Что нужно обучаемым: исследование eLearning center

Внешние обстоятельства меняются, меняют требования к обучению и его темам. Но люди в целом не слишком меняются, а их потребности нужно учитывать. Тот массив информации, с которым сегодня люди сталкиваются, и невероятный уровень информационной перегрузки диктуют необходимость выбирать те форматы, которые удобнее для тех, кто учится.

В конце 2021 года коллеги из eLearning center провели исследование предпочтений слушателей электронных курсов и узнали, как и когда людям удобно учиться, что их привлекает, что им мешает, что помогает. Они получили данные от реальных пользователей: в опросе приняли участие 5 564 сотрудника разных компаний.

Главные выводы:

1. Предпочтения относительно длительности курса и его формата практически не зависят от возраста и должности обучаемого.

2. Чаще всего людей от обучения отвлекают обращения коллег и срочные задачи, поэтому важно легализовать время на обучение.

3. Обучение с мобильной платформы большинство сотрудников использовать не хотят. Там, где нужно подумать, записать, посмотреть дополнительно в интернете, смартфон не годится.

4. Большинство сотрудников убеждены, что средняя длительность курса должна составлять 45 минут: раскрыть более-менее значимую тему за меньшее время практически невозможно.

5. Учебная нагрузка слишком большая, а сотрудники переучены: люди ведь еще работают, имеют личную жизнь, личные заботы.

6. Когда люди проходят курс, то пишут заметки и делают скриншоты. А значит, нужно делать сопроводительные материалы для сохранения.

7. Реально мотивируют учиться внутреннее желание быть в теме своей профессиональной деятельности и новые задачи, которые нельзя качественно сделать без дополнительных знаний.

8. Из хороших новостей: почти все начинают применять полученные знания на практике очень быстро, буквально в течение недели после обучения.

9. Большинству в процессе обучения нужно взаимодействие с экспертами и коллегами. Обсуждать новую тему — тоже часть обучения, часть осмысления, часть практики.

10. Самое большое впечатление производят курсы с яркой насыщенной графикой и необычным сюжетом.

11. Люди хотели бы увеличить количество примеров применения изучаемого на практике и в реальной жизни, а сократить анимацию и количество теоретического материала.

12. Дополнительно мотивируют людей возможность увидеть свои результаты, правильные ответы, разбор задания, свой текущий прогресс и причинно-следственные связи на примере реальных кейсов.

13. Демотивируют и отвлекают людей отсутствие возможности пройти далее до появления всех объектов на экране и звуки в курсе.

14. В контексте удаленной работы людям важны новые знания и навыки по самомотивации, управлению стрессом и управлению карьерным развитием. Также нужно учить личной дисциплине, эффективной удаленной работе, эмоциональному интеллекту и привычкам высокой эффективности.

15. Также любопытно, что большинство не видит значимости обучения по информационной безопасности.

Взрослого человека нельзя ничему научить – научиться он может только сам. Воспринять материал – это только часть работы, а реальное обучение начинается при попытке материал применить.

В этом случает задача обучающего – создать условия не столько для эффективного чтения, просмотра или прослушивания, сколько для начала применения знаний. В курсах нужны примеры, практика, причинно-следственные связи, подсказки, памятки, пошаговые инструкции, которые помогут сотрудникам перевести обучение в реальную рабочую деятельность.

Читать исследование полностью

О практике и скуке

Одна из идей, которые сейчас транслируются отовсюду – что любой может быстро, весело и с удовольствием научиться чему угодно. Но ведь это заблуждение, и заблуждение опасное, разочаровывающее.

Вот мы записались на курс, допустим, по рисованию. И сразу все идет не так: мы не успеваем за действиями преподавателя, не понимаем, как смешиваются краски, а вместо пейзажа получается в лучшем случае композиция из грязноватых цветных пятен. Но мы-то ждали от курса вдохновения, а от себя – шедевров. И мы бросаем все на полпути, по сути, к настоящему обучению так и не приступив.

Переживали подобное?

