Есть одно важное правило в ивенте, и чем раньше продюсер его усвоит, тем меньше нервов и времени будет потрачено впустую:

Если ты не управляешь проектом, то проект управляет тобой.

Знаменитая «проактивность», которой учат каждого ивент-менеджера на заре карьеры, это не только для того, чтобы показать клиенту, какие мы классные, а еще и чтобы быть на шаг впереди всех внутренних процессов.
Потому что реализация - это как большой комбайн. Ты или сидишь в кабине и управляешь им, или пытаешься убежать от косилки.

Сколько проектов можно вести параллельно?

Для каждого тут ответ свой. Я видела, как людей «разносит в щепки» от 2х проектов параллельно, знаю тех, кто может вести 5-6, не теряя в качестве, а так же тех, кто осознанно выбрал больше 3х на дистанции в полгода не брать, потому что опыт показал, что это оптимальное соотношение «время - внимание».

Я рекомендую не брать больше 2х проектов одновременно, пока вы не почувствуете, что на решение одной задачи уходит не более 15-20 минут, а «делегирование» больше не просто умное слово.

Для меня комфортное количество сейчас - 2 проекта в месяц. Но, учитывая, что запросы приходят на разной дистанции, в работе постоянно находится от 5 до 10 проектов параллельно. Сохранить стандарты качества (и не сойти с ума) помогает:

1. распределение команды (почти на всех проектах у меня есть проджект, который может заниматься оперативкой, если я на другом проекте или не на связи)

2. доска с задачами (мы ведем работу в Taskade. Очень удобно). Прохожу по ней 2 раза в неделю - в начале и в конце.

3. Четкое планирование. Тут пока еще есть сложности. Но когда получается не перескакивать с проекта на проект, а планомерно закрывать задачи, я испытываю почти физическое удовольствие от процесса.

У меня был личный рекорд несколько лет назад - 4 проекта на одной неделе. Первый из которых был в другом городе, два других - тысячники, а четвертый - частный ужин с гастрономическим спектаклем.
Все 4 проекта прошли блестяще, но, честно говоря, я еле выжила. На 4м проекте монтаж начался с капельницы для меня и еще троих членов команды, а во время проекта в штабе дежурил врач. Не для клиента, для нас.

Это был интересный опыт, который показал, где границы моих возможностей (были на тот момент). С тех пор несколько проектов на одной неделе я не брала. До этого года. Декабрь 2023, судя по всему, снова проверит меня на прочность. Но я подготовилась.

Заметила, что в корпоративном ивенте очень много процессов тормозится из-за страха.

Агентство боится клиента, клиент боится своего руководства, руководство боится потерять авторитет в глазах сотрудников.

И то, что можно было бы обсудить и решить за 10 минут, превращается в длительный, мучительный для всех сторон процесс.

И как же легко дышится там, где есть взаимное доверие и уважение. Такое встречается нечасто, но все же бывает.

Вчера прошел проект, на создание которого ушло больше сил и нервов, чем на многие-многие другие.
Собираю мысли в кучку, чтобы зафиксировать этот опыт.
А пока просто СПАСИБО, это было интересно.

На этом проекте я работала с 3я наушниками в 2х ушах:

1. В левом ухе: AirPods, куда мне звонил клиент, когда отрубало телеграм, а говорить в рацию что-то было неудобно.
2. Сверху наушник интеркома. Связь с рпг на протяжении всего вечера.
3. В правом ухе обычная рация, связь с командой.

Было ли это удобно? Скорее да, чем нет.
Как в свое время профессиональные ведущие дошли до того, чтобы писать в райдере с каким микрофоном они предпочитают работать, так и я пару лет назад поняла, что мне катастрофически неудобно работать с силиконовой гарнитурой.
И если до этого осознания я стеснялась высказывать свои предпочтения по гарнитуре, пользовалась тем, что привезли, то в какой-то момент я задумалась: если связь на проекте доставляет мне физический дискомфорт от силикона, то она мне мешает, а должна помогать.
Я поняла, что нужно максимально избавляться от всего мешающего на проекте. (Это что-то от Капитана Очевидность, но мне потребовался не один год практики, чтобы прийти к этому осознанию)

Был ли момент, когда одновременно говорили в трех устройствах? Конечно. Это было весело.

