Задачи HR при работе с гибридными коллективами

Прошлый год показал, что даже если эпидемиологическая обстановка налаживается, а пандемия отступает, новые форматы работы остаются с нами. Сотрудники привыкли работать из дома, кафе и коворкингов, компании нашли в этом свои преимущества – тем более, что продуктивность растет. Тренд на удаленную работу сохраняется, и это значит, что перед HR стоят новые задачи.

1. Управление гибридным коллективом

Кто-то из ваших сотрудников постоянно работает в офисе, кто-то – из дома, а кто-то приходит на работу пару раз в неделю. При этом важно, чтобы они чувствовали себя одним коллективом и удаленщики были бы так же вовлечены в рабочий процесс, как и те, кто каждый день приходит в офис. Здесь HR нужно задуматься о технологиях и вместе с техническими специалистами решить, как организовать встречи, создать рабочие площадки и пространства для работы гибридных коллективов.

2. Формирование корпоративной культуры гибридных коллективов

Это одна из приоритетных задач в HR, особенно в компаниях, для которых гибридный коллектив уже стал привычным. Формировать корпоративную культуру, выравнивать и калибровать цели и ценности очень разных людей никогда не было просто – а теперь это «задача со звездочкой». Ваши сотрудники могут находиться в разных городах и разных часовых поясах, среди них есть те, кого вы трудоустраивали удаленно и никогда не встречали, но все они должны стать одной командой, чтобы компания работала максимально эффективно.

3. Фокус на удержание людей

Текучка — это всегда большие затраты на подбор и адаптацию, а с особенностями сегодняшней экономики найм становится все дороже. Подобрать нужных людей непросто, поэтому используйте для удержания все инструменты: возможности карьерного развития, их прозрачность, управляемая нагрузка, баланс работы и личной жизни. В гибридном коллективе, когда люди оторваны друг от друга географией, на это работает и корпоративная культура, формирование общности.

Техническая революция в HR: главные тренды ближайшего будущего

На прошедшей недавно конференции Digital Learning наш генеральный директор Алексей Корольков рассказал о ключевых трендах HR Tech на ближайшие 3-5 лет. На что стоит обратить внимание уже сейчас, чтобы не отстать от стремительно наступающего будущего?

1. Искусственный интеллект — новая техническая революция

На что можно рассчитывать? В обучении — на автоматическое создание учебного контента и персональных ассистент, который способен увидеть ошибку человека внутри автоматизированной системы и квалифицированно ответить на любой вопрос. В подборе — на полностью автоматизированный цикл массового подбора. В адаптации — на персонализированные индивидуальные планы. В Performance Management – на автоматический анализ деятельности сотрудников.

2. Электронное обучение – главное обучение

При 100% доле гибридных сотрудников электронное обучение будет главным обучением, поэтому держать фокус на его развитие жизненно необходимо. При большом разнообразии инструментов выбор хаба, центра управления для digital-обучения, является самым оптимальным. Но электронное обучение тоже видоизменится, и очень значительно, в связи с развитием Artificial Intelligence.

3. Новые HR-платформы

Их особенностями будут конвергенция HR-процессов в рабочее коммуникационное пространство, поддержка гибридных форматов работы и естественная интеграция AI-ботов.

4. Переобучение и выявление талантов

Здесь есть три ключевых направления:
– Talent Marketplace – поиск внутренних талантов
– Reskilling / upskilling – подготовка и переподготовка действующих сотрудников для работы на новых позициях
– Интеграция HR-процессов и стопроцентное использование полноценного цикла управления талантами на практике, а не в теории

5. Zero HR

Уже сейчас ряд HR-сервисов доступны для самообслуживания, а в ближайшие годы их станет еще больше.
Постепенно мы придем к максимальной автоматизации, а управлять HR-процессами будут руководители.

6. Анализ поведения сотрудников

Автоматизация станет больше фокусироваться на инструментах заботы о благополучии сотрудников. Нейросети позволят контролировать уровень стресса и предупреждать выгорание.

Также сохранят актуальность задачи управления гибридными рабочими местами, управления временными сотрудниками и сохранения безопасности данных. И поскольку работа с digital-инструментами вышла на передний план, ключевой компетенцией HR-команды становится HR-Tech.

Это сжатый конспект выступления Алексея Королькова, а наши коллеги из Skillbox Media написали развернутую статью: прочтите ее, чтобы узнать о трендах больше.

Какие вопросы помогут повысить вовлеченность сотрудников?

Конечно, сами опросы вовлеченность не повысят – это только способ диагностики. Однако правильно поставленные вопросы помогут вам получить массу полезной информации и определить области для улучшения.