Максимум результата приносят повторяющиеся действия. Нужно нарисовать тысячу кривых цветочков и нелепых человечков, чтобы научиться рисовать. Изо дня в день играть одни и те же мелодии и гаммы, чтобы обрести должную ловкость пальцев и научиться импровизировать. Ну и, спустимся с небес на землю – чтобы щелкать квартальные отчеты как орешки, наверное, придется помучиться первые несколько раз. Скучное и однообразное многократное повторение – единственный способ получить навык.

Практика, практика, практика – на самом деле это та часть обучения, без которой ничего не получится. А в курсах она часто представлена очень скромно. Но курс – только ключ: самое важное начинается за этой дверью.

Обучаемому нужно не только изучить то, что было в курсе, но и вспомнить нужное в нужный момент, догадаться, как эти знания применить. Попробовать, ошибиться, попробовать снова, снова и снова. Только повторив этот процесс много раз, человек становится мастером. Так вот монотонно и скучно.

Есть два совета на этот случай.

Во-первых, такую скуку полезно научиться принимать как должное. Обучение бывает очень увлекательным, бывают интересные задания. Но в основном вы будете переделывать одно и то же, ошибаться и делать это снова, пока не начнет получаться. При условии, что вы убедите себя двигаться дальше, конечно.

Во-вторых, если вам нужен мотиватор – найдите в том, чему учитесь, смысл. Поймите, для чего вам нужны новые знания и навыки, чего вы хотите с помощью них достичь, как они помогут вам, вашим близким или вашим клиентам.

Этот смысл, как правило, не нужно изобретать. Расставьте приоритеты и внимательно присмотритесь к тому, чему учитесь.

Автоматизация оценки эффективности: процедуры

В прошлом посте на эту тему мы объяснили, как формируются планы деятельности по оценке: нужно оформить ожидания от сотрудника, сформировать дерево целей и определить особенности целеполагания. Дальше можно приступить непосредственно к процедуре оценки.

1. Автоматизация рутинных операций

Вот только некоторые функции, которые можно переложить на HR-платформу:

– оповещение участников,
– напоминания о сроках,
– согласование многоэтапных процедур,
– мониторинг статуса процедур оценки эффективности,
– документооборот по процедурам оценки,
– совмещение разных типов и маршрутов оценки,
– сбор итоговых данных.

Правильно настроенная автоматизация оценки позволяет избавиться от кипы бумаг или excel-файлов. Вместо этого появляется единый процесс, который легко и быстро запускается. А в особых случаях автоматизация незаменима.

Пример. Человек три месяца отработал в одной должности с одними целями, а оставшиеся месяцы года – на другой должности с другими целями. И таких внутренних перемещений в компании могут быть сотни в год. Система сама отслеживает эти перемещения и назначает внеочередную оценку: первый руководитель заполняет оценку, а новый руководитель ставит план. И в итоговом расчете все это учитывается.

2. Настройка внесения фактических показателей

Нужно ввести в систему не только планируемые показатели, но и фактические. Это обычно происходит следующими способами:

а) Сотрудник вносит их сам и отчитывается о результатах либо по мере выполнения задачи (тогда в системе виден процент выполнения), либо в конце периода — квартала, полугодия, года.
б) Результаты вносит руководитель.

Есть компании, где мониторинг задач и отчеты — непосредственная ответственность руководителей. Есть компании, где сотрудники более автономны и руководители занимаются только согласованием. Внутри компании для разных подразделений могут работать разные способы. Одно дело оценивать эффективность разработчиков, другое дело — банковских работников.

в) Фактическая информация выгружается из внешних систем (CRM, автоматизированная банковская система, ERP и т. д.). Далее:
– Выгруженные данные вручную вносятся в систему оценки. В такой ситуации у каждого KPI может быть один или несколько владельцев, а потом система сравнивает план и факт, сочетает, например, оценку по KPI и оценку по целям, получает показатели для итоговых бонусов.
– Автоматическая интеграция: фактические значения выгружаются из внешней системы через api, но если KPI сотни тысяч, систем десятки, то эта задача настолько дорогая и сложная, что зачастую нет смысла ей заниматься.
– Сочетание: какие-то KPI выгружаются автоматически, какие-то подставляются руками.

В следующей части – подведение итогов.

Кошелек или удаленка?

