⏰ ۵ استراتژی مدیریت زمان برای مدیران

1️⃣ از بلوک های زمانی استفاده کنید: یعنی هر روز کاری خود را به چند بخش تقسیم کنید و در هر بخش یک کار مشخص را انجام دهید به عنوان مثال، دو ساعت را به کار با کیفیت و عمیق اختصاص دهید، دو ساعت را برای جلسات پیش بینی کنید، یک ساعت را به کارکنانتان اختصاص دهید، زمانی را برای دیدن و پاسخ دادن نامه ها و پیامها اختصاص دهید و... . مراقب باشید که در هر یک از بلکهای زمانی، عوامل حواس‌پرتی را حذف کنید و به کار دیگری نپردازید.

2️⃣تفویض اختیار کنید: معمولا" مدیران علاقه ای به این کار ندارند و کسی را بهتر از خودشان برای انجام کارها نمی شناسند! اما با تفویض اختیار به اعضای تیم خود، هم آنها را توانمند می کنید و هم خود را آزاد می‌بینید تا روی مهم‌ترین چیزها تمرکز کنید.

3️⃣هر ماه را از قبل برنامه ریزی کنید: در اواخر هر ماه، اهداف خود و واحدتان را برای سه ماه آینده بررسی کنید و تصمیم بگیرید که برای رسیدن به آن اهداف، در ماه آینده چه کاری باید انجام دهید. همچنین زمانی را در تقویم خود برای موارد اضطراری یا کارهای پیش بینی نشده اختصاص دهید.

4️⃣ضرب الاجل های واقع بینانه تعیین کنید: زمان انجام یک کار را دست کم نگیرید و حتی کمی به زمان مدنظرتان برای انجام کار اضافه کنید. به عنوان مثال، حتی اگر فکر می‌کنید که سه روز کاری برای ایجاد و ارائه یک گزارش به مدیریت ارشد کافی است، کمی بیشتر در نظر بگیرید تا در صورت وقوع مسائل پیش بینی نشده دچار استرس نشوید.

5️⃣ زمان اوج بهره وری خود را به بشناسید: مشخص کنید چه زمانی (صبح یا ظهر) بیشترین انرژی را دارید و ذهن راحت تری برای ارائه بهترین کار را دارید. سپس خسته کننده ترین و وقت گیرترین مسئولیت های خود را در آن زمان انجام دهید.

✍منبع: www.forbes.com
نقل از کانال مدیرراه @modirrah




@time_managers

⏰مدیریت زمان چگونه به ما کمک می‌کند؟

💢 زمان یک دارایی ارزشمند است. هر کارآفرینی اهمیت استفاده موثر از آن را می‌داند. مهارت‌های مدیریت موثر زمان باعث کاهش استرس، افزایش بهره‌وری و صرفه جویی در هزینه می‌شود. مدیریت کارآمد زمان می‌تواند به شما کمک کند وظایف را سریع‌تر انجام دهید و برای کارهای بیشتر وقت بگذارید. هرچه ارزش مدیریت زمان را بیشتر درک کنید، برای دستیابی به اهداف خود و افزایش سود کسب‌وکار خود مجهزتر خواهید بود.

نشریه فوربس روش‌هایی را شناسایی کرده است که مدیریت زمان باعث افزایش کارایی و صرفه‌جویی پول شما می‌شود:

🔻 ۱.  مدیریت زمان منجر به تعادل بین کار و زندگی می‌شود

مدیریت زمان به شما کمک می‌کند کارهای روزانه خود را اولویت‌بندی کنید و به شما زمان بیشتری برای پیگیری علایق، سرگرمی‌ها و خانواده خود می‌دهد.

🔻 ۲. تعامل با مشتریان و همکاران را افزایش می‌دهد

مهارت‌های خوب مدیریت زمان نشاندهنده احترام به مشتریان، کارمندان و همکاران است. پاسخ سریع به ایمیل‌ها و پرسش‌های آن‌ها نشان می‌دهد که برای زمان و ارتباط با آن‌ها ارزش قائل هستید. این عادت تا حد زیادی به ایجاد روابط قوی و افزایش رضایت مشتری کمک می‌کند.