2х-дневный проект в Дубае завершен.
Как обычно, целая глава историй, поиска решений, смеха и ворчания. Но это внутри. А снаружи, еще один блестящий проект в копилку теперь уже международных проектов.
#eat_sleep_event_repeat
Together with N:OW

Ритм декабря заставляет подстраиваться под обстоятельства.

Провела статус по декабрьскому проекту и защиту большого тендера на заправке, по пути на встречу в Москве.

Клиенты смеются: «Ты опять из своего офиса вещаешь.»
А я всерьез обдумываю, как сделать работу из машины удобнее. Мне вот явно не хватает столика между сидениями.
Надо в след раз, на той же заправке, посоветоваться с дальнобойщиками, они точно знают о комфорте в машине все.

Один из 2х моих продюсерских проектов, за который надо поболеть сегодня на Bema!

Одно золото есть!
Дилерская конференция Kia вместе с Мел 🫶🏼

Серебро в номинации «Лучшая активная для бренда» 🥂

Золото! Лучшее продвижение для бренда.
Любовь, гиря, Авито ❤️
Вместе с N:OW

И еще одно золото ✨ Лучшая режиссура. Конференция Kia вместе с Мел.
Яна - любовь 🫶🏼

Слышите приближающиеся выходные? Я - да.
Конечно, после лавины проектов. Но в своей работе я очень люблю то, что всегда есть дата, после которой в задачах становится на один проект меньше. А в декабре это особенно приятно, потому что вычеркивается подряд несколько проектов, и активная работа переходит в любимый праздник и настоящие выходныеее.

«Замкнуть все на себе»

Еще одна так себе установочка. Наблюдала не так давно на двух разных кейсах, как огромным проектом на стороне клиента управляет человек, не умеющий делегировать.
Согласование общего сценария? - «это ко мне.»
Декор пространства? - «и это.»
Регистрация и навигация гостей? - «это тоже.»
Диджей и плей-листы на велком - «давайте обсудим детали.»
Надписи на стаканчиках - «ставьте в календарь»
И тд

Результат: большие важные блоки простаивают в ожидании согласования, пока мы утверждаем, в чем будет барабанщик группы.
Не надо так.

Существует мнение, что event продюсеры обожают все организовывать. Так вот, чаще всего это не так.

Встреча с друзьями на выходных? «давай ты выберешь место? Ты же все знаешь!»
Корпоратив на работе? «Слушай, а посоветуй хорошую и недорогую кавер-группу»
Семейное торжество в ближайшее время? «ой, Оля, а можешь несколько вариантов ресторанов порекомендовать? А то у мужа юбилей в след месяце»
😵‍💫
Сейчас будет каминг аут. Я не знаю, как остальные, но я больше всего на свете люблю, когда мои друзья или семья просто говорят мне куда прийти.
И нет ничего хуже, чем отвечать в свое свободное время на все вышеперечисленные вопросы.

Кавер-группу можно поискать в соцсетях или нанять специального человека (да, ему/ей нужно будет заплатить за это деньги), который отсмотрит варианты, свяжется с понравившимся и решит вопрос с райдерами).
Рейтинги классных ресторанов регулярно публикуются специализированными изданиями. Если лень искать самим, можно сделать сториз с вопросом, наверняка среди друзей найдутся те, кто интересуются предметом обсуждения и любят давать рекомендации.

А еще я знаю, что многие шефы не любят готовить дома, а талантливые автомеханики часто закатывают глаза, когда друзья просят посмотреть машину.
Если у вас есть друзья - инвентщики, сделайте им приятно, забронируйте столик в ресторане и просто напишите куда приехать.