Согласно исследованию портала Superjob.ru, 38% россиян готовы получать меньше ради удаленной работы. В опросе приняли участие 1600 респондентов из 358 населенных пунктов, которые хотят и в силу специальности имеют возможность работать удаленно.

К августу 2022 года компаний с удаленными сотрудниками в стране стало вдвое меньше, чем в марте, и в 4,5 раза меньше, чем в феврале. А за время пандемии люди все же успели привыкнуть к дистанционному формату работы и теперь готовы даже пожертвовать частью зарплаты ради удобства. Два из пяти сотрудников считают, что сокращение доходов будет компенсировано снижением расходов на транспорт и обеды вне дома, а также более комфортным распорядком дня.

20% респондентов согласны снизить зарплатные ожидания на 5%, 10% респондентов – на 10%, 2% готовы отказаться от 15% дохода, по 3% – на 20% и 25%. Впрочем, те же двое из каждых пяти опрошенных терять деньги не хотят: в большей степени это мужчины, граждане старше 45 и те, чей заработок превышает 80 тыс. рублей.

И все же удаленка уже стала частью нашей жизни, и не принимать это в расчет нельзя. Есть общие моменты, на улучшение которых может повлиять работодатель – налаживание коммуникации между сотрудниками, поддержка и обратная связь, доступ к системам и ПО.

Что такое ассертивность?

Открыто высказывать свое мнение, вежливо отказывать, обозначать личные границы бывает сложно. Иногда мы поддаемся и демонстрируем пассивность. Иногда – становимся агрессивными. Как животные, которые в случае опасности или впадают в ступор, пытаясь слиться с ландшафтом, или нападают. В первом случае мы рискуем никогда не добиться своего, во втором – портим отношения с окружающими. Навык ассертивного поведения помогает обойти подводные камни в столкновении интересов.

Чем ассертивное поведение отличается от пассивного или агрессивного?

Пассивное поведение зиждется на уверенности человека, что его потребности и приоритеты второстепенны в сравнении с чужими. Такие люди руководствуются принципом "не высовывайся, чтобы чего не вышло". Но это, к сожалению, не работает: их просто перестают уважать, с их интересами действительно не считаются, и в результате из мнимых жертв они становятся жертвами настоящими.

Агрессивный стиль поведения характерен для людей, которые ищут кругом врагов. Они реагируют на конфликт интересов резко, нападают и конкурируют с другими. В результате они, конечно, могут добиться желаемого, но сотрудничать с ними невозможно. Таким поведением можно вызвать равное по силе противодействие и создать себе врагов, которых прежде не было.

Ассертивное поведение – это не компромисс и не сочетание этих двух стилей, а принципиально другая стратегия, основанная на осознании собственных потребностей и уважении к точке зрения оппонента, а также готовности принять ответственность за свои слова и действия. Вы абстрагируетесь от эмоций, заботитесь и о своих чувствах, и о чувствах других людей. И в случае, если ваши интересы ущемлены, вы предложите обсудить это и решить проблему, не замалчивая ее (как при пассивном поведении) и не выплескивая ярость (как при поведении агрессивном).

Как развить ассертивность...

1. Прислушиваться к себе. Это означает внимание к своим чувствам, потребностям и интересам, осознание причин своих поступков. Объяснять их другим не нужно, а вот понимать себя – очень важно.

2. Позволить себе ошибаться. Но нет, речь вовсе не о том, чтобы прощать себе любые просчеты, а об отказе от нездорового перфекционизма. Ошибка – это повод оценить сделанное и выучить урок на будущее.

3. Учиться говорить "нет". Не действовать в ущерб себе из боязни разочаровать или нанести обиду. Лучше объяснить причину отказа, не оправдываясь, и предложить иную помощь или решение.

4. Контролировать эмоции. Если что-то сильно задело, лучше отложить решение, а затем обсудить спорную ситуацию с холодной головой.

А главное – зачем ее развивать?

Специалисты Клиники Мейо считают, что ассертивность – ключевой коммуникативный навык: она помогает эффективно доносить свою точку зрения и отстаивать ее с уважением к оппоненту. С практикой ассертивного поведения приходит уверенность в себе и уважение других, а также снижается стресс, поскольку человек учится обозначать свою зону ответственности и говорить "нет" без угрызений совести.

