

Как все работает?

1. Пользователь в своем личном кабинете видит 3 блока знаний:

– Корпоративные знания в профиле знаний, который привязан к должности.
– Проектные знания. Сотрудник компании может присоединиться к какому-либо проекту, и если руководитель проекта подтверждает необходимые знания сотрудника, то это сразу отображается в личном кабинете здесь.
– Области интересов – пространство LXP, где все могут делиться опытом и информацией. Если сотрудник приобрел знания в рамках LXP-подхода, то это тоже отобразится.

2. Какие есть способы для подтверждения знаний?

– Прохождение электронного курса, теста
– Приложение сертификата
– Встреча с экспертом
– Подтверждение руководителем проекта

Вы можете организовать подтверждение знаний на регулярной основе, чтобы поддерживать осведомленность сотрудников по определенной теме. Это очень хорошо работает для таких тем, как охрана труда, информационная безопасность и другое обязательное обучение.

Обновите вашу версию Websoft HCM и используйте новые возможности обучения, развития и планирования карьеры!

#Websoft_кейс

Как в компании «Магнит» работают над созданием функционального и удобного портала

«Магнит» – одна из ведущих розничных сетей в России по торговле продуктами питания. Магазины ежедневно посещают около 13 миллионов покупателей в более чем 3 800 населенных пунктах, а работают в компании 300 000 человек. Переделка личного кабинета сотрудника в «Магните» привела к масштабному редизайну и обновлению портала на платформе Websoft HCM.

Задача: улучшить функциональность сервиса, чтобы сделать его более удобным и понятным для пользователей.

Условия

В «Магните» обучают технологиям, связанным с безопасностью и охраной труда, есть внутрикорпоративное обучение. Используются классические слайдовые курсы, тренажёры, лонгриды, видеоролики, презентации, памятки в формате pdf и другие. Около 80% обучающего контента в «Магните» делают сами, часть закупают, часть отдают на производство на аутсорсинг. Частично обучение проходит на другой платформе, но компания на пути полного перехода на Websoft HCM.

Портал для сотрудников компании доступен с любого устройства, у которого есть выход в интернет, в том числе с домашнего компьютера. Однако пользователи испытывали трудности с навигацией на портале и его использованием в целом: они обращались в техподдержку и к организаторам обучения по несколько тысяч раз в месяц. Инициаторы проекта задались целью переработать портал так, чтобы сотрудники, заходя на главную страницу, сразу понимали, в какие разделы им переходить и что делать. Все переработки интерфейса, в том числе дизайна, и вся реструктуризация нацелены именно на это.

Решение на платформе Websoft HCM

1. Новый личный кабинет

Его обновление инициировало всю дальнейшую переработку портала. Новый личный кабинет включает информацию о пользователе и статистике его обучения.

2. Раздел «Мое обучение»

Тут собрано все, что касается обучения: курсы, тесты, мероприятия, программы обучения, опросы и так далее. Также система подсказывает, какие курсы, тесты и опросы рекомендуется пройти сотруднику в рамках его позиции.

3. Раздел «Моя команда»

Благодаря интеграции с 1С и системой кадрового учета на портал «подтягиваются» данные о сотрудниках: ФИО, должность, подразделение, мобильный телефон, электронная почта. Через Websoft HCM подгружается фотография сотрудника. В этом разделе руководитель может посмотреть краткую статистику обучения подчиненных, детальную статистику прохождения программы адаптации и электронных курсов.

4. Каталог обучения

В разработке находится страница, где будут собраны все доступные для самообучения материалы. Это кастомное решение, для реализации которого в компании создали категоризацию материалов: по типам, по формату, по темам, по заголовкам, по блокам описания, по бизнес-направлениям. Функция рекомендованного обучения управляется централизованно корпоративной академией.

5. Уведомления

Пока в компании реализованы стандартные уведомления сотрудников об обучении, но также будут создаваться кастомные. Основные каналы уведомлений сейчас – это электронная почта, «Колокольчик», пуш-уведомления через мобильное приложение, интеграция с чат-ботом (он помогает найти материалы, решить проблемы с поиском, доступом и так далее).

Итоги

– Портал стал более прозрачен, понятен, клиентоориентирован.
– Количество обращений пользователей в техподдержку и к организаторам обучения снизилось в разы.
– Знания компании сохраняются на портале и систематизируются с помощью каталога обучения.
– Пользователи лучше информированы о корпоративном обучении в целом.

