Новости Финансового офиса

💰 Рады сообщить, что с 18 июня 2025 года Финансовый офис начинает принимать документы для назначения выплат работникам.

Теперь в Финансовый офис можно передать сформированные в приложении «Конструктор документов по оплате труда» проекты дополнительных соглашений к трудовым договорам и приказов о назначении выплат.

Для того, чтобы было проще сориентироваться в изменениях, мы подготовили короткий гайд.

ℹ️Важно:

📌Каждые две недели мы публикуем в этом телеграм-канале информацию о сроках предоставления документов для назначения выплат. Для того, чтобы коллеги смогли своевременно получить назначенные им выплаты, просим предоставлять документы с соблюдением установленных сроков.

📌Финансовый офис не сопровождает процесс назначения выплат работникам за счет "средств науки" (такие документы по-прежнему передаются в ФЭУ НИР)

✨Встречаемся в 1240!

Рассказываем, как мы с коллегами из Планово-финансового управления постарались сделать процесс назначения выплат чуть удобнее и проще

1️⃣Все поступающие в Финансовый офис документы регистрируются, на электронную почту заявителя поступает подтверждение

2️⃣После успешной проверки Планово-финансовым управлением проекта приказа о назначении выплаты, зарегистрированного Финансовым офисом, заявителю поступает уведомление

3️⃣В случае наличия в документах недостатков коллеги из ПФУ/Финансового офиса проинформируют Вас об этом (контактные данные для связи рекомендуется оставлять при передаче документов)

🔵 И еще из полезных новшеств: подписание дополнительных соглашений о назначении выплат работникам со стороны Университета (если подписант - ректор, проректор, финансовый директор, директор по стратегическим коммуникациям) может быть обеспечено Финансовым офисом*

* При условии предоставления проектов документов в Финансовый офис в установленные сроки (публикуются в нашем телеграм-канале каждые две недели)

🔵На всякий случай напоминаем, что Финансовый офис не сопровождает документы для выплат работникам, осуществляемых за счет «Средств науки»

✨Встречаемся в 1240!

🔉Изменения в законодательстве о закупках

С 19 июня 2025 года изменен порядок предоставления национального режима при осуществлении закупок товаров, работ, услуг

Национальный режим – это система установленных Правительством Российской Федерации запретов и ограничений в отношении закупок определенных товаров иностранного производства, работ, выполняемых и услуг, оказываемых иностранными лицами, а также преимуществ, предоставляемых российским товарам и организациям

Основные изменения:

🔜 расширен перечень товаров, в отношении которых установлен запрет на приобретение продукции иностранного производства (в данной части изменения вступают в силу 1 июля 2025 года)

🔜 введены дополнительные основания, при наличии которых запрет, ограничение и преимущество могут не применяться (например, в случае поставки товара по индивидуальному заказу на основании договора подряда, а также в случае, если поставка конкретного товара предусмотрена договором, по которому Университет выступает исполнителем)

🔜 предусмотрены особые правила для закупок, осуществляемых в рамках государственного оборонного заказа. В частности, установлен, по общему правилу, запрет на поставку любых товаров иностранного производства и оказание любых услуг иностранными лицами (при этом определены также конкретные случаи, в которых он может не применяться)

Со всеми изменениями в требования национального режима можно ознакомиться в новом гайде, подготовленном Отделом организационно-правового обеспечения прокьюремента

Предусмотренные гайдом формы служебных записок также доступны в редактируемом формате

🆘 Для получения консультации по вопросам применения национального режима можно обратиться в Офис закупок по электронной почте или через портал поддержки

✨Встречаемся в 1240!