Автоматизация оценки эффективности: анализ и обработка результатов

Итак, процедура оценки завершена, но именно теперь начинается самое интересное – работа с результатами. Чаще всего оценка эффективности нужна для определения размера денежного вознаграждения или карьерных перспектив сотрудников.

О вознаграждениях

В ряде компаний вознаграждение рассчитывают на основе интегральных показателей, но получить их можно по-разному.

– Допустим, сотрудник выполнил план по KPI на 80%, по целям — на 90%, без критичных сбоев по ключевым задачам, и получает оценку А. За перевыполнение показателей – оценку А+. Эти правила можно задать в системе, и интегральные показатели будут рассчитываться автоматически.

– При упрощенном подходе руководитель самостоятельно проставляет оценки сотрудникам: в рамках такого подхода часто установлены ограничения (например, нельзя всем сотрудникам сразу поставить самую высокую или самую низкую оценку). Премиальный фонд распределяется по внутренним правилам, и автоматизированная система позволяет это контролировать.

Расчет переменной части вознаграждения может происходить как на платформе, где производится оценка, так и вне ее. Например:

– Показатели эффективности выгружаются в виде отчетов из HR-системы во внешнюю систему, и там производится пересчет в премии. Это целесообразно из соображений безопасности.

– Вознаграждения рассчитываются в HR-системе, если в ней настроен доступ к информации о базовых окладах и формулах расчета премиальных коэффициентов.

О карьерных возможностях

На основании результатов оценки можно сформировать структурированные описанные карьерные маршруты для самых разных перемещений.

– Например, человек должен проработать в компании не меньше какого-то времени, находиться на определенной должности, пройти обязательную программу подготовки, продемонстрировать определенные показатели эффективности, пройти оценку компетенций и так далее – и тогда ему доступны те или иные пути развития.

– Также по результатам проведенной ежегодной оценки компетенций и оценки эффективности может запускаться автоматизированный процесс, определяющий карьерные опции. Люди заходят на HR-портал, видят возможные варианты своего карьерного планирования и могут из них выбирать.

– Кроме того, систему можно настроить так, что сотрудники видели, какие условия требуются для того или иного перемещения и понимают, какие усилия нужно приложить.

В заключительном посте об автоматизации оценки поговорим о том, что нужно учесть при внедрении системы.

#WebsoftHCM_обновления

Центр аналитики

В HCM-системе копится огромный массив данных о компании: как сотрудники действуют, как себя ведут, как чувствуют. Эти данные помогают принимать взвешенные решения там, где раньше нужно было действовать методом проб и ошибок и строить предположения.

В актуальном релизе Websoft HCM появился центр аналитики. Пока что в beta-версии: тестирование и развитие этой функции продолжится.

Центр аналитики сейчас – это:

– Наглядные дашборды
– Набор фильтров, который позволяет настроить страничку с дашбордами
– Виджеты, которые можно определять по задачам и добавлять из готового набора
– Возможность сегментации всего центра аналитики и каждого виджета в отдельности
– Возможность выбрать период, за который нужна информация

Сейчас доступна аналитика по обучению, но мы планируем расширить центр аналитики и на другие активности пользователей.

Обновите вашу версию Websoft HCM и находите инсайты, проверяйте гипотезы, отслеживайте закономерности, определяйте взаимосвязи!

#Websoft_кейс

Цифровая платформа развития сотрудников Счётной Палаты на базе WebSoft HCM

В Счётной Палате было важно не просто создать платформу для обучения, но и мотивировать сотрудников самостоятельно планировать своё личностное и профессиональное развитие. В ведомстве сразу ориентировались на российский софт и начали с небольшого пилотного проекта по внедрению системы оценки персонала. Когда стало очевидно, что WebSoft HCM отвечает функциональным и технологическим требованиям, стартовал большой проект.

Задача: создание цифровой основы для управления HR-процессами и мотивации сотрудников.

Условия

Счетная Палата РФ — высший орган государственного аудита. Счетная палата развивает «чувство налогоплательщика» и обеспечивает конституционное право граждан на участие в управлении делами государства.