Задавая открытые вопросы, требующие развернутого ответа, вы сможете глубже изучить мнения сотрудников или выявить проблемы, о которых даже не задумывались.

Какими могут быть открытые вопросы о вовлеченности?

– Главные ценности нашей компании – это...
– Миссия и цель нашей компании – это...
– Какие три слова лучше всего описывают культуру компании?
– Если бы вы стали руководителем компании, что бы вы изменили в первую очередь?
– Есть ли что-то, что мешает вам хорошо выполнять свою работу?
– Как бы вы могли охарактеризовать общение внутри вашей команды?
– Какие три фактора наиболее значительно влияют на ваш баланс между работой и личной жизнью?
– Что вы считаете самыми сильными сторонами нашей компании?
– Что в нашей компании особенно нужно улучшить?
– Каким образом руководство стимулирует вас к работе?
– В чем ваша деятельность напрямую влияет на успех компании?
– Что мотивирует вас работать с максимальной отдачей?
– Как ваш руководитель отмечает ваши достижения в работе?
– Что в компании можно сделать, чтобы улучшить коммуникацию?
– Есть ли еще что-то важное для вашего опыта как сотрудника компании, чем вы хотели бы поделиться?

Задавайте только те вопросы, с ответами на которые вы готовы работать. Если HR и руководство реагируют на собранные мнения конкретными действиями – сотрудники это заметят. Видя, что их слова имеют реальную силу, они, скорее всего, будут более открытыми в дальнейших опросах о вовлеченности.

Важно: Часто люди избегают критиковать компанию, потому что боятся, что это плохо скажется на их положении на работе. Вам же нужны любые мнения, поэтому приложите все усилия, чтобы обеспечить сотрудникам анонимность во время проведения опроса.

Примеры закрытых вопросов для опросов о вовлеченности – здесь.

В этом году мы занялись развитием документации по системе WebSoft HCM. Подробные и понятные инструкции помогут вам настроить и использовать платформу с максимальным удобством и эффективностью.

Что изменилось?

– Появилось подробное описание функций и настроек HR-процессов
– В каждом блоке вы найдете схемы бизнес-процесса: что и в какой последовательности выполняется
– Есть информация по настройке интерфейсов: что настраивается в приложениях, а что в редакторе страниц, какие параметры доступны
– Даем описание типового примера реализации

Документация к каким процессам уже готова?

– Дистанционное обучение
– Тестирование
– Оценка 360 градусов
– Оценка MBO
– Адаптация
– Индивидуальные планы развития

Узнать больше на клиентском портале

Недавно вместе с сообществом Digital Learning мы провели вебинар о том, как обеспечить у себя в штате достаточное количество специалистов по Websoft HCM. Вебинар получился не узконаправленным: все те же принципы работают для всех, перед кем встает задача быстро увеличить команду и обучить новичков.

Вебинар можно посмотреть по ссылке, а в посте ниже – главные инсайты.

Как быстро обучить команду и вывести новичков на оптимальный уровень эффективности?

Недавно провели вебинар о том, как обеспечить у себя в штате достаточное количество специалистов Websoft HCM: как быстро расширить команду и быстро обучить новичков.

Вебинар оказался полезен не только тем, кто работает с обучением строго Websoft HCM, но для всех, перед кем стоит задача набрать новых людей и/или запустить любое долгосрочное, модульное обучение, рассчитанное на несколько месяцев. Это может быть что угодно, управленческие навыки, например.

Итак, что работает?
Факторы успеха:

Подбор на основе ценностей, а не профессиональных навыков
Ведущий вебинара, Михаил Протасов, в основу моделей компетенций ставит такие качества, как ответственность и обучаемость. А вот для профессиональных навыков считает наличие базового уровня вполне достаточным.

Наставничество
– Во-первых, оно должно быть. Нет наставника — происходят гигантские потери в производительности и скорости обучения. Если в компании нет опытного человека в необходимой области, его можно и нужно привлекать на аутсорсе.

– Нужен баланс между попытками разобраться самостоятельно и привлечением наставника. Крайности неэффективны. Нужно самостоятельно попробовать разобраться, прежде чем звать наставника на помощь. Если человек не посидел сам над решением, обучение уже не будет максимально эффективным. А если самому думать слишком долго — это потеря времени и ошибки в будущем.

– Нужны регулярные очные или онлайн-встречи: обсуждение текущих задач и совместная работа над проектом наставника и новичка. Михаил рекомендует час в день.

– Лучше всего работает общий проект: его разбивают на задачи, и часть делает наставник (более сложную), часть новичок.

