Как понять, что вашему бизнесу необходима SRM-система 🛒

Проблемы с обработкой заявок
Заявки на закупку долго обрабатываются, теряются, дублируются или проходят через большое количество согласований.

Ошибки из-за человеческого фактора
В процессе закупок возникают неточности в данных. Неправильно указываются спецификации, объёмы, сроки поставки и условия оплаты.

Сложности в отслеживании и анализе расходов, сборе статистики
Отсутствует прозрачная система учёта закупок. Сложно получить актуальную аналитику по поставщикам, ценам и категориям расходов, а составление отчётов требует большого количества ручной работы.

Нет единого информационного пространства для коммуникации с поставщиками
Коммуникация ведётся через разные каналы. История переговорных кампаний централизованно не сохраняется. Информация о поставщиках хранится разрозненно: в почте, таблицах Excel, на бумажных носителях или в памяти отдельных сотрудников.

Отсутствие системы распределения нагрузки между сотрудниками
В отделе закупок нет прозрачного механизма назначения задач. Они распределяются хаотично, из-за этого сложно оценить текущую нагрузку каждого сотрудника.

В материале рассказываем, как работает SRM-система, как её внедрить и выбрать подходящего вендора, чем она может быть полезна бизнесу и причём тут искусственный интеллект.

Читать статью →

#статья
«Первая Форма»

Собрали топ-5 наших статей на Habr за 2025 👍

➡️Рассказали, как канбан может упростить процессы в отделах
Исследования показывают, что команды, внедрившие канбан-доски, ускоряют выполнение задач на 40% и повышают производительность на 20%. В статье разобрали 5 практических сценариев использования канбан-досок в ключевых отделах компании и показали, как адаптировать этот инструмент под разные задачи.
Читать →

➡️Показали, как облегчить управление EPCM-проектами
В них объединено проектирование и техническое сопровождение, управление поставками материалов и оборудования, координация субподрядчиков и контроль качества работ. В статье продемонстрировали комплексное решение, которое подойдет инжиниринговым компаниям, девелоперам, системным интеграторам, крупным архитектурным и проектным бюро.
Читать →

➡️Поделились опытом цифровизации работы культурного центра
Мы разработали единую систему на базе BPM-платформы, настроили процессы планирования мероприятий и бронирования помещений. В статье показали, как это помогает избежать овербукинга и накладок в расписании.
Читать →

➡️Продемонстрировали, как оцифровать документооборот с помощью BPMS на СУБД PostgreSQL и ОС Linux
У НИИ было «лоскутное одеяло» из систем, между которыми было сложно наладить обмен данными. Более того, из-за санкций организация отказалась от Windows. В статье рассказали, как автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, поручениями, договорами, организационно-распорядительными документами и заявками на оплату.
Читать →

➡️Рассказали, как автоматизировали массовую выдачу УНЭП для федерального ритейлера
Во время приёма на работу все сотрудники «Спортмастера» получают смарт-карту. За счёт интеграции BPMS по API с удостоверяющим центром КриптоПро и 1C:ЗУП, сотрудники могут в одном окне самостоятельно записать УНЭП на смарт-карту. В статье поделились подробностями технической реализации.
Читать →

#статьи
«Первая Форма»

Новые возможности таблиц в карточках задач 📷

Мы продолжаем расширять функциональность таблиц в задачах. Они позволяют вести реестры и номенклатуры, управлять данными для отчётности, контролировать расчёты и многое другое.

Теперь данные в таблицах можно группировать и сортировать:

➡️Чтобы отсортировать таблицу по столбцу, нужно нажать левой кнопкой мыши на заголовок.
➡️Чтобы группировать данные, нужно нажать правой кнопкой мыши на заголовок столбца.

О других новых функциях системы рассказали в подробном материале на сайте.

#апдейты
«Первая Форма»

Чем запомнился 2025 год: главные функциональные нововведения в «Первой Форме»

Уходящий год был богат на новые функции и инструменты. Они упрощают рутину, помогают быстрее влиться в рабочий процесс, подсвечивают важное и позволяют улучшать результаты:

➡️ ИИ-агенты. Цифровые сотрудники могут собирать саммари, анализировать данные, создавать документы и помогать во множестве задач.