Заказчиком проекта выступил Департамент Палаты по развитию человеческого капитала, который отвечает за подбор кадров, адаптацию новых сотрудников, работу с молодыми специалистами, обучение и развитие персонала, управление результативностью, развитие внутренних коммуникаций и организационной культуры.

До этого HR-процессы в Палате были автоматизированы лишь частично, а данные о сотрудниках хранились разрозненно, что затрудняло анализ и эффективное планирование. Соответственно, было важно выбрать цифровую платформу для реализации поставленных задач.

Решение на платформе Websoft HCM

1. Пилотный проект по оценке персонала методом 360

Всего за 2 месяца в системе была настроена уникальная модель компетенций, проведена оценка более 700 сотрудников, сформированы отчеты и разработаны индивидуальные планы развития. Открытая архитектура и встроенные инструменты разработки позволили быстро адаптировать платформу WebSoft HCM под потребности Счётной Палаты.

2. Автоматизация процессов адаптации, обучения и развития персонала

Исполнитель в лице компании GMCS развернул платформу в течение шести месяцев, охватив все основные процессы по развитию персонала. Получившимся инструментом пользуются все сотрудники Счётной Палаты не только со своего рабочего места – пользователи могут проходить обучение на портале, который доступен извне. Автоматизация процессов помогает собирать и анализировать данные и вносить необходимые корректировки в процессы управления персоналом.

3. Модернизация системы

Это модернизация digital-решения с учетом обратной связи от пользователей и внутренних бизнес-заказчиков. В результате система в полной мере закрывает текущие потребности, а также обеспечит возможность развития функциональности в области управления кадрами и поддержания необходимых компетенций госслужащего.

Итоги

Проект – яркий пример эффективной цифровой трансформации в госсекторе в области HR. В системе автоматизированы основные процессы обучения и развития более 1200 сотрудников Счётной Палаты. Возможности Websoft HCM позволяют проводить онлайн обучение, адаптацию сотрудников, оценку персонала методом 360, формировать карты целей и индивидуальные планы развития.

Оценка по компетенциям на платформе Websoft HCM позволяет сотрудникам определить слабые стороны, сформировать ИПР, составить карту целей и согласовать её с руководителем, выбрать интересующие курсы. Перевод оценки в цифровой формат позволил:
– Сделать ее прозрачной и понятной для сотрудников и руководителей
– Сократить трудозатраты на сбор и обработку заявок и оценочных форм
– Уменьшить бумажный документооборот

Пять советов по автоматизации HR
Казалось бы, простые вещи, которые так же просто упустить

1. Проявляйте заботу о сотрудниках

При внедрении автоматизации несложно увлечься процессами, но забыть о людях. Между тем внедряют новые иснтрументы люди, и пользоваться этими инструментами тоже будут люди. Может, им будет слишком сложно, и тогда HR придется постоянно объяснять одно и то же. Или решение старых задач новыми методами потребует больше времени. Поэтому важно держать в голове, как автоматизация процессов отразится на формировании опыта сотрудников.

2. Начните с малого

Амбициозные цели, как желание начать новую жизнь с понедельника, могут быстро загнать вас в тупик. А автоматизация – это марафон, а не спринт. Смотрите на вещи реалистично: начните с одного процесса, а затем беритесь за другие. Это будет менее затратно и более эффективно.

3. Не торопитесь

Невозможно развернуть что-то масштабное без испытаний. Каждый процесс можно начать с пилотного проекта: протестируйте новый инструмент на части сотрудников, соберите обратную связь, внесите изменения и масштабируйте. Сразу идеально не получится, однако пожинать плоды автоматизации вы начнете быстро, а со временем отшлифуете все шероховатости.

4. Наблюдайте за процессом

Автоматизация HR – процесс постоянный, то есть быстренько внедрить инструмент автоматизации, проверить, как он работает, и забыть о нем нельзя. Узнавайте, что вызывает сложности в новом процессе, на какие рутинные задачи люди тратят больше всего времени. Так вы не упустите возможности для дальнейших усовершенствований.

5. Обсуждайте успехи

Это поможет HR-команде увидеть свою ценность для компании и повысит мотивацию. Это важно, потому что в их руках находится самый главный капитал любой организации – ее сотрудники.