– Обучение должно строиться на базе актуальных для компании задач. Наличие конкретной задачи – огромный вклад в эффективность обучения. При этом задачу нужно разбивать на этапы — шаги. Формулировать задачу, выделять этапы и определять сложность лучше наставнику.

Простые вещи, которые, по опыту, действительно работают, когда нужно привлечь новых людей (не всегда опытных), и быстро включить их в работу команды. Через месяц становится виден результат.

Websoft и Консорциум развития сообщества Digital Learning

#Websoft_дайджест

Наступил последний день июня, а значит пришло время дайджеста. Ловите пять самых популярных постов, вышедших в нашем канале в этом месяце:

Если хочется автоматизировать то, чего нет
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/1075
Объясняем, почему не стоит пытаться запускать проект по автоматизации даже через agile-подход, если вы плохо представляете цели и не видите процесс хотя бы в общих чертах.

Видеоредактор на портале Websoft HCM: обзор
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/1078
Наш коллега Андрей Матюков рассказывает о возможностях встроенного видеоредактора на портале и объясняет, как им пользоваться.

Модель SCARF Дэвида Рока
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/1089
Разбираем в карточках одну из популярных моделей управления изменениями и выясняем, причем тут нейрофизиология.

Микрообучение: малыми шажками к большим целям
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/1082
Изучаем формат, его недостатки, преимущества, а также направления, в которых он будет особенно полезным.

"Вредные советы" по agile
https://news.1rj.ru/str/WebsoftHR/1081
Ну и напоследок – немного шутим на тему agile. Не пытайтесь повторить!

Читайте, сохраняйте, делитесь – и до встречи уже в июле!

Как геймифицировать обучение и не проиграть?

Когда речь заходит о геймификации в обучении, мы иногда проводим излишние параллели с компьютерными играми: так, нужно хорошенько продумать сюжет, добавить пару персонажей, варианты прохождения и так далее. Но это формальный подход – и малоэффективный, если персонажи и сюжет не упрощают, а усложняют обучение. Геймификация – это не превращение всего курса в компьютерную игру, а решение учебных задач при помощи средств, которые используют дизайнеры видеоигр.

Что это за средства?

– Вознаграждение и ощущение прогресса
– Немедленная обратная связь
– Право на ошибку
– Конкуренция

Эти простые механизмы помогают обучаемому прочувствовать свои успехи, потому что стимулируют выработку «гормона счастья» – дофамина. Дофамин радует нас и когда мы наслаждаемся вкусной едой и любимыми напитками, и когда решаем задачи, достигаем целей и чувствуем удовлетворение от проделанной работы.

Когда стоит использовать геймификацию?

Геймификация может быть полезным инструментом, когда нужно вовлечь слушателя и мотивировать его. Хорошо продуманная схема прогресса и механизм поощрений, который подталкивает обучаемого переходить с уровня на уровень, незаменимы в формате микрообучения. Так, например, работает популярное приложение для изучения иностранных языков: в каждом блоке слушатель видит картину целиком, траектория обучения понятна и прозрачна, он понимает, какие уровни он прошел, а какие ему еще предстоит пройти, видит таблицу лидеров.

Как правильно обновлять WebSoft HCM с кастомными доработками

Платформа Websoft HCM – это не закрытый облачный продукт, а живое, постоянное развивающееся решение с открытым кодом. Поэтому вопрос его обновления всегда требует особой подготовки и внимания. И самым важным в процессе обновления оказывается подготовка к нему — сбор всех важных изменений для «накатывания» их после обновления.

Так считает наш коллега Андрей Матюков, который составил подробную инструкцию по обновлению WebSoft HCM (прочесть ее целиком можно на Lifel.ru). Он разбирает следующие этапы подготовки:

– Копирование коробочных типов страниц: если на текущей версии платформы редактировались коробочные типы страниц и относящиеся к ним элементы шаблонов, то перед обновлением необходимо создать их копии.

– Ручное формирование пакета данных по объектам системы: до начала работ по установке нового релиза также необходимо собрать пакет с изменёнными объектами, если в системе поменялись типы уведомлений (notification), шаблоны уведомлений (notification_template) или системные события (system_event).

– Формирование пакета дизайна с помощью агента: агент для сборки измененных объектов при обновлении системы представляет собой пакет, который необходимо для начала обработать в Websoft HCM.