➡️ Социальная сеть. Ведите открытые и закрытые группы, создавайте посты и статьи, отслеживайте вовлечение и объединяйте сотрудников в единой информационной среде.

➡️ Новые функциональные возможности задач. Размещайте подсказки, добавляйте SMART-кнопки к полям, настраивайте формы и панель инструментов под ваши потребности.

➡️ Расширенные возможности канбана. Формируйте доски в свободном порядке, перемещайте карточки драг-н-дропом, выводите в них любые данные, группируйте и фильтруйте колонки.

➡️ Полноценное управление ресурсами. Бронируйте слоты на интерактивном таймлайне, реализуйте бронь переговорок, распределение рабочего времени сотрудников, график отпусков.

➡️ Новый редактор корпорталов и виджеты. Собирать информационные страницы с полезным контентом стало ещё удобнее.

➡️ Коробочные продукты «Первой Формы» на основе модулей. Автоматизируйте основные бизнес-процессы быстрее и проще с помощью преднастроенных low-code решений.

Все эти функции доступны в актуальных версиях системы. Подробности можно узнать у вашего клиентского менеджера.

#полезное
«Первая Форма»

Собрали топ-5 кейсов этого года ⭐️

➡️Банк Синара настроил цифровое рабочее место сотрудника службы безопасности
Пять специалистов СБ прошли обучение в «Академии Первой Формы» и своими силами настроили решение. Сейчас команда самостоятельно администрирует и развивает систему. Это снизило стоимость владения решением и позволило оперативно наращивать функциональность — срок окупаемости проекта составил 18 месяцев.
Читать кейс →

➡️«Световые Технологии» нашли замену Skype for Business
Компания отказалась от иностранного софта из-за проблем с поддержкой и выбрала 1F Teams. Поскольку «Световые Технологии» уже пользовались «Первой Формой», внедрение ВКС потребовало минимальных затрат — только единоразовая оплата настройки и техподдержки. Повторно приобретать лицензии не нужно.
Читать кейс →

➡️ГК «Ревада» ускорила обработку входящих запросов
CRM-система помогла структурировать информацию: когда менеджер оформляет запрос, технолог автоматически получает задачу и видит нужные для работы данные. Все запросы и подбор сырья по ним хранятся в одном интерфейсе со статусами и историей взаимодействия.
⚙ Внедрением занималась компания HeadWord, партнёр «Первой Формы».
Читать кейс →

➡️НИИ нашёл замену MS Project и YouGile для автоматизации проектной работы
Сотрудники больше не заводят задачи вручную, так как в систему уже загружены шаблоны для всех видов проектов. Благодаря ресурсному планированию менеджеры видят загрузку каждого специалиста на недели вперёд.
Читать кейс →

➡️Клининговая компания упростила работу с персоналом благодаря автоматизации подбора, найма и увольнения
А ещё были оцифрованы контроль смен, управление больничными и отгулами. Так, например, система сама анализирует временные метки в отчёте, выявляет опоздания и прогулы, сразу же отправляет push-уведомления координаторам через мобильное приложение.
Читать кейс →

⏩ Больше кейсов смотрите на нашем сайте →

#кейсы
«Первая Форма»

Три материала об автоматизации, которые вы читали чаще всего

Мы проанализировали статистику и отобрали топ-3 публикации этого года.

➡️SRM-система: зачем нужна, как внедрить и как выбрать вендора →

➡️Система электронного документооборота: зачем нужна бизнесу, как выбрать и чем отличается от ЭДО →

➡️Управление ресурсами проекта. Как контролировать трудозатраты, бюджеты и сроки в ИСУП →

2025-й год показал, что автоматизация перестала быть опцией и стала необходимостью для эффективного развития бизнеса. Мы благодарны каждому, кто внедряет эти решения и движется к новым результатам 🎉

#статья
«Первая Форма»

Последние апдейты в 2025 году: цветные теги со ссылками на справочники задач 🖌

В «Первой Форме» есть много способов отслеживать риски по задачам. Один из них — вывести в карточке цветные теги на основе системных справочников. Как это работает:

➡️ При создании группы тегов можно выбрать, какой параметр задачи будет отображаться в виде бейджа. Чтобы настроить риски, мы выбираем дополнительный параметр.
➡️ Для параметра нужно задать источник информации — внутренний справочник. Задачи, которые мы укажем, отобразятся отдельным тегом со своим цветом.
➡️ Теги выводятся во всех интерфейсах системы: в виджете задач, ленте сообщений, шапке задач и при поиске. Больше не нужно заходить в карточки каждой задачи, чтобы узнать уровень риска.