Дирекцией программ развития совместно с ДЭиФ и ДРС подготовлен календарь предельных сроков оформления документов по программе «Приоритет-2030»

🗓Календарь определяет дедлайны для организации закупок, заключения трудовых договоров и договоров гражданско-правового характера, назначения выплат работникам, предоставления отчетности по командировкам

Просим учитывать определенные календарем сроки при планировании работы и подготовке документов по программе «Приоритет-2030»

В первом неклассическом способы закупок тоже неклассические

Рассказываем про основные способы закупок в ИТМО

🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️ 🅰️ 🅰️🅰️
(у единственного поставщика)
Не предусматривает проведение открытых процедур. Закупающее подразделение самостоятельно выбирает контрагента, с которым заключается договор.
🔡важно: при выборе контрагента предпочтение должно быть отдано предлагающему наименьшую цену за сопоставимый товар/работы/услуги.
Закупка у единственного поставщика, по общему правилу, допустима при цене договора, не превышающей 500 т.р. Перечень случаев, в которых возможна закупка у ЕП на большую сумму - в пункте 26 Положения о закупке.
🙅‍♂️искусственно «дробить» большой договор на несколько маленьких, чтобы избежать открытой закупки, нельзя – это нарушение закона.

Открытые закупки:
✳️сведения об их проведении размещаются на электронной площадке (Cбер А, секция 223-ФЗ). Любая организация (ИП), зарегистрированная на площадке, может принять участие в закупке✳️

🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️🅰️ применяется, когда начальная (максимальная) цена договора превышает 1 млн. рублей.

🔡Как проходит:
- участники подают заявки без предложения о цене;
- заявки рассматривает специальная комиссия (отклоняет их или допускает);
- проводятся торги – допущенные участники в режиме онлайн подают предложения о цене и могут неоднократно снижать предлагаемую цену;
- побеждает участник, предложивший наименьшую цену, заявка которого допущена комиссией.

🅰️🅰️🅰️
(запрос ценовых предложений)
Применяется, когда начальная (максимальная) цена договора не превышает 1 млн. рублей.

🔡Как проходит:
- участники подают заявки, содержащие предложения о цене;
- комиссия рассматривает заявки (отклоняет их или допускает);
- договор заключается с предложившим наименьшую цену участником, заявка которого допущена комиссией.

👨‍💻Остались вопросы? Обращайтесь в Офис закупок по электронной почте zakupki@itmo.ru или через Центр поддержки

Временные изменения в порядок передачи документов финансовому директору

В связи с отпускным периодом с 21 июля по 8 августа 2025 года включительно:

⚡️документы на подпись финансовому директору передаются через почтовый стеллаж Финансового офиса (Кронверкский, д. 49, пом. 1240, по рабочим дням, с 09-00 до 19-00, без обеда)

⚡️подписанные документы возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

⭐️Документы, которые в порядке взаимозаменяемости с финансовым директором в период его отпуска подписывает проректор по научной работе, также передаются и возвращаются через Финансовый офис

⭐️ В указанный период документы для оплаты услуг по бронированию и покупке авиабилетов, железнодорожных билетов, мест в гостиницах также передаются для подписания финансовому директору и возвращаются через почтовый стеллаж Финансового офиса

✨Встречаемся в 1240!

🆕 Проекты штатного расписания образовательного подразделения теперь можно передать в Финансовый офис!

С 08 сентября 2025 года Финансовый офис начинает прием проектов штатного расписания образовательных подразделений

Как действовать:

1️⃣ Заполните проект штатного расписания подразделения

2⃣ При необходимости направьте его на предварительную проверку в ПФУ через электронный запрос

3️⃣ Представьте оригинал документа, подписанный руководителем, в Финансовый офис и получите письмо-подтверждение

4️⃣При наличии вопросов коллеги из ПФУ дополнительно свяжутся с Вами

✨Встречаемся в 1240!

🆕Подача запроса на создание Центра финансового управления (ЦФУ) и кода дохода/направления деятельности (КД/НД) теперь доступна через портал поддержки, а передача оригиналов документов через Финансовый офис!