Кстати, одно из выступлений на нашей весенней конференции Websoft.Практика было как раз посвящено правильному обновлению платформы (на днях мы расскажем об этом кейсе). Райнур Хамидуллин из ВТБ советует следующее:

– Не затягивать с обновлением.
– Корректно вести документацию, фиксировать доработки и нюансы вашей платформы.
– Собрать всю доступную на текущий момент информацию о версии, на которую планируете обновляться.
– Не обновляться на самую последнюю версию.
– Заложить на обновление не менее трёх месяцев.
– Предупредить всех ключевых ЛПР об обновлении.
– Заручиться поддержкой IT.
– Сначала обновиться на тестовом стенде и только потом на «проде».

А если у вас остались вопросы, читайте рекомендации от экспертов технической поддержки Websoft на клиентском портале. И пусть ваше обновление будет максимально комфортным!

К большому проекту подступиться тяжело. А автоматизация HR – проект не только масштабный, но и по определению протяженный во времени. (Учитывая скорость технического прогресса – можно сказать, что почти бесконечный😉) Можно испугаться еще на подлете: во что вкладываться? с какой стороны взяться? как это осилить вообще?

Говорят, не знаешь, с чего начать – начинай с краю. Коллеги даже подсказывают, с какого именно, и как это поможет вам убедить руководство бизнеса не ограничиваться одним-двумя ключевыми процессами при внедрении автоматизации.

А что вы автоматизировали в HR в первую очередь?

Почему автоматизацию HR удобно начинать с процесса подбора кадров?

Когда речь заходит об автоматизации, обычно хочется всего и сразу – оцифровать и не возвращаться к этому вопросу. Но это задача трудновыполнимая, если не сказать – невозможная: во-первых, технологии меняются и диктуют обновления; во-вторых, единовременно выделить средства на полную автоматизацию редкий бюджет позволит. А еще автоматизация – серьезная задача не только для IT-специалистов, вендоров и консультантов, но и для самих HR. Переводить сразу десяток процессов с бумаги в цифру – это составлять ТЗ, формулировать требования, готовить отчеты и отвечать на бесконечные вопросы команды внедрения, а кадровики могут быть к этому не готовы.

И что тогда делать?

Частый совет "есть слона по частям" будет полезен и в случае автоматизации. Можно выбрать процессы, которые являются ключевыми, лучше всего автоматизируются, дают наибольший эффект. Хороший выбор для старта – подбор кадров. Это HR-направление хорошо автоматизируется и в большинстве компаний уже более-менее неплохо переведено в digital-форму.

Поэтапная автоматизация будет также и более убедительной для бизнеса. Сложно обосновать необходимость масштабных вложений и выбить деньги на полную автоматизацию. Проще начать с малого и подкреплять необходимость успехами.

Например, руководители бизнеса увидели первый результат инвестиций: никакой бумаги, не надо сканировать резюме, все сразу в электронном виде, и в результате ощутимо сократился срок подбора. Это аргумент в пользу оцифровки других процессов.

Главное – с самого начала смотреть в будущее и держать в голове направления для дальнейшей автоматизации: что с чем будет связано, в каком порядке выстраивать процессы. Это поможет вам выбрать наиболее подходящую систему, которая имеет много возможностей или хорошо интегрируется.

#Websoft_кейс

Как обновить систему и выжить: кейс ВТБ

В сентябре 2022 года в ВТБ решились на очередное глобальное обновление платформы Websoft HCM. Процесс не был простым: в ВТБ считают, что обновляться точно стоит, причем не затягивая, особенно если вы пользуетесь платформой больше пяти лет. С чем пришлось столкнуться в ходе проекта и что учесть, чтобы пережить обновление без стресса – в нашем новом кейсе.

Задача: обновление платформы в условиях перехода на новый технологический стек.

Условия

Банк ВТБ — системообразующий универсальный российский банк, один из лидеров рынка финансовых услуг. Банк работает со всеми категориями клиентов — крупным, средним и малым бизнесом, ИП, самозанятыми и физическими лицами.

С Websoft HCM банк работает уже 10 лет, пользователями системы являются более 30 000 сотрудников. Откладывать обновление стало невозможно в силу ряда предпосылок, в том числе, перехода на пакет МойОфис (с ним прежняя версия оказалась несовместима) и Astra Linux.

Решение

В обновлении были заняты больше 10 человек – разработчики ВТБ и «Иннотеха» (обособленный IT-блок) и банковские администраторы Websoft HCM. Представители Websoft правили ошибки и сопровождали часть работ.

Перед обновлением команда запустила предпрод:

– разработали проект на стенде;
– подготовили программу методики испытаний (ПМИ);
– описали роли всех причастных сотрудников на приемо-сдаточных испытаниях (ПСИ);
– убедились, что все доработки работают корректно;
– выявили и исправили ошибки;
– подготовили протокол ПСИ;
– утвердили реализованные работы;
– осуществили релиз.