🔻 ۳.  مدیریت زمان بهره‌وری را افزایش می‌دهد

تعیین اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه به شما این امکان را می‌دهد که پیشرفت خود را پیگیری و روی کارهای مهم تمرکز کنید. مهارت‌های عملی مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد که ابتدا روی کارهای فوری تمرکز کنید. این سازمان به سرعت بخشیدن به فرآیند کمک می‌کند و به شما امکان می‌دهد وظایف را سریع‌تر انجام دهید و در زمان ارزشمند خود صرفه‌جویی کنید.

🔻 ۴. مدیریت زمان باعث کاهش استرس و افزایش خلاقیت می‌شود

افرادی که زمان خود را به درستی مدیریت می‌کنند، فرصت کمتری برای احساس استرس در مورد ضرب‌الاجل‌ها، صورت حساب‌ها و وظایف از دست رفته دارند. در مقابل، در موارد شدید، مدیریت ضعیف زمان منجر به استرس بیشتر، کاهش راندمان کاری و حتی فرسودگی شغلی می‌شود. با استرس کمتر، بیشتر مستعد ایده‌های جدید و کارآیی بهتر در تصمیم‌گیری هستید.

🔻 ۵. مدیریت زمان باعث صرفه‌جویی در هزینه می‌شود

مدیریت صحیح زمان به طور مستقیم با افزایش اثربخشی و کاهش اتلاف زمان مرتبط است. زمان، پول است و هر دقیقه صرف شده مهم است. مدیریت کارآمد زمان، به معنای کاهش هزینه‌های اضافی، کاهش اضافه کاری و کارآمد کردن فرآیندهای کاری است. زمان صرفه‌جویی شده را می‌توان بر روی فعالیت‌های پولسازی متمرکز کرد که به رشد کسب و کار شما کمک میکند.


@time_managers

⏰خلاصه کتاب «هوش هیجانی»
نویسنده: تراویس بردبری

در دنیای امروز خود مدیریتی و مهارت های اجتماعی و عاطفی بیش از دانش فنی اهمیت دارند. هوش هیجانی می آموزد که چگونه می توانیم احساسات خود و دیگران را درک کنیم و از این شناخت برای بهبود روابط و
کیفیت زندگی مان بهره ببریم. این کتاب نه تنها به ما کمک می کند تا با چالش های روزمره بهتر کنار بیاییم، بلکه ابزاری قدرتمند برای رشد شخصی و حرفه ای نیز به حساب می آید.



@time_managers

⏰۱۳ نشانه‌ی هدر رفتن زندگی‌تان که از آن بی‌خبرید!



اگر زندگی امروزتان آن چیزی نیست که به دنبالش بودید، به این خاطر است که تمام عمر مشغول کارهای بیهوده بوده‌اید که هیچ فایده‌ای برایتان نداشته است. در ادامه، ۱۳ نشانه را به شما معرفی می‌کنیم که نشان می‌دهد در حال هدر دادن زندگی‌تان هستید اما خودتان خبر ندارید.

🔺زمان زیادی را صرف انجام کارهای بی‌ارزش می‌کنید

کارهای زیادی است که وقتی بی‌اندازه آن را انجام دهید، یعنی در حال هدر دادن زندگی‌تان هستید، مانند اعتیاد به بازی‌های رایانه‌ای، خوابیدن و خوردن افراطی یا تماشای برنامه‌های تلویزیونی بی‌فایده.
بیشتر وقت روزانه‌تان را مشغول انجام چه کاری هستید؟ آیا کاری که ساعت زیادی برایش صرف می‌کنید برایتان مفید است؟ اگر پاسخ‌تان منفی است، پس امور روزمره‌تان را مجددا ارزیابی کرده و تغییرات لازم را اعمال کنید.

🔺از همه چیز و همه کس گله‌مندید

آیا همیشه از شغل، مدیر، درآمد، خانواده و همکاران‌تان گله می‌کنید؟ باید بدانید منفی بافی هیچ تغییری در زندگی‌تان ایجاد نمی‌کند، تنها باعث می‌شود در همان جایگاهی که هستید بمانید و در جا بزنید.