Как действовать:

1️⃣Создайте электронный запрос на портале поддержки. Проекты распоряжения и служебной записки для создания ЦФУ/ для создания КД (НД) могут быть сформированы как самостоятельно, так и Финансовым офисом

2️⃣ Дождитесь уведомления о предварительном одобрении создания ЦФУ/КД(НД) Планово-финансовым управлением

3️⃣ Представьте оригинал служебной записки и распоряжения, подписанные руководителем ЦФУ/КД(НД), в Финансовый офис

4️⃣ Уведомление о завершении процедуры согласования и сведения о созданном ЦФУ/КД(НД) поступят по электронной почте, указанной в запросе

✨Встречаемся в 1240!

Угадайте единственную закупку, которой интересуется весь ИТМО?

💕Конечно же, это ДМС

Сегодня завершился срок подачи заявок на участие в тендере

Объявляем претендентов на победу:
🌟САО «РЕСО-Гарантия»
🌟ПАО «Группа Ренессанс страхование»
🌟ООО СК «Сбербанк страхование»
🌟АО «СОГАЗ»

Сейчас закупочная комиссия изучает заявки, чтобы выбрать победителя.

Как это происходит?
✳️В тендере есть несколько критериев, каждый из которых имеет свою значимость: цена, квалификация (определяется количеством заключенных договоров, размером страховых премий и выплат) и предложения по улучшению программ страхования (например, расширение числа клиник, в которые можно обращаться)
✳️По результатам рассмотрения заявок по каждому из критериев участникам начисляются баллы, набравший наибольшее количество побеждает

Следите за новостями нашего канала, чтобы первыми узнать победителя

📝планируемая дата начала действия новых полисов ДМС - 5 ноября, а срок их действия составит 2 года

Как и обещали объявляем победителя тендера на право заключения договора добровольного медицинского страхования работников ИТМО!

🌟Им становится: ООО СК «Сбербанк страхование»

Победитель наряду с другими участниками, подавшими заявки, имеет высокую квалификацию, подтвержденную количеством заключенных договором ДМС, размером страховых премий и выплат, при этом предложил наименьшую цену договора (снизив начальную на 20 %) и улучшения программ страхования (добавление в программы страхования новых клиник, исключение франшизы в клиниках, для которых она была изначально предусмотрена)

Что теперь?

💟Управление закупочной логистики подготовит и обеспечит заключение договора с победителем

💟В ближайшее время в рассылках и в ITMO Staff Support появится информация об условиях и порядке получения полиса ДМС

🗓Управлением закупочной логистики подготовлен Календарь предельных сроков оформления документов для организации закупок в 2025 году

Календарь определяет дедлайны для организации закупок:
✳️оплата по которым должна быть осуществлена в 2025 году
✳️договор по которым должен быть заключен в 2025 году (с оплатой в 2026 году)
✳️которые должны быть объявлены в 2025 году (с заключением договора и оплатой в 2026 году)

В целях обеспечения своевременного объявления закупок, заключения договоров и оплаты по ним просим придерживаться указанных в календаре сроков

💙Остались вопросы? Обращайтесь в Офис закупок по электронной почте zakupki@itmo.ru или через Центр поддержки

🆕 Служебные записки об изменении штатного расписания подразделения теперь можно передать в Финансовый офис!

С 13 октября 2025 года Финансовый офис начинает прием служебных записок о внесении изменений в штатное расписание подразделений

Как действовать:

1️⃣ Подготовьте служебную записку об изменении штатного расписания подразделения

2️⃣ При необходимости направьте её на предварительную проверку в ПФУ через электронный запрос

3️⃣ Представьте оригинал документа, подписанный руководителем, в Финансовый офис и получите письмо-подтверждение

4️⃣Дождитесь уведомления о подписании служебной записки начальником ПФУ

5️⃣При наличии вопросов коллеги из ПФУ дополнительно свяжутся с Вами

✨Встречаемся в 1240!