Сейчас в ВТБ реализуют масштабный план замены продуктов на отечественные и независимые, поэтому при обновлении был учтен переход на Linux и PostgreSQL. Websoft официально подтверждает способность системы Websoft HCM работать на базе Astra Linux в docker-контейнере (инструкция доступна в Базе знаний или по запросу в техподдержку).

Теперь в ВТБ запускают скрипт, который будет переносить данные из предпрода в PostgreSQL.

Советы по обновлению Websoft HCM от ВТБ

1. Сделайте бэкап базы данных перед обновлением
Чтобы новая версия не затерла изменения в шаблонах документов, выставьте соответствующий флажок в специальном агенте.

2. Устанавливайте систему либо на тест, либо на предпрод
Не стоит запускать обновления сразу в боевой версии.

3. Проверьте ролевую модель
После обновления на это нужно выделить достаточно времени (например, чтобы администраторы от бизнеса не могли бесконтрольно удалять тесты и мероприятия).

4. Учтите роль админа
В новых версиях заказчикам нужно самостоятельно принимать решение о роли администратора. Так Websoft обеспечивает безопасность, но одновременно возлагает дополнительные задачи на пользователей.

6. Учитывайте браузер
В ВТБ советуют увеличить время тестирования с учётом корректности работы системы на Internet Explorer 11-й версии.

7. Корректно ведите документацию
Фиксируйте доработки и нюансы системы.

8. Не стремитесь переходить на самую последнюю сборку
Пусть лучше это будет версия «минус один», где меньше багов.

9. Изучите всю доступную информацию о текущей версии и не стесняйтесь задавать вопросы
На клиентском портале Websoft есть общие рекомендации, как не потерять наработки при обновлении, а для решения дополнительных вопросов посоветуйтесь с вашим менеджером Websoft и коллегами.

10. Предупредите всех ЛПР и заручитесь поддержкой IT
Так вы избежите неприятных сюрпризов, обнаружив, что доработка работает некорректно или частично временно не работает.

11. Заложите дополнительное время на исправление ошибок
Ряд багов несет определенные риски даже без кастомизации при обновлении, так как версии меняются.

Итоги и результаты

Обновление Websoft HCM в ВТБ заняло три месяца – с сентября по декабрь 2022 года. Ещё три месяца ушло на исправление оставшихся багов. В результате удалось перейти на новую стабильную версию и без проблем кастомизировать её.

В ВТБ признаются: регулярные обновления требуют сил, энергии и ресурсов – но без них не обойтись, особенно с учетом перехода на новый технологический стек.

Читать кейс полностью

Бодрого утра и спокойной ночи

Пятничный пост – не про работу, а про well-being (а значит опосредованно и про работу тоже). Удаленка и гибридный режим работы оказались не для всех одинаково полезны: возможно, вам тоже иногда кажется, что вы не работаете из дома, а спите на работе. Уровень стресса в последние годы только растет, а усталость копится. Конечно, отработав в ударном режиме всю неделю, на выходных мы постараемся выспаться, но уже к среде снова начнем вставать с кровати в состоянии "аль денте". Предлагаем вам пять простых способов повысить качество сна.

📚Уже набивший оскомину совет, который все же не теряет актуальности: отойдите от компьютера и отложите в сторону телефон и планшет за пару часов до сна. Синий свет экрана замедляет выработку мелатонина, который помогает нам уснуть. Замените скроллинг ленты чтением книги – настоящей, аналоговой!

🌬Обеспечьте себя свежим воздухом – чем меньше углекислого газа, тем лучше. Откройте на ночь окно, и с утра почувствуете себя бодрее.

⏰Не торгуйтесь с будильником за каждые десять минут сна. Как ни парадоксально, но с каждым новым звонком заставить себя подняться все сложнее: лучше уж рубить собаке хвост сразу, а не по частям. В идеале стоит ложиться и вставать каждый день в одно и то же время (хотя бы вставать для начала, а сон подтянется).

🌅Встали с постели, но забыли проснуться? Если включить свет или распахнуть шторы сразу после пробуждения, выработка мелатонина замедлится, и вы быстрее придете в себя.

👟Если вы начинаете день с зарядки или пробежки, но они вас не очень радуют, попробуйте перенести тренировку на вечер. Утром сможете провести лишнее время под одеялом, а к ночи быстрее уснете. Кстати, ряд исследований подтверждает, что спорт вечером даже более эффективен для наращивания мышечной массы.

Желаем вам хороших выходных и полноценного отдыха!