Эта опция уже доступна в сборке 2.266 «Дракон». Больше о других функциях можно узнать в материале на сайте →

#апдейты
«Первая Форма»

Как уведомить коллегу о задаче в «Первой Форме»: три способа

В процессе выполнения задачи вам понадобилась консультация коллеги. Вот как можно с ним связаться с ним в карточке и не отмечать как исполнителя:

➡️ Прямое обращение с приоритетом. В сообщении укажите получателя в поле «Кому» и поставьте приоритет с помощью «красного» вопроса. Пользователь получит уведомление, которое выделяется среди остальных.

➡️ Информирование без акцента. Добавьте контакт в поле «Кому» или «Копия», но не отмечайте «красным» вопросом. Уведомление придёт в стандартном виде.

➡️ Упоминание через @. Отметьте коллегу через символ @ — его имя станет кликабельной карточкой, а контакт автоматически добавится в поле «Кому». Если удалить контакт из этого поля, упоминание в тексте сохранится, но уведомление не отправится.

Больше о функциях актуальной сборки «Первой Формы» рассказываем в подробном материале →

#апдейты
«Первая Форма»

Ведите блоги соцсети в мобильном приложении 💻

Социальная сеть — это модуль «Первой Формы», направленный на вовлечение и объединение сотрудников в общем информационном поле.

Теперь пользоваться этим инструментом можно и в мобильном приложении. Со смартфона сотрудники могут:

➡️ писать посты и статьи в блоги;
➡️ читать контент;
➡️ оставлять лайки и реакции;
➡️ общаться в комментариях.

Социальная сеть доступна в новой версии мобильного приложения — 8.6. Подробнее о других обновлениях рассказали в дайджесте →

А больше о социальной сети можно узнать на сайте →

#апдейты
«Первая Форма»

Управление портфелем проектов: что это такое и как выбрать решение для автоматизации 💼

Проектный менеджмент и управление портфелем проектов — это два разных подхода. Если первый направлен на эффективную реализацию конкретного проекта, то второй работает одновременно со всеми проектами компании на системном уровне.

В новом материале подробно разбираемся, в чём разница между этими понятиями, как эффективно управлять портфелем проектов с помощью автоматизации и технологий ИИ, а также рассматриваем подходящие решения на рынке.

Читать статью →

#статья
«Первая Форма»

Первые обновления 2026 года: визуальная оптимизация 🖌

Входим в новый год со множеством автоматических функций для удобства интерфейса. Вот что теперь умеет система в версии «Дракон»:

➡️ Система обновляет время и продолжительность встреч только после закрытия окна выбора даты. Это нужно, чтобы корректно рассчитать начало и конец брони.

➡️ При выборе группировки по столбцу в параметре «Таблица» этот столбец автоматически скрывается, но остается доступен для вывода из общего списка.

➡️ Если комментарий превышает шесть строк, после отправки он теперь автоматически обрезается под ссылку «Показать полностью».

Больше о новых функциях системы — в материале на сайте →

#апдейты
«Первая Форма»

Ошибаться — нормально 🔒

Раньше при регистрации в системе несколько неверных попыток ввода кода верификации приводили к блокировке. Теперь вместо блокировки система запрашивает капчу. После её прохождения можно продолжить ввод кода и завершить регистрацию.

Что это даёт:

➡️ Процесс регистрации становится более дружелюбным
➡️ Защита от автоматического подбора кодов сохраняется

О других новых функциях системы читайте в материале на сайте →

#апдейты
«Первая Форма»