🔺به دنبال پرورش ذهن‌تان نیستید

افرادی که برای پرورش ذهن‌شان هیچ کاری نمی‌کنند و مهارت جدیدی یاد نمی‌گیرند، انسان‌های راکدی‌اند که به مسیری بی‌تلاطم، همانند برکه‌ای بی‌حرکت، بسنده می‌کنند. افرادی که نتوانند ذهن‌شان را پرورش دهند و آن را فعال نگه دارند و چیزهای جدید یاد بگیرند دقیقا چنین وضعیتی را دارند.

🔺در مورد خودتان منفی‌بافی می‌کنید

اگر به خودتان بقبولانید برای ترفیع درجه در شغل‌تان به اندازه کافی باهوش نیستید یا این توانایی در شما وجود ندارد که کسب و کار مستقلی راه‌اندازی کنید، مطمئن باشید آینده‌تان همان چیزی خواهد شد که با خود فکر می‌کنید.

🔺هیچ انگیزه‌ای ندارید

شاید شما هم افراد زیادی را سراغ داشته باشید که فکر می‌کنند برای انجام هیچ کاری رغبت ندارند. اما اصلا چنین چیزی ممکن نیست. حتما کاری خواهد بود که از انجام دادنش لذت ببرید. این افراد باید کاری که بیش از هر فعالیتی باعث هیجان و رغبت‌شان می‌شود را پیدا کرده و برای انجام دادنش وقت بگذارند.

🔺هیچ برنامه‌ای برای آینده ندارید

خیلی خوب است در زمان حال زندگی کنید، اما گاهی لازم است برای آینده برنامه‌ریزی کنید و بدانید قرار است به کجا برسید. برای رسیدن به هدف دلخواهتان باید قدم به قدم جلو بروید.

🔺با افرادی در ارتباطید که هیچ کمکی به رشد فردی‌تان نمی‌کنند

معاشرت با برخی افراد باعث می‌شود از رشد فردی باز بمانید و نتوانید شخصیت‌تان را رشد دهید. بهتر است با افراد «رشدگرا» معاشرت کنید، همان افرادی که ارتباط با آن‌ها باعث پیشرفت‌تان خواهد شد.

🔺مدام سرتان در گوشی است

هرچند تلفن همراه وسیله سرگرم‌کننده‌ای است، اما به این فکر کنید چقدر از وقت‌تان به خاطر مشغول شدن به این وسیله فریبنده، تلف می‌شود.
اگر دچار اعتیاد به تلفن همراه هستید، باید بدانید وقت ارزشمندی که می‌توانید برای زندگی‌تان برنامه‌ریزی کنید را دارید از دست می‌دهید.

🔺برای چیزهای بی‌ارزش پول خرج می‌کنید

در اطراف ما کسانی هستند که قرض‌های زیادی دارند، اما بازهم از خرید وسایل گران‌قیمت دست نمی‌کشند. اگر تمایل خود را به خرید وسایل غیرضروری از دست بدهید، می‌بینید چیزهای بسیار کمی وجود دارد که واقعا به آن‌ها نیاز دارید. پس در دخل و خرج‌تان تجدیدنظر کنید تا در آینده بتوانید از پس‌اندازتان استفاده کنید و سرمایه گذاری‌‌های خوبی داشته باشید.

🔺خواب کافی ندارید

باید بدانید خواب کافی نقش موثری در بهبود سلامت افراد دارد. اگر از جمله افرادی هستید که به خاطر مشغله‌ی زیاد نمی‌توانید به اندازه‌ی کافی بخوابید یا عادت دارید تا سحر بیدار بمانید، به شما توصیه می‌کنیم از عادت مخرب کم‌خوابی پرهیز کنید.

