Если планировать только рабочие дела и ничего не делать с хаосом в личных, могут начать страдать все сферы вашей жизни 😭

Без полноценного отдыха, баланса работы и жизни и внимания к тому, что действительно важно — не получится поддерживать высокий уровень продуктивности и энергии 🔋

⚠️ В статье рассказываем, почему стоит поскорее освоить индивидуальный тайм-менеджмент, чем он отличается от обычного и какие техники помогут его прокачать.

У типичных «опоздунов» есть сотни причин приезжать на встречи не вовремя или сдавать работу не в срок: от тонкостей душевной организации до непредвиденных пробок по утрам 🤬 Начинаем серию постов, где разберемся со всевозможными оправданиями и предложим 1️⃣0️⃣ лайфхаков, чтобы стать пунктуальнее.

Причины опозданий и срыва сроков. Часть 2

3. Отсутствие страха последствий 😨 Если человек систематически опаздывает на работу или не сдает работу в срок — значит, он не слишком боится последствий. За опоздания его не наказывают, а немой укор коллег для него — не проблема. И даже если наказания есть — значит, для человека они не серьезны.

Секрет в том, что наказания вообще плохо работают — гораздо эффективнее поощрения. Не ждите влияния извне — придумайте себе поощрения сами. Неделя без опозданий — поход в театр или ресторан. Несколько проектов, сданных в срок, — запланированный отгул посреди месяца.

4. Скрытый саботаж и неприязнь 😤 Иногда опозданиями рулит скрытый саботаж. Человеку может не нравиться работа, начальство или какие-то правила, но вместо честного признания он транслирует неприязнь через опоздания.

Другой сценарий — попытка самоутвердиться. Человек считает, что ему все должны, что его не ценят и не уважают — поэтому он пытается доказать свою ценность через опоздания. Раз ждут, значит, он чего-то стоит.

С неприязнью к начальству и правилам — лучше к психологам. А что касается неприятных задач, люди часто стараются оттянуть их выполнение до последнего. Вместо этого — лучше начинать свой день именно со сложного, пока в запасе много энергии..

5. Ошибка планирования 😕 На удочку ошибки планирования попадаются даже те, кто обычно не склонен к опозданиям. Чего уж говорить о систематически опаздывающих. Дело в том, что человек не умеет предсказывать будущее. А прошлое ему часто и нагло врёт.

Суть ошибки планирования в том, что люди склонны преуменьшать количество времени, которое необходимо для решения задачи. Неточный прогноз по срокам запускает механизм откладывания.

Другая неприятность в том, что прошлый опыт дарит самоуверенность: если месяц назад со схожей задачей вы справились за 6 часов, то теперь-то, на опыте, вам точно потребуется меньше времени. Идя на поводу у такой идеи вы наверняка обнаружите себя опаздывающим по срокам и делающим всё в последний момент.

Причины опозданий и срыва сроков. Часть 3

6. Внешние обстоятельства 🌩 «Хотел прийти вовремя, но…», а дальше подставляйте любое оправдание: парад планет, пробки, катаклизмы, плохая погода, инспекторы ДПС и что угодно еще. Невозможно угадать, случится нечто подобное с нами, или нет.

Но если помнить про закон Мёрфи, который звучит как «если какая-то неприятность может случиться, она случится», оправдываться становится сложнее. Просто потому что стоит всегда быть готовым к неприятностям и иметь на их случай запасной план.

А лучше вообще взять планирование дня за основу — оно не спасет от форс-мажоров, но поможет не создавать дополнительных проблем. По крайней мере, с ним внезапно случившиеся неприятности не будут накладываться поверх тех, что мы создаем себе сами.

7. Вопрос приоритетов ❗️ Иногда за опозданиями и нереалистичными дедлайнами прячется только одно — в данный момент времени это для вас неважно.

Опаздываете на встречу с партнерами — значит, они для вас не так уж важны, и где-то в глубине души вы не слишком-то хотите с ними работать. Опаздываете со сроками сдачи проекта — скорее всего, сдать его вовремя неважно: либо сам проект кажется посредственным, либо заказчик будет тянуть с его приемкой, поэтому некуда торопиться, либо для вас проект вообще из разряда «не очень-то и хотелось».

Редкий человек опаздывает на встречи с важными людьми, клиентами или сотрудниками. Редкий человек опаздывает туда, где решается его судьба в каком-то важном вопросе. Если вы постоянно куда-то опаздываете — задумайтесь, а так ли это для вас важно?

Чтобы разобраться с приоритетами и важностью, попробуйте матрицу Эйзенхауэра или алфавитный метод Брайана Трейси. Или хотя бы обычные ярлыки внутри вашего планировщика, которые помогут увидеть в расписании на день самое важное. Неважное — подождет (возможно, в корзине).

Как перестать опаздывать и срывать сроки? Часть 1

Чтобы начать приходить куда угодно вовремя и укладываться в сроки, нужно не так уж много. Для начала — желание быть пунктуальным. В помощь к нему — несколько инструментов:

1️⃣ Матрица Эйзенхауэра. При планировании дня сразу отделите важное от неважного. Неважное — либо перенесите на другие даты, либо делегируйте другим, либо откажитесь вовсе. Так меньше шансов не успеть везде из-за слишком большого списка дел на день.

2️⃣ Декомпозиция. Делите задачи или проекты на маленькие части и оценивайте время выполнения каждой отдельно. Если на промежуточном этапе сроки сдвинутся, вы успеете среагировать и не затянете процесс целиком.