В планах – развитие личного кабинета и рекомендаций, доработка поиска, развитие раздела корпоративной академии, календарь мероприятий, создание каналов обратной связи и редизайн.

Читать кейс полностью

Что нужно обучаемым: исследование eLearning center

Внешние обстоятельства меняются, меняют требования к обучению и его темам. Но люди в целом не слишком меняются, а их потребности нужно учитывать. Тот массив информации, с которым сегодня люди сталкиваются, и невероятный уровень информационной перегрузки диктуют необходимость выбирать те форматы, которые удобнее для тех, кто учится.

В конце 2021 года коллеги из eLearning center провели исследование предпочтений слушателей электронных курсов и узнали, как и когда людям удобно учиться, что их привлекает, что им мешает, что помогает. Они получили данные от реальных пользователей: в опросе приняли участие 5 564 сотрудника разных компаний.

Главные выводы:

1. Предпочтения относительно длительности курса и его формата практически не зависят от возраста и должности обучаемого.

2. Чаще всего людей от обучения отвлекают обращения коллег и срочные задачи, поэтому важно легализовать время на обучение.

3. Обучение с мобильной платформы большинство сотрудников использовать не хотят. Там, где нужно подумать, записать, посмотреть дополнительно в интернете, смартфон не годится.

4. Большинство сотрудников убеждены, что средняя длительность курса должна составлять 45 минут: раскрыть более-менее значимую тему за меньшее время практически невозможно.

5. Учебная нагрузка слишком большая, а сотрудники переучены: люди ведь еще работают, имеют личную жизнь, личные заботы.

6. Когда люди проходят курс, то пишут заметки и делают скриншоты. А значит, нужно делать сопроводительные материалы для сохранения.

7. Реально мотивируют учиться внутреннее желание быть в теме своей профессиональной деятельности и новые задачи, которые нельзя качественно сделать без дополнительных знаний.

8. Из хороших новостей: почти все начинают применять полученные знания на практике очень быстро, буквально в течение недели после обучения.

9. Большинству в процессе обучения нужно взаимодействие с экспертами и коллегами. Обсуждать новую тему — тоже часть обучения, часть осмысления, часть практики.

10. Самое большое впечатление производят курсы с яркой насыщенной графикой и необычным сюжетом.

11. Люди хотели бы увеличить количество примеров применения изучаемого на практике и в реальной жизни, а сократить анимацию и количество теоретического материала.

12. Дополнительно мотивируют людей возможность увидеть свои результаты, правильные ответы, разбор задания, свой текущий прогресс и причинно-следственные связи на примере реальных кейсов.

13. Демотивируют и отвлекают людей отсутствие возможности пройти далее до появления всех объектов на экране и звуки в курсе.

14. В контексте удаленной работы людям важны новые знания и навыки по самомотивации, управлению стрессом и управлению карьерным развитием. Также нужно учить личной дисциплине, эффективной удаленной работе, эмоциональному интеллекту и привычкам высокой эффективности.

15. Также любопытно, что большинство не видит значимости обучения по информационной безопасности.

Взрослого человека нельзя ничему научить – научиться он может только сам. Воспринять материал – это только часть работы, а реальное обучение начинается при попытке материал применить.

В этом случает задача обучающего – создать условия не столько для эффективного чтения, просмотра или прослушивания, сколько для начала применения знаний. В курсах нужны примеры, практика, причинно-следственные связи, подсказки, памятки, пошаговые инструкции, которые помогут сотрудникам перевести обучение в реальную рабочую деятельность.

Читать исследование полностью

О практике и скуке

Одна из идей, которые сейчас транслируются отовсюду – что любой может быстро, весело и с удовольствием научиться чему угодно. Но ведь это заблуждение, и заблуждение опасное, разочаровывающее.

Вот мы записались на курс, допустим, по рисованию. И сразу все идет не так: мы не успеваем за действиями преподавателя, не понимаем, как смешиваются краски, а вместо пейзажа получается в лучшем случае композиция из грязноватых цветных пятен. Но мы-то ждали от курса вдохновения, а от себя – шедевров. И мы бросаем все на полпути, по сути, к настоящему обучению так и не приступив.

Переживали подобное?

Максимум результата приносят повторяющиеся действия. Нужно нарисовать тысячу кривых цветочков и нелепых человечков, чтобы научиться рисовать. Изо дня в день играть одни и те же мелодии и гаммы, чтобы обрести должную ловкость пальцев и научиться импровизировать. Ну и, спустимся с небес на землю – чтобы щелкать квартальные отчеты как орешки, наверное, придется помучиться первые несколько раз. Скучное и однообразное многократное повторение – единственный способ получить навык.

Практика, практика, практика – на самом деле это та часть обучения, без которой ничего не получится. А в курсах она часто представлена очень скромно. Но курс – только ключ: самое важное начинается за этой дверью.

Обучаемому нужно не только изучить то, что было в курсе, но и вспомнить нужное в нужный момент, догадаться, как эти знания применить. Попробовать, ошибиться, попробовать снова, снова и снова. Только повторив этот процесс много раз, человек становится мастером. Так вот монотонно и скучно.

Есть два совета на этот случай.

Во-первых, такую скуку полезно научиться принимать как должное. Обучение бывает очень увлекательным, бывают интересные задания. Но в основном вы будете переделывать одно и то же, ошибаться и делать это снова, пока не начнет получаться. При условии, что вы убедите себя двигаться дальше, конечно.

Во-вторых, если вам нужен мотиватор – найдите в том, чему учитесь, смысл. Поймите, для чего вам нужны новые знания и навыки, чего вы хотите с помощью них достичь, как они помогут вам, вашим близким или вашим клиентам.

Этот смысл, как правило, не нужно изобретать. Расставьте приоритеты и внимательно присмотритесь к тому, чему учитесь.

Автоматизация оценки эффективности: процедуры

В прошлом посте на эту тему мы объяснили, как формируются планы деятельности по оценке: нужно оформить ожидания от сотрудника, сформировать дерево целей и определить особенности целеполагания. Дальше можно приступить непосредственно к процедуре оценки.

1. Автоматизация рутинных операций

Вот только некоторые функции, которые можно переложить на HR-платформу:

– оповещение участников,
– напоминания о сроках,
– согласование многоэтапных процедур,
– мониторинг статуса процедур оценки эффективности,
– документооборот по процедурам оценки,
– совмещение разных типов и маршрутов оценки,
– сбор итоговых данных.

Правильно настроенная автоматизация оценки позволяет избавиться от кипы бумаг или excel-файлов. Вместо этого появляется единый процесс, который легко и быстро запускается. А в особых случаях автоматизация незаменима.

Пример. Человек три месяца отработал в одной должности с одними целями, а оставшиеся месяцы года – на другой должности с другими целями. И таких внутренних перемещений в компании могут быть сотни в год. Система сама отслеживает эти перемещения и назначает внеочередную оценку: первый руководитель заполняет оценку, а новый руководитель ставит план. И в итоговом расчете все это учитывается.

2. Настройка внесения фактических показателей

Нужно ввести в систему не только планируемые показатели, но и фактические. Это обычно происходит следующими способами:

а) Сотрудник вносит их сам и отчитывается о результатах либо по мере выполнения задачи (тогда в системе виден процент выполнения), либо в конце периода — квартала, полугодия, года.
б) Результаты вносит руководитель.

Есть компании, где мониторинг задач и отчеты — непосредственная ответственность руководителей. Есть компании, где сотрудники более автономны и руководители занимаются только согласованием. Внутри компании для разных подразделений могут работать разные способы. Одно дело оценивать эффективность разработчиков, другое дело — банковских работников.

в) Фактическая информация выгружается из внешних систем (CRM, автоматизированная банковская система, ERP и т. д.). Далее:
– Выгруженные данные вручную вносятся в систему оценки. В такой ситуации у каждого KPI может быть один или несколько владельцев, а потом система сравнивает план и факт, сочетает, например, оценку по KPI и оценку по целям, получает показатели для итоговых бонусов.
– Автоматическая интеграция: фактические значения выгружаются из внешней системы через api, но если KPI сотни тысяч, систем десятки, то эта задача настолько дорогая и сложная, что зачастую нет смысла ей заниматься.
– Сочетание: какие-то KPI выгружаются автоматически, какие-то подставляются руками.

В следующей части – подведение итогов.