🔺به سلامتی‌تان توجهی ندارید

ورزش و تغذیه مناسب روی نگرش ذهنی افراد و سلامت عمومی بدن تاثیر می‌گذارد. پس به رژیم غذایی و میزان تحرک‌تان توجه کنید، بدین ترتیب می‌بینید همین تغییرات کوچک چطور می‌توانند کیفیت زندگی‌تان را بهبود دهند.

🔺از منطقه‌ی آسایش‌تان بیرون بیایید

برای این منظور باید در جهت بهبود زندگی‌تان ریسک کنید. قطعا باید ریسک حساب‌شده‌ای داشته باشید. هر ریسکی ممکن است به شکست برسد، اما وقتی حساب‌شده ریسک کنید، تمام جوانب را در نظر گرفته‌اید و برای موفقیت در مسیرتان به یک نقشه‌ی هدفمند رسیده‌اید.

🔺به گونه‌ای زندگی می‌کنید که مورد پسندتان نیست

ارزیابی میزان خوشحالی و رضایت افراد، یکی از راه‌های اندازه‌گیری موفقیت است. اگر در زندگی خوشحال نیستید، پس باید تغییراتی ایجاد کنید. حتی افرادی که احساس رضایت می‌کنند، باز هم بدین معنا نیست که نهایت لذت را از زندگی‌شان می‌برند.




@time_managers

⏰خلاصه کتاب «قانون 20-80»


نویسنده: ریچارد کخ

کتاب قانون بیست هشتاد، یکی از آثار برجسته ای است که به ما می آموزد چگونه می توانیم با بهره گیری از اصل پارتو، به موفقیت‌های بزرگ تری دست یابیم این اصل بیان می کند که ۲۰ درصد از تلاشهایمان می تواند ۸۰ درصد آن نتایج را به همراه داشته باشد. در دنیای پرمشغله‌ی امروز، درک و به کارگیری این قانون می تواند به ما کمک کند تا زمان و انرژی خود را بهینه تر مدیریت کنیم و در نهایت به اهداف خود نزدیک تر شویم.




@time_managers

⏰مدیریت زمان به سبک "ساینفلد"

⭕️ جری ساینفلد یکی از مشهورترین کمدین‌های تاریخ آمریکا محسوب می‌شود. وی برای موفقیت در کار خود یک زنجیره عادت را ایجاد کرد که در آن مجبور بود تا هر روز حداقل یک جوک مناسب را به دفتر خود اضافه کند. همین امر نیز باعث شد تا وی در مدت یک سال، به مجموعه بلندی از جوک‌هایی دست پیدا کند که کمک بسیاری برای اجراهای او محسوب می شد.

⭕️ به همین خاطر شما نیز می‌توانید با تعیین اهداف روزانه و زنجیره و یا زنجیره‌های عادت برای خود، به انجام حتمی کارها و عدم به تعویق انداختن آنها کمک کنید.
فراموش نکنید که حتی اقدامات ساده ولی مستمر، در نهایت به نتیجه و دستاوردی بزرگ تبدیل خواهند شد.

@time_managers

⏰قانون پارکینسون چیست؟

🔺زمان انجام یک فعالیت تا وقتی که فرصت برای انجام آن در نظر گرفته ایم، طول می کشد… اين خلاصه تمام آن چیزی است که قانون پارکینسون مي‌گويد.

🔺معمولا افراد تمايل دارند كاري كه به آن‌ها محول شده را تا پايان تاريخي كه از قبل برای انجام آن تعيين شده، به تعويق بيندازند.

🔺این بدان معنی است که مثلا اگر شما یک هفته برای انجام یک فعالیت ٢ روزه زمان بدهید، پیچیدگی و سختی این فعالیت (از لحاظ روانی) به میزانی که یک هفته‌ی تمام وقت شما را پر کند افزایش می‌یابد. اگرچه ممکن است در زمان اضافی در نظر گرفته شده، بجز تحمل فشار و استرس ناشی از انجام آن کار، هیچ کار اضافه دیگری انجام نشود.