3️⃣ Четкие измерения результата. Например, если кажется, что статью можно написать за день, то стоит оценить, сколько страниц в ней должно быть и сколько можно выдать текста за час и за сутки.

4️⃣ Неприятные дела — в первую очередь. Чем меньше оттягиваешь выполнение сложных и противных дел, тем меньше шансов не успеть к сроку.

5️⃣ Учет затрат времени с помощью таймера. Он поможет узнать, сколько времени уходит на каждую конкретную задачу — прогнозировать сроки выполнения подобных дел в будущем станет проще.

Как перестать опаздывать и срывать сроки? Часть 2

6️⃣ Работа интервалами. По классике таймера Помодоро: 25 минут — рабочий интервал, 5 минут — отдых. Эта схема повышает продуктивность и поэтому снижает риски затянуть сроки.

7️⃣ Искусственный запас времени 20−30%. Можно поступить хитро и перевести все часы на 15 минут вперед, а можно намеренно добавить лишние 15 минут на дорогу, которые выручат при неожиданной аварии, парализовавшей целый район города. С проектами и задачами так же: пара лишних часов не повредят. С таким подходом проигравших нет: не уложитесь в заранее спланированные рамки — получите запас времени. Уложитесь — приятно удивите окружающих или сможете отдохнуть в оставшиеся время.

8️⃣ Оценка с трех позиций. Как реалист, оптимист и пессимист. В ошибках планирования чаще всего виноват оптимист: он радостно скажет, что дело легкое, и будет готово уже завтра. Пессимист будет перестраховываться — лучше взять время до конца недели, мало ли что. Реалист вернет на землю оптимиста и успокоит пессимиста: справимся через 2 дня. Истинная оценка — посередине: нужно сложить все три показателя и взять за основу среднее: 2,5 дня с учетом округления.

9️⃣Учет биоритмов. Постарайтесь выявить свои пики и спады продуктивности, чтобы строить день с их учетом. Так меньше шансов опоздать на работу из-за позднего пробуждения или работать в полсилы в часы спада продуктивности, затягивая процесс.

1️⃣0️⃣ Самопоощрения. Отнеситесь к желанию не опаздывать как к челленджу и поощряйте себя за успехи. А чтобы было легче оценить прогресс, заведите себе трекер привычек.

Успехов в пунктуальности!

#личный_опыт

Привет! На связи Алексей, senior-разработчик команды SingularityApp 😎
Я состою в АФАС — Алтайской федерации автомобильного спорта, судья 2 категории. Иногда участвую в гонках на своей Subaru Impreza 1999 года 🤟

В этом году организовывал ралли "Шелковый путь" 🏎 на участке, который проходил в Алтайском крае. Важно было проконтролировать и скоординировать между собой кучу людей. Расскажу, как всё прошло и при чем тут Сингулярити.

👉 Кейс и мои задачи:
— Координация 7 судейских постов на трассе.
— Организация зрительской зоны в одном из транзитных поселков.
— Хранение и актуализация огромного объема информации (списки людей, их контакты, чек-листы и т.д.).
— Организация ночевки накануне (от регионального центра добираться около 3 часов и не всем удобно вставать в 5 утра).
— Финансовые вопросы: компенсации за топливо и питание.

🚗 Как я подготовился и организовал все мероприятия:

1. Создание и актуализация списков 📝
В SingularityApp я хранил все данные по каждому из 7 судейских постов: количество человек, их телефоны и необходимость организации ночевки. За две недели списки менялись много раз, приходилось их оперативно актуализировать либо с телефона, либо из веб-версии.

2. Чек-листы для судейских постов 🔠
Каждый пост имел свой чек-лист с необходимым оборудованием и снаряжением: рации, сигнальные жилеты, брендированные головные уборы, аммиачные салфетки, питьевая вода, еда и прочее.

3. Финансовые вопросы 💰
Для учёта компенсаций за топливо и питание я создал отдельную секцию с задачами в проекте, где перечислил всех людей, которым полагались выплаты.

4. Организация зрительской зоны 🚨
В зрительской зоне нужно было разместить большое количество служб, это была отдельная секция с задачами, которые я чекал: расчет МЧС, скорая помощь, ветеринарная служба (ни одна зверушка кстати не пострадала), ЧОП.
⚡ Даже ФМБА на специальном автомобиле, которых на всю страну несколько штук.
Эти ребята (на ралли выделено два таких экипажа) полностью весь маршрут следовали за участниками, готовые в любой момент сорваться и ехать спасать. Их автомобиль позволяет ехать по маршруту ралли ненамного медленнее багги.

5. Контроль перекрытия дорог 🏁
Накануне гонки я проверил все перекрытия дорог экипажами ДПС. Вынес их в отдельную секцию и чекал по мере контроля.

6. Сбор и возврат оборудования 🎛
После гонки нужно было собрать все казенные вещи АФАС и спонсоров (столы, стулья, рации). Всё это я чекнул по списку в сингулярке.

---
Это был реальный и полезный опыт работы в приложении 🔥Подготовка прошла отлично и намного спокойнее, чем это могло бы быть без планировщика.

P.S. Так что да, разработчики Сингулярити тоже пользуются Сингулярити 😉

FOMO (Fear of Missing Out) — это когда кажется, что вокруг происходит что-то важное, а вы остаетесь в стороне. Его ещё называют синдромом упущенной выгоды 😱

Социальные сети ежедневно подбрасывают фотографии из путешествий, вечеринок и успешных проектов, создавая иллюзию, что у всех жизнь ярче и насыщеннее 🏝🏝🥳

А что если это чувство — не просто случайное раздражение, а настоящая проблема? ⚠️ Давайте разберемся в статье.