🔺بنابراین با تخصیص دادن زمان مناسب برای انجام هر فعالیت، هم زمان بیشتری به دست می‌آوریم، هم از لحاظ روانی پیچیدگی‌ها و دشواری‌ها و استرس‌های ناشی از آن را می‌کاهیم…


@time_managers

⏰چطور وقت‌مان را خوب تلف کنیم؟!

🔸نتایج چندین تحقیق روان‌شناختی نشان می‌دهد که حدی از حواس‌پرتی می‌تواند عملکرد ذهن را در حوزه‌های مختلف بهبود بخشد. مثلاً اگر در موقعیتی هستید که می‌خواهید تصمیم‌گیری مهمی انجام دهید، احتمالاً بهتر است برای مدتی ذهن‌تان را از تمرکز بر موضوعِ تصمیم‌گیری‌تان منحرف کنید و چند کلیپ خنده‌دار ببینید. اما چطور چنین چیز تناقض‌باری می‌تواند درست باشد؟

🔸روان‌شناسان و دانشمندان عصب‌شناسی می‌گویند: وقت تلف‌کردن می‌تواند انسان را خلاق‌تر کند. حتی فعالیت‌های ظاهراً بی‌معنایی مثل تماشای فیلم گربه‌ها در یوتیوب شاید کمک کنند مسئله‌های ریاضی را حل کنید.
برنت کوکر در دانشگاه ملبورن استرالیا می گوید بازدهیِ افرادی که به «گشت‌وگذار اینترنتی در اوقات فراغت محل کار» می‌پردازند، حدود ۹درصد بیش از دیگران است.

🔸البته اینکه چرا اینگونه است، تا حدی روشن نیست. اسکولر استاد روانشناسی دانشگاه کالیفرنیا می‌گوید: « این نوعی تکان‌دادن و هم‌زدن ظرف است و اینگونه یک فکر را برای مدت طولانی نگه نمی‌دارید. اندیشه‌های زیادی به ذهن وارد و از آن خارج می‌شوند و این روند پیوسته به آمادگیِ خلاق می‌انجامد.»

🔸در سال ۲۰۰۶، روان‌شناسی به نام "اپ دایکسترهایس" در دانشگاه ردبوند هلند نیز دریافت افرادی که وظیفه دارند تصمیمی پیچیده بگیرند، وقتی پیش از تصمیم‌گیری امکان دوره‌ای از حواس‌پرتی برایشان فراهم می‌شود، عملکرد بهتری دارند.

🔸چند سال بعد، طی پژوهشی در دانشگاهِ کارنگی ملون، تأیید شد که این اتفاق به خاطر آن است که تفکر ناخودآگاه و تفکر خودآگاه مدام اطلاعات از پیش ثبت‌شده را پردازش می‌کنند که به تصمیم‌گیری ناخودآگاه می‌انجامد و در زمان نیاز می‌توان آن را به "خودآگاه" فراخواند.
به اصطلاح غیرحرفه‌ای، این یعنی ما قادریم در ظاهر به چیزی (فیلم گربه) توجه کنیم و همزمان چیز دیگری (مسائل پیچیدۀ ریاضی) را واکاوی کنیم. آنها نتیجه گرفتند که «دوره‌های کوتاه تفکر ناخودآگاه می‌تواند تصمیم‌گیری را ارتقا دهد».

◀️ بهترین نمونه‌های حواس‌پرتی کدام هستند؟

محققان دانشگاه کارنگی ملون می‌گویند: «حواس‌پرت‌کنی لازم است که کاملاً دور از چیزی باشد که می‌خواهید ناخودآگاه آن را پردازش کنید.اگر می‌خواهید مغزتان ناخودآگاه یک مسئلۀ ریاضی را پردازش کند، بهتر است حواس‌پرت کن چیزی کاملاً متفاوت باشد، چیزی مثل تنیس و نه چیزی مثل پازل.»
این پیشنهادی فوق‌العاده برای استراحت چنددقیقه‌ای بین کارتان است.

@time_managers

⏰۸ روش اثبات شده برای بهره‌وری بیشتر



🔸مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر فردی برای موفقیت در زندگی حرفه‌ای و شخصی خود باید آن را بیاموزد. زمان به عنوان یک منبع محدود، نیازمند مدیریت هوشمندانه است تا بتوان از آن به بهترین نحو استفاده کرد. در اینجا به بررسی ۸ روش اثبات شده برای مدیریت بهتر زمان می‌پردازیم.

1⃣ تکنیک قورباغه را بخور

این تکنیک که توسط برایان تریسی معرفی شده است، به این ایده اشاره دارد که باید بزرگ‌ترین و مهم‌ترین وظیفه روز را در ابتدای روز انجام دهیم. این روش به معنای انجام مهم‌ترین وظیفه یا چالش‌برانگیزترین کار روز در اولین فرصت است.

2⃣ تکنیک پومودورو

این روش که توسط فرانچسکو معرفی شده است، شامل تقسیم کار به بازه‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای است که با استراحت‌های کوتاه از هم جدا می‌شوند. این روش به تمرکز و بهره‌وری کمک می‌کند و از خستگی و کاهش کیفیت کار جلوگیری می‌کند.

3⃣ مسدود کردن زمان

در کتاب «عادت‌های اتمی» توسط جیمز کلیر، مسدود کردن زمان به عنوان روشی برای برنامه‌ریزی بلوک‌های زمانی مشخص برای وظایف یا فعالیت‌های مختلف در طول روز تأکید شده است. این تکنیک به کاهش مزاحمت‌ها و اطمینان از داشتن زمان اختصاصی برای وظایف مهم کمک می‌کند.

4⃣ قانون دو دقیقه

این قانون که از کتاب «عادت‌های اتمی» آمده است، می‌گوید اگر وظیفه‌ای را می‌توان در دو دقیقه یا کمتر انجام داد، باید فوراً انجام شود. این روش از انباشت وظایف کوچک و تبدیل شدن به کوهی از کارهای ناتمام جلوگیری می‌کند.

5⃣ ماتریس آیزنهاور

این ماتریس که توسط استفان کاوی در کتاب «هفت عادت مردمان موثر» معرفی شده است، وظایف را بر اساس اهمیت و فوریت در چهار ربع دسته‌بندی می‌کند: مهم و فوری، مهم ولی غیر فوری، فوری ولی غیر مهم و نه مهم و نه فوری. این تکنیک به اولویت‌بندی وظایف کمک می‌کند.
برای مثال، ابتدا وظایف مهم و فوری را انجام دهید و وظایف غیر مهم و غیر فوری را حذف کنید.

6⃣ دسته‌بندی وظایف

دسته‌بندی شامل گروه‌بندی وظایف مشابه و انجام متوالی آن‌هاست. برای مثال، می‌توانید همه تماس‌های تلفنی خود را در یک بازه زمانی خاص انجام دهید. یا می‌توانید تمامی ایمیل‌های خود را در یک زمان مشخص بررسی و پاسخ دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا زمان خود را به صورت بهینه‌تری مدیریت کنید و از پراکندگی و اتلاف وقت جلوگیری کنید.

7⃣ قدرت اکنون

اگرچه «قدرت اکنون» بیشتر بر آگاهی و حضور در لحظه تمرکز دارد، اصول آن را می‌توان برای مدیریت زمان نیز به کار برد. این رویکرد می‌تواند به تمرکز بهتر و بهره‌وری بالاتر منجر شود.
برای مثال، هنگام انجام وظایف، فقط بر وظیفه جاری تمرکز کنید و افکار پراکنده را کنار بگذارید.

8⃣ ممیزی زمان

این تکنیک شامل پیگیری دوره‌ای نحوه صرف زمان است تا ناکارآمدی‌ها را شناسایی کنیم. با تحلیل اینکه زمانتان کجا می‌رود، می‌توانید تنظیماتی در برنامه خود انجام دهید و وظایف را مؤثرتر اولویت‌بندی کنید.
برای مثال، با نگه داشتن یک دفترچه زمان، می‌توانید بررسی کنید که روزانه چقدر زمان را به فعالیت‌های غیرمفید اختصاص می‌دهید و آن‌ها را کاهش دهید